Giáo trình Microsoft Excel 2013

 =WEEKDAY(Serial_number, Return_type)
Giải thích:
- Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03" hoặc "29- Apr- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm.
- Return_type: Đối này quyết định cách biểu diễn kết quả, có ba giá trị 1, 2 và 3 để biểu diễn kết quả như sau:
+ Nếu nhập vào giá trị số 1 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 alf chủ nhật, số 2 là thứ hai số 7 là thứ bảy.
+ Nếu nhập vào giá trị số 2 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 là thứ hai, số 2 là thứ ba số 7 là chủ nhật.
+ Nếu nhập vào giá trị số 3 cho đối Return_type: Excel quy định số 0 là thứ hai, số 1 là thứ ba số 6 là chủ nhật.
+ Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là giá trị số 1.
Hàm YEAR
Hàm này trả về giá trị năm, tại ô hiện hành của loại dữ liệu là ngày tháng năm.
Cú pháp: =YEAR(Serial_number)
Giải thích:
- Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "9- 15- 03" hoặc "15- Sep- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm.
5.3. Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu
Hàm HLOOKUP
Hàm này có công dụng là tìm trong hàng trên cùng của bảng và trả về một giá trị trong hàng trên cùng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giá trị được trả về thoả mãn điều kiện.
Cú pháp: = HLOOKUOP ( lookup_value, Table_array, Row_ index_num , Range_lookup)
Giải thích:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
- Table_array: Là mảng, tên, dãy hay vùng để tìm kiếm thông tin.
- Row_index_num: Thứ tự của hàng cần tìm
- Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định hàm sẽ so chính xác hay tương đối với đối số Lookup_value.
+ Nếu Range_lookup=1 (TRUE): So tương đối.
+ Nếu Range_lookup=0 (FALSE): So chính xác.
+ Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup =1.
Hàm INDEX
Hàm INDEX có hai chức năng sau:
- Chức năng mảng và chức năng tham chiếu ô.
Cú pháp: =INDEX(Array, Row_num, Column_num)
Giải thích:
+ Array: Là mảng được xác định trước.
+ Row_num: Số hàng trong mảng.
+ Column_num: Số cột trong mảng.
- Chức năng tham chiếu
Dùng để tìm phần tử trong địa chỉ ô hay dãy ô tại dòng và cột bạn qui định, kết quả trả về là nội dung hay địa chỉ ô của ô trong bảng.
Cú pháp: =INDEX (Reference, Row_num, Column_num, Area_num)
Giải thích:
+ Reference: Là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực (Area) nội dung khu vực có thể là các con số, chuỗi, công thức.
+ Row_num: Số hàng trong bảng.
+ Column_num: Số cột trong bảng.
+ Area_num: Đối số này dùng để nhận diện từng khu vực, chẳng hạn số 1 là khu vực đầu
Hàm MATCH
Hàm này trả về vị trí của giá trị thoả mãn điều kiện cho trước.
Cú pháp: 
= MATCH(Lookup_valua, Lookup_array, Match_type)
Giải thích:
- Lookup_valua: Là giá trị để tìm trong bảng cho trước.
- Lookup_array: Là bảng giới hạn để tìm giá trị.
- Match_type: Là đối sẽ nhận một trong ba giá trị 1, 0, và -1, nó quyết định so sánh đối Lookup_valua như thế nào.
+ Nếu Match_tyoe = -1: Tìm (tìm trong bảng) số lớn hơn gần nhất hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
+ Nếu Match_type = 0: Tìm (tìm trong bảng) số bằng số đã cho.
+ Nếu Match_type = 1: Tìm (tìm trong bảng) số nhỏ hơn gần nhất hay bằng số đã cho, và điều kiện trong bảng dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
+ Nếu bỏ qua đối này, Excel hiểu Match_type = 1.
Hàm VLOOKUP
Hàm này thực hiện tìm giá trị được chỉ định trong đối Lookup_value, và tìm ở cột đầu tiên trong bảng cho trước. Kết quả là giao của hàng vừa tìm đó với cột chỉ định trong đối Col_index_num.
Cú pháp: 
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)
Giải thích:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn.
- Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
- Col_index_num: Số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả.
- Range_lookup: Là giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0) quyết định so chính xác hay so tương đổi với bảng giới hạn.
+ Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối.
+ Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác.
+ Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1.
5.4. Nhóm hàm thống kê
Hàm AVERAGE
Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các số. 
Cú pháp: =AVERAGE(Number1, Number2, )
Giải thích:
- Number1, Number2,  Là các số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn có thể dùng đến 30 đối.
Hàm COUNT
Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn các kiểu dữ liệu khác không đếm.
Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, )
Giải thích:
- Value1, Value2,  Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. Trong hàm này bạn sử dụng tối đa là 30 đối số.
Hàm COUTA
Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ.
Cú pháp: =COUNTA(Value1, Value2, )
Giải thích:
- Value1, Value2, Có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. 
Hàm MAX
Hàm này trả về giá trị lớn nhất của các số.
Cú pháp: =MAX(Number1, Number2, )
Giải thích:
- Number1, Number2,  Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. 
Hàm MIN
Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của các số.
Cú pháp: =MIN(Number1, Number2, )
Giải thích:
- Number1, Number2,  Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. 
Hàm MODE
Hàm này trả về số nào xuất hiện nhiều nhất trong dãy số đã cho. Nếu trong dãy số không có số nào xuất hiện lần thứ hai thì hàm sẽ trả về thông báo lỗi.
Cú pháp: =MODE(Number1, Number2, )
Cú pháp:
- Number1, Number2,  Có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thức. 
Hàm RANK
Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dãy ô cho trước.
Cú pháp: =RANK(Number, Ref, Order)
Giải thích:
- Number: Là số muốn xem thứ hạng.
- Ref: Một mảng, địa chỉ ô hay dãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng.
- Order: Đối này có giá trị số 0 và 1, qui định cách xếp thứ hạng.
+ Nếu Order=1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
+ Nếu Order=0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
+ Nếu bỏ qua đối này thì Excel sẽ hiểu Order = 0.
5.5. Nhóm hàm xử lý chuỗi
Hàm LEFT
Hàm này trả về số ký tự bên trái của chuỗi cho trước ở đối Text.
Cú pháp: =LEFT(Text, Num_chars)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.
- Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).
Hàm LEN
Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được xem như một ký tự.
Cú pháp: =LEN(Text)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi văn bản cần tính chiều dài.
Hàm LOWER
Hàm này có tác dụng chuyển tất cả các chữ hoa thành chữ thường.
Cú pháp: =LOWER(Text)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi cần chuyển đổi thành chữ thường.
Hàm MID
Hàm này có công dụng chọn và lấy ra các ký tự trong chuỗi cho trước. Ký tự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Sbạnrt_num và tiếp tục lấy ký tự kế tiếp cho đến khi số ký tự lấy ra bằng đối Num_chars thì kết thúc.
Cú pháp: =MID(Text, Sbạnrt_num, Num_chars)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi để lấy các ký tự.
- Start_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự.
- Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra.
Hàm PROPER
Hàm này có tác dụng chuyển chuỗi bất kỳ sang dạng các chữ cái đầu trong một từ thành chữ hoa.
Cú pháp: =PROPER(Text)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi văn bản cần chỉnh sửa.
Hàm REPT
Hàm này trả về chuỗi ký tự được lặp nhiều lần.
Cú pháp: =REPT(Text, Number_times)
Giải thích:
- Text: là chuỗi ký tự muốn lặp lại
- Number_times: Là số lần lặp của chuỗi Text.
Hàm RIGHT
Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nó lấy ký tự bên phải của chuỗi ký tự.
Cú pháp: =RIGHT(Text, Num_chars)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi văn bản để lấy ký tự.
- Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).
Hàm TEXT
Hàm này chuyển kiểu dữ liệu số hay ngày tháng thành kiểu dữ liệu chuỗi theo một định dạng cho trước.
Cú pháp: =TEXT(Value, Format_text)
Giải thích:
- Value: Là giá trị số, tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số.
- Format_text: Đối này dùng để xác định chuỗi kết quả hiển thị như thế nào? Có thể dùng các ký hiệu để định dạng cho chuỗi.
Hàm UPPER
Hàm này chuyển chuỗi văn bản bất kỳ thành chuỗi hoa.
Cú pháp: =UPPER(Text)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi văn bản hay tham chiếu ô chứa chuỗi văn bản cần chuyển thành chữ hoa.
Hàm VALUE
Hàm này chuyển chuỗi số thành giá trị số.
Cú pháp: =VALUE(Text)
Giải thích:
- Text: Là chuỗi số muốn chuyển sang dạng giá trị số.
5.6. Nhóm hàm luận lý
Hàm AND
Hàm này trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng với điều kiện, ngược lại chỉ cần một đối số sai thì hàm sẽ trả về FALSE.
Cú pháp: =AND(Logical1, Logical2, )
Giải thích:
- Logical1, Logical2, Là các đối số biểu diễn từng điều kiện bạn có thể sử dụng tối đa 30 đối.
Hàm FALSE
Hàm này trả về giá trị FALSE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giá trị này bằng bàn phím.
Cú pháp: =FALSE() hàm này không có đối số.
Hàm IF
Hàm này dùng để lựa chọn một trong hai, kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test nếu đúng thì trả về đối Value_if_true, ngược lại sai trả về đối Value_if_false.
Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)
Giải thích:
- Logical_test: Là điều kiện cho trước bất kỳ, điều kiện này phải trả về TRUE hay =1 hoặc FALSE hay =0.
- Value_if_true: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là đúng (TRUE hay =1).
- Value_if_false: Đối số này là bất kỳ, nó được thể hiện nếu kiểm tra điều kiện ở đối Logical_test là sai (FALSE hay =0).
Hàm NOT
Hàm NOT lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nó trả về kết quả một giá trị Logic TRUE=1 (đúng) hoặc FALSE=0 (sai).
Cú pháp: =NOT(Logical)
Giải thích:
- Logical: Là giá trị biểu thức luận lý bất kỳ có thể đánh giá TRUE hay FALSE.
Hàm OR
Hàm OR trả về hai giá trị là TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cần một đối đúng trả về TRUE, tất cả các đối đều sai trả về FALSE.
Cú pháp: =OR(Logical1, Logical2, )
Giải thích:
- Logical1, Logical2,  Là một số hay một điều kiện nào đó có thể là TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này bạn có thể sử dụng đến 30 đối.
Hàm TRUE
Hàm này trả về trị TRUE, bạn có thể thay thế bằng cách nhập giá trị này từ bàn phím. 
Cú pháp: =TRUE() Hàm này không có đối số.
5.7. Hàm toán học và lượng giác
Hàm ABS
Hàm này lấy giá tị tuyệt đối của một số và cho kết quả tại ô hiện hành.
Cú pháp: =ABS(Number)
Giải thích:
- Number: Là số hay địa chỉ ô cần lấy giá trị tuyệt đối.
Hàm CEILING
Làm tròn một số theo hướng tăng đến số gần nhất hay một bội số gần nhất của một số có nghĩa.
Cú pháp: =CEILING(Number, Significance)
Giải thích:
- Number: Là giá trị số (tham chiếu ô chứa số hay công thức trả về số) muốn làm tròn.
- Significance: Là giá trị bội số mà bạn muốn làm tròn.
Hàm EVEN
Hàm này có tác dụng làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất.
Cú pháp: =EVEN(Number)
Giải thích:
- Number: Là giá trị số muốn làm tròn.
Hàm FACT
Hàm này tính giai thừa của một số.
Cú pháp: =FACT(Number)
Giải thích:
- Number: Là số cần tính giai thừa.
Hàm FLOOR
Hàm này làm tròn xuống bội số đã cho gần nhất và tiến đến 0
Cú pháp: =FLOOR(Number, Significance)
Giải thích:
- Number: Là số bạn muốn làm tròn.
- Significance: Là bội số muốn làm tròn đến.
Hàm INT
Hàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nó làm tròn xuống của số thực đó
Cú pháp: =INT(Number)
Giải thích:
- Number: Là số cần làm tròn.
Hàm MOD
Hàm này trả về phần dư của phép chia.
Cú pháp: =MOD(Number, Divisor)
Giải thích:
- Number: Số bị chia.
- Divior: Số chia (phải khác 0, nếu là số 0 Excel báo lỗi).
Hàm SQRT
Hàm này có tác dụng tính căn bậc hai của một số.
Cú pháp: =SQRT(Number)
Giải thích:
Number: Là số dương lớn hơn 0 cần tính căn bậc hai, nếu số này là số âm hàm trả về lỗi.
Hàm SUM
Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.
Cú pháp: =SUM(Number1, Number2,)
Giải thích:
- Number1, Number2, có thể là những giá trị số, công thức, địa chỉ ô hay dãy ô trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số. 
Hàm SUMIF
Hàm này trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoả điều kiện.
Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)
Giải thích:
- Range: Là dãy ô để thực hiện việc kiểm tra theo tiêu chuẩn nào đó.
- Criteria: Là một số, biểu thức hay chuỗi để xác định cái nào cần tính tổng và đối này dựa trên đối Range để kiểm tra.
- Sum_range: Dãy ô được tính tổng.
Bài 6 – In ấn
6.1. Định dạng trang in
Bạn cần định dạng cho trang in trước khi thực hiện việc in bằng một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Sử dụng thanh công cụ Ribbon
- Từ thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn Tab Page Layout
- Margin: Căn lề cho trang in, bạn nhấp chọn mục lệnh này một danh sách xuất hiện như hình dưới đây:
Chúng ta có thể chọn các mẫu có sẵn hoặc nhấp mục Custom margin để có thêm các lựa chọn. Sau khi chọn lệnh Custom Margin hộp thoại Page Setup xuất hiện như hình dưới đây:
- Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, nhấp chọn lệnh này chúng ta sẽ có hai lựa chọn Portrait (in theo chiều dọc của khổ giấy) và Landscape (in theo chiều ngang của khổ giấy)
- Size: Chọn khổ giấy cho trang in, bạn nhấp chọn lệnh này một danh sách liệt kê các khổ giấy xuất hiện, thông thường chúng ta chọn khổ giấy A4 để in các văn bản. Ngoài những mẫu có sẵn bạn cũng có thể chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng
- Print Area: Chọn vùng in, đầu tiên bạn chọn vùng dữ liệu cần in sau đó nhấp chuột vào biểu tượng này chọn Set print area.
Như vậy khi thực hiện in ấn máy tính chỉ in vùng dữ liệu mà bạn đã chọn và thiết lập là vùng in ấn. Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn bạn chọn lại vùng dữ liệu đã thiết lập lúc trước nhấp chọn lại biểu tượng Print Area chọn Clear print area.
- Print title: Trong trường hợp muốn tiêu đề cho tất cả các trang bạn chọn lệnh này. Hộp thoại Page setup xuất hiện và trỏ tới Tab Sheet như hình dưới đây:
Bạn nhấp chọn vào ô vuông nhỏ phía bên phải của mục Row to repeat at top:
Một hộp thoại nhỏ (Page setup – Rows to repeat at top) xuất hiện bạn nhấp chuột chọn tới dòng tiêu đề cần in cho tất cả các trang, khi đó địa chỉ của dòng được chọn sẽ được lấy vào hộp thoại xuất hiện lúc trước.
Tiếp theo bạn nhấn Enter để xác nhận và nhấp Ok trong hộp thoại Page Setup để lưu lại những thay đổi.
Cách 2: Sử dụng hộp thoại Page Setup, để sử dụng hộp thoại này bạn nhấp chọn biểu tượng Page setup ở phía góc phải dưới của nhóm lệnh Page Setup.
Hộp thoại Page setup sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
- Tab Page
+ Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. 
Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
Landscape: dữ liệ ra theo chiều ngang của trang giấy.
+ Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:
Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.
Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy.
Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
Pager Size: lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất lượng in. Thông thường người bạn chọn 600dpi.
Fist Page Number: chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.
+ Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Tab Margin
+ Top: định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1Inch.
+ Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
+ Left: định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
+ Right: định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
+ Bottom: định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.
+ Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
+ Chức năng Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
+ Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Tab Header / Footer: In các tiêu đề đầu và cuối trang.
+ Header và Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
+ Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:
Các biểu tượng trong hộp thoại 
Biểu tượng
Mã
Công dụng
Biểu tượng này dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề,
&[Page]
In số trang hiện hành
&[Page]
In tổng số trang của bảng tính.
&[Date]
Hiển thị ngày hiện hành
&[Time]
Hiển thị giờ hiện hành
&[Path]&[File]
Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính và tên tập tin bảng tính đang sử dụng.
&[File]
Hiển thị tên tập tin bảng tính đang sử dụng.
&[Tab]
Hiển thị tên bảng tính hiện hành.
&[Picture]
Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngoài vào.
Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh được đưa vào ở bước trên.
+ Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên trái của trang giấy.
+ Center Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấy.
+ Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.
+ Custom Footer: Tương tự nút Custom Header.
+ Nhấp các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
6.2. Xem và thực hiện in ấn
Để in văn bản bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:
Cách 1: Nhấn biểu tượng Print trên thanh Quick Access Toolbar
Với cách này văn bản sẽ được in tất cả các trang ra máy in mặc định trên máy tính. Với văn bản chứa nhiều nội dung bạn không nên sử dụng cách này vì dễ dẫn đến tình trạng máy in bị hóc giấy giữa trừng vì in quá nhiều trang cùng một lúc.
Cách 2: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + P hoặc nhấp chọn nút Office Button. Cửa sổ Office Button xuất hiện bạn chọn mục Print.
Khung bên trái chứa các tùy chọn in ấn, khung bên phải là màn hình xem trước khi in của trang văn bản đầu tiên. Dưới đây là ý nghĩa và cách tùy chọn các tham số trước khi in ấn:
- Number of copy: Số bản sao chép từ bản in, ví dụ bạn muốn in hợp đồng thành 2 bản để gửi khách hàng và lưu lại bạn điền giá trị là 2.
- Print: Chọn máy in để in văn bản, trong máy tính có rất nhiều máy in khác nhau vì vậy bạn cần phải chỉ định máy in sẽ in văn bản, nếu không Microsoft Word 2013 sẽ lấy máy in mặc định của máy tính.
- Print What: Cho phép tùy chọn các trang in, bạn nhập vào trang bắt đầu in trong mục Pages và trang cuối cùng được in trong mục To.
Ngoài ra bạn có thể nhấp vào Active Sheets để có thêm tùy chọn.
+ Active sheets: Chỉ in Sheet hiện thời
+ Entire workbook: In toàn bộ các Sheet có trong WorkBook.
+ Selection: Chỉ in vùng dữ liệu được chọn.
- Other Settings: Các tùy chọn khác khi in ấn
+ Collated: Khi in copy thành nhiều bản, bạn có thể chọn mục Collated để in từng bộ (lần lượt từng trang và bắt đầu lại khi hết trang cuối cùng) hoặc chọn UnCollated để in liên tục (hết các bản copy của trang đầu tiên rồi mới đến trang kế tiếp)
+ Portrait Orientation: In theo khổ giấy ngang hay dọc.
+ Chọn khổ giấy cho văn bản
+ Last custom margin settings: Chọn lề cho trang in
Cuối cùng bạn nhấp chọn nút Print để thực hiện in văn bản