Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Chương 5: Quản lý dự án hệ thống thông tin

2011-2012
1
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
CHƯƠNG 6
Quản lý dự án
Hệ thống thông tin
1
2
MỤC TIÊU HỌC TẬP
Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:
• Hiểu các thành phần chính của phương pháp quản lý
dự án.
• Liên hệ khái niệm quản lý dự án với sự hình thành
hệ thống thông tin.
• Đánh giá tầm quan trọng về các công việc khác nhau
của người quản lý dự án.
• Giới thiệu sơ lược các kỹ thuật quản lý dự án.
3
CÁC VẤN ĐỀ QUẢN LÝ
• Điều kiện thành công của một dự án hệ
thống thông tin là gì ?
• Các kỹ thuật và hoạt động quản lý dự án
nào sẽ được người quản lý dự án thực
hiện nhằm đem lại thành công cho dự án ?
2011-2012
2
4
NỘI DUNG CHÍNH
1. Tổng quan về quản lý dự án
2. Quy trình quản lý dự án
hệ thống thông tin 
3. Các giai đoạn trong quản lý
dự án hệ thống thông tin
4. Công cụ quản lý dự án:
Phân tích mạng lưới công việc
5
1. Tổng quan về quản lý dự án
1.1 Khái niệm dự án
1.2 Ba yếu tố chính của quản lý dự án
6
1.1 Khái niệm dự án
• Dự án: dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt
động) được thực hiện theo quy trình xác định nhằm đạt
được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm
vi, thời gian, ngân sách.
Chuỗi các 
công việc

 Mục tiêu nhất định.

 Có thời điểm bắt đầu.

 Có thời điểm kết thúc.

 Sử dụng tài nguyên có 
giới hạn.
Quy trình
xác định
DỰ ÁN
2011-2012
3
7
1.2 Ba yếu tố chính 
của quản lý dự án
8
2. Quy trình quản lý dự án HTTT
2.1 Quy trình quản lý dự án
2.2 Bối cảnh hoạch định dự án
2.3 Tại sao các dự án thất bại ?
2.4 Các chủ thể trong dự án
9
2.1 Quy trình quản lý dự án
• Để quản lý một dự án có kích thước lớn và
phức tạp đòi hỏi phải có cái nhìn tốt về tình
trạng của dự án để giữ dự án theo đúng
tiến độ và các vấn đề dự đoán.
• Việc sử dụng một quy trình quản lý dự án
có cấu trúc rất có thể cải thiện được hiệu
suất của dự án IS.
2011-2012
4
10
2.2 Bối cảnh hoạch định dự án 
Đa số các kế hoạch dự án sẽ được chia
theo các giai đoạn của SDLC.
• Một kế hoạch khởi tạo dự án (initial
project plan) thường sẽ được phát triển ở
giai đoạn khởi tạo.
• Nếu dự án nhận được sự chấp thuận, một
kế hoạch dự án chi tiết hơn (detailed
project plan) sẽ được tạo ra trước hoặc khi
dự án bắt đầu.
11
2.3 Tại sao các dự án bị thất bại ? 
• Lytinen và Hirscheim (1987) đã nghiên cứu
các nguyên nhân làm các dự án hệ thống
thông tin thất bại.
• Có 5 nguyên nhân:
 Thất bại về mặt kỹ thuật.
 Thất bại về mặt dữ liệu.
 Thất bại về mặt người dùng.
 Thất bại về mặt tổ chức.
 Thất bại trong môi trường kinh doanh.
12
2.4 Các chủ thể trong dự án
• Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor)
• Nhà quản lý dự án (Project Manager)
• Người sử dụng dự án (Project User)
• Quản lý chất lượng (Quality manager)
• Quản lý rủi ro (Risk manager)
2011-2012
5
13
3.1 Ước lượng (estimation)
3.2 Lịch trình/kế hoạch (schedule/plan)
3.3 Theo dõi và kiểm soát 
(monitoring and control)
3.4 Lập tài liệu (documentation)
3. Các giai đoạn trong quản lý 
dự án hệ thống thông tin
14
3.1 Ước lượng
Ước lượng cho phép nhà quản lý dự án lên kế hoạch cho
những nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án thông qua việc thiết
lập số lượng và kích thước của các công việc cần phải được hoàn
thành trong dự án.
 Điều này đạt được bằng cách phân tích dự án lặp đi lặp lại
nhiều lần thành các công việc nhỏ hơn cho đến khi một
phân đoạn quản lý của công tác 1-2 ngày được định nghĩa.
 Mỗi công việc được có chi phí, thời gian và mục tiêu chất
lượng của riêng mình.
 Thủ tục này tạo nên một “cơ cấu phân chia công việc” hay
“cấu trúc phân tích công việc” (work breakdown structure -
WBS) cho thấy thứ bậc quan hệ giữa các công việc của dự
án.
15
Cơ cấu phân chia công việc (WBS) 
cho một hệ thống kế toán
2011-2012
6
16
Thời gian nỗ lực (effort time) 
và thời gian trôi qua (elapsed time)
• Thời gian nỗ lực là tổng số lượng công việc mà
cần phải thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ.
• Thời gian trôi qua chỉ ra như khoảng thời gian
kéo dài trong bao lâu (ví dụ như theo lịch ngày),
để nhiệm vụ sẽ được thực hiện (khoảng thời gian
mà một sự việc tồn tại).
% rate Work% tyAvailabili
100100
×Elapsed time = Effort time x
17
Các công việc trong ước lượng
• Ước tính thời gian nỗ lực cho người trung bình để
thực hiện nhiệm vụ.
• Ước lượng tính sẵn sàng và tỷ lệ làm việc khác
nhau của nhân viên.
• Phân bổ các nguồn lực (nhân viên) đến công việc.
• Thời gian trôi qua tính toán dựa trên số lượng nhân
viên, tính sẵn sàng và tỷ lệ làm việc.
• Công việc trong lịch trình có liên quan đến các
nhiệm vụ khác.
18
Các kỹ thuật cho việc ước lượng
Cadle và Yeates (2007) cung cấp các kỹ thuật
sau đây cho việc ước lượng nguồn nhân lực và các
yêu cầu về khả năng cho các giai đoạn khác nhau của
một dự án IS:
• Ước lượng nghiên cứu khả thi.
• Ước lượng các giai đoạn phân tích và thiết kế.
• Ước lượng xây dựng và hiện thực.
2011-2012
7
19
Mô hình COCOMO
Constructive cost model (COCOMO): là một mô hình
được dùng để đánh giá số lượng công việc cần để hoàn
thành dự án dựa trên việc đánh giá số lượng dòng mã
nguồn chương trình.
WM = C x (KDSI)K x EAF
Trong đó:
• WM = số lượng tháng nhân lực
• C = một trong ba giá trị hằng số phụ thuộc vào sự phát
triển mô hình.
• KDSI = số dòng mã nguồn × 1000.
• K = một trong ba giá trị hằng số phụ thuộc vào sự phát
triển mô hình.
• EAF = yếu tố điều chỉnh nỗ lực.
20
Phân tích điểm chức năng
(Function point analysis)
Phân tích điểm chức năng được tính dựa trên số
lượng người sử dụng chức năng ứng dụng sẽ có. Điều
này có thể làm một cách chi tiết sau khi yêu cầu cho các
ứng dụng đã được xác định. Năm phân loại chức năng
người sử dụng này là:
– Số loại đầu vào bên ngoài.
– Số loại đầu ra bên ngoài.
– Số loại tập tin luận lý nội bộ.
– Số loại tập tin giao diện bên ngoài.
– Các loại yêu cầu bên ngoài.
21
3.2 Lên lịch trình và lập kế hoạch 
(Scheduling and planning)
• Lên lịch trình được xác định khi các hoạt động dự
án phải được thực thi. Lịch trình được hoàn thành
được gọi là kế hoạch dự án.
• Phân bổ nguồn lực là một phần của lịch trình. Nó
bao gồm việc phân công các nguồn lực để từng
nhiệm vụ. Một khi các hoạt động đã được xác định
và các yêu cầu về nguồn lực của họ được ước
lượng, đó là điều cần thiết để xác định mối quan hệ
của chúng với nhau.
o Mối quan hệ nối tiếp.
o Mối quan hệ song song.
2011-2012
8
22
Mối quan hệ nối tiếp 
của các hoạt động
23
Mối quan hệ song song 
của các hoạt động
24
3.3 Giám sát và kiểm soát
(Monitoring and control)
• Giám sát liên quan đến việc đảm bảo rằng dự án này
là làm việc với kế hoạch một khi nó đã bắt đầu.
o Điều này sẽ xảy ra hàng ngày cho các nhiệm vụ quy mô nhỏ
hoặc hàng tuần cho các hoạt động kết hợp.
• Kiểm soát hoặc hành động hiệu chỉnh sẽ xảy ra nếu
đo lường hiệu suất thực hiện đi chệch khỏi kế hoạch.
o Điều quan trọng để giám sát và đánh giá hiệu suất khi dự án
tiến hành, nhằm làm cho hành động hiệu chỉnh đó có thể
được đưa ra trước khi nó lệch khỏi kế hoạch cho mức độ
lớn bất kỳ.
2011-2012
9
25
3.4 Lập tài liệu
Những tài liệu nào có thể yêu cầu bao gồm:
o Danh sách công việc 
(Workplan/task list)
o Đặc tả yêu cầu 
(Requirements specification)
o Hình thức yêu cầu mua sắm 
(Purchase requisition forms)
o Ngân sách cho đội ngũ nhân viên 
(Staffing budget)
o Tài liệu kiểm soát thay đổi 
(Change control documents)
26
4.1 Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM)
4.2 Phương pháp AON
4.3 Phương pháp AOA
4.4 Sơ đồ Gantt 
4.5 Kỹ thuật PERT
4. Công cụ quản lý dự án:
Phân tích mạng lưới công việc
27
4.1 Phương pháp đường dẫn tới hạn
• Các đường dẫn tới hạn (Critical path): Các
hoạt động trên đường đường dẫn tới hạn là các
hoạt động then chốt. Nếu một hay nhiều hoạt
động trên đường hoạt động chủ yếu bị trễ so
với kế hoạch, toàn bộ dự án sẽ bị trễ.
• Phương pháp đường dẫn tới hạn (Critical
Path Method - CPM): Lược đồ đường dẫn tới
hạn biểu diễn mối quan hệ giữa các hoạt động
trong dự án.
2011-2012
10
28
4.2 Phương pháp AON 
(Activity-on-node)
Bắt đầu sớm nhất Thời gian thực hiện Kết thúc sớm nhất
Bắt đầu muộn nhất Thời gian trễ Kết thúc muộn nhất
Mô tả hoạt động
29
Sơ đồ mạng phương pháp AON
(Activity on node)
30
• Event label : nhãn sự kiện
• Earliest event time : thời điểm sớm nhất
• Latest event time : thời điểm muộn nhất
• Activity label : nhãn hoạt động
• Activity duration : thời gian thực hiện hoạt động
4.3 Phương pháp AOA 
(Activity-on-arrow)
2011-2012
11
31
Tính toán thời gian công việc 
dựa vào sơ đồ mạng AOA 
(activity-on-arrow)
32
4.5 Sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gannt biểu diễn các hoạt động và các mốc
chính (milestones)
33
4.5 Kỹ thuật PERT
(Project evaluation and review technique)
PERT là kỹ thuật phân tích dùng để ước lượng
thời gian thực hiện dự án dựa trên việc sử dụng các
ước lượng lạc quan, khả dĩ và bi quan của các thời gian
thực hiện công việc.
• t(e) là thời gian mong đợi.
• t(o) là thời gian lạc quan.
• t(m) là thời gian hoạt động có thể xảy ra nhất.
• t(p) là thời gian bi quan.
2011-2012
12
TÓM TẮT CHƯƠNG
• Đọc Giáo trình Trang 184, 185
34
• ?
• ?
• ?
CÂU HỎI