Giáo trình Quản trị doanh nghiệp - Chương 5: Quản trị tồn kho

113 
Chƣơng 5 
QUẢN TRỊ TỒN KHO 
5.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN TỒN KHO 
Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý 
marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt đƣợc sự thống nhất. Có 
nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho nhƣng có chung mục tiêu là giảm 
chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách 
hàng. 
5.1.1 Hàng tồn kho, lƣợng hàng tồn kho và hệ thống tồn kho 
 Hàng tồn kho 
Hàng tồn kho (inventory) hay hàng lƣu kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm 
đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tƣơng lai, là danh mục nguyên vật liệu và sản 
phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang đƣợc một doanh 
nghiệp giữ trong kho nhằm mục đích dự phòng những bất trắc, những sai lệch so với 
kế hoạch có thể xảy ra cả trong quá trình sản xuất hoặc phân phối. 
Nhƣ vậy, hàng tồn kho bao gồm: 
- Những tài sản đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thƣờng. 
- Những tài sản đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. 
- Những nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đƣợc dùng cho quá trình sản xuất 
kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. 
Có 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc các doanh nghiệp phải có hàng tồn kho: 
- Trƣớc hết, trong chuỗi cung ứng luôn có những bất trắc, những biến động nhất 
định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao nhận hàng hóa khiến doanh 
nghiệp muốn trữ một lƣợng hàng nhất định để dự phòng. Trong trƣờng hợp này, 
hàng tồn kho giống nhƣ một cái giảm sốc. 
- Tiếp theo, nếu không có hàng tồn kho doanh nghiệp sẽ cần tăng cƣờng hoạt 
động logistics để nhận hay giao hàng dẫn đến chi phí logistics tăng lên. Vì thế, 
doanh nghiệp cần trữ hàng đến một lƣợng nhất định thì mới giao hàng nhằm 
giảm chi phí logistics, để khai thác tính kinh tế nhờ quy mô của các lô hàng. 
- Cuối cùng, trong chuỗi cung ứng, từ ngƣời cung ứng đến ngƣời sử dụng ở mọi 
khâu luôn có sự chậm trễ về thời gian nhận hàng hay giao hàng đòi hỏi doanh 
nghiệp phải tích trữ một lƣợng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật 
liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho ngƣời sử dụng. 
 Những nguyên nhân chậm trễ của quá trình cung ứng 
114 
Có nhiều nguyên nhân gây ra sự chậm trễ hoặc cung ứng không đúng lúc nguyên 
vật liệu, hàng hoá. Những nguyên thƣờng xảy ra là: 
- Sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn, hoặc số lƣợng sản xuất 
ra không đủ lô hàng phải giao; 
- Thiết kế công nghệ, thiết kế sản phẩm không chính xác; 
- Các bộ phận sản xuất tiến hành chế tạo trƣớc khi có bản vẽ kỹ thuật hay thiết kế 
chi tiết; 
- Không nắm chắc các yêu cầu của khách hàng; 
- Thiết lập mối quan hệ giữa các khâu không chặt chẽ; 
- Hệ thống cung ứng chƣa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ, gây mất mát, hƣ 
hỏng,... 
Tất cả những nguyên nhân trên gây ra biến đổi làm ảnh hƣởng đến lƣợng dự trữ 
trong các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 
 Lƣợng hàng tồn kho 
Có nhiều quan điểm khác nhau về lƣợng hàng tồn kho. 
Các nhà quản trị sản xuất luôn muốn quá trình sản xuất của mình luôn suôn sẻ 
không bị ngƣng trệ để sử dụng máy móc thiết bị, lao động có hiệu quả và nâng cao 
doanh thu nên họ luôn muốn có lƣợng hàng tồn kho lớn. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất 
và qui mô đặt hàng lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. 
Các nhà quản trị tài chính muốn sử dụng tiền vốn tập trung cho phát triển kinh 
doanh nên muốn hạ thấp mức đầu tƣ vào hàng tồn kho và yêu cầu bên quản trị sản xuất 
đƣa ra những kế hoạch sản xuất mềm dẻo để doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu sản 
xuất và phân phối với lƣợng hàng tồn kho nhỏ. Theo họ, tồn kho nhƣ một lớp đệm 
giữa nhu cầu của khách hàng và khả năng sản xuất. Khi nhu cầu biến đổi, hệ thống sản 
xuất có thể điều chỉnh khả năng sản xuất của mình phù hợp, hệ thống sản xuất sẽ 
không cần đến lớp đệm lót tồn kho nhiều. Do vậy nguồn vốn đầu tƣ sẽ đƣợc họ hƣớng 
vào một hệ thống sản xuất linh hoạt, điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất 
tốt với nhà cung ứng để có thể đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với qui mô 
nhỏ. 
Thực tế tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ vì thế: 
Ngƣời bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng 
nhu cầu của khách hàng. 
Cán bộ phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lƣợng tồn kho lớn vì 
nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn và quá trình sản xuất đƣợc bảo đảm 
không bị ngƣng trệ do thiếu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị. 
115 
Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho đƣợc giữ ở 
mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác đƣợc. 
Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu đƣợc nhƣng doanh nghiệp cần 
giữ lƣợng tồn kho ở mức vừa đủ, không quá nhiều mà cũng đừng quá ít. 
Khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng hoá 
nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hƣ hỏng, hao hụt, giảm chất lƣợng Điều này sẽ gây khó 
khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trƣờng. 
Ngƣợc lại, lƣợng tồn kho thành phẩm không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng và 
tệ hơn nữa có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng của đối thủ 
cạnh tranh khi nhu cầu của họ không đƣợc đáp ứng. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, 
dụng cụ không tồn trữ thỏa đáng có thể sẽ làm gián đoạn sản xuất. 
Mặc dù cùng mục tiêu giảm thấp các phí tổn liên quan đến tồn kho, song cách nhìn 
nhận về vấn đề có thể theo những chiều hƣớng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều 
kiện nhất định lƣợng tồn kho hợp lý cần đƣợc xét một cách toàn diện vì đối với nhiều 
công ty, hàng tồn kho đƣợc xem là tài sản lƣu động quan trọng. 
 Hệ thống tồn kho 
Hệ thống tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định lƣợng hàng hoá tồn kho sẽ 
đƣợc bổ sung mỗi lần bao nhiêu, vào thời điểm nào để các máy móc thiết bị và nhân 
sự thực hiện công việc một cách có hiệu quả. 
Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn 
đó phụ thuộc vào: 
- Phƣơng pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho; 
- Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lƣợng dự 
trữ trong thời gian đặt hàng; 
- Số lƣợng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt; 
Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua việc 
lựa chọn phƣơng pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của 
hệ thống tồn kho. 
Hệ thống lƣợng đặt hàng cố định thiết lập các đơn hàng với cùng số lƣợng cho một 
loại vật liệu khi vật liệu đó đƣợc đặt hàng. Lƣợng tồn kho giảm cho đến mức giới hạn 
nào đó sẽ đƣợc tiến hành đặt hàng, tại thời điểm đó lƣợng hàng còn lại đƣợc tính bằng 
cách ƣớc lƣợng số lƣợng vật liệu mong đợi đƣợc sử dụng giữa thời gian chúng ta đặt 
hàng đến khi nhận đƣợc lô hàng khác của loại vật liệu này. 
Việc kiểm tra tồn kho đơn giản nhất là ứng dụng kiểu hệ thống hai ngăn. Trong 
kiểu hệ thống hai ngăn, từng loại vật liệu đƣợc giữ trong hai ngăn của nhà kho. Khi sử 
dụng, vật liệu ở ngăn lớn đƣợc xài cho đến hết, thời điểm này đơn hàng mới đƣợc gửi 
đi và ngay lúc vật liệu trong ngăn nhỏ đƣợc sử dụng hết, tức là lƣợng tồn kho đã đủ xài 
116 
cho đến khi nhận đƣợc vật tƣ mới, khi đó cả hai ngăn vật liệu đều đầy và chu kỳ lặp 
lại. 
Quyết định chủ yếu của hệ thống lƣợng đặt hàng cố định là xác định số lƣợng 
hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu? và khi nào thì tiến hành đặt hàng lại? Khi 
các nhà quản trị tác nghiệp phải quyết định số lƣợng của một vật liệu để đặt hàng trong 
hệ thống đặt hàng cố định, không có công thức đơn giản nào áp dụng cho mọi tình 
huống. 
Nhƣ vậy quản lý tồn kho là công việc kiểm soát lƣợng hàng tồn trữ trong kho sao 
cho vừa đủ tại mỗi thời điểm để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động tốt cả trong quá 
trình sản xuất hoặc phân phối. 
Vì vậy, nhiệm vụ chủ yếu của quản trị tồn kho là phải trả lời đƣợc 2 câu hỏi sau: 
- Lƣợng đặt hàng bao nhiêu là tối ƣu? 
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng lại? 
5.1.2 Hệ thống sản xuất đúng lúc kịp thời JIT 
 Khái niệm 
Hệ thống quản lý hàng tồn kho JIT viết tắt của just in time đƣợc dựa trên ý tƣởng 
là thay vì tốn chi phí cho việc dự trữ hàng hóa các nhà sản xuất có thể cung cấp cho 
ngƣời sử dụng "Đúng sản phẩm - với đúng số lƣợng - tại đúng nơi - vào đúng thời 
điểm cần thiết". 
JIT nhằm mục đích giảm đi chi phí không cần thiết giữa các công đoạn. Trong các 
giai đoạn sản xuất nguyên liệu đƣợc đáp ứng đầy đủ và chính xác vào lúc cần thiết, 
không có tình trạng tồn trữ và thiếu hụt nguyên vật liệu. Mỗi công đoạn sản xuất sẽ sản 
xuất ra số lƣợng hàng cần thiết đạt chất lƣợng mà khách hàng mong muốn. Qua đó 
không có hạng mục nào sản xuất ra thành phẩm mà không có đầu ra phải tồn kho và 
không có nhân công, thiết bị nào phải chờ đợi vì không có nguyên vật liệu để sản xuất. 
Nhƣ vậy mô hình đã giảm thiểu đƣợc chi phí tồn kho và chi phí thiệt hại do thiếu 
nguyên vật liệu. 
Nói cách khá JIT là hệ thống điều hành sản xuất trong đó các luồng nguyên nhiên 
vật liệu, hàng hóa và sản phẩm lƣu hành trong quá trình sản xuất và phân phối đƣợc lập 
kế hoạch chi tiết nhất trong từng bƣớc, sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện 
ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào trong quá trình 
sản xuất rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào 
phải đợi để có đầu vào vận hành. 
JIT còn đƣợc áp dụng trong cả suốt quy trình cho đến bán hàng. Số lƣợng hàng 
bán và luồng hàng điều động sẽ gần khớp với số lƣợng hàng sản xuất ra, tránh tồn 
đọng vốn và tồn kho hàng không cần thiết do đó dẫn đến lƣợng hàng tồn gần nhƣ bằng 
không. 
Tuy nhiên doanh nghiệp cần đƣa ra 3 tiêu chuẩn để thực hiện mục tiêu đó: 
117 
- Kiểm soát chất lƣợng. Kiểm soát chất lƣợng giúp hệ thống thích ứng một cách 
nhanh chóng với sự biến động của thị trƣờng và sự đa dạng của hàng hóa. 
- Bảo đảm chất lƣợng. Bảo đảm chất lƣợng đảm bảo mỗi quy trình chỉ tạo ra các 
đơn vị sản phẩm tốt cho các quy trình sản xuất tiếp theo. 
- Tôn trọng con ngƣời. Con ngƣời là nguồn nhân lực phải chịu nhiều sức ép dƣới 
nỗ lực phải giảm thiểu chi phí cho nên cần đƣợc tôn trọng. 
Trong quá trình sản xuất nếu các sản phẩm đáp ứng nhu cầu đúng lúc với số lƣợng 
cần thiết sẽ giảm tồn kho đáng kể và kéo theo việc giảm diện tích kho hàng, kết quả là 
chi phí cho kho bãi có thể đƣợc triệt tiêu. 
 Những lợi ích quan trọng của hệ thống JIT 
Với những đặc trƣng trên, hệ thống JIT có một số lợi ích quan trọng nhƣ sau: 
- Giảm lƣợng tồn kho ở tất cả các khâu: cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất và 
tiêu thụ sản phẩm. 
- Giảm nhu cầu về mặt bằng. 
- Tăng chất lƣợng sản phẩm, giảm phế phẩm và lƣợng sản phẩm làm lại. 
- Giảm thời gian phân phối trong sản xuất. 
- Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất. 
- Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn, do các công 
nhân có nhiều kỹ năng nên họ có thể giúp đở lẫn nhau và thay thế trong trƣờng 
hợp vắng mặt. 
- Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị. 
- Có sự tham gia của công nhân trong việc khắc phục các sự cố của quá trình sản 
xuất, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân. 
- Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. 
- Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. 
JIT là hệ thống sản xuất đƣợc sử dụng chủ yếu trong sản xuất lặp lại, trong đó sản 
phẩm luân chuyển qua hệ thống đƣợc hoàn thành đúng lịch trình và có rất ít tồn kho. 
Các lợi ích của JIT đã lôi cuốn sự chú ý của các nhà sản xuất từ vài thập niên trở lại 
đây, và việc áp dụng hệ thống JIT trong các doanh nghiệp nƣớc ta là biện pháp không 
thể thiếu đƣợc nhằm tăng khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện nay. Tuy 
nhiên việc sử dụng mô hình JIT đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất 
và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt hại cho nhà 
sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất. 
5.1.3 Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm số lƣợng hàng tồn kho 
137 
500
2,2*%20
5,5*000.10*2
*
**2*
11 
gI
DS
Q vales 
Với mức 2 đơn giá 2,0 triệu đồng (mức khấu trừ từ 400 - 699) 
4,524
0,2*%20
5,5*000.10*2
*
**2*
12 
gI
DS
Q vales 
Với mức 3 đơn giá 1,8 triệu đồng (mức khấu trừ trên 700) 
553
8,1*%20
5,5*000.10*2
*
**2*
13 
gI
DS
Q vales 
Bƣớc 2: Điều chỉnh Q* cho phù hợp với giá ở từng mức khấu trừ: 
Q11* = 500 bị loại (do vƣợt mức khấu trừ từ 1-399) 
Q12* = 524 vale (tiếp nhận do trong mức 400-699 hƣởng giá 2,0 triệu đồng); 
Q13* = điều chỉnh từ 553 thành 700 vale để hƣởng giá 1,8 triệu đồng 
Bƣớc 3: Xác định chi phí tồn kho ở từng mức khấu trừ: 
gDgI
Q
S
Q
D
TC **
2
 
76,209.200,2*000.100,2*%20*
2
534
5,5*
524
000.10
2 TC triệu đồng 
57,204.188,1*000.108,1*%20*
2
700
5,5*
700
000.10
3 TC triệu đồng 
Bƣớc 4: So sánh chi phí ở từng mức khấu trừ 
Ta thấy mức chi phí ở mức khấu trừ 3 là nhỏ nhất và bằng 18.204,57 triệu đồng 
nên quyết định đặt mua hàng là 700 vale/đơn hàng. 
 Trƣờng hợp đơn hàng đƣợc giao từ từ theo mô hình POQM 
Bƣớc 1: Tính lƣợng hàng tối ƣu cho từng mức khấu trừ 
vale
dpgI
pSD
Q 612
)40120(*2.2*%20
120*5.5*000.10*2
)(**
***2*
21 



 
vale
dpgI
pSD
Q 624
)40120(*0.2*%20
120*5.5*000.10*2
)(**
***2*
22 



 
138 
vale
dpgI
pSD
Q 677
)40120(*8.1*%20
120*5.5*000.10*2
)(**
***2*
23 



 
Bƣớc 2: Điều chỉnh lƣợng hàng Q* cho phù hợp với từng mức khấu trừ 
Q21* = 612 bị Loại (do vƣợt mức khấu trừ từ 1-399); 
Q22* = 642 vale (tiếp nhận do trong mức 400-699 hƣởng giá 2,0 triệu đồng); 
Q23* = điều chỉnh từ 553 thành 700 vale để hƣởng giá 1,8 triệu đồng 
Bƣớc 3: Xác định tổng chi phí hàng tồn kho ở từng mức khấu trừ 
gDgI
p
dpQ
S
Q
D
TC ***
2
)(


 
86,171.200,2*000.100,2*%20*
120*2
)40120(*642
5,5*
642
000.10
2 

TC triệu đồng 
57,162.188,1*000.108,1*%20*
120*2
)40120(*700
5,5*
700
000.10
3 

TC triệu đồng 
Bƣớc 4: So sánh chi phí ở từng mức khấu trừ 
Ta thấy mức chi phí ở mức khấu trừ 3 là nhỏ nhất và bằng 18.162,57 ngàn đồng 
nên quyết định đặt mua hàng là 700 vale/đơn hàng. 
Nhận xét: Cả hai trƣờng hợp cho chúng ta kết quả nhƣ nhau là nên đặt hàng ờ mức 
700 vale để tổng chi phí tồn kho là nhỏ nhất.