Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Lê Văn Hiếu

ó một cách rất đặc biệt bởi vì họ muốn hầu hết mọi người để 
xem tập tin trong Excel Services chứ không phải trong chương trình Excel. 
Bạn có thể không cần phải tạo một thư viện mới cho Excel Services, vì nó đã có thể 
có sẵn cho bạn nếu trang Excel Services Report Center đã được sử dụng tại công ty 
của bạn. Trang Report Center dĩ nhiên đã sẵn thư viện tài liệu, được là Reports 
Library. 
f. Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services 
Tin nhắn mà bạn nhìn thấy khi bạn mở một tập tin trong Excel Services, nếu một thư 
viện tài liệu đã không được thiết lập như một Trusted File Location. 
Excel Services yêu cầu đòi hỏi những thư viện tài liệu được thiết lập như là một nơi 
đáng tin cậy để xuất các file. Không có bước này, các file lưu đến một thư viện sẽ 
không mở được trong Excel Services. Thay vào đó,bạn sẽ thấy thông báo này: "Bạn 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 46 
không có quyền để mở tập tin này trên Excel Services. Hãy chắc rằng tập tin trong 
một vị trí đáng tin cậy của Excel Services và bạn có thể truy cập vào tập tin." 
Hãy chắc chắn rằng bất kỳ thư viện tài liệu bạn muốn mọi người sử dụng với Excel 
Services đã được thiết lập như một Trusted File Location. 
2. Excel Services I: Phần căn bản (box) 
Excel Services là gì? Làm thế nào để chia sẻ dữ liệu bảng tính với người khác trên 
SharePoint Server 2007 Enterprise 
 a. Lưu Workbook đến trang web SharePoint của bạn 
Dữ liệu trong bảng tính Excel 2007 
Bạn đã từng ở tình huống này chưa? Bạn là người chịu trách nhiệm một báo cáo 
Excel, giống như dữ liệu bán hàng của Công ty Adventure Works trong hình trên. Bạn 
cần phải đưa các dữ liệu trên trang SharePoint của công ty để những người khác trong 
công ty có thể sử dụng nó cho các nhu cầu của họ. Ví dụ, phòng kế toán sẽ sử dụng nó 
như là một cơ sở cho việc tính toán tiền thưởng và phòng thị trường sẽ sử dụng nó để 
tính toán làm thế nào để chi tiêu quảng cáo. 
Vì vậy, bạn muốn mọi người để có thể nhìn và làm việc với dữ liệu này, nhưng bạn 
không muốn họ biên tập các dữ liệu trong bảng Excel gốc bởi vì Workbook là phiên 
bản chính. 
b. Tìm hiểu về Excel Services 
 Điều gì xảy ra nếu một người nào đó muốn sử dụng một tính năng mà Excel không có 
sẵn trong Excel Services? Ví dụ, một người nào đó có thể muốn sử dụng nút 
AutoSum, áp dụng các nút lọc hay sử dụng khả năng in ấn của Excel. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 47 
Lệnh Open Snapshot in Excel trong Excel Services 
Họ có thể làm tất cả bằng cách mở một snapshot trong Excel. Một snapshot là một 
phiên bản giới hạn của dữ liệu workbook trong Excel. Các snapshot không chứa công 
thức, dữ liệu kết nối, định dạng có điều kiện, các cell ẩn, các hàng, cột hoặc 
worksheets, thông tin cá nhân như tên tác giả workbook và các nút lọc. 
Làm việc với một snapshot trong Excel không có gì không có trong bất kỳ cách nào 
thay đổi dữ liệu xuất đến trang SharePoint. Để mở một snapshot từ Excel Services, 
click vào Open và sau đó bấm vào Snapshot in Excel. 
4. Excel Services III: Kiểm soát những gì bạn chia sẻ 
Làm thế nào để chia sẻ dữ liệu cùng lúc, làm thế nào để che dấu dữ liệu và không cho 
người khác nhìn thấy 
a. Giới thiệu về việc phân quyền với Excel Services 
Phân quyền SharePoint rất quan trọng khi sử dụng Excel Services, vì bạn có thể phân 
quyền cho từng nhóm người như xem dữ liệu, chỉnh sửa, Trang SharePoint có bốn 
nhóm bao gồm Owners, Members, Visitors và Viewers như hình trên. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 48 
1. Mọi người trong nhóm Owners có thể làm được rất nhiều. Họ có thể thiết lập các 
cài đặt site-wide, cài đặt thư viện,  Họ cũng có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu trong 
một thư viện. 
2. Mọi người trong nhóm Members có ít quyền hơn. Họ không có quyền cài đặt, 
nhưng họ có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu trong một thư viện. 
3. Mọi người trong nhóm Visitors có thể quyền ít hơn. Họ chỉ có thể mở tập tin từ thư 
viện và copy file read-only. Nhưng họ không thể chỉnh sửa tập tin đó và lưu các thay 
đổi. 
4. Mọi người trong nhóm Viewers ccó thể làm tương tự như nhóm Visitors: họ có thể 
mở các file read only. 
b. Tác động của việc phân quyền 
Trình SharePoint cho các tập tin sẽ thấy các quyền khác nhau tùy thuộc vào từng 
nhóm. Chú ý lệnh View Web Browser có sẵn cho tất cả các nhóm. Nhưng cũng chú ý 
rằng nhóm Visitors và nhóm Viewers không có lệnh Edit in Microsoft Office Excel. 
Đây là cách trang SharePoint ngăn ngừa người không có thẩm quyền chỉnh sửa tập tin. 
Nếu bạn không có sự cho phép để chỉnh sửa thì dĩ nhiên lệnh sẽ không có sẵn. 
c. Làm thế nào để thêm người cho nhóm Viewers 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 49 
1. Trên trang SharePoint, click chuột vào People and Groups. 
2. Click vào Viewers. 
3. Sau đó, click vào nút New để thêm người vào nhóm Viewers 
d. Giữ dữ liệu riêng tư trong Excel Services 
Bạn thấy worksheet By Person trong chương trình Excel. Nhưng Worksheet By 
Person không được hiển thị trong Excel Services. 
1. Người dùng muốn hiển thị worksheet By Person trong chương trình Excel, bởi vì 
thỉnh thoảng họ cần làm việc với nó trong Excel. 
2. Người dùng muốn ẩn muốn ẩn worksheet By Person trong Excel Services, bởi vì 
họ không nghĩ rằng tất cả mọi người có thể dùng nó. 
5. Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin 
Làm thế nào để cho phép người khác tính toán trong Excel Services 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 50 
a. Bước 1: Kiểm tra tên cell 
1. Nếu ô B4 có tên, click vào trong cell B4. 
2. Sau đó, nhìn trong Name Box trên thanh Formula Bar. Nếu trên đó xuất hiện ký 
hiệu là B4, thì có nghĩa là ô B4 chưa có tên. 
Trên SharePoint, bạn muốn mọi người nhập giá trị cho các ô B4 (giá cả) và cho ô B5 
(số lượng bán). Để làm được điều này, Excel Services đòi hỏi những ô này phải được 
đặt tên. Thay vì gõ trực tiếp trong các cell này, người khác sẽ nhập giá trị trong ô đặc 
biệt bên cạnh worksheet. Đặt tên cho các ô B4 và B5 sẽ giúp cho người khác biết phải 
làm gì và nhập dữ liệu ở ô nào. 
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng những cell chưa được đặt tên. Trong Excel, click chuột 
vào cô B4 và sau đó click ô B5 và tìm kiếm các tên trong Name Box trên thanh 
Formula Bar. 
b. Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services 
1. Để đặt tên ô B4, click vào đó. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 51 
2. Sau đó nhập tên trong Name Box trên thanh Formula Bar và bấm ENTER. 
c. Bước 3: Cho phép dữ liệu được truy cập trong Excel Services 
Trong Excel chỉ con trỏ vào nút Microsoft Office , chọn Pubish và sau đó chọn 
Excel Services Options. Chỉ con trỏ vào tab Parameters, chọn Add, chọn 
Enter_number_of_Units và chọn Enter_price_here và sau đó nhấn OK hai lần. Chỉ 
con trỏ chọn Save và nhập địa chỉ thư viện tài liệu SharePoint và nhấn Save một lần 
nữa. 
d. Bước 4: Nhập những giá trị trong Excel Services 
Trong thư viện tài liệu SharePoint, nhấp chuột phải vào tài liệu, chọn View Web 
browser, Một Workbook mở ra trong Excel Services. Trong phần Parameters, nhập 
vào một giá trị trong hộp Enter_number_of_Units và cũng nhập một giá trị trong 
hộp Enter_price_here. Chọn Apply, sau đó sẽ thấy giá trị mới sẽ xuất hiện trong 
workbook. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 52 
PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN 
1. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 
Cách sử dụng hệ thống Ribbon như thế nào để tạo văn bản nhanh hơn trong hệ thống 
Office 2007 
a. Ribbon 
Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, 
Developer, Add-Ins. Những thứ bạn cần bây giờ rất trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ 
dàng hơn. Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời. Với Excel 
2007, các lệnh được tập hợp lại theo nhóm chức năng, khi cần là có ngay. 
Ribbon - trung tâm kiểm soát mới của bạn 
Sau đây là chức năng của các Ribbon: 
Home: Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như 
(cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc 
cột,). 
Insert: Có các công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,  vào bảng 
tính. 
Page Layout: Nơi có các lệnh sử dụng trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. 
Formulas: Đây là nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng 
(range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính toán của Excel. 
Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,  
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 53 
Review: Ribbon dành cho các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm chú thích, ... 
View: Đúng như tên của nó, là nơi thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính (phóng to, 
thu nhỏ, chia màn hình, ). 
Add-Ins: Ngăn này có các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,  Khi Excel mở một 
tập tin có sử dụng chúng. 
Ngoài ra còn một Ribbon có tên là Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này, 
vì nó dành cho các lập trình viên. Bạn có thể vào: Office - Excel Options - Popular 
rồi chọn Show Developer tab in the Ribbon để mở Developer. 
Ba tab chứa nhóm lệnh trên một Ribbon 
Trong suốt quá trình làm việc với bảng tính, bạn có thể sử dụng shortcut menu, nó cho 
phép bạn thực hiện các lệnh nhanh chóng hơn. 
Trong bảng tính, chỉ cần trỏ chuột vào đó và nhấp phải, bạn sẽ có ngay một thanh 
menu chứa các lệnh thông dụng để bạn lựa chọn và sử dụng. 
b. Nhiều tùy chọn cần thiết khác 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 54 
Bấm vào hình mũi tên ở dưới cùng của một nhóm để có thêm các lệnh khác 
Nút hình mũi tên (gọi là Dialog Box Launcher) ở góc phía dưới bên phải của một 
nhóm là nơi cung cấp thêm cho bạn những lựa chọn sẵn có của nhóm, nhưng mặc định 
thì Excel 2007 không hiển thị trên Ribbon. Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, 
ngay lúc đó sẽ có một hộp thoại hoặc bảng chứa tác vụ xuất hiện. Ví dụ, trong nhóm 
Font đã có tất cả các lệnh được sử dụng nhiều nhất để thực hiện các thay đổi: thay đổi 
font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới). 
Nhưng nếu muốn có nhiều lựa chọn hơn nữa, chẳng hạn như superscript, chỉ cần bấm 
vào nút hình mũi tên ở góc dưới bên phải của Font, bạn sẽ nhận được hộp thoại cung 
cấp các các superscript có các tùy chọn khác liên quan đến phông chữ. 
c. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn 
Nút lệnh Office: là nơi chứa các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất như lệnh như 
tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn và danh mục lưu tạm các 
tập tin vừa mở trước đó. Nút lệnh Office thay cho menu File của phiên bản cũ. Thanh 
các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh quan trọngvà cơ bản nhất. Người dùng có thể 
tùy biến thanh công cụ này bằng cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục các 
lệnh và bấm chọn thêm các lệnh cần hiển thị trên thanh lệnh. 
d. Chuẩn XML 
Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên 
chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là 
XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích 
hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài 
liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. 
e. Hệ thống phím tắt trong Office 2007 
Ngoài cách sử dụng chuột để cuốn các thanh cuốn ngang, dọc, các phím mũi tên, 
trong Excel 2007, người dùng có thể dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển 
đến trong bảng tính một cách nhanh chóng hơn. 
Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh trong Excel 2007 
Nhấn phím Di chuyển 
→ hoặc Tab Sang ô bên phải 
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái 
↑ Lên dòng 
↓ Xuống dòng 
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành 
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 55 
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet 
Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình 
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình 
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình 
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình 
F5 Mở hộp thoại Go To 
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống 
End + ← hoặc Ctrl + 
 ← 
Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống 
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống 
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô 
trống 
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành 
Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành 
Đối với các Ribbon, bạn cũng có thể thao tác với phím nóng: 
Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt thanh Ribbon. 
Nhấn nhanh phím ALT một lần để truy cập các nhóm lệnh trên thanh như Home, 
Insert,  Bạn cũng có thể dùng các phím ← → ↑ ↓ để di chuyển trong thanh Ribbon, 
sau đó nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần. 
Nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc trên bảng 
tính. 
Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh một Workbook. 
2. An toàn thông tin 
Có thể bạn không nhận ra nhưng máy tính của bạn đang bị đặt trong tầm ngắm. Không 
phải chỉ bạn mà tất cả máy tính khác cũng vậy. Có những người đang cố thâm nhập 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 56 
vào các máy tính nhằm tư lợi hoặc một mục đích nào đó. Bạn cần phải nhận thức được 
các đe dọa để bảo vệ máy tính của mình tốt hơn. 
a. Các đe dọa an ninh 
Có thể một số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, 
lừa đảo qua mạng. Để bảo vệ máy tính của bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các mối đe dọa 
trên là gì. 
Hầu hết các đe dọa an ninh được biết đến như một phần mềm hoặc một đoạn mã độc 
hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính của 
bạn mà bạn không hay biết gì. Đa số các phần mềm độ được thiết kế để tự nhân bản 
và lây nhiễm sang các file hoặc các máy tính khác. Một trong các cách lây nhiễm là 
gửi một e-mail có chứa mã độc dưới tên bạn tới các địa chỉ liên lạc trong máy tính của 
bạn. 
Những gì mã độc thực hiện trên máy của bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính phá 
hoại ra sao. Có thể nó chỉ tạo ra các thông điệp gây phiền toái hoặc thực sự gây tổn hại 
bằng cách xóa các dữ liệu và chương trình của bạn. 
Đây là một số định nghĩa về các phần mêm độc, dựa vào đó bạn sẽ biết mình đang 
phái đối mặt với cái gì: 
Virus Phần mềm hoặc đoạn mã có khả năng tự nhân bản. Một virus lây lan bằng cách 
đính kem nó vào một file hoặc chương trình khác. 
Worm Phần mềm nhân bản bằng cách tự gửi bản sao của nó qua mạng. 
Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để 
mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. 
Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để 
mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 57 
Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân của bạn, hoặc chúng cũng có thể thay 
đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn. Thường máy tính bị nhiễm 
Spyware khi truy cập các trang web không đáng tin cậy. 
Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua email. 
Một số kịch bản lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính của bạn. Tin tốt là Outlook 
2007 đã được tích hợp hệ thống chống Phishing. 
b. Nguồn lây nhiễm 
Các mã độc lây nhiễm vào máy tính của bạn bằng cách ẩn mình trong một thứ gì đó 
có vẻ vô hại. Chảng hạn như một file đính kèm trong email, một phần mềm tải từ 
Internet, một website mà bạn ghé qua, một file chia sẻ hoặc mạng máy tính, một đĩa 
mềm và thậm chí là một tài liệu Office. Cơ bản thì mọi thứ đến từ một máy tính khác 
đều tiềm ẩn rủi ro. 
Lưu ý Đôi khi các mã độc không ẩn mình và tấn công một cách công khai. 
Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn cũng nên cẩn thận 
khi ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải trang 
web giả mạo không trước khi điền thông tin. Ví dụ bạn phải chắc rằng mình đang ở 
trang web chính thức của ngân hàng bạn mở tài khoản chứ không phải ở một trang có 
giao diện giống nó. 
Một lưu ý khác là khi bạn lướt qua một trang web thực tế bạn đang tải về các file từ 
Server. Hãy chắc rằng trang web đó đáng tin cậy. 
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro 
Cách cơ bản nhất để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren máy tính 
của bạn luôn cập nhật. Microsoft thường xuyên phát hành các bản cập nhật - cái mà 
giới truyền thông hay gọi là bản vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa mới xuất 
hiện. Các bản cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 58 
Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật cả Windows và office bằng cách 
ghé qua trang cập nhật của Microsoft. 
Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải về các bản cập nhật khi 
chúng được phát hành. Một khi đã thiết lập xong, chương trình sẽ luôn được tự động 
cập nhật. 
d. Phần mềm chống Virus 
Cách phòng vệ quan trọng nhất là sử dụng các chương trình chống Virus. Hãy cài đặt 
và cập nhật thường xuyên. 
Nếu máy tính của bạn nằm trong hệ thống mạng có thể người quản trị mạng sẽ thực 
hiện thay bạn điều đó. 
Các phần mềm chống Virus được thiết kế để phát hiện các Virus đã được nhận dạng. 
Vì virus mới không ngừng được phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình thường 
xuyên. Khi một virus mới xuất hiện trên thế giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus 
thường tung ra bản cập nhật trong vòng vài giờ sau khi nhận diện virus. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 59 
e. Một số thiết lập an ninh khác 
Có thể tổng kết các ước bạn cần thự hiện để tăng cường an ninh hệ thống như sau: 
Cài chương trình diệt virus và spyware. 
Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt như "&" "%" "$"...). 
Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin 
Thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng 
f. An toàn cho email 
Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus nhất là email và các file đính kèm. Đôi khi 
chỉ cần mở một email cũng có thể kích hoạt virus. 
Ngay cả khi đã cài đặt chương trình chống virus, một virus mới có thể xuất và nhà sản 
xuất chưa kịp cập nhật thông tin về nó. Vì vậy, hãy thận trọng với các file đính kèm 
đặc biệt là khi người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên một người quen như nội 
dung không phù hợp) , hoặc nếu tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất thường. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 60 
Lưu ý Outlook 2007 có các tính năng ẩn phòng chống virus trong file đính kèm. Ví dụ 
các loại file thường được dùng để phát tán virus sẽ tự động bị chặn . 
Ngoài ra nếu bạn vẫn lo lắng về là thông tin bạn nhận được có thể chứa virus thì vẫn 
có một số cách hiệu quả ngoài việc dùng phần mềm. Chẳng hạn bạn có thể gọi điện 
cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay email 
được gửi từ một kẻ mạo danh nào đó. 
Lưu ý Đừng bao giờ mở các email và file đính kèm đáng nghi trước khi bạn có thể 
xác minh thông tin người gửi.