Bài giảng Đàm phán kinh doanh - Chương 2: Tổ chức đàm phán kinh doanh - Huỳnh Minh Triết

1ĐÀM PHÁN KINH DOANHTS. HUỲNH MINH TRIẾTBÀI GIẢNG2Chương 2Tổ chức đàm phán kinh doanh3QUY TRÌNH TỔ CHỨCLập kế hoạch và chuẩn bịTham gia đàm phánKý kết hợp đồngGiai đoạn tiền đàm phánGiai đoạn đàm phánGiai đoạn hậu đàm phán4LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 5FAILING TO PREPARE IS PREPARING TO FAIL THẤT BẠI TRONG CHUẨN BỊLÀ CHUẨN BỊ SẼ THẤT BẠI61.Thu thâp thơng tin2.Tự đánh giá mình và đối phương3.Đưa ra giả thiết4.Xây dựng các mục tiêu5.Chuẩn bị nhân sự6.Địa điểm và thời gian7.Chuẩn bị chiến lượcLẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ 7Thu thập thơng tin về thị trườngLuật pháp và tập quán buơn bánĐặc điểm của nhu cầu trên thị trườngCác loại thuế và chi phíCác nhân tố chính trị và xã hộiCác điều kiện về khí hậu, thời tiết1. Thu nhập thơng tin81. Thu nhập thơng tin (tt)Thu thập thơng tin về đối tượng kinh doanhĐối tượng kinh doanh cĩ thể là hàng hĩa, dịch vụ, nhà đất,  cần được tìm hiểu đầy đủ những thơng tin về nĩ, chẳng hạn:	- Cơng dụng và đặc tính.- Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.- Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.91. Thu nhập thơng tin (tt)Thu thập thơng tin đối tác Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng (vd: Thực lực của họ về tài chính, ảnh hưởng, uy tín, lịch sử cơng ty, CSVC trang thiết bị, số lượng, chất lượng sản phẩm. ) Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người cĩ quyền quyết địnhLịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, cĩ thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức épXác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác 	(ví dụ: khách hàng trọng giá cả? Khách hàng trọng giá trị? Khách hàng trung thành? Khách hàng trọng tiện lợi?)101. Thu nhập thơng tin (tt)Thu thập thơng tin về đối thủ cạnh tranh.Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để cĩ những biện pháp khắc phục và cạnh tranh. Cơ sở để tự đánh giá mình và đối phương (tt phần sau)112. Tự đánh giá mình và đối phươngPhân tích SWOT (tự đánh giá mình)Tìm hiểu kế hoạch trị chơi của đối phươngSo sánh mục tiêu của ta và đối phươngTìm hiểu các mục tiêu giấu kín Tìm hiểu quyền hạn của đối phương 	Chuẩn bị đề xuất giải pháp 12Chuẩn bị đề xuất giải pháp Một số khái niệm BATNA (Roger Fisher và William Ury) Giá chấp nhậnZOPATạo ra giá trị thơng qua trao đổi2. Tự đánh giá mình và đối phương (tt)13BATNAGiải pháp thay thế cho đàm phán?Điểm nhỏ nhất cho 1 cuộc đàm phán?Một bên đàm phán cĩ thể linh động ở mức nào? Sẵn sàng thoả hiệp mức nào?BATNA(Best alternative to a negotiated agreement)Giải pháp thay thế tốt nhất cho một thoả thuận được thương lượng14BATNAHành động được ưu tiên nhất khi khơng đạt được thoả thuậnHãy luơn biết trước BATNA của bạn trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào!!!BATNA15TÌNH HUỐNG : 	Cơng nhân Sơn đưa đơn kiện giám đốc vì anh bị tai nạn lao động gãy tay. GĐ đã dàn xếp bồi thường 20 triệu để khỏi ra tồ nhưng anh Sơn muốn nhiều hơn. Anh nĩi “ Tơi biết mình đúng và cĩ thể nhận được nhiều hơn nếu kiện ra tồ” ? Nhưng phương án thay thế này đạt được đến mức độ nào anh khơng biết được. 	Bạn nhận xét gì về cách giải quyết của anh Sơn?16Phạm vi cĩ thể nhất tríZOPA$150 $170 Giá tối thiếu của người bánGiá tối đa của người muabackZOPA173. Đưa ra giả thiếtLý giải số liệu và dữ liệu đã cĩ Cĩ thể được tiến hành với sự tham gia của người khác để nhà đàm phán cùng chia sẻ với họ những giả thiết và nhận thức Cần phải phân biệt giữa giả thiết và nhận định, đánh giá trong khi đưa giả thiết.Giả thiết: những nhận định cụ thể về những hành vi cụ thể nhằm làm rõ những động cơ nằm sau những hành vi đĩ và để hiểu vì sao những sự kiện nhất định nào đĩ xảy ra Nhận định đánh giá: những nhận định bao quát, thấu suốt với hàm ý như một định lý về một con người, nĩ mang tính bất biến (thường khơng tốt cho quá trình đàm phán)184. Xây dựng các mục tiêu đàm phánXây dựng mục tiêu nhằm:Quyết định các thoả hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm phánNgăn chặn ký kết những thoả thuận bất cẩn, gây thiệt hại. Tránh những luống cuống trong đàm phánTiết kiệm thời gian đàm phánTạo lợi thế trong quá trình đàm phán 194. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)Doanh nghiệp cĩ thể lựa chọn:Một mục tiêu cao nhất: kết quả cĩ thể đạt được tốt nhấtMột mục tiêu thấp nhất: kết quả thấp nhất, vẫn cĩ thể chấp nhận đượcMục tiêu trọng tâm: cái mà bạn thật sự mong muốn được giải quyết(Cần cĩ hiểu biết về các khái niệm: BATNA, ZOPA...)20Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau:Lên giá đíchXác định phạm vi đàm phán (ZOPA)Quyết định những nhượng bộNếu cĩ thể, quyết định cái ta phải “thả ra”4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)21Xây dựng các mục tiêu đàm phán cần xem xét các chủ đề sau:Nêu khuơn khổ hạn chế về thời gian Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngồi Nhận biết những động thái của tác giả Tính đến giải pháp tháo gỡ Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán khơng thành cơng (BATNA)4. Xây dựng các mục tiêu đàm phán (tt)225. Chuẩn bị nhân sự Thành viên trong đồn đàm phánTrưởng đồnChuyên viên pháp lýChuyên viên kỹ thuậtChuyên viên thương mạiPhiên dịch (nếu cần)Tự đánh giá để biết chuyên mơn và tính cách cá nhân của từng người cĩ lợi hay bất lợi cho đàm phán235. Chuẩn bị nhân sự (tt)Các tiêu chí tuyển chọn nhân sự Tiêu chí chuyên mơnkiến thức và kĩ năng chuyên mơn về luật, kế tốn và văn bảnchuyên gia đàm phánTiêu chí tính cáchđàm phán một quá trình hướng vào con ngườiứng xử nhạy bén, khơn khéotránh định kiến cá nhân, ít cĩ khả năng phát hiện, khai thác lợi thế trong quá trình đàm phán 24Các tiêu chí tuyển chọn nhân sựTiêu chí tổ chứckế hoạch cho một phiên đàm phán chứ khơng phải cho một cuộc tập họp quần chúng các phe phái Tiêu chí chiến lược phái đồn nhỏphái đồn lớnTiêu chí chỉ tiêu 5. Chuẩn bị nhân sự (tt)25Những tiêu chí để chọn trưởng đồnKhả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng Khả năng thâu gĩp các quan điểm dàn trải thành một tập hợpKhí chất nền nã Tính năng động để đối phĩ kịp thời với tình hìnhCĩ tài làm cho người khác tin tưởng vào mình Cĩ tài phân biệt thật, giả 5. Chuẩn bị nhân sự (tt)26Tiêu chuẩn của chuyên gia thương lượng: _ Khả năng thực hiện nhiệm vụ _Tính bền bỉ và quả quyết _ Am hiểu các kiến thức xã hội _ Khả năng diễn đạt bằng lời _ Cĩ năng lực phán đốn, phân tích _ Tạo lịng tin ở đối phươngThế nào làngười đàm phán giỏi???5. Chuẩn bị nhân sự (tt)276. Địa điểm và thời gian đàm phánĐịa điểm đàm phánĐàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phịng của mìnhĐàm phán khách trường: tiến hành tại cơ sở của khách hàngĐàm phán ở địa điểm trung lậpThay đổi mơi trường???Gần gũi, quen thuộc???28Thời gian đàm phánLưu ý:Cần cĩ thời gian để giải lao.Thời gian trống cho phép trưởng đồn và chuyên gia cĩ ý kiến tham mưu, hay trưởng đồn hai bên tham khảo ý kiến của nhau.Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ).Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. 6. Địa điểm và thời gian đàm phán (tt)297. Chuẩn bị chiến lượcTư duy chiến lượcLựa chọn phong cách đàm phán/ kiểu đàm phánThái độ đàm phánBiện pháp chiến lược307. Chuẩn bị chiến lược (tt)Chuẩn bị tư duy chiến lượcTư duy chiến lược (stragetic thinking) với tư duy ứng biến (incremental thinking) Mỗi phương thức tư duy đều hay, tuỳ từng nơi, từng lúc, từng thời điểm phù hợp Tư duy chiến lược giúp tìm ra những giải pháp lớn cho một vấn đề đàm phán một cách hợp lý, tư duy ứng biến cĩ thể là mảnh đất màu mè để từ đĩ nảy ra những phát hiện độc đáo 31Chuẩn bị chiến lượcLựa chọn phong cách đàm phán/kiểu đàm phán5 phong cách: cạnh tranh, hợp tác, thoả hiệp, né tránh, chấp nhậnKiểu đàm phán mềm, cứng, đàm phán nguyên tắc	(chi tiết ở Chương 1)Chiến lược nào được sử dụng khi nào thì phù hợp?32Lựa chọn thái độ đàm phán Thái độ đơn giản và thẳng tuột (Simple and Direct)Hiểu biết nhiều về đối phươngĐàm phán đang bế tắcSức ép thời gian khơng cho phép kéo dài đàm phánThái độ thúc bách và chèn ép (Press and Push)Ta ở thế mạnh hơn Phía bên kia cần kết thúc nhanh Muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán 7. Chuẩn bị chiến lược (tt)33Thái độ hững hờ và xa lánh (Cool and Aloof)Phía bên kia mạnh hơnPhía ta đang chịu sức ép thời gianPhía ta cĩ giải pháp thay thế 34Chuẩn bị biện pháp chiến lược (chiến thuật)Kiên nhẫnNín nhịnMặt lạnhBộc lộ thái độ chia sẻChuyển hướng đột ngộtLàm động tác giảBỏ bàn đàm phánBiến thành chuyện đã rồiBiện pháp nhặt nhạnhKhoanh vùng giới hạnChống thù địch(Xem thêm các kỹ thuật đàm phán, chương 3)7. Chuẩn bị chiến lược (tt)35	CHUẨN BỊ MỘT KẾ HOẠCH TỐT ĐỂ BẠN TRỞ THÀNH NGƯỜI ĐÁM PHÁN CHUYÊN NGHIỆP!BẢNG CHUẨN BỊLên chương trình đàm phán(agenda)36THAM GIA ĐÀM PHÁN371.Mở đầu đàm phán2.Tạo sự hiểu biết3.Thương lượng4.Ra quyết định-kết thúc ĐPTHAM GIA ĐÀM PHÁN 38	Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngơn ngữ nĩi và phi ngơn ngữ Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngịaiTìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán 	=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể.Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết39	Tạo điều kiện để thiết lập mối quan hệ cởi mở, thân thiện bằng ngơn ngữ nĩi và phi ngơn ngữ Dành chút thời gian để trao đổi những chủ đề tự do, bên ngịaiTìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đàm phán 	=>Nắm được ý đồ của đối tác sẽ thuận lợi khi ta đàm phán các điều khỏan cụ thể.Giai đoạn tiếp xúc: Mở đầu đàm phán & Tạo sự hiểu biết40Bàn bạc những nội dung cụ thể như : Sản phẩmYêu cầu kỹ thuật (VD: Bột cá - độ đạm, độ ẩm, muối, tạp chấtBao bì – lọai giấy, in mấy màu., kẹp hay dán)Giá cảThời gian giao hàng (VD: Quần áo mùa hè giao mùa đơng?)Điều kiện thanh tốnDùng kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, thuyết phục, giải quyết bế tắc (xem chi tiết ở chương 3)Giai đoạn thương lượng41So sách mục tiêu cả ta và của đối tácNếu yêu cầu của 2 bên khơng khác biệt nhiều thì mỗi bên cần phải điều chỉnh chút ít để đạt được thỏa thuậnNếu yêu cầu của đối tác cĩ thể chấp nhận được, của ta cịn cao =>ta nên chủ động nhuợng bộNếu yêu cầu của đối tác cĩ những điểm khơng hợp lí so với yêu cầu của ta =>ta phải thuyết phục họNếu cả 2 bên cho rằng yêu cầu của mình hợp lý, nhưng vẫn cịn khác biệt, khơng bên nào nhượng bộ bên nào thì đàm phán cĩ thể bế tắc. Cần phải tìm cách tháo gỡ bế tắc.Giai đoạn thương lượng42Kết thúc đàm phán (đạt/khơng đạt thoả thuận?)Tĩm tắt nội dung thoả thuậnHồn tất thoả thuận (tiến tới ký kết hợp đồng/ thỏa thuận)Giai đoạn kết thúc: Ra quyết định43HẬU ĐÀM PHÁN44HẬU ĐÀM PHÁN Soạn thảo hợp đồngKiểm tra lại hợp đồngKý kết hợp đồngRút kinh nghiệm 45Tiêu chuẩn mục tiêu : Cĩ đạt được mục tiêu như dự định khơng ?Tiêu chuẩn giá thành : Cĩ đạt được chi phí thấp nhất khơng ? (lợi nhuận, nhân lực, vật lực, tài lực, trí tuệ, thời gian)Tiêu chuẩn quan hệ : mối quan hệ giữa 2 bên cĩ tốt đẹp, lâu dài hay khơng ?Đánh giá sự thành cơng của đàm phán căn cứ vào :46Ta cĩ hài lịng với kết quả của cuộc đàm phán khơng?Ai là người đàm phán cĩ hiệu quả nhất?Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao?Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm phán nhất?Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán?Ta đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận này nhất?Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu cĩ thể sử dụng nĩ tốt hơn khơng?Rút kinh nghiệm: Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau47Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nĩi nhiều nhất?Những giải pháp sáng tạo cĩ được đề nghị khơng? Điều gì xảy ra với chúng?Ta đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn giấu và những vấn đề cĩ liên quan đến bên kia khơng? Phía bên kia liệu cĩ hiểu ta khơng?Sự chuẩn bị của ta cĩ thích đáng khơng? Nĩ ảnh hưởng đến đàm phán như thế nào?Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến và lý lẽ của ta như thế nào?Những điểm cơ bản nào mà ta học được từ cuộc đàm phán này? Ta sẽ làm gì khác trong lần đàm phán tới?.......Rút kinh nghiệm (tt) Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau: