Bài giảng Giáo trình nguyên lý kế toán - Đặng Văn Thanh

 sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán 
tổng hợp liên quan. 
Sổ quĩ Chứng từ 
kế toỏn 
Sổ, Thẻ kế 
toỏn chi tiết 
Bảng tổng hợp 
chứng từ kế 
toỏn cựng loại 
Nhật ký - Sổ 
cỏi 
Bỏo cỏo 
tài chớnh 
Bảng tổng 
hợp chi tiết 
: Ghi hàng ngày 
: Ghi cuối thỏng 
: Quan hệ đối 
chiếu 
 115
 - Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống trên hai 
sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 
 - Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán riêng biệt. 
b, Sổ kế toán sử dụng: 
 Sổ kế toán theo hình thức này gồm có: 
- Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 
- Sổ cái: Là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản 
được phản ánh trên một trang sổ cái (có thể kết hợp sổ cái chi tiết). Có thể sử dụng số ít 
cột hoặc số nhiều cột. 
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ đã lập 
trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu 
với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phai đăng ký vào sổ này để lấy số 
liệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc 
đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm); ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo 
ngày ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 
 - Sổ kế toán chi tiết: được mở để theo dõi chi tiết cho các đối tượng kế toán đã được 
phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin chi tiết cho công tác 
quản lý tài sản, quản lý các quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị. Các sổ và thẻ hạch 
toán chi tiết thường được sử dụng để phản ánh các đối tượng cần được hạch toán như: sổ 
kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ; sổ tài sản cố định; sổ chi phí sản xuất; sổ chi tiết tiêu 
thụ; sổ chi tiết thanh toán v.v 
 Ngoài ra, kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ còn sử dụng chứng từ ghi sổ và bảng 
cân đối số phát sinh. 
 - Bảng cân đối số phát sinh: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ và tình hình cuối kỳ 
của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra chính xác của việc ghi chép 
cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý. 
 - Chứng từ ghi sổ: Thực chất là sổ định khoản theo kiểu tờ rời để tập hợp các chứng từ 
gốc cùng loại. Chứng từ ghi sổ sau khi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được dùng 
căn cứ ghi vào sổ cái. 
 116
 - Quan hệ cân đối: 
Tổng số tiền trờn sổ đăng 
ký chứng từ ghi sổ = 
Tổng số phỏt sinh Nợ (hoặc Cú) của tất cả cỏc tài 
khoản trong sổ cỏi (hay trong bảng cõn đối tài khoản) 
Trỡnh tự và phương phỏp ghi sổ của hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ 
Sơ đồ 4.2 
d, Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: 
 - Ưu điểm: Kết cấu mẫu số đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho công tác 
phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính 
toán hiện đại. 
 -Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, công việc 
đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo 
cáo tài chính. 
Chứng từ 
kế toỏn 
Sổ, Thẻ kế 
toỏn chi tiết 
 Sổ quĩ 
: Ghi hàng ngày 
: Ghi cuối thỏng 
: Quan hệ đối 
Bảng tổng hợpchứng 
từ kế toỏn cựng loại 
Chứng từ 
ghi sổ 
Sổ cỏi 
Bảng cõn đối 
số phỏt sinh 
Bỏo cỏo 
tài chớnh 
Sổ đ ăng k ý 
CTGS 
Bảng tổng hợp 
chi tiết 
 117
 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình đơn vị với qui mô khác 
nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế toán. 
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
 CHỨNG TỪ GHI SỔ 
Số  
Ngày.. thỏng .. năm.. 
Trớch 
yếu 
Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chỳ 
Nợ Cú 
A B C 1 D 
Cộng x x 
Kốm theo  chứng từ gốc 
 Người lập Kế toỏn trưởng 
 (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) 
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 
Năm . 
Chứng từ ghi sổ Số tiền 
Chứng từ ghi sổ 
Số tiền 
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 
A B 1 A B 1 
-Cộng tháng 
-Luỹ kế từ đầu quý 
 -Cộng tháng 
-Luỹ kế từ đầu quý 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
Ngày .tháng.năm 
.Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 
 118
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
Sổ cái 
(Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) 
Năm. 
Tên tài khoản.. 
Số hiệu:. 
Ngày 
tháng 
ghi sổ 
Chứng từ ghi 
sổ 
Diễn giải 
Số hiệu 
tài khoản 
đối ứng 
Số tiền 
Ghi 
chú Số 
hiệu 
Ngày 
tháng 
Nợ Có 
A B C D E 1 2 G 
 Số dư đầu năm 
Số phát sinh trong tháng 
 -Cộng số phát sinh tháng 
-Số dư cuối tháng 
-Số luỹ kế từ đầu quý 
x 
x 
x 
x 
x 
x 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
Ngày .tháng.năm. 
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 
4.2.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung: 
a, Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung: Hình thức kế toán này có 2 đặc 
điểm sau đây: 
 - Tách rời trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ 
các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ kế toán riêng biệt là 
: Sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản. 
 - Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 
hai sổ kế toán riêng biệt. 
b, Sổ kế toán sử dụng: 
 Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 
thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào nhật ký 
 119
chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ảnh trong một sổ nhật ký được 
chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. 
 Đối với các đối tượng có nghiệp vụ phát sinh nhiều, để đơn giản và giảm bớt số lượng 
ghi sổ cái, kế toán có thể mở các sổ nhật ký chuyên dùng để ghi các nghiệp vụ liên quan 
đối tượng đó. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh, kế toán 
tổng hợp các nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan, 
sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi vào đồng thời vào sổ nhật ký 
chuyên dùng. Các đối tượng thường được mở nhật ký chuyên dùng như nhật ký thu tiền 
(ghi Nợ tài khoản “ Tiền mặt”, “ Tiền gửi Ngân hàng” theo từng loại tiền Việt Nam, 
ngoại tệ hay từng nơi chi tiền), nhật ký mua hàng (ghi Nợ tài khoản: “Nguyên liệu, vật 
liệu”, “Công cụ, dụng cụ”, “Hàng hoá” đối ứng bên Có tài khoản “phải trả người 
bán”), nhật ký bán hàng (ghi Có tài khoản “Doanh thu bán hàng”, đối ứng bên Nợ tài 
khoản: “phải thu khách hàng”, theo đó chi tiết theo từng loại doanh thu bán hàng). 
 Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát 
sinh trong niên độ kế toán. Mỗi tài khoản được mở trên một trang sổ riêng. Sổ cái mở 
cho cả hai bên Nợ,Có của tài khoản. Cuối kỳ (tháng, quí, năm), khoá sổ cái, lấy số liệu 
lập bảng cân đối tài khoản (còn gọi là bảng cân đối số phát sinh). Sau khi đối chiếu số 
liệu giữa các sổ sách, tiến hành lập báo cáo tài chính. 
Về nguyên tắc có quan hệ cân đối sau: 
Tổng số phỏt sinh 
Nợ (hoặc Cú) của tất 
cả cỏc TK phản ỏnh 
trờn sổ nhật ký 
= 
Tổng số phỏt sinh Nợ 
(hoặc Cú) của tất cả 
cỏc tài khoản trờn sổ 
cỏi 
= 
Tổng số phỏt sinh Nợ 
(hoặc Cú) của tất cả cỏc 
TK phản ỏnh trờn bảng 
cõn đối tài khoản 
Tổng số dư Nợ (hoặc Cú) 
cuối kỳ của tất cả cỏc TK 
phản ỏnh trờn sổ cỏi 
= 
Tổng số dư Nợ (hoặc Cú) cuối kỳ 
của tất cả cỏc TK phản ỏnh trờn 
bảng cõn đối tài khoản 
Ngoài ra kế toán có thể sử dụng thêm một số sổ chi tiết như các hình thức kế toán khác 
 120
.c, Trỡnh tự và phương phỏp ghi sổ 
 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức 
kế toán Nhật ký chung 
Sơ đồ 4.3 
d, Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung: 
 -Ưu điểm rõ ràng, dễ hiểu, mấu số đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế 
toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. 
 - Nhược điểm ghi chép trùng lặp. 
 - Hình thức kế toán Nhật ký chung thường được áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, 
khối lượng các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh không nhiều. 
Chứng từ kế toỏn 
Sổ, thẻ hạch 
toỏn chi tiết Sổ nhật ký 
đặc biệt 
Sổ nhật ký 
chung 
Sổ cỏi 
Bảng tổng hợp 
chi tiết 
Bảng cõn số phỏt sinh 
Bỏo cỏo tài chớnh 
: Ghi hàng ngày 
: Ghi cuối thỏng 
: Quan hệ đối chiếu 
 121
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
Sổ Nhật ký chung 
Năm  
Ngày 
tháng 
ghi sổ 
Chứng từ Diễn giải Đã ghi 
sổ cái 
Số TT 
dòng 
Số hiệu 
tài 
khoản 
Số phát sinh 
Số 
hiệu 
Ngày 
tháng 
Nợ Có 
A B C D E G H 1 2 
 Số trang trước 
chuyển sang 
 Cộng chuyển 
sang trang sau 
x x x 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
Ngày Thỏng. Năm 199 
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 
 (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký tờn, đúng dấu) 
 122
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
SỔ CÁI 
(Dựng cho hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung) 
Năm. 
Tờn tài khoản:  
Số hiệu: .. 
Ngày 
tháng 
ghi sổ 
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu 
tài 
khoản 
đối ứng 
Số phát sinh 
Số 
hiệu 
Ngày 
tháng 
Nợ Có 
Trang 
sổ 
Số TT 
dũng 
A B C D E G H 1 2 
 Số dư đầu năm 
Số phảt sinh trong 
tháng 
 Cộng số phảt sinh 
trong tháng 
Số dư cuối tháng 
Cộng lũy kế từ đầu 
quý 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
Ngày Thỏng Năm 199 
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký tờn, đúng dấu) 
 123
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
SỔ NHẬT Kí THU TIỀN 
Năm:. 
Ngày 
tháng 
ghi sổ 
Chứng từ Diễn giải Ghi 
Nợ 
TK 
Ghi Có các tài khoản 
Số 
hiệu 
Ngày 
tháng ..... ..... ..... ..... 
Tài khoản khác 
Số tiền Số 
hiệu 
A B C D 1 2 3 4 5 6 E 
 Số trang 
trước chuyển 
sang 
Cộng chuyển 
sang trang 
sau 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
Ngày Thỏng Năm 199 
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký tờn, đúng dấu) 
 124
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
SỔ NHẬT Kí CHI TIỀN 
Năm 
Ngày 
tháng 
ghi sổ 
Chứng tư Diễn giải Ghi 
Có 
TK 
Ghi Nợ các tài khoản 
Số 
hiệu 
Ngày 
tháng 
.... ..... .... ..... 
Tài khoản 
khác 
Số 
tiền 
Số 
hiệu 
A B C D 1 2 3 4 5 6 E 
 Số trang trước 
chuyển sang 
Cộng chuyển 
sang trang sau 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
Ngày Thỏng Năm 199 
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký tờn, đúng dấu) 
 125
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
SỔ NHẬT Kí MUA HÀNG 
Năm . 
Ngày 
tháng 
ghi sổ 
Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi Nợ Phải trả 
người 
bán 
(Ghi 
Có) 
Số Ngày 
tháng 
Hàng 
hoá 
Nguyên 
liệu, 
vật liệu 
Tài khoản khác 
Số hiệu Số tiền 
A B C D 1 2 E 3 4 
 Số trang 
trước chuyển 
sang 
 Cộng chuyển 
sang trang 
sau 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
 Ngày Thỏng Năm 199 
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký tờn, đúng dấu) 
 126
Đơn vị:......... 
Địa chỉ:........ 
SỔ NHẬT Kí BÁN HÀNG 
Năm . 
Ngày 
tháng 
ghi sổ 
Chứng từ Diễn giải Phải thu 
từ người 
mua (ghi 
Nợ) 
Ghi Có tài khoản doanh thu 
Số Ngày 
tháng 
Hàng 
hoá 
Thành 
phẩm 
Dịch vụ 
A B C D 1 2 3 4 
 Số trang trước 
chuyển sang 
 Cộng chuyển 
sang trang sau 
Số này có...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang..... 
Ngày mở sổ........ 
Ngày Thỏng Năm 199 
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị 
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký tờn, đúng dấu ) 
4.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ: 
a, Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ 
 - Các hoạt động kinh tế, tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, hệ 
thống hoá để ghi vào bên Có của các tài khoản trên các sổ Nhật ký-Chứng từ, cuối kỳ 
tổng hợp số liệu từ Nhật ký- Chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. 
 - Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống để ghi 
vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ Nhật ký- Chứng từ. 
b, Sổ kế toán sử dụng: 
 - Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm các Nhật ký- Chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, sổ, 
thẻ kế toán chi tiết và sổ cái. 
 127
 Sổ Nhật ký- chứng từ: Sổ này được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có 
nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo nhu cầu quản lý và lập các 
bảng tổng hợp- cân đối. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài 
khoản đối ứng với tài khoản Nợ liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ 
thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. 
 sổ cái: Mở cho các tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết cho từng tháng trong đó 
bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo phát 
sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản Có, có liên quan, còn số phát sinh 
bên Có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu lấy từ nhật ký-
chứng từ có liên quan. 
Bảng kê: được sử dụng cho số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi Nợ tài khoản 
“Tiền mặt”,”Tiền gửi ngân hàng” bảng kê theo dõi hàng gửi bán,bảng kê chi phí theo phân 
xưởng v.v...trên cơ sở đó, cuối tháng ghi vào sổ nhật ký –chứng từ có liên quan. 
Bảng phân bổ: Sử dụng với những tài khoản chi phí phát sinh thường xuyên, có liên quan 
đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ (tiền lương, vật liệu, khấu hao...).Các chứng từ 
gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng, dựa vào bảng phân bổ chuyển vào 
các bảng kê và nhạt ký –chứng từ có liên quan. 
Sổ, thẻ kế toán chi tiết: tuỳ theo nhu cầu quản lý, các doang nghiệp có thể mở các sổ, thẻ 
chi tiết giống như các hình thức kế toán trên. Tuy nhiên, để làm căn cứ ghi vào bảng kê 
và nhật ký- chứng từ, bắt buộc các doanh nghiệp phải mở các sổ chi tiết sau: 
 Sổ theo dõi thanh toán. 
 Sổ chi tiết tiêu thụ. 
 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán. 
 Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản. 
 128
SƠ Đễ TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN 
theo HèNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT Kí CHỨNG TỪ 
Ghi chỳ: 
Ghi hàng ngày 
Ghi cuối thỏng 
Đối chiếu kiểm tra 
d, Ưu, nhược điểm và điểu kiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ: 
 - Ưu điểm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép kế toán, khắc phục được việc ghi 
sổ kế toán trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay 
trên trang sổ kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp số liệu lập báo các kế toán. 
 - Nhược điểm mẫu số kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ nhân viên 
kế toán có trình độ chuyên môn cao không thuận lợi cho việc cơ giới hoá công tác kế toán . 
 - Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ chỉ phát huy tác dụng tốt trong điều kiện kế 
toán thủ công với trình độ kế toán cao, do vậy nó thường được áp dụng ở những đơn vị 
có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, chưa có 
điều kiện thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính. 
 Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và 
điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên, nó đòi hỏi 
trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. 
Chứng từ kế toỏn và 
cỏc bảng phõn bổ 
 Nhật ký chứng từ
Bảng kờ Thẻ và sổ kế 
toỏn chi tiết 
 Sổ cỏi Bảng tổng 
hợp chi tiết 
Bỏo cỏo tài 
chớnh 
 129
Hiện tại kế toán đang sử dụng 10 Nhật ký chứng từ, đánh số thứ tự từ Nhật ký Chứng từ 
số 1 đến Nhật ký Chứng từ số 10 và kèm theo các bảng kê tương ứng. 
Ví dụ: Mẫu Nhật ký Chứng từ số 1 và mẫu bảng kê số 1 có dạng như sau: 
* Hình thức kế toán trong trường hợp kế toán máy. 
Trường hợp đơn vị áp dụng kế toán máy thì phần mềm kế toán trên máy được thyết kế 
theo nguyên tắc của một trong 4 hình thức kế toán đã được đề cập ở phần trước, hoặc kết 
hợp các hình thức kế toán nói trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ qui trình 
ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo qui định. 
Phần mềm được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ kế toán theo 
hình thức kế toán đó nhưng nó không giống hoàn toàn với sổ kế toán ghi bằng tay. 
 Cụ thể 
 - Hàng ngày, dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại 
đã được kiểm tra và được dùng đã ghi sổ kế toán, kế toán xác định TK ghi Nợ và TK ghi Có đã 
nhập dữ liệu vào m yá vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. 
- Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng 
sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được tiến 
hành tự động và kế toán có thể kiểm tra đối chiếu sau khi các sổ kế toán đã được in ra và 
sau đó tiến hành in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối kỳ sổ kế toán, báo cáo tài cêisnh 
được in và đóng thành quyển và tiến hành các thủ tục pháp lý theo qui định. 
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán khi áp dụng kế toán máy có dạng sơ đồ sau: 
4.3 Những điểm cần chú ý khi nghiên cứu về sổ kế toán và 
hình thức kế toán: 
Sổ kế toán 
- Sổ tổng hợp 
- Sổ chi tiết 
- Báo cáo tài chính 
- Báo cáo kế toán 
quản trị 
Phần mềm 
kế toán 
Máy vi tính 
Bảng tổng hợp 
chứng từ kế toán 
cùng loại 
Chứng từ kế toán 
 130
Một là: Sổ kế toán là những tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp 
vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ 
gốc. Thực chất, sổ kế toán là phương tiện để theo dõi các tài khoản. 
Hai là: Sổ kế toán tổng hợp là sổ kế toán dùng để theo dõi các tài khoản tổng hợp(tài 
khoản câp I). Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng để theo dõi các tài khoản chi tiết (tài 
khoản cấp II, III,) 
Ba là: Công việc ghi sổ kế toán trải qua 3 giai đoạn: mở sổ, ghi sổ và khoá sổ. Ghi sổ là 
ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản trong sổ kế toán trên cơ sở số liệu của 
chứng từ gốc. Trong quá trình ghi sổ, nếu phát hiện ra những sai sót, kế toán không được 
tự tiện gạch bỏ, tẩy xoá mà phải chữa sổ bằng các phương pháp thích hợp, bao gồm: 
phương pháp cải chính, phương pháp ghi bổ sung, phương pháp ghi số âm và phương 
pháp pháp ghi bút toán đảo. 
Bốn là: Hình thức kế toán (còn gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán) là việc kết 
hợp các loại sổ kế toán các loại sổ kế toán có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch 
toán nhất định nhăm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý kinh 
doanh. Trên thực tế có các hình thức kế toán sau: 
- Hình thức nhật ký- sổ cái là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 
thứ tự thời gian và theo hệ thống (theo tài khoản) trên cùng một quyển sổ kế toántổng 
hợp duy nhất là Nhật ký- sổ cái. 
- Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 
thứ tự thời gian và theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ cái (ghi 
theo hệ thống) và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (ghi theo thứ tự thời gian). Mặt khác, mọi 
nghiệp vụ trước khi ghi sổ đều phải lập chứng từ ghi sổ. 
- Hình thức Nhật ký chứng từ là hình thức kết hợp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát 
sinh theo thứ tự thời gian và theo hệ thống, kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán 
chi tiết trên cùng một sổ kế toán. Sổ kế toán sử dụng trong hình thức nhật ký chứng từ 
được mở theo dõi số phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng với các tài khoản Nợ 
liên quan. 
- Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 
thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào nhật ký 
chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trên nhật ký được chuyển vào 
sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan.