Bài giảng Tổ chức hoạch toán kế toán - Phan Thị Dung (Phần 1)

ể ghi vào phần số phát sinh Nợ của TK 142, 242, 335,352 đối ứng 
Có các TK liên quan. 
- Căn cứ vào kế hoạch phân bổ chi phí để ghi vào bên Có tài khoản 142, 242 và kế 
hoạch trích trước chi phí để ghi vào bên Có tài khoản 335 và căn cứ vào các khoản dự 
phòng phải trả trích lập để ghi vào bên Có TK 352 Nợ các TK liên quan. 
Cuối tháng hoặc cuối quí, khoá sổ BK số 6, xác định tổng phát sinh bên có TK 142, 
242, 335,352 đối ứng Nợ các TK liên quan và lấy số liệu tổng cộng của BK số 6 để ghi vào 
NKCT số 7( Ghi có TK 142, 242, 335,352 , Nợ các TK liên quan) 
Hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh : 
Hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh phản ảnh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi chi 
phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm bao gồm các 
chi phí sản xuất trực tiếp và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 
Bảng kê số 4: 
Dùng để phản ánh để tổng hợp số phát sinh Có các TK 
142,152,153,154,214,241,242,334,338,335, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ 
các TK 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng PX, bộ phận sản xuất và chi 
tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ. 
Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
BK số 4 gồm các cột số thứ tự, các cột phản ánh số phát sinh Có các TK 
142,152,153,154,214,241,242,334,338,335, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631, các dòng 
ngang phản ánh chi phí trực tiếp sản xuất (ghi nợ các TK 154, 631, 621, 622, 623, 627 ) đối 
ứng Có các TK liên quan ở các cột dọc. 
Cơ sở để lập BK số 4 : căn cứ vào các BPB số 1,2,3 các BK và các NKCT liên quan để 
ghi vào các cột các dòng phù hợp của BK số 4. số liệu tổng hợp của BK số 4 sau khi khoá 
sổ vào cuối tháng hoặc cuối quí được dùng để ghi vào NKCT số 7. 
 150
- Bảng kê số 5: 
Dùng để phản ánh để tổng hợp số phát sinh Có các TK142, 
152,153,154,214,241,242,334,338,335, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ các 
TK 641, 642, 241. Trong từng TK chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí : Chi phí nhân 
viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, . 
Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
BK số 4 gồm các cột số thứ tự, các cột dọc phản ánh số phát sinh Có các TK 142, 
152,153, 154, 214, 241, 242, 334, 338, 335, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631, các dòng 
ngang phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, chi phí đầu tư XDCB ( ghi nợ TK 
641, 642, 241 )đối ứng Có các TK liên quan ở các cột dọc. 
Cơ sở để lập BK số 5 : căn cứ vào các BPB số 1,2,3 các BK và các NKCT liên quan để 
ghi vào các cột các dòng phù hợp của BK số 5. số liệu tổng hợp của BK số 5 sau khi khoá 
sổ vào cuối tháng hoặc cuối quí được dùng để ghi vào NKCT số 7. 
Nhật ký chứng từ số 7 
Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, dùng để ghi 
phát sinh bênCó các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh như TK 142, 152, 
153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 351, 352, 611, 622, 623, 627, 631 và một số tài 
khoản đã phản ánh ở các Nhật ký chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất 
kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng để ghi Nợ các tài khoản chi phí (154, 631, 621, 622, 
623, 627, 142, 242, 2413, 335, 351, 641, 642). 
NKCT số 7 gồm 3 phần: 
Phần I. Tập hợp chi phí SXKD toàn doanh nghiệp 
Phần II. Chi phí sản xuất theo yếu tố 
Phần III. Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 
Phương pháp ghi chép NKCT số 7: 
Phần I. Tập hợp chi phí SXKD toàn doanh nghiệp 
Phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí SXKD. 
Cơ sở để ghi phần này là : 
- Căn cứ vào dòng cộng nợ của tài khoản 154, 631,621, 622,623, 627 trên các Bảng kê 
số 4 để xác định tổng công nợ tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 ghi vào các cột 
và dòng phù hợp của phần này. 
- Lấy số liệu từ Bảng kê số 5 phần ghi bên Nợ của TK 641, 642, 2413 để ghi vào các 
dòng liên quan. 
- Lấy số liệu từ Bảng kê số 6, phần ghi bên Nợ của TK 142, 242, TK 335, 352 để ghi 
vào dòng Nợ TK 142, 242 và Nợ TK 335, 352 của phần này. 
- Căn cứ vào các Bảng phân bổ, các Nhật ký chứng từ và các chứng từ có liên quan để 
ghi vào các dòng phù hợp trên mục B phần I của Nhật ký chứng từ số 7. 
- Số liệu tổng cộng của phần I được sử dụng để ghi vào sổ Cái. 
Phần II. Chi phí sản xuất theo yếu tố : 
Theo quy định hiện hành, chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp gồm 5 yếu tố 
chi phí : 
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, CCDC. 
- Chi phí nhân công. 
- Chi phí khấu hao TSCĐ. 
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. 
 151
- Chi phí khác bằng tiền. 
Cách lập phần II NKCT số 7 
1. Yếu tố chi phí nguyên liệu và vật liệu 
- Căn cứ vào số phát sinh bên Có của TK 152, 153, đối ứng Nợ với các TK ghi ở mục A 
phần I trên Nhật ký chứng từ số 7. 
- Căn cứ vào chứng từ và các sổ kế toán có liên quan để xác định phần nguyên liệu mua 
ngoài không qua nhập kho đưa ngay sử dụng để ghi vào yếu tố nguyên liệu vật liệu ở các 
dòng phù hợp của phần II Nhật ký chứng từ số 7. 
Yếu tố chi phí nguyên liệu và khi tính phải loại trừ nguyên liệu, vật liệu nhiên liệu dùng 
không hết nhập lại kho. 
2. Yếu tố chi phí nhân công 
Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 334, 338 đối ứng Nợ các tài khoản ghi ở mục A 
phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào yếu tố tiền lương và khoản phụ cấp ở các dòng 
phù hợp của phần II Nhật ký chứng từ số 7. 
3. Yếu tố chi phí khấu hao TSCĐ 
Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 214, đối ứng Nợ các tài khoản ghi Có ở mục A 
Phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào các yếu tố khấu hao TSCĐ ở các dòng phù 
hợp của phần II NKCT số 7. 
4. Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài : 
Căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết, nhật ký chứng từ số 5, 2, 1 , .. liên quan, xác định 
phần chi phí dịch vụ mua ngoài để ghi vào cột và các dòng phù hợp trên phần II của NKCT 
số 7. 
5. Yếu tố chi phí bằng tiền khác : 
Căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết, Nhật ký chứng từ số 5, 1, 2  liên quan, xác định 
phần chi phí bằng tiền khác để ghi vào cột và các dòng phù hợp trên phần II của Nhật ký 
chứng từ số 7. 
Phần III. Luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 
Cách lập phần III NKCT số 7: 
- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 154 hoặc TK 631 đối ứng Nợ các TK 154, 631, 
142, 242, 335, 2413, 351, 352, 621, 627,623, 641, 642 ở mục A phần I trên Nhật ký chứng 
từ số 7 để ghi vào cột 3 ở các dòng TK 154, 631, 142, 242, 335, 2413, 351, 352, 621, 
627,623, 641, 642, cho phù hợp của phần II NKCT số 7. 
- Căn cứ vào số phát sinh bên Có TK 621 đối ứng Nợ TK 154, 631 ở mục A phần I trên 
Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 4 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK 631 ở phần III NKCT 
số 7. 
- Căn cứ số phát sinh bên CóTK 622 đối ứng Nợ các tài khoản 154, 631 ở mục A phần I 
trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 5 ở dòng TK 154 hoặc dòng TK 631 ở phần III 
NKCT số 7. 
- Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 623 đối ứng Nợ các tài khoản 154, 631 ở mục A 
phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 6 ở dòng TK 154 hoặc ở dòng TK 631 ở 
phần III NKCT số 7. 
- Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 627 đối ứng Nợ các tài khoản 154, 631 ở mục A 
phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 6 ở dòng TK 154 hoặc ở dòng TK 631 ở 
phần III NKCT số 7. 
- Căn cứ số phát sinh bên Có các TK 142, 242, 335, 2413, 352 đối ứng Nợ các tài khoản 
154, 631, 621, 623, 627, 641, 642 ở mục A phần I trên Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào cột 
 152
7 hoặc cột 8 ở dòng TK 154, 631, 621, 623, 627, 641, 642 cho phù hợp ở phần III NKCT số 
7. 
2.4 Hạch toán hàng hóa, thành phẩm, doanh thu và kết quả, thanh toán với khách 
hàng 
Trong hình thức kế toán NKCT, hạch toán hàng hóa, thành phẩm, doanh thu, xác định 
kết quả và thanh toán với người mua được thực hiện trên. 
- NHCT số 8 ghi Có các TK 155, 156, 157, 158, 159, 131, 511, 512, 515, 521, 531, 
532, 632, 635, 641, 642, 711, 515, 811, 821, 911. 
- Bảng kê số 8 – Tổng hợp nhập xuất, tồn kho hàng hóa, thành phẩm. 
- Bảng kê số 9 – Tính giá thực tế hàng hóa, thành phẩm. 
- Bảng kê số 10 – Hàng gửi bán (TK 157) 
- Bảng kê số 11 – Thanh toán với người mua (TK 131) 
- Sổ chi tiết số 3 dùng chung cho các TK 511, 521, 531, 532, 632, 711, 515, 811, 635, 
911, 159. 
- Sổ chi tiết số 4 – Thanh toán với người mua. 
Bảng kê số 8 nhập, xuất, tồn hàng hóa, thành phẩm : 
Bảng kê này dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa 
theo giá thực tế và giá hạch toán. 
BK số 8 gồm các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ, diễn 
giải nội dung chứng từ ghi sổ, các cột ghi Nợ và ghi Có TK 155, 156, 158, đối ứng Có hoặc 
Nợ các TK liên quan,cơ sở ghi chép là các hóa đơn và các chứng từ liên quan . Cơ sở để lập 
BK số 8 là các hóa đơn nhập và các chứng từ khác có liên quan. 
Số dư đầu tháng phản ảnh số tồn kho đầu tháng, được lấy từ số dư đầu tháng của TK 
156 và TK 155, 158 (chi tiết theo từng loại hàng và nhóm hàng, cho từng loại thành phẩm 
hoặc nhóm thành phẩm). 
Số phát sinh Nợ TK 156, TK 155, 158 đối ứng Có với TK phản ảnh số nhập xuất hàng 
hóa, thành phẩm. 
Số phát sinh Có đối ứng với các TK ghi Nợ phản ảnh số xuất trong tháng của hàng hóa, 
thành phẩm. 
Số dư cuối tháng phản ảnh số tồn kho cuối kỳ bằng (=) số dư đầu tháng cộng (+) số phát 
sinh Nợ trong tháng trừ (-) đi số phát sinh Có trong tháng. 
Bảng kê được mở riêng cho từng tài khoản. Số lượng tờ trong bảng kê nhiều hay ít phụ 
thuộc vào việc theo dõi phân loại hàng hóa, thành phẩm của đơn vị. 
Số liệu tổng hợp của BK số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quí được dùng để 
ghi vào NKCT số 8 ( Ghi có TK 155,156,158, Nợ các TK liên quan) 
Bảng kê số 9 – Tính giá thành thực tế hàng hóa, thành phẩm. 
Phương pháp lập bảng kê số 9 giống nhau như phương pháp lập và tính giá thành thực 
tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ lao động nhỏ đã trình bày ở phần Bảngkê số 3. 
Số liệu tổng cộng cuối tháng của Bảng kê số 8 và số 9 dùng để ghi vào NKCT số 8. 
Bảng kê số 10 – Hàng gửi đi bán : 
Dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý bán hộ, và gửi đi hoặc đã 
giao chuyển đến cho người mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng 
nhưng chưa được chấp nhận thanh toán . Nguyên tắc theo dõi hàng gửi bán trên Bảng kê số 
10 là theo dõi từng hóa đơn bán hàng từ khi gửi đi đến khi được coi là đã bán. 
Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
 153
- BK số 10 gồm các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ, các 
cột ghi Nợ và ghi Có TK 157, đối ứng Có hoặc Nợ các TK liên quan,cơ sở ghi chép là các 
hóa đơn và các chứng từ liên quan : 
- Số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng trước của TK 157. 
- Số phát sinh Nợ và phát sinh Có căn cứ vào từng hóa đơn và chứng từ để ghi vào 
các cột liên quan, mỗi hóa đơn, chứng từ ghi một dòng. 
- Số dư cuối tháng bằng (=) sốdư đầu tháng cộng (+) số phát sinh Nợ trừ (-) đi số phát 
sinh Có. 
Số liệu tổng cộng cuối tháng của bảng kê này được ghi NKCT số 8( cột có TK 157, nợ 
các TK liên quan). 
Bảng kê số 11 – Thanh toán với người mua : 
Dùng để phản ảnh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 
131). 
Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
- BK số 11 gồm các cột số thứ tự, tên người mua, số dư, các cột để phản ánh số phát 
sinh bên Nợ và bên Có TK 131, đối ứng Có hoặc Nợ các TK liên quan. 
Cơ sở ghi BK số 11 là căn cứ số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết TK 131 theo 
từng người mua, kế toán ghi một lần vào dòng của BK số 11. Cuối tháng hoặc cuối quý 
khoá sổ BK 11, xác định số phát sinh Có của TK 131 trên Bảng kê số 11 được ghi vào 
NKCT số 8 (Có TK 131, Nợ TK liên quan ). 
NKCT số 8 
Dùng để phản ánh số phát sinh bên có các TK 155, 156, 157, 158, 159, 131, 511, 512, 
515, 521, 531, 532, 632, 635, 641, 642, 711, 515, 811, 821, 911. 
NKCT số 8 gồm các cột số thứ tự, số hiệu các TK ghi Nợ và các cột phản ánh số phát 
sinh bên Có của các TK 155, 156, 157, 158, 159, 131, 511, 512, 515, 521, 531, 532, 632, 
635, 641, 642, 711, 515, 811, 821, 911 các dòng ngang phản ánh số phát sinh bên Nợ các 
TK có liên quan với các TK ghi Có ở các cột dọc. 
Cơ sở và phương pháp ghi NKCT số 8: 
- Căn cứ vào Bảng kê số 8 và Bảng kê số 10 để ghi vào cột TK 155, 156, 15, 158 phần 
xuất kho hàng hóa, sản phẩm gửi đi tiêu thụ, đã tiêu thụ trong tháng. 
- Căn cứ vào SCT bán hàng dùng cho TK 511, 512 phần ghi có để ghi vào các cột có 
TK 511, 512. 
- Căn cứ vào SCT dùng chung cho các TK 159, 515, 521, 531, 532, 632, 635, 641, 
642, 711, 515, 811, 821, 911 phần ghi có để ghi vào các cột ghi có TK 159, 515, 
521, 531, 532, 632, 635, 641, 642, 711, 515, 811, 821, 911. 
- Căn cứ Bảng kê số 11 phần ghi có để ghi vào cột có TK 131. 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 8 xác định số phát sinh bên có của các TK 
155, 156, 157, 158, 159, 131, 511, 512, 515, 521, 531, 532, 632, 635, 641, 642, 711, 
515, 811, 821, 911 đối ứng các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để ghi 
vào sổ Cái của tài khoản 155, 156, 157, 158, 159, 131, 511, 512, 515, 521, 531, 532, 
632, 635, 641, 642, 711, 515, 811, 821, 911 
2.5 Hạch toán TSCĐ 
Hạch toán TSCĐ được phản ảnh trên NKCT số 9 ghi Có các TK 211, 212, 213, 217 . 
 Nhật ký chứng từ số 9 
Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 211, 212, 213, 217. 
Kết cấu và phương pháp ghi sổ : 
 154
NKCT số 9 gồm các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ, 
diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 211, 
212, 213, 217 đối ứng với Nợ các TK có liên quan. 
Cơ sở để ghi vào NKCT số 9 :Căn cứ vào các biên bản bàn giao, nhượng bán,thanh lý 
và các chứng từ liên quan đến giảm TSCĐ của DN. 
Cuối tháng, hoặc cuối quí khoá sổ NKCT số 9, xác định số phát sinh bên Có TK 211, 
212, 213, 217 đối ứng với Nợ các TK có liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 9 để 
ghi vào sổ cái. 
2.6 Hạch toán các nghiệp vụ khác 
Ngoài các phần hạch toán đã nói ở trên, hạch toán các khoản phải thu phải trả, thanh 
toán với ngân sách, thanh toán nội bộ v.v  được phản ảnh ở NKCT số 10. Đối với các 
nghiệp vụ thanh toán cần theo dõi chi tiết, kế toán phải mở sổ chi tiết các tài khoản (TK 
141, 136 ) .Mẫu số chi tiết được dùng chung cho các TK cần mở sổ chi tiết. 
Nhật ký chứng từ số 10 : 
Dùng để ghi Có các TK 121, 128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 161, 221, 222,223, 
228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344,347, 411, 412, 413, 414, 415, 418, 419,421,431, 
441, 461, 466 mỗi tài khoản được ghi trên một nhật ký chứng từ. 
Kết cấu và phương pháp ghi sổ : NKCT số 10 gồm có các cột số thứ tự, diễn giải nội 
dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Có và bên Nợ của các TK 121, 
128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 161, 221, 222,223, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 
344,347, 411, 412, 413, 414, 415, 418, 419,421,431, 441, 461, 466 đối ứng Nợ và Có các 
TK liên quan, các cột số dư đầu tháng, số dư cuối tháng. Cơ sở để ghi vào NKCT số 10: 
Căn cứ vào SCT đầu tư chứng khoán dùng cho TK 121, 228 phần ghi Có để ghi vào 
các cột ghi có TK 121,228, Nợ các TK liên quan ở các cột phù hợp. 
Căn cứ vào sổ theo dõi thanh toán dùng cho các TK 136, 138, 139, 141, 144, 222,223, 
243, 244, 333, 336, 338, 344, Nợ các TK liên quan ở các cột phù hợp. 
Căn cứ vào SCT dùng chung cho các TK 128, 129, 228,229, 161, 139, 411, 412, 413, 
414, 415, 418, 419,421,431, 441, 461, 466 phần ghi có để ghi vào các cột ghi Có TK 128, 
129, 228,229, 161, 139, 411, 412, 413, 414, 415, 418, 419,421,431, 441, 461, 466. 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 10 xác định số phát sinh bên có của các 
TK 121, 128, 129, 136, 138, 139, 141, 144, 161, 221, 222,223, 228, 229, 243, 244, 333, 
336, 338, 344,347, 411, 412, 413, 414, 415, 418, 419,421,431, 441, 461, 466 đối ứng các 
TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 10 để ghi vào sổ Cái của tài khoản 
2.7 Sổ Cái 
Sổ Cái là sổ tổng hợp dùng để phản ảnh số dư đầu tháng, số dư phát sinh trong tháng, và 
số dư cuối tháng của tất cả các tài khoản tổng hợp, làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán. 
Và được sắp xếp theo đúng thứ tự của số ký hiệu tài khoản. Số phát sinh bên Có của tài 
khoản phản ảnh tổng số. Số phát sinh bên Nợ của tài khoản được phản ảnh chi tiết theo từng 
tài khoản đối ứng Có (theo các NKCT có liên quan). Sổ Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối 
tháng. 
Trình tự ghi sổ Cái : 
+ Trước khi ghi vào sổ Cái phải kiểm tra, đối chiếu lại việc ghi chép của tất cả các 
NKCT. 
+ Dùng máy tính cộng lại tổng số phát sinh Có của tất cả các NKCT. 
+ Cộng tổng số phát sinh của các tài khoản đối ứng Nợ trên từng NKCT, đối ch iếu 
khớp tổng số này với tổng số phát sinh Có của tài khoản phản ảnh trên NKCT đó. 
 155
+ Sau khi đối chiếu xong bắt đầu ghi vào sổ Cái theo thứ tự NKCT số 1 đến NKCT số 
10, ghi xong NKCT này mới ghi đến NKCT khác. 
+ Căn cứ tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên NKCT ghi vào dòng “Tổng số 
phát sinh Có” của tài khoản đó trên sổ Cái. 
+ Căn cứ số phát sinh Nợ của từng tài khoản đối ứng ghi vào phần phát sinh Nợ của các 
tài khoản này trên sổ Cái. 
Sau khi phản ảnh toàn bộ số liệu các NKCT vào sổ Cái, kế toán tiến hành cộng tổng số 
phát sinh bên Nợ của từng tài khoản trên sổ Cái và căn cứ vào số dư của tài khoản cuối 
tháng trước, tổng số phát sinh Có và phát sinh Nợ tháng này, tìm ra số dư cuối tháng ghi vào 
dòng “Số dư cuối tháng” (dư Nợ hoặc dư Có). 
Để đảm bảo nguyên tắc số liệu phải khớp, đúng giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi 
tiết, trước khi lập báo cáo, phải đối chiếu số dư của các tài khoản ghi trên các NKCT, các 
bảng kê hoặc sổ chi tiết liên quan nếu có. 
Sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên, số liệu ở sổ Cái được sử dụng để lập các báo cáo tài 
chính. 
(MẪU SỔ SÁCH THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHÚNG TỪ) 
5- Hình thức kế toán trên máy vi tính 
5.1- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính 
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được 
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán 
được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình 
thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế 
toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. 
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: 
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của 
hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 
5.2- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Biểu số 05) 
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH 
Ghi chú: 
 Nhập số liệu hàng ngày 
 In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm 
 Đối chiếu, kiểm tra 
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế 
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, 
SỔ KẾ TOÁN 
 - Sổ tổng hợp 
- Sổ chi tiết 
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 
BẢNG TỔNG HỢP 
CHỨNG TỪ KẾ 
TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính 
- Báo cáo kế toán quản trị 
PHẦN MỀM 
KẾ TOÁN 
MÁY VI TÍNH 
 156
tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên 
phần mềm kế toán. 
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế 
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. 
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao 
tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số 
liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã 
được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với 
báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. 
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. 
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng 
thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.