Tài liệu học tập học phần Nghiệp vụ thư ký

ang thì sẽ không có tốt cho công việc 
chung. Người thư ký hãy giúp đỡ đồng nghiệp làm những công việc trong khả năng cho 
phép, biết cách từ chối nếu mình không thể thực hiện được hoặc vì những lý do về 
nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm. 
Đoàn kết tương trợ đồng nghiệp còn thể hiện cách sống hòa hợp, không được có 
biểu hiện nào đố kỵ. Đố kỵ sẽ khiến cho mình luôn có suy nghĩ không tốt về đồng 
nghiệp, tạo cho mình khoảng cách và khó hòa đồng với mọi người. 
- Trung thực: Tính trung thực khiến người thư ký thể hiện trong công việc, trong 
cách ứng xử hàng ngày và trách nhiệm đối với công việc. Có rất nhiều mối quan hệ đồng 
nghiệp vẫn tốt đẹp cho tới khi công việc sai sót, gặp sự cố không lường trước được. Lúc 
này ai cũng sợ phải nhận trách nhiệm về mình, phần lớn tất cả mọi người đều e ngại, né 
tránh trách nhiệm, tìm cách quy tội cho người khác. Người thư ký hãy biết nhận trách 
nhiệm khi đó là sai sót của mình, hãy nghĩ rằng đó là một thử thách và chỉ khi vượt qua 
được thử thách mới cảm thấy cuộc sống có ý nghĩa. 
 5.2. Lễ tân, nghi thức trong giao tiếp hành chính 
5.2.1. Treo cờ (Quốc kỳ, cờ Đảng, cờ nước ngoài) 
Việc treo cờ tại trụ sở của cơ quan/doanh nghiệp được thực hiện vào các dịp lễ, tết 
hay những sự kiện chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước, của địa phương hoặc các sự 
kiện của cơ quan/doanh nghiệp như lễ khánh thành, khai trương, đón khách quan 
trọng Việc treo cờ được quy định trong văn bản hướng dẫn của Cục Lễ tân nhà nước 
(thuộc Bộ Ngoại giao) tập trung vào một số vấn đề như sau: 
- Treo Quốc kỳ, cờ đảng trong dịp: tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón 
nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính 
phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, các sự kiện khác theo quy định của pháp luật. 
Quốc kỳ được treo trong hội trường và ngoài trời. 
Treo ngoài trời Treo trong hội trường, sân khấu 
55 
- Cột cờ bố trí ở vị trí trung tâm trước trụ 
sở. Nếu có nhiều cột cờ thì phải giống 
nhau về chiều cao, kiểu dáng, trang trí. 
Mỗi cột chỉ treo một cờ. 
- Quốc kỳ (hoặc cả Quốc kỳ và cờ Đảng) 
treo trên phông hậu hoặc trên cột cờ về 
phía bên trái của sân khấu; Quốc kỳ ở 
bên phải, cờ Đảng ở bên trái (nhìn từ 
ngoài vào). 
Quốc kỳ (hoặc cả Quốc kỳ và cờ Đảng) 
treo trên phông hậu hoặc trên cột cờ về 
phía bên trái của sân khấu; Quốc kỳ ở bên 
phải, cờ Đảng ở bên trái (nhìn từ phía hội 
trường lên). 
-Treo cờ nước ngoài khi đón khách nước ngoài: Quốc kỳ nước chủ nhà bên phải, 
cờ nước khách bên trái. Các cột cờ có chiều cao bằng nhau, kích thước cờ phải bằng 
nhau. Trường hợp treo cờ nhiều nước mà tổng số lá cờ là số lẻ thì cờ Việt Nam chính 
giữa, tiếp đó là bên trái, rồi bên phải (nhìn từ ngoài vào). Nếu tổng số lá cờ là chẵn thì 
cờ VN ở trung tâm và xếp theo nguyên tắc trên. (không được treo cờ Đài Loan tại Việt 
Nam dưới bất cứ hình thức nào). 
K 
 C A B D  
- Nếu hàng cột cờ dựng ở một phía không chính diện tòa nhà, đường vào hoặc một 
bên của lễ đài thì cờ Việt Nam được treo ở vị trí đầu tiên, tiếp theo là cờ các nước khác. 
A B C D  
 đường vào 
- Tại lễ ký kết, vị trí cờ được treo hoặc được đặt theo vị trí chỗ ngồi của thành viên 
tham gia ký kết. 
Chỗ ngồi Mỹ 
Chỗ ngồi VN 
- Trường hợp đàm phán: ngồi theo đoàn, vị trí cờ được đặt tại vị trí ngồi của trưởng 
đoàn. Nếu là công ty đàm phán, hội đàm, thỏa thuận thì không được dùng quốc kỳ, 
mà chỉ được dùng cờ/biểu trưng của công ty (nếu có). 
VN VN VN VN VN 
 Mỹ Mỹ MỸ Mỹ Mỹ 
56 
Treo cờ riêng của công ty: Đối với các công ty nước ngoài, không được treo cờ 
nước ngoài thường xuyên. Chỉ treo nước ngoài khi đón các đoàn khách chính thức nước 
ngoài, trong những ngày tổ chức hội nghị, triển lãm hoặc trong những ngày lễ, tết (của 
nước góp vốn đầu tư và của Việt Nam). Khi treo cờ nước ngoài phải treo cùng cờ Việt 
Nam. Trường hợp công ty treo cờ riêng của công ty phải treo Quốc kỳ Việt Nam ở vị trí 
trung tâm, cờ của công ty treo thấp hơn Quốc kỳ Việt Nam. 
DN DN DN DN 
- Treo cờ rủ: cờ rủ được treo khi nhà nước tổ chức Lễ Quốc 
tang theo quy định của pháp luật. Trong thời gian này các cơ quan, 
công sở trong phạm vi cả nước và các cơ quan đại diện của Việt 
Nam ở nước ngoài phải treo cờ rủ. 
 Cách treo cờ rủ: Cờ có dải băng tang màu đen. Dải băng có 
kích thước bằng 1/10 chiều rộng lá cờ, chiều dài bằng chiều dài 
của lá cờ. Chỉ treo cờ đến 2/3 chiều cao của cột cờ, dùng băng vải 
đen buộc không để cờ bay. 
5.2.2. Tiếp đón khách 
Đón tiếp khách cần tuân thủ nguyên tắc: hữu nghị, trọng thị, chu đáo, an toàn. Phải 
có kế hoạch chu đáo khi đón tiếp như phân công đón tiếp, nhà khách, ăn uống, lịch trình 
làm việc, đưa đón, tham quan 
- Người đón khách tại (sân bay, sân ga) thông thường có chức vụ thấp hơn một 
hoặc hai cấp so với trưởng đoàn phía khách. 
- Người đón tiếp tại trụ sở làm việc: là người ngang cấp với trưởng đoàn khách. 
Sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong và mời khách vào phòng khách, chủ động thăm 
hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm làm việc, giới thiệu những người có mặt, thông 
báo sơ bộ chương trình. 
- Trường hợp tiếp khách nước ngoài có thể bố trí hàng rào danh dự; trang phục áo 
dài; cầm cờ, hoa chào mừng. 
5.2.3. Bắt tay, giới thiệu 
Bắt tay là thông lệ khi gặp gỡ (tuy nhiên có một số quốc gia không bắt tay khi gặp 
gỡ). Bắt tay cần nhìn thẳng vào đối tượng; mỉm cười thân thiện, vui vẻ; siết nhẹ thể hiện 
sự chân thành, nồng ấm (chỉ nên lắc tay khi đã thân quen). Tránh bắt tay mà nhìn chỗ 
khác, bắt tay hờ hững, chiếu lệ, lạnh lùng hoặc siết quá chặt, giữ quá lâu, lắc quá mạnh; 
bắt tay khi người đứng, người ngồi; tay bắt tay bỏ túi quần; đen kính đen 
Nguyên tắc khi bắt tay: 
57 
- Chủ đưa tay bắt tay khách. 
- Cấp trên đưa tay cho cấp dưới. 
- Người cao tuổi đưa tay cho người ít tuổi hơn. 
- Phụ nữ đưa tay cho nam giới bắt. (Phụ nữ khi bắt tay nam giới không nên đưa 
tay cao qua. Với người phương tây, nếu người phụ nữa đưa tay hơi cao và lòng 
bàn tay úp xuống, có nghĩa là muốn được hôn tay). 
- Khi 2 cặp nam nữ gặp nhau, hai người phụ nữ bắt tay nhau trước, sau đó 2 
người phụ nữ bắt tay hai người đàn ông, rồi cuối cùng mới là hai người đàn 
ông bắt tay nhau. 
- Khi gặp 1 người quen trong bàn tiệc, không nên vươn tay qua bàn để bắt tay 
mà chỉ cần gật đầu chào là đủ. Nếu thực sự muốn bắt tay thì nên đi vòng qua 
bàn đến bên người đó để làm việc này. 
- Phải bỏ găng tay khi bắt tay (đối với phụ nữ thì điều này không bắt buộc). 
 Giới thiệu ngắn gọn nhằm tạo điều kiện để mọi người làm quen với nhau. Thông 
lệ là nêu lần lượt tên và chức danh mọi người. Giới thiệu khách chính với chủ chính 
trước và ngược lại; sau đó tới từng thành viên trong đoàn khách. Ví dụ: “Thưa Giám 
đốc, xin giới thiệu với ngài ông Robert Morrissette, giám đốc”, “Xin giới thiệu ông B, 
phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh” 
5.2.4. Sắp xếp vị trí: 
Việc sắp xếp vị trí trong lễ tân có ý nghĩa quan trọng, không chỉ là chỗ ngồi mà 
còn thể hiện sự tôn trọng, khẳng định vị trí, văn hóa và quy ước quốc tế. Cục Lễ tân (Bộ 
Ngoại giao) đã có hướng dẫn chi tiết về việc này. 
Các nguyên tắc cơ bản khi sắp xếp vị trí trong các buổi lễ, hội nghị..: 
- Bên phải trước, bên trái sau; gần trước, xa sau:. Chủ nhân ở vị trí quan trọng 
nhất, khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng số 2 
được xếp ở bên trái chủ nhân, và cứ thế xen kẽ tiếp theo. 
- Theo chữ cái ABC: được áp dụng khi có nhiều đoàn nước ngoài tham gia nhằm 
đảm bảo bình đẳng giữa các nước. Thứ tự sắp xếp vị trí các nước theo thứ tự chữ cái 
ABC tên của nước đó dịch ra ngôn ngữ của nước chủ nhà hoặc một ngôn ngữ quốc tế 
hoặc một ngôn ngữ khác theo thoả thuận giữa các bên, từ A -Z. 
- Theo cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, vị trí công tác, danh dự của khách. Việc sắp 
xếp ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào tổ chức mà 
họ đại diện, vào cấp bậc và quy chế đại diện, vào cương vị được bầu hay bổ nhiệm, vào 
tuổi tác, thâm niên và danh tiếng của người đó. Người có cấp bậc cao hơn được xếp ở vị 
trí ưu tiên; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm niên công tác cao hơn được xếp 
ưu tiên; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên thì ai nhiều tuổi hơn được xếp vị trí 
ưu tiên; nếu cả ba tiêu chí giống nhau có thể căn cứ vào một số tiêu chí khác như danh 
tiếng, mức độ quan hệ... Các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo 
thống nhất từ đầu đến cuối. 
58 
- Lịch sự với phụ nữ: phụ nữ cùng hàm cấp được xếp vị trí ưu tiên, phụ nữ không 
ngồi đầu bàn, không ngồi giữa hai chân bàn. Phu nhân của khách được xếp trước khách, 
(nhưng phu quân của khách lại xếp sau người có vị trí quan trọng thứ 2 trong đoàn). 
- Tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được vị trí ưu tiên hơn so với 
khách địa phương (trong nước) nếu cùng cấp. 
- Xen kẽ: chỉ nên áp dụng trong các buổi tiệc, lễ hội Xen kẽ khách trong nước 
và nước ngoài, giữa nam với nữ; các cặp vợ chồng không ngồi gần nhau trong một bữa 
tiệc (trừ trường hợp cần phải đồng chủ trì một bàn tiệc). 
- Đối với hội đàm, đàm phán: xếp ngồi theo kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu 
dục, mỗi đoàn ngồi một bên. Người Trưởng đoàn của mỗi bên ngồi giữa, bên phải 
trưởng đoàn là người quan trọng thứ 2, bên trái trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch 
không được xếp số), bên phải số 2 là người giữ vị trí thứ 4, bên trái phiên dịch là người 
giữ vị trí thứ 3 và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết. (Một số 
nước xếp phiên dịch ngồi bên phải Trưởng đoàn; như vậy, trật tự phải trái được đảo lại). 
Trên bàn phải đặt bảng tên từng thành viên trong đoàn. 
C4 C2 C PD C3 
 K3 PD K K2 K4 
Sắp xếp vị trí trong phòng tiếp khách chính thức 
 PD PD 
 K C 
K1 
Cửa 
C1 
K2 C2 
K3 C3 
K4 C4 
K5 C5 
Thông thường hay bố trí ghế ngồi theo hình chữ 
U, theo đó, chủ chính và khách chính ngồi ở 
đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn 
ngồi ở hai cạnh chữ U, khách bên trái, chủ bên 
phải (theo hướng nhìn từ ngoài vào). 
K5 
Cửa 
C5 
K2 C3 
PD C1 
K C 
K1 PD 
K3 C2 
K5 C4 
Ngoài ra, có thể bố trí hai dãy ghế dài (kiểu hội 
đàm), chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính 
giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế tiếp 
từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo 
ngôi thứ từ cao xuống thấp. 
59 
Sắp xếp vị trí trong bữa tiệc: 
Thông thường sắp xếp vị trí theo quy tắc xen kẽ giữa chủ và khách, nam và nữ 
nhưng phải tương xứng về vị trí, chức vụ, uy tín, tuổi tác Một số sơ đồ tham khảo: 
Bàn chữ nhật: 
K5 C3 K1 C K2 C4 K6 
C6 K4 C2 K C1 K3 C5 
Bàn chữ nhật: 
K5 C2 Bà 
khách 
Ông 
chủ 
K1 C4 K6 
C6 K4 C1 Bà 
chủ 
Ông 
khách 
K2 C5 
Bàn tròn: 
Có khách danh dự 
K5 K3 C1 Khách 
Danh 
dự 
K2 C3 K6 
K3 C2 K C K1 C5 
Sắp xếp vị trí, thứ tự đi ra hội trường, lên lễ đài: khi các quan chức xuất hiện 
trên lễ đài tuỳ thuộc vào cách bố trí các thứ tự ưu tiên trên đoàn Chủ tịch. Theo tập quán 
chung có những cách bố trí như sau: 
- Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vị trí 
cao nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần. 
- Khi vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì ngôi thứ theo thứ tự từ cuối hàng đi lên đầu hàng 
và người có vị trí thấp đi trước. 
- Trường hợp nhân vật vị trí cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trước 
nhân vật đó. Vị trí thứ 3 đi sau. Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đây người ta 
thường bố trí nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là người ngồi kế tiếp 
K 
C1 
C3 
K2 
C 
K1 
K3 
C2 
K1 
C2 
K3 
C3 
K2 
C1 
K 
C 
60 
cho đến người ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo là người ngồi kế tiếp 
của nửa hàng bên phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại. 
- Trường hợp đi theo hàng ngang thì tuỳ trường hợp mà bố trí người có vị trí cao 
nhất đi ở phía cuối bên phải hoặc cuối bên trái hoặc ở giữa. 
- Nếu số người là số chẵn thì lấy vị trí số 1 ở nửa hàng bên phải làm vị trí ưu tiên, 
giống như treo cờ. Đây cũng là cách vận dụng để phù hợp với nguyên tắc ưu tiên bên 
phải. 
Vị trí đi thang máy/cầu thang/dẫn vào phòng họp: 
- Đi thang máy: cấp dưới bấm mở/đóng cửa cho cấp trên/khách, đứng ở vị trí bảng 
điều khiển. Cấp trên/khách vào trước, ra trước. 
- Đi cầu thang/dẫn khách vào phòng họp: cấp trên/khách đi trước, cấp dưới/chủ đi 
sau. 
Vị trí ngồi xe: 
Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô trong lễ tân nghi thức được thực hiện theo 
nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìn của người ngồi trong xe): 
- Khách chính hoặc người có chức vụ cao nhất, ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên 
phải ghế sau xe (chếch với lái xe). Nếu đón khách nước ngoài có treo cờ thì cờ của nước 
khách treo bên phải, cờ nước chủ nhà treo bên trái. 
- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe. Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế sau lái xe 
thì chỗ giữa đựơc coi là chỗ thứ 3 về tầm quan trọng. 
- Bảo vệ, phiên dịch hay cán bộ tháp tùng ngồi đằng trước cạnh lái xe. Nếu cần 
phiên dịch thì bảo vệ nhường, đi xe trước. Nếu xe ôtô có ghế phụ (ghế gấp sau vị trí lái), 
thì xếp người thứ 3 ngồi ghế phụ. Không nên xếp 3 người cùng ngồi ghế sau (xem hình) 
Chủ Lái xe 
3 
 Khách bảo vệ/phiên dịch 
Chủ 3 Lái xe 
 Khách bảo vệ/phiên dịch 
- Nếu trong đoàn có cả vợ lẫn chồng, chủ và khách sẽ lên xe đầu, xe tiếp theo sẽ là 
xe của vợ (hoặc chồng).Trường hợp theo yêu cầu của khách cả vợ và chồng cùng ngồi 
một xe thì vị trí vợ chồng khách sẽ là vị trí thứ nhất và thứ ba. 
Lưu ý: 
- Lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi vào trước cửa hội 
trường, cửa khách sạn... để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và là 
người bắt tay chủ nhà trước tiên. 
- Người tháp tùng không bao giờ xuống xe trước khách, trừ người phiên dịch hoặc 
lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách. 
61 
- Đối với khách quý, thường bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng cửa 
xe cho khách. 
- Khách chính có phu nhân đi cùng, có thể xếp phu nhân ngồi bên phải và khi xe 
đỗ, phu nhân xuống trước chồng và bắt tay chủ nhà trước tiên. 
5.2.5. Bố trí hội trường/phòng họp: 
- Hội trường: Quốc kỳ và cờ Đảng đặt trên nền màu đỏ phía dưới là tượng bán thân 
Bác đặt trên đài sen, chếch về bên trái hội trường. Các trang trí, chữ tiêu đề phải thấp 
hơn Quốc kỳ và cờ Đảng (nhìn từ dưới lên) 
- Bàn đoàn chủ tịch: bố trí ở giữa sân khấu. Tùy theo số lượng thành viên Đoàn 
Chủ tịch, Ban Tổ chức quyết định số hàng (cao dần về phía sau) nhưng hàng sau cùng 
người ngồi không được che khuất tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh và tiêu đề buổi lễ. Đoàn 
Chủ tịch được bố trí ngồi theo chức vụ quan trọng từ giữa ra hai bên, từ phía trước ra 
phía sau. 
- Bục phát biểu có thể bố trí trên sân khấu (phía bên phải sân khấu) hoặc phía dưới 
trước sân khấu tùy theo mục đích và không gian của hội trường. Không đặt bục diễn giả 
che lấp tiêu đề trên phông nền; không đặt hoa che mặt người nói; micrô trên bục diễn giả 
được đặt ngay ngắn, thuận tiện cho người nói. 
- Hoa trang trí: đặt ở phía dưới, trước bục đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh. Đối 
với những cuộc mít tinh, lễ kỷ niệm có thể đặt lẵng hoa phía trước bục phát biểu dọc 
theo phông hậu. Nếu có lẵng hoa của các đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng, Nhà 
HỘI NGHỊ TỔNG KẾT 
NĂM 2013 
Hà Nội, ngày 10/01/2014 
62 
nước, địa phương tặng thì đặt ở vị trí trang trọng. Không đặt quá nhiều lẵng hoa trên sân 
khấu (khoảng 05 lẵng hoa). 
- Khẩu hiệu của buổi lễ: được treo ở vị trí nổi bật, phù hợp với không gian hội 
trường. Nội dung khẩu hiệu do Ban Tổ chức quyết định. 
- Bên ngoài hội trường: treo Quốc kỳ ở vị trí trang trọng. Cờ trang trí, khẩu hiệu 
phải phù hợp với buổi lễ. 
- Khách mời: thường bố trí hàng ghế đầu tiên, sắp xếp theo chức vụ quan trọng từ 
giữa ra hai bên, từ trên xuống dưới. 
5.2.6. Tặng hoa 
Trong lễ tân, nghi thức văn phòng thì có nhiều trường hợp cần tặng hoa nhằm 
mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự trân trọng, lòng biết ơn, sự hợp tác Khi 
tặng hoa cần chú ý tới: 
- Chọn hoa: chọn hoa tươi, gồm nhiều loại hoa, nhiều màu nhưng không lòe loẹt, 
ít có mùi hương, ít có phấn hoa. Màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao gói trang trọng, 
lịch sự. 
- Cần tránh: Cần tìm hiểu trước để tránh màu sắc hoa không phù hợp với văn hóa, 
phong tục, tập quán, tôn giáo, tín ngưỡng của người được tặng; hoa quá nặng mùi, hoa 
quá lạ 
- Tặng hoa: Có thể tặng bó hoa to (nếu khách không mang hành lý, không di 
chuyển xa) hoặc tràng hoa (nếu khách có mang hành lý hoặc di chuyển xa). Nếu có phu 
nhân/phu quân của trưởng đoàn cùng đi, nên tặng hoa cho cả hai người. 
- Người tặng: Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới ăn 
mặc lịch sự (áo dài hoặc vest), hoặc thiếu nhi. Tặng trong hội nghị, lễ hội thường là 
người lãnh đạo cấp cao. 
5.2.7. Tặng phẩm: 
Việc tặng quà trong các dịp lễ, mừng công, trao thưởng, tổng kết hay các cuộc gặp 
gỡ, học hỏi kinh nghiệm, tham quan, đàm phán cũng thường được áp dụng. Món quà 
được coi là tấm lòng chân thành, sự cảm ơn, thể hiện sự trân trọng của người tặng và 
người được tặng. Để việc sử dụng quà tặng trong lễ tân, nghi thức cần chú ý tới một số 
vấn đề sau: 
- Về tặng phẩm: Tặng phẩm cần được lựa chọn phù hợp, mang ý nghĩa nhất định. 
Quà tặng cho người nước ngoài cần chọn món quà mang bản sắc dân tộc và do Việt 
Nam sản xuất. Tặng phẩm phải được bao gói lịch sự, trang trọng và thường kèm theo 
thiệp chúc mừng (hoặc danh thiếp-nếu gửi trước hoặc gửi qua lễ tân).Việc bao gói cũng 
cần được chú ý vì có thể họa tiết, kiểu dáng không phù hợp với văn hóa, phong tục 
của người được tặng. 
- Cách tặng: Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách 
chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ 
để có thể mở nhanh cho báo chí ghi hình hoặc nếu tranh ảnh thì không đóng gói. Trường 
63 
hợp tặng mọi thành viên trong đoàn thì gửi bộ phận lễ tân khách sạn mang tới phòng của 
khách. Với quà tặng phân biệt nam-nữ thì cần đánh dấu để phân biệt. Đối với người 
nước ngoài, nên tặng quà vào buổi đầu gặp gỡ thể hiện ý nghĩa cao đẹp, không vụ lợi. 
Ngoài ra, có thể gửi quà đến khách sạn hoặc tại nơi ở của khách trước khi khách tới 
(khách cũng gửi quà đến cho chủ nhà theo cách thức như vậy). Hoặc có thể bố trí tại 
phòng gần nơi tổ chức tiệc để trao cho khách. Trường hợp trao quà tặng, phần thưởng 
cho người có thành tích, được vinh danh thì kèm theo hoa. 
5.2.8. Trang phục 
 Trong hoạt động lễ tân, tùy từng cơ quan/doanh nghiệp có những quy định khác 
nhau về trang phục khi làm việc. Trong ngày làm việc bình thường sẽ mang đồng phục 
công sở, nhưng khi tiếp khách quan trọng theo nghi thức thì yêu cầu trang phục là: 
- Nam giới: comple sẫm màu, đi kèm áo sơmi trắng hoặc màu sáng và cà vạt; giày 
da đen. 
- Nữ giới: Áo dài dân tộc, màu sắc trang nhã, lịch sự. Có thể veston màu sẫm. 
Việc mang trang phục lịch sự, phù hợp với hoàn cảnh sẽ góp phần tăng hiệu quả 
giao tiếp, đồng thời thể hiện được tác phong chuyên nghiệp, sự trọng thị, qua đó tạo 
được thiện cảm với đối tác, góp phần cho sự thành công của cơ quan/doanh nghiệp. 
64 
MỤC LỤC 
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ 
1.1. Quan niệm về thư ký và nghề thư ký. 3 
1.2. Chức trách, nhiệm vụ của người thư ký. 4 
1.3. Các yêu cầu đối với người thư ký.. 5 
Chương 2. TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ ĐỒNG NGHIỆP 
2.1. Khái quát về thông tin quản lý.. 10 
2.2. Trách nhiệm của người thư ký trong việc tổ chức thông tin  14 
2.3. Phương pháp cung cấp thông tin cho lãnh đạo và đồng nghiệp.... 18 
Chương 3. TỔ CHỨC CUỘC HỌP/HỘI NGHỊ/SỰ KIỆN 
3.1. Tổ chức cuộc họp.. 23 
3.2. Tổ chức sự kiện lớn 27 
Chương 4. TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 
4.1. Chuẩn bị cho chuyến công tác.. 44 
4.2. Trách nhiệm của người thư ký khi lãnh đạo đi công tác.. 48 
Chương 5. GIAO TIẾP, LỄ TÂN TRONG HÀNH CHÍNH 
5.1. Giao tiếp và giao tiếp trong hành chính 49 
5.2. Lễ tân, nghi thức trong giao tiếp hành chính 54