Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ Đảng - Nguyễn Lệ Nhung

 của NN và của tổ chức CT-XH; các cán bộ, đảng viên tiêu biểu của Đảng (do BBTTW Đảng quy định);- Hồi ký cách mạng của các đ/chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và các cán bộ lão thành cách mạng;2.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN(tiếp theo)22TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.2. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN(tiếp theo)- Tài liệu về h/động của các ĐCS và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế có liên quan đến Đảng ta; về những quan hệ giữa đảng ta với các đảng, các tổ chức và phong trào quốc tế; về những chiến sĩ quốc tế đã h/động trên đất nước ta và những đảng viên tiêu biểu của Đảng ta làm nhiệm vụ quốc tế ở các nước khác.- Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến h/động của Đảng ta và của các đoàn thể cách mạng.23TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972.3. Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVNViệc phân loại TL Phông LT ĐCSVN được thực hiện ở 3 cấp độ:- Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ ĐCSVN để xác định màng lưới các kho lưu trữ.- Phân loại tài liệu trong từng kho lưu trữ cấp ủy.- Phân loại tài liệu trong từng phông lưu trữ.24TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Hệ thống các kho lưu trữ của Đảng gồm:- Kho Lưu trữ TW Đảng do Cục Lưu trữ VPTW Đảng quản lý.- Các kho LT tỉnh, thành ủy do VP tỉnh, thành ủy quản lý.- Các kho lưu trữ huyện, quận, thị, thành ủy do VP huyện, quận, thị, thành ủy quản lý.25TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Phân loại TL trong từng kho LT cấp ủy theo phông lưu trữ Khái niệm phông lưu trữ Các loại phông lưu trữ Xác định các phông trong từng kho lưu trữ cấp ủy 26TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau:- Các phông ĐHĐB toàn quốc của Đảng, Hội nghị đại biểu toàn quốc của Đảng giữa nhiệm kỳ.- Phông BCHTW Đảng.- Các phông CQ tham mưu giúp việc, các ĐU trực thuộc BCHTW còn đang hoạt động.- Các phông TW Cục miền Nam, các xứ ủy, liên khu ủy, khu ủy, ban và ĐU trực thuộc TW đã giải thể.27TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở Kho Lưu trữ TW Đảng có các phông LT sau:(tiếp)- Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh- Các phông cá nhân lãnh đạo Đảng, NN, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng.- Các sưu tập: Sưu tập tổ chức tiền thân, Sưu tập hội nghị thành lập Đảng; Sưu tập sách, báo, truyền đơn của Đảng...28TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở các kho LT tỉnh, thành ủy có các phông LT sau- Phông CQ lãnh đạo đảng cấp tỉnh (gồm TL đại hội đại biểu đảng bộ tỉnh và TL tỉnh ủy).- Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy.- Các phông ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy.- Các phông tổ chức CT-XH cấp tỉnh.- Phông trường chính trị tỉnh.- Phông báo đảng tỉnh.- Phông tỉnh ủy, thành ủy đã giải thể.- Các phông CQ tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy; các ĐU trực thuộc tỉnh, thành ủy; trường Đảng tỉnh đã giải thể.- Phông liên hợp các BCS đảng cấp tỉnh 29TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ở các kho LT huyện, quận, thị, thành ủy trực thuộc tỉnh, thành ủy có các phông LT sau:- Phông CQ lãnh đạo đảng cấp huyện (bao gồm tài liệu đại hiệu đại biểu đảng bộ huyện, tài liệu BCH Đảng bộ huyện).- Các phông CQ tham mưu, giúp việc HU- Phông trường chính trị huyện.- Phông liên hợp các ĐU (khối cơ quan) trực thuộc HU- Các phông đảng bộ, chi bộ cơ sở (xã, phường, thị trấn).- Các phông tổ chức CT-XH cấp huyện.- Các phông liên hợp các tổ chức CT-XH cấp cơ sở trực thuộc.- Phông đảng bộ huyện đã giải thể. 30TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973.3. Phân loại TL trong một phông LT Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phôngChọn và xây dựng phương án phân loạiPhân loại tài liệu theo phương án đã xây dựng 31TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU1. Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu4. Xây dựng các công cụ xác định giá trị tài liệu5. Tổ chức xác định giá trị tài liệu 32TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệm, yêu cầu XĐGTTL1.1. Khái niệm1.2. Yêu cầu33TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu2.1. Nguyên tắc tính đảng 2.2. Nguyên tắc lịch sử2.3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp34TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu3.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu3.2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu3.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông3.4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu3.5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu35TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973.6. Tiêu chuẩn mức độ đầy đủ tài liệu của phông lưu trữ 3.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu3.8. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu3.9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu.36TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Xây dựng các công cụ XĐGTTL4.1. Xây dựng bảng THBQ tài liệu4.2. Danh mục hồ sơ4.3. Danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu 4.4. Danh mục thành phần TL thuộc diện nộp lưu4.5. Quy chế XĐGTTL4.6. Danh mục các sự kiện lịch sử4.7. ..37TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975. Tổ chức XĐGTTL5.1. Các giai đoạn XĐGTTL- XĐGTTL trong các CQ, TC là lựa chọn TL có giá trị khi lập HS để nộp lưu vào LTHH của CQ.XĐGTTL trong LTHH là kiểm tra lại giá trị các HS đã nhận từ các đơn vị, cá nhân trong CQ, TC giao nộp và lựa chọn HS nộp lưu vào LTLS.XĐGTTL trong LTLS là kiểm tra lại giá trị của các HS đã nhận từ LTHH của CQ và xem xét lại giá trị của các HS hết THBQ để loại huỷ. 38TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu	Hội đồng XĐGTTL thuộc Phông LT ĐCSVN được thành lập tại VPTW Đảng, các CQ Đảng trực thuộc TW, các tổ chức CT-XH ở TW, các kho LT tỉnh, thành uỷ và các kho LT huyện, quận, thị uỷ. 39TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng XĐGTTL - Xét duyệt và quyết định THBQ- Kiểm tra xem xét theo định kỳ THBQ TLLT- Xét huỷ tài liệu đã hết giá trị lưu giữ và giám sát việc loại huỷ tài liệu.40TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Thành phần của Hội đồng XĐGTTL- Đối với các CQ Đảng trực thuộc TW và các tổ chức CT-XH ở TW:+ Đ/c lãnh đạo CQ, TC làm chủ tịch Hội đồng;+ Đ/c lãnh đạo VP phụ trách c/tác VT-LT làm uỷ viên;+ Đại diện LTCQ làm uỷ viên;+ Đại diện đơn vị có TL làm ủy viên.41TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Đối với các kho LT tỉnh uỷ, thành uỷ, huyện, quận, thị uỷ:+ Đ/c PBT thường trực cấp uỷ làm chủ tịch Hội đồng;+ Đ/c lãnh đạo VP phụ trách c/tác VT-LT làm uỷ viên;+ Đ/c trưởng kho LT làm uỷ viên;+ Đại diện đơn vị có TLLT nộp lưu vào kho LT cấp ủy làm uỷ viên.42TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Lề lối làm việc của Hội đồng XĐGTTL - Từng thành viên trong Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu được kiến nghị giữ lại bảo quản và Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị. Đối với Danh mục tài liệu được kiến nghị là hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;- Hội đồng họp thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;- Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.43TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.3. Qui trình xét loại huỷ tài liệu- Trình DMTL hết giá trị cho Hội đồng XĐGTTL- Hội đồng XĐGTTL họp và lập BB họp Hội đồng - Gửi c/văn đề nghị và toàn bộ HS xét huỷ xin ý kiến CQ LT cấp trên -Người đứng đầu CQ, TC có TL xét loại huỷ ra quyết định cho loại huỷ TL hết giá trị trên cơ sở kết luận của Hội đồng XĐGTTL và ý kiến của CQ LT cấp trên - Tiến hành loại huỷ tài liệu - Lập hồ sơ xét huỷ TL và lưu giữ vĩnh viễn trong hồ sơ phông LT.44TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997CHỈNH LÝ TÀI LIỆUI. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý TLII. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý III. Thực hiện chỉnh lý IV. Kết thúc chỉnh lý45TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc công tác chỉnh lý TL1 Khái niệm2 Mục đích3 Yêu cầu4 Nguyên tắc46TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Khái niệmChỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới những hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý.47TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Mục đíchTổ chức sắp xếp TL đưa ra chỉnh lý 1 cách khoa học.Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL.Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các phương tiện bảo quản TL. 48TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Yêu cầu	Sau khi chỉnh lý, TL phải đạt được yêu cầu sau:Được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của tài liệu).Đối với LTHH: xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV và TL hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu Lập MLHS tài liệu (đáp ứng nhu cầu tra tìm nhanh chóng, chính xác)Lập danh mục TL hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ.49TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Nguyên tắcKhông phân tán phông, phải chỉnh lý TL theo phông.Tài liệu khi p/loại, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của TL.Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các h/động của CQ, TC; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của TL. 50TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997II. Các công việc chuẩn bị chỉnh lý 1 Giao nhận tài liệu 2 Khảo sát tài liệu3. Thu thập, bổ sung tài liệu4. Biên soạn các văn bản h/dẫn chỉnh lý và lập KH chỉnh lý51TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Giao nhận tài liệuNội dung: Quá trình xuất TL ra khỏi kho để chỉnh lý phải thực hiện việc giao nhận TL. Việc giao nhận TL phải được lập thành BB. Mục đích của việc lập BB giao nhận TL: - Quản lý chặt chẽ khối TL được xuất khỏi kho.- Để truy cứu tr/nhiệm cho những bên liên quan khi có sự cố đối với TL.52TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Khảo sát tài liệu * Nội dung khảo sát:Tên phông, giới hạn thời gian của TL trong phôngKhối lượng TL đưa ra chỉnh lý (? m giá, cặp, bó, gói, hồ sơ..)Loại hình TL (hành chính, KHKT)Thành phần TL (thuộc lĩnh vực gì, của đơn vị tổ chức nào)Tình trạng TL (cũ, mới, đã được lập hồ sơ hay đang còn bó gói, TL trong phông đủ hay thiếu..)Giá trị chung của TL (cao hay thấp)53TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997*Mục đích khảo sát Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP.Chọn ph/án phân loại được phù hợpViết các bản h/dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lýXĐGTTL của phôngLập kế hoạch chỉnh lýTiến hành sưu tầm TL còn thiếuChủ động chuẩn bị CSVC cho đợt chỉnh lý54TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Thu thập, sưu tầm TL còn thiếu Thông qua khảo sát TL, có thể thấy TL của phông đủ hay thiếu, nếu thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung. Nguồn thu thập, bổ sung bao gồm:Các đơn vị tổ chức có TL trong phôngCác CB được giao nh/vụ giải quyết công việc- CB, CC đã nghỉ hưu hoặc chuyển c/tácCQ chủ quản cấp trên hoặc CQ trực thuộc. 55TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Thu thập, bổ sung TL còn thiếuMục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu: - Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.- Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.56TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975. Biên soạn các VB h/dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý5.1 Biên soạn bản LSĐVHTP và LSP5.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HS5.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTL5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý 57TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.1 Biên soạn bản LSĐVHTP và LSPLSĐVHTP: là bản tóm tắt quá trình h/ động, ch/năng, nh/vụ, qu/hạn, CCTC qua các thời kỳ lịch sử của CQ tạo ra phông TL. LSP: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm TL của phông LT. 58TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.2 Biên soạn bản h/dẫn phân loại, lập HSBản h/dẫn phân loại TL của phông: hướng dẫn cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ. Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ 59TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (tiếp theo)Bản hướng dẫn LHS: hướng dẫn chi tiết về:	- Ph/pháp tập hợp VB	- Cách sắp xếp VB trong HS	- Cách đánh số tờ	- Cách biên mục bên trong (Mục lục văn bản)	- Cách biên mục bên ngoài (Ngoài bìa HS))60TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.3 Biên soạn bản h/dẫn XĐGTTLChỉ rõ THBQ cho từng loại TL, chỉ rõ những loại TL hết giá trị =>loại ra tiêu huỷ61TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975.4 Lập kế hoạch chỉnh lý Để việc chỉnh lý TL được khoa học, thống nhất, đúng tiến độ => phải lập kế hoạch chỉnh lý.Kế hoạch chỉnh lý là 1 VB dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và CSVC phục vụ cho việc chỉnh lý.62TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lýMục đích, yêu cầu chỉnh lýNội dung công việc trong chỉnh lýLực lượng tham gia chỉnh lýĐịa điểm, kinh phí chỉnh lýThời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý => Kế hoạch này phải được Lãnh đạo CQ, TC duyệt, CB tham gia chỉnh lý phải nắm vững nội dung kế hoạch.63TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Chuẩn bị các phương tiện phục vụ chỉnh lýCác phương tiện cần thiết và chủ yếu phục vụ cho quá trình chỉnh lý gồm: phòng làm việc, bàn chỉnh lý, cặp ba dây, bìa hồ sơ, giấy nháp, bút chì, bút bi, bút viết bìa hồ sơ, tẩy chì, bút xóa, ghim vòng nhựa, dập ghim, dao, kéo, tờ mục lục tài liệu, tờ chứng từ kết thúc, dây buộc... 64TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997III. Thực hiện chỉnh lý 1. Phân loại tài liệu 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ3. Hệ thống hoá hồ sơ, lập MLHS4. Biên mục hồ sơ5. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu 6. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, vào cặp (hộp); viết và dán nhãn hộp. 7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại65TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Phân loại tài liệu theo phương án phân loại, kết hợp với XĐGTTLBước 1:Phân chia tài liệu ra các nhóm lớn theo đơn vị thời gian (theo nhiệm kỳ cấp ủy hoặc theo nhiệm kỳ ban chấp hành của các tổ chức chính trị - xã hội). Khi phân loại tài liệu ở bước này cần kết hợp loại ra khỏi phông những sách, báo, tạp chí, giấy nháp, biểu mẫu chưa dùng... 66TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Một số điểm chú ý khi phân loại TL theo thời gian:+ Thời gian của một nhiệm kỳ cấp ủy (nhiệm kỳ BCHTW các tổ chức CT-XH) được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội bầu BCH lần này đến hết ngày bế mạc đại hội bầu BCH lần sau.+ Kế hoạch, báo cáo c/tác phân loại theo thời gian mà nội dung TL nói đến. Kế hoạch nhiều năm đưa vào năm đầu, báo cáo tổng kết nhiều năm đưa vào năm cuối.+ Tài liệu là bản sao phân loại theo thời gian bản chính.+ Tài liệu không có thời gian phải xác minh (bằng cách đọc kỹ nội dung, dựa vào ngày tháng các sự kiện trong TL, thời gian ghi trong dấu đến...). Thời gian xác minh được, cần ghi vào giấy đính kèm trang đầu của TL và để trong dấu [...].+ Hồ sơ vấn đề kết thúc năm nào, khóa nào thì để vào năm đó, khóa đó.67TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Bước 2: Phân loại TL trong từng nh/kỳ ra các nhóm lớn, nhóm vừa theo ph/án phân loại. Trong bước phân loại này cần nắm chắc nội dung, xác định chính xác tác giả TL để đưa về các nhóm, đồng thời kết hợp kiểm tra thời gian đã phân loại ở bước 1. Nếu còn lẫn TL của nhiệm kỳ khác, cần trả về đúng nhóm.68TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Phân loại tài liệu (tiếp theo)Bước 3: Phân loại tài liệu trong từng nhóm vừa ra các nhóm nhỏ.Bước 4: Phân chia TL từ nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn tương ứng với HS 69TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện HSViệc lập hồ sơ được thực hiện đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ.Việc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với phông đã lập hồ sơ ở văn thư.70TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Hệ thống hoá hồ sơHệ thống hoá hồ sơ là việc sắp xếp lại các hồ sơ theo phương án phân loại đã chọn (sắp xếp trong phạm vi nhóm nhỏ đến nhóm vừa...)Lưu ý: Hồ sơ nào có nội dung khái quát thì để lên phía trên, các hồ sơ có nội dung cụ thể để xuống dưới.71TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Lập mục lục hồ sơ- Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên gọi các HS (ĐVBQ) của một phông hoặc một phần phông LT. - Mục lục hồ sơ là công cụ để nắm nội dung, thành phần TL của phông, cố định trật tự TL trong phông và xác định vị trí của từng ĐVBQ để quản lý, tra tìm 72TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975. Biên mục hồ sơBiên mục bên trong- Đánh số trang- Viết mục lục văn bản - Viết chứng từ kết thúc73TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819975. Biên mục hồ sơ(tiếp theo)Biên mục bên ngoài: Là việc đăng ký các thông tin trên bìa tạm hoặc phiếu tin vào bìa hồ sơ với các thông tin:Tên phôngTên mặt hoạt động (cơ cấu tổ chức)Tiêu đề hồ sơThời hạn bảo quảnSố lưu trữ 74TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Biên mục bên trong: (MỤC LỤC VĂN BẢN)SốTTSố, ký hiệu văn bảnNgày tháng VBTác giả văn bảnTrích yếu nội dung văn bảnTrang sốGhi chú(1) (2) (3)(4)(5)(6)(7)75TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Biên mục bên ngoài: BÌA HỒ SƠTên PHÔNG:...Đơn vị tổ chức (hoặc MHĐ) :... HỒ SƠ....Phông số: ... Ngtháng BĐMục lục số: ... Ngtháng KTHồ sơ số: ... THBQ:Số trang76TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819976. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệuVệ sinh tài liệuTháo bỏ ghim kẹpLàm phẳng tài liệu77TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819977. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loạiToàn bộ TL hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được phân loại sơ bộ, đánh số thứ tự và được thống kê theo mẫu. Tài liệu hết giá trị, được loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng XĐGTL cơ quan kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định. 78TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819978. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, vào cặp (hộp); viết và dán nhãn hộpSau khi đã cố định số HS (ĐVBQ) thì sắp xếp các HS (ĐVBQ) vào cặp, hộp theo số thứ tự HS, ghi nhãn cặp, đánh số thứ tự cặp, hộp. Số cặp, hộp đánh theo từng phông LT, bằng chữ số Ả rập bắt đầu từ số 01. Sắp xếp từng cặp, hộp lên giá, tủ theo ng/tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. 79TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Mẫu nhãn cặp 8x10cm.PHÔNG LƯU TRỮKhóa 2000 - 2005TÀI LIỆU:ĐVBQ:.CẶP SỐ80TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819979. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm HS,TL (sẽ học ở chương sau) Lập mục lục hồ sơ Xây dựng bộ thẻ tra tìm Nhập cơ sở dữ liệu vào máy tính81TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997IV. Kết thúc chỉnh lýViết báo cáo tổng kết chỉnh lý Kiểm tra kết quả chỉnh lý3. Hoàn chỉnh hồ sơ phông4. Bàn giao tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá82TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Kết quả làm đượcNhận xét, đánh giá83TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997a. Kết quả làm đượcSố lượng và chất lượng tài liệu trước khi chỉnh lý (Căn cứ vào BC Khảo sát)Số lượng và chất lượng tài liệu sau khi chỉnh lý- Số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn:- Số hồ sơ bảo quản lâu dài:- Số hồ sơ bảo quản tạm thời:- Số tài liệu loại ra để tiêu hủy:- Số tài liệu chuyển phông khác:84TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997b. Nhận xét, đánh giáTiến độ thực hiện so với kế hoạch đề raƯu điểmTồn tạiBài học kinh nghiệm85TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Kiểm tra, nghiệm thu, đánh giáSau khi chỉnh lý hoàn chỉnh TL, tiến hành thành lập hội đồng nghiệm thu để đánh giá kết quả chỉnh lý, tổ chức nghiệm thu TL đã chỉnh lý.86TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Cơ sở (căn cứ) để kiểm traMục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lýCác văn bản hướng dẫn chỉnh lýBáo cáo kết quả khảo sát tài liệuHợp đồng chỉnh lý tài liệuBiên bản giao nhận tài liệuKế hoạch chỉnh lý	=> Việc kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý cần lập biên bản.87TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Nội dung kiểm traKiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý (hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, việc xác định giá trị tài liệu đúng chưa..)Kiểm tra các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu...)Kiểm tra các công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, bộ thẻ LT...)88TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Hoàn chỉnh hồ sơ phông- Các biên bản giao nhận tài liệu- LSĐVHTP và LSP- Phương án phân loại tài liệu- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu- Kế hoạch chỉnh lý- Mục lục hồ sơ- Các văn bản về xét hủy tài liệu- Báo cáo sơ kết, tổng kết chỉnh lý89TS. Nguyễn Lệ Nhung - 09125819974. Bàn giao tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá*Bàn giao TL cần phải đối chiếu cẩn thận từng HS, ĐVBQ giữa phần thống kê trong MLHS với thực tế TL. Cần phải làm biên bản bàn giao TL và có chữ ký của bên nhận và bên bàn giao tài liệu. Vận chuyển TL vào kho và sắp xếp lên giá - Sắp xếp lên giá theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới90TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997