Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông 10/21/2016
1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG 
THÔNG TIN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông
CHƯƠNG 1
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
2
Dẫn nhập
Nghề kế toán
1.Bạn tạo ra sản phẩm là gì?
2.Ai sử dụng sản phẩm?
3.Công cụ làm việc?
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
2
3
Nghề kế toán
Công cụ làm việc?
Mục tiêu
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
• Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán
• Trình bày những nghề nghiệp liên quan
• Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính
4
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
3
Hệ thống thông tin kế toán 
(HTTTKT)
5
6
Hệ thống thông tin kế toán
Một lĩnh vực riêng biệt nhưng kết hợp
(Poston and Grabski, 2000; Bagranoff et al., 2008)
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
4
Hệ thống thông tin kế toán
Accounting Information System (AIS)
7
+ Là hệ thống thông tin;
+ Các thành phần: con người, thiết bị máy móc
+ Hỗ trợ xử lý dữ liệu trở thành thông tin kế toán.
(Romney and Steinbart , 2012; James Hall, 2013)
Thông 
tin
(báo 
cáo kế 
toán)
Hệ thống thông tin kế toán (*)
Dữ 
liệu
(chứng 
từ)
Phần cứng
Phần mềm
/Phương tiện
Tổ chức
dữ liệu
Thao tác
xử lý / thủ tục
Con
người
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
8
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
5
HTTTKT dưới tác động 
của CNTT
9
Dẫn nhập 
10
Từ thao tác bằng tay, người kế
toán mong muốn?
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
6
11
1. Tính toán nhanh chóng với những dãy số?
2. Được hỗ trợ thao tác định khoản kế toán?
3. Không phải nhập liệu tất cả các nghiệp vụ?
Các cấp độ ứng dụng CNTT
12
Bảng tính Excel
Phần mềm kế toán
Hệ thống quản lý 
doanh nghiệp
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
7
Kế toán và CNTT
13
“ The accounting industry has always been paper-
driven. Now, it is becoming technology driven.”
Maureen Link (CPA Journal 2003)
Tài liệu AIS and Accountant.pdf (trang 14)
• đ/v Kế toán tài chính
– Mục đích ? 
– Báo cáo theo thời gian thực
– Dữ liệu tương tác (ngôn ngữ XBRL)
• đ/v Kế toán quản trị
– Mục đích ?
– Kế toán chi phí (cost accounting)
– Hoạch định và phân tích ngân sách 
(budgeting / variance analysis)
14
Kế toán và CNTT (tt.)
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
8
• đ/v Kiểm toán
– Mục đích ?
– Mở rộng kiểm toán trên môi trường tin học / 
H/T kế toán máy (AIS evaluation and audit)
• đ/v Kế toán thuế
– Mục đích ?
– Ứng dụng phần mềm hỗ HTKK
– Khuyến khích DN kê khai thuế trực tuyến 
(online)
15
Kế toán và CNTT (tt.)
Quan điểm đúng
16
về kế toán máy:
+ Tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ;
+ Hướng trình bày và phân tích thông tin.
Phần mềm ứng dụng không thể
thay thế con người trong kế toán.
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
9
Nghề nghiệp liên quan đến 
HTTTKT
17
Sự phát triển nghề nghiệp
18
Nhà thiết kế H/T
Nhà tư 
vấn H/T
Người trình 
bày thông tin 
kế toán
Kiểm toán 
viên
Nhà quản trị hệ 
thống kế toán
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
10
19
Accounting Information System (AIS)
Nghề kế toán với HTTTKT (AIS)
• Viết, phát triển AIS
• Đánh giá, tư vấn AIS
• Kiểm toán AIS
• Quản trị, kiểm soát AIS
• Sử dụng các chức năng của AIS
(www.acs.org.au)
20
+ Microsoft Excel
+ Apache OpenOffice Calc
+ Kingsoft Spreadsheets Free
Môi trường kế toán máy
Bảng tính
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
11
21
Danh mục tài khoản
22
Nghiệp vụ phát sinh
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
12
23
Bảng tính và kế toán
• Các kiểu dữ liệu trong Excel
• Các hàm hỗ trợ xử lý
• Một số công cụ thường dùng
Sử dụng tập tin: Ch1_ontapExcel_v2.3.xls
CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL
Kiểu chuỗi
Kiểu số học
Kiểu ngày tháng
Kiểu công thức
VD: số hiệu, tên tài khoản 
(1311.001, tiền mặt, rỗng “”)
VD: số tiền nghiệp vụ phát sinh
(con số, số 0)
VD: ngày tháng giao dịch
(11/01/2014 >> tùy định dạng)
VD: lập công thức excel
=IF(LEFT();;.)
24
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
13
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm IF
Hàm OR
Hàm AND
Truy xuất dữ liệu 
theo yêu cầu
25
CÁC HÀM TRONG EXCEL
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 1121
Tên tài khoản Tiền gởi ngân hàng Việt Nam
Ngày CT Số CT Nội dung
TK đối 
ứng
Số tiền nợ Số tiền có 
Số dư đầu kì 260.763.105 
-
01/01/2014 GBC
Lãi thu được từ tiền cho 
vay
515 [1] [2] 
Lấy dữ liệu cho ô [1]
26
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
14
D/L nghiệp vụ Hàm IF
A B C D E F G H I
1 Nhật kí chung
Năm 20142
3
4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
5 1 GBC 1 01/01/2014
Lãi thu được từ tiền 
cho vay
1121 515 1.200.000 
6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 
[1] 
=IF(SOKTMAY!G5=“1121”,SOKTMAY!I5,0)
CÁC HÀM TRONG EXCEL
27
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Hàm LEFT
Hàm MID
Hàm LEN
Truy xuất phần bên trái của 1 
chuỗi, 1 hoặc nhiều ký tự
Truy xuất dữ liệu của 1 chuỗi, tại
1 vị trí xác định
Đếm số ký tự trong 1 chuỗi
28
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
15
D/L nghiệp vụ Hàm IF
A B C D E F G H I
1 Nhật kí chung
Năm 20142
3
4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
5 1
Phiếu 
thu
1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 
6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 
[1] 
=IF(LEFT(SOKTMAY!G5,3)=“111”,SOKTMAY!I5,0)
Hàm LEFT
CÁC HÀM TRONG EXCEL
29
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho ô
[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 1121
CÁC HÀM TRONG EXCEL
30
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
16
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SC, hãy thiết lập công thức cho ô
[3], [4] và [5] với để truy xuất một số nội dung
nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 112
31
Hàm VLOOKUP
Hàm HLOOKUP
Hàm MATCH
- Dò tìm dữ liệu
- Liên kết dữ liệu 
giữa các sổ kế toán
CÁC HÀM TRONG EXCEL
32
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
17
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 1121
Tên tài khoản [1] 
Ngày CT Số CT Nội dung
TK đối 
ứng
Số tiền nợ Số tiền có 
Số dư đầu kì 260.763.105 
-
01/01/2014 GBC
Lãi thu được từ tiền cho 
vay
515 3.000.000 -
Lấy dữ liệu
cho ô [1]
CÁC HÀM TRONG EXCEL
33
A B C
1 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
2 Mã TK Tên TK BÊN SỐ DƯ
3 111 Tiền mặt N
4 1111 Tiền mặt việt nam N
5 1112 Ngoại tệ N
6 1113 Vàng bạc, Kim khí quý, Đá quý N
7 112 Tiền gởi ngân hàng N
8 1121 Tiền gởi ngân hàng Việt Nam N
[1] =VLOOKUP(“1121”,DMTK!A3:C219,2,0)
CÁC HÀM TRONG EXCEL
34
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
18
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet SCT, hãy thiết lập công thức cho
ô [A] để tìm tên của tài khoản 1121.
CÁC HÀM TRONG EXCEL
35
Hàm SUM
Hàm SUMIF
Hàm DSUM
- Tính toán các số
liệu kế toán tổng
hợp.
- Kiểm tra giá trị
các số liệu kế
toán.
Hàm SUBTOTAL
CÁC HÀM TRONG EXCEL
36
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
19
A B C D E F G H
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
1 TK Tên tài khoản
01/01/2014 Phát 
sinh 
Nợ
Phát 
sinh 
Có
31/12/2014 
Dư nợ Dư có Dư nợ
Dư 
có 
2 111 Tiền mặt 520.406.313 
-
[1] [2] 721.656.767 
-
3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 
-
963.144.937 
-
Lấy dữ liệu
cho ô [1]
CÁC HÀM TRONG EXCEL
37
D/L nghiệp vụ Hàm SUMIF
A B C D E F G H I
1 Nhật kí chung
Năm 20142
3
4 STT Loại CT Tháng Ngày CT Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
5 1
Phiếu 
thu
1 01/01/2014 PT001 Rút tiền nhập quỹ 1111 1121 12.000.000 
6 2 GBN 1 01/01/2014 GBN001 Phí rút tiền 6427 1121 11.000 
[1] =SUMIF(SOKTMAY!G5:G1700,CDPS!A2&“*”, 
SOKTMAY!I5:I1700)
CÁC HÀM TRONG EXCEL
38
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
20
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet CDSPS CT, hãy thiết lập công
thức cho ô [1] và ô [2] để tính tổng số phát
sinh của Tài khoản 111.
CÁC HÀM TRONG EXCEL
39
Tính tổng giá trị danh sách đã lọcHàm SUBTOTAL
A B C D E F G H I
1 Nhật kí chung
Năm 20142
3 [1]
4 STT
Loại 
CT
Tháng Ngày CT
Số 
CT
Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 
64 59
Hóa 
đơn
1 04/01/2014
Bán bàn họp CN 
80x130x300
131 511 55.000.000 
65 60
Hóa 
đơn
1 04/01/2014
Bán bàn họp ovan 
80x130x300
131 511 97.500.000 
[1] 
=SUBTOTAL(9,SOKTMAY!A5:I1700)
CÁC HÀM TRONG EXCEL
40
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
21
Hàm SUBTOTAL
CÁC HÀM TRONG EXCEL
Tính cả giá trị ẩn Hàm
1 AVERAGE()
2 COUNT()
3 COUNTA()
4 MAX()
5 MIN()
6 PRODUCT()
7 STDEV()
8 STDEVP()
9 SUM()
10 VAR()
11 VARP()
41
Hàm MAX
Hàm MIN
Trả về giá trị lớn nhất
Trả về giá trị nhỏ nhất
CÁC HÀM TRONG EXCEL
42
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
22
A B C D E F G H
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
1 TK Tên tài khoản
01/01/2014 
Phát sinh Nợ Phát sinh Có
31/12/2014 
Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 
2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2]
3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179
-
Tính số dư cuối kỳ bên Nợ tại ô [1]
CÁC HÀM TRONG EXCEL
43
SDCK = SDĐK + SPS tăng – SPS giảm
SDĐK có 2 bên Nợ hoặc Có
SDCK bên nợ = SDĐK bên nợ + SPS tăng – SPS 
giảm – SDĐK bên có
Tránh trường hợp SDCK âm
SDCK bên nợ = MAX(0, SDĐK bên nợ + SPS tăng 
– SPS giảm – SDĐK bên có)
CÁC HÀM TRONG EXCEL
44
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
23
A B C D E F G H
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
1 TK Tên tài khoản
01/01/2014 
Phát sinh Nợ Phát sinh Có
31/12/2014 
Dư nợ Dư có Dư nợ Dư có 
2 111 Tiền mặt 520.406.313 - 653.321.160 452.070.706 [1] [2]
3 112 Tiền gởi ngân hàng 260.763.105 - 25.951.244.011 32.248.862.179
-
[1] = MAX(0, C2 + E2 – F2 – D2)
CÁC HÀM TRONG EXCEL
45
Cho 2 sheet DMTK và SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Tại sheet CDSPS CT, Anh/chị hãy thiết
lập công thức cho ô [3] và ô [4] để tính tổng số
dư cuối kỳ của Tài khoản 111.
CÁC HÀM TRONG EXCEL
46
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
24
47
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
• Data Filter
• Pivot Table
• Paste Special
• 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
Dựa vào sheet SOKTMAY,
Yêu cầu:
- Hãy xác định các tài khoản
có phát sinh liên quan đến TK 
112
- Tính tổng số tiền phát sinh
giữa các TK này và TK 112
48
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
25
Insert/Pivot table
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
49
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
50
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
26
Bên tay Phải, có 
Pivot table List, 
- Row:
TK_CO 1
TK_NO 1 
-Value: Sum of 
Số tiền 
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
51
Lọc và phân tích dữ liệu
Kiểm tra tổng phát sinh trong kỳ
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
55
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
27
Yêu cầu: Copy số dư
cuối kỳ của một số TK kế
toán trên bảng cân đối số
phát sinh sang sheet
khác.
(Lưu ý: các số liệu này là
dạng công thức)
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
56
- Dùng để sao chép nhưng không cần phải sao chép tất 
cả các định dạng của dữ liệu ban đầu.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy, bấm Copy
Bước 2: Bấm chuột phải, chọn Paste special
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
57
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
28
CÁC CÔNG CỤ TRONG EXCEL
58
SV được yêu cầu trang bị USB cá nhân:
 Sử dụng được
 Không nhiễm virus
 Dung lượng trống > 500 MB
59
Vũ Quốc Thông 10/21/2016
29
Tóm lại
60
Bài đọc + Bài tập:
- hướng dẫn SV tự tìm hiểu HTTTKT
- Hoàn thành các bài thực hành Ch 1
(*) Chuẩn bị tập tin tổ chức dữ liệu cho Ch 2:
- tập tin “Ch2-6_GiangHT1CQ-1516.xls”
• Trình bày về hệ thống thông tin kế toán
• Giải thích tác động CNTT đến hệ thống kế toán
• Trình bày những nghề nghiệp liên quan
• Chuẩn bị môi trường kế toán bảng tính