Bài giảng Lý thuyết và thiết kế tổ chức - Chương 3: Môi trường tổ chức

Lý thuyết & Thiết kế tổ chứcMÔI TRƯỜNG TỔ CHỨCKhái niệm & Phạm viMôi trường tổ chức: Là tập hợp tất cả các yếu tố tồn tại bên ngoài ranh giới tổ chức và có khả năng tác động đến một phần hoặc toàn bộ tổ chức.Phạm vi môi trường tổ chức: Là những lĩnh vực môi trường mà trong đó có sự hoạt động của tổ chứcCấu trúc môi trườngMôi trường tác nghiệp: Gồm các yếu tố tác động trực tiếp đến tổ chức và tiềm lực hoạt động của tổ chức = Ngành sản xuất (quy mô; đối thủ cạnh tranh; các ngành sản xuất liên quan); các đầu vào (cung ứng NVL, lao động, vốn); thị trường tiêu thụ (trong nước, quốc tế)Môi trường tổng quát (chung): Không tác động trực tiếp, có gây ảnh hưởng gián tiếp = Chính trị; Pháp luật; Kinh tế; Văn hóa - Xã hội; Công nghệ; Tài chínhMôi trường quốc tế: Trong những năm gần đây, yếu tố này tác động trực tiếp đến nhiều tổ chức. Tác động của môi trường đến tổ chứcNhu cầu thông tin của tổ chức: Môi trường phức tạp; thay đổi => cần nhiều thông tin hơn và ngược lạiNhu cầu về nguồn lực: Đặc biệt là các nguồn lực khan hiếm & nguồn tài chínhTính không chắc chắnNgười quyết định không có đủ lượng thông tin về các yếu tố của môi trường và họ gặp nhiều khó khăn trong việc phán đoán những thay đổi từ bên ngoài.Tính không chắc chắn = Phức tạp + Biến độngPhức tạp: Biến số này đi từ Đơn giản -> Phức tạpBiến động: Biến số này đi từ Ổn định -> Biến đổiCác cấp độ không chắc chắnKhông ổn địnhĐơn giản + Không ổn định = Tính không chức chắn trung bình -> caoPhức tạp + Không ổn định = Mức độ không chắc chắn caoỔn địnhĐơn giản + Ổn định = Mức độ không chắc chắn thấp Đơn giản + Không ổn định = Mức độ không chắc chắn thấp -> trung bìnhĐơn giảnPhức tạpLàm gì?Không ổn địnhCấu trúc hữu cơ, xây dựng nhóm, khuyên khích sự tham gia, tăng cường phân quyềnÍt phòng ban; nhiều giới hạn phận sựÍt phối hợp nhân viênNhanh chóng mô phỏngĐịnh hướng hoạt động Cấu trúc hữu cơ, hình thành các nhóm làm việc phân quyềnNhiều phòng ban tách biệt, mở rộng giới hạn phận sự Tăng cường phối hợp nhân viênMở rộng mô phỏng Mở rộng hoạch định và dự báo Ổn địnhCấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung hóaÍt phòng banKhông có người hợp nhấtÍt mô phỏngĐịnh hướng hoạt động hiện tạiCấu trúc cơ giới, chính thức và tập trungNhiều phòng ban, một vài giới hạn phận sựNhiều nhân viên hợp nhấtCó một vài mô phỏngMột vài hoạch địnhĐơn giảnPhức tạpCông cụ đối phóNâng cao vị trí các phòng ban chức năngCủng cố các trung gian: Xây dựng các phòng ban trung gian làm “vùng đệm”. Hiện nay có xu hướng bỏ trung gian để kết nối trực tiếp với khách hàng & nhà cung ứng.Xác lập rõ ranh giới nhiệm vụ: Giao phó nhiệm vụ rõ ràng cho các bộ phận liên quan đến cập nhật thông tin bên ngoài & phản hồi thông tinCông cụ đối phóPhân chia & Hợp nhất trong tổ chứcPhân chia trong tổ chức: Lựa chọn giữa chuyên môn hóa cao hoặc thấp tùy thuộc vào trạng thái môi trường. Môi trường càng phức tạp & thay đổi nhanh => CMH tăng.Sự liên kết giữa các phòng ban: CMH càng cao => Cần phải có sự hợp nhất hiệu quả => Cần có nhiều người làm công việc hợp nhất này (các hội đồng, cơ cấu điều phối, liên lạc)Công cụ đối phóCơ giớiHữu cơ1. Công việc được phân chia, chuyên môn hóa thành các phần việc riêng biệt1. Các nhân viên cùng nhau đóng góp vào công việc chung của phòng ban2. Công việc được bố trí cố định, được tiêu chuẩn hóa cao, thực hiện theo từng cá nhân2. Công việc linh hoạt, không xác định trước, thực hiện thông qua các nhóm, đội lao động3. Quyền hành theo cấp bậc cứng nhắc và có nhiều luật lệ3. Có ít quyền hành theo cấp bậc, ít kiểm soát và ít luật lệ4. Kiến thức và kiểm soát công việc tập trung vào cấp cao trong tổ chức 4. Kiến thức và kiếm soát công việc bất kỳ chỗ nào trong tổ chức5. Giao tiếp theo chiều dọc5. Giao tiếp theo chiều ngangCông cụ đối phóMô phỏng thể chế tổ chức: Lựa chọn cách làm của các tổ chức khác tương tự để giảm rủi roHoạch định và dự báo: Để giảm rủi ro, cần gia tăng hoạch định và dự báo nhằm lường trước các bất ổn, chuẩn bị trước các nguồn lực đối phóMôi trường & Nguồn lựcCác tổ chức phải phụ thuộc vào các nguồn lực quan trọng từ môi trường nhưng cần phấn đấu để giảm thiểu sự phụ thuộc đó.Vậy, làm gì để giảm phụ thuộc ?!!Hành độngĐẩy mạnh hợp tác giữa các tổ chứcTăng cường quyền lực chi phối với đối tácKiểm soát nguồn lực từ môi trườngKiểm soát nguồn lựcHình thành các liên kết: Liên minh chính thức; mở rộng thành phần ban giám đốc; tuyển mộ giám đốc mới có quan hệ rộng; quảng cáoKiểm soát phạm vi môi trường: Thay đổi phạm vi; tác động vào hệ thống chính trị và luật pháp; hình thành hiệp hội nghề nghiệp; hoạt động “đen”Môi trường & Hình thức tổ chứcHình thức tổ chức = mục tiêu + cấu trúc + sản phẩm + công nghệ + nhân lựcHình thức tổ chức phải thích ứng với môi trường => xác định vị trí của nó trong môi trường (phạm vi nguồn lực; nhu cầu)Quy luật phát triểnThuyết “Chọn lọc tự nhiên”Tiến trình biến đổi: Hình thành -> Chọn lọc -> Duy trì & Phát triểnChiến lược để tồn tại!Môi trường Tổ chứcThe End