Tài liệu nội sinh

BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 5/2012 
50 
 ài nguyên thông tin là yếu tố không thể thiếu đối với sự hình thành và phát 
triển của bất kỳ một thư viện hoặc cơ quan thông tin nào. Đây cũng chính là yếu tố phản 
ánh thực trạng, tiềm lực của cơ quan thông tin hoặc thư viện trong suốt quá trình phát 
triển và hoạt động của mình. 
 Bên cạnh nguồn tài liệu in hay tài liệu điện tử được bổ sung hàng năm thì các thư 
viện còn chú trọng phát triển các nguồn tài liệu “thế mạnh” của mình. Các thư viện công 
cộng thường quan tâm lưu trữ, phục vụ các loại tài liệu quý hiếm; các thư viện huyện 
thường chú trọng đến nguồn tài liệu địa chí Riêng các Thư viện Trường Đại học lại tạo 
ra một khối lượng tài liệu có giá trị, được gọi là tài liệu nội sinh. Loại tài liệu này chủ yếu 
gồm có: công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham 
khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo... 
1. Tài liệu nội sinh là gì? 
Tài liệu nội sinh (còn được gọi là tài liệu xám, tài liệu không công bố) là những 
tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, 
nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, viện nghiên cứu, trường đại học Tài liệu 
nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng như hướng phát 
triển của những đơn vị này và thường được lưu giữ ở các thư viện và trung tâm thông tin 
của đơn vị đó. (Nguyễn Thị Minh Ngọc – Đại học Sư phạm Hà Nội) 
Tài liệu nội sinh là loại tài liệu có giá trị lớn, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng 
dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên các trường. Thu thập được 
đầy đủ, kiểm soát và khai thác tốt nguồn thông tin đặc biệt này phục vụ nhiệm vụ đào tạo 
và nghiên cứu khoa học là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các thư viện, các 
trung tâm thông tin trong mỗi trường đại học. 
Tuy nhiên, việc quản lý, lưu giữ và khai thác nguồn tài nguyên nội sinh trong các 
trường Đại học vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề phức tạp, làm hạn chế việc sử dụng hiệu quả 
nguồn tài nguyên này. 
Theo Clifford Lynch (Executive Director, Coalition for Networked Information): 
đối với cơ quan chịu trách nhiệm phân phối, phục vụ nguồn tài liệu nội sinh cần phải cam 
kết cả về vấn đề quản lý loại hình tài liệu này ở dạng số hóa. Cam kết đó bao gồm cả việc 
bảo quản, tổ chức và cung cấp truy cập hoặc phát tán lâu dài. 
 2. Đăc điểm của nguồn tài liệu nội sinh 
 TÀI LIỆU 
 NỘI SINH HOÀNG THÚY LIỄU 
Phòng Tham khảo - Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên TP. HCM 
T
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 5/2012 
51 
- Tài liệu nội sinh là kết quả được tạo nên trong quá trình hoạt động, nghiên cứu 
khoa học, giảng dạy, học tập của một đơn vị. Đối với các Trường Đại học 
thì loại tài liệu này gồm có: luận án, luận văn, công trình nghiên cứu, kỷ yếu 
các hội nghị, hội thảo, các tài liệu sinh hoạt khoa học, bài giảng Vì đặc điểm 
này nên các tài liệu nội sinh đều thuộc sự quản lý và điều hành trực tiếp của 
Nhà trường. Mọi hoạt động tổ chức, phục vụ dạng tài liệu này phần nhiều phụ 
thuộc vào chính sách chung của nhà lãnh đạo. 
- Nguồn tài liệu nội sinh thường được tạo lập theo một chu kì nhất định tùy theo 
đặc điểm hoạt động của từng Trường Đại học. Nội dung của tài liệu thường đa 
dạng và có số lượng lớn. Chuyên môn đào tạo của Nhà trường sẽ quyết định 
nội dung, lĩnh vực mà nguồn tại liệu nôi sinh này cung cấp. 
- Đa số nguồn tài liệu nội sinh được sử dụng nội bộ, ít công bố rộng rãi. Mặc dù 
là tài liệu không xuất bản nhưng loại tài liệu này vẫn được công bố rộng rãi 
dưới nhiều kênh phân phối đặc biệt và thu hút được sự quan tâm của đội ngũ 
những người làm công tác thông tin thư viện. 
- Nguồn tài liệu nội sinh phản ánh tiềm lực hoạt động và hướng phát triển 
nghiên cứu của trường đại học. Điều này thể hiện qua số lượng tài liệu luận án, 
luận văn, qua số lượng đề tài nghiên cứu khoa học ở từng cấp bậc (cấp 
Trường, cấp Bộ, cấp Quốc gia). Bên cạnh đó nguồn tài liệu nội sinh còn phản 
ánh kết quả hoạt động, đào tạo của Nhà trường qua số lượng luận án, luận văn, 
kỷ yếu hội nghị 
Để tạo lập, phân phối và phục vụ nguồn tài liệu nội sinh hiệu quả cần có sự phối 
hợp giữa cán bộ thư viện, kỹ thuật viên công nghệ thông tin, người quản lý hồ sơ và lưu 
trữ, giảng viên, các nhà quản lý và xây dựng chính sách của trường đại học. Các thành 
phần này cần phải hiểu rõ được tại sao nguồn tài liệu này là cần thiết, đây cũng chính là 
động lực để họ tham gia tạo lập bộ sưu tập tài liệu nội sinh. 
 3. Vấn đề bản quyền trong việc tích hợp nguồn tài liệu nội sinh 
Tài liệu nội sinh mặc dù được tạo nên từ nhiều loại hình hoạt động khác nhau 
nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ. Mối quan hệ đó được xuất phát từ chính 
nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, học tập của các đối tượng khác nhau. Vì lý do này nên 
các Thư viện có thể tích hợp các loại nguồn tin nội sinh với nhau. Tuy nhiên, vấn đề tích 
hợp cần chú trọng đến yếu tố bản quyền. 
Vấn để bản quyền chính là điểm khác biệt căn bản của tài liệu nội sinh với các 
xuất bản phẩm. Bản quyền đối với tài nguyên nội sinh là một yếu tố rất quan trọng, cần 
phải tìm hiểu rộng và sâu. Trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ phương pháp giúp xác định 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 5/2012 
52 
bản quyền của một tác phẩm trước khi quyết định sử dụng trong bộ sưu tập tài nguyên 
nội sinh của Thư viện. 
Sau khi tìm kiếm được tài liệu hữu ích, trước khi đưa vào bộ sưu tập tài liệu nội 
sinh của Thư viện cần thiết phải kiểm tra vấn đề bản quyền bằng cách tìm kiếm tại 
SHERPA RoMEO. Trong kết quả tìm kiếm sẽ có thông báo mỗi tài liệu tìm được ứng với 
một màu sắc theo ý nghĩa khác nhau như sau: 
SHERPA RoMEO là một cơ sở dữ liệu liên quan tới chính sách của các nhà xuất 
bản về bản quyền và tự lưu trữ. Công việc kiểm tra bản quyền của tác phẩm trước khi tích 
hợp vào bộ sưu tập của Thư viện đối với những tài liệu ngoại văn sẽ đơn giản hơn rất 
nhiều khi chúng ta sử dụng SHERPA RoMEO. 
SHERPA RoMEO được khởi xướng và quản lý bởi University of Nottingham, với 
sự tài trợ của JISC (Joint Infirmation Systems Committee). Để sử dụng cần truy cập vào 
địa chỉ Website  
 MÀU SẮC CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ TƯƠNG ỨNG 
Xanh lá cây Được quyền lưu trữ cả bản trước khi in, sau khi in và đã xuất bản (ở các dạng khác nhau) 
Xanh dương Được lưu trữ bản sau khi thẩm định 
 Vàng Được lưu trữ bản trước khi in 
 Trắng Không có quyền lưu trữ 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 5/2012 
53 
Ví dụ: Để kiểm tra bản quyền của những bài viết trong tạp chí “Molecular Biology 
of the Cell” của nhà xuất bản American Society for Cell Biology chúng ta cần tra cứu 
như sau: 
Bước 1: 
- Nhập địa chỉ web  
- Nhập tên tạp chí cần tìm kiếm 
- Nhấp chuột chọn Search 
Bước 2: 
- Xem kết quả 
- Đối chiếu với màu sắc quy định 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 5/2012 
54 
Nhìn vào kết quả chúng ta có thể thấy được màu sắc quy định của tạp chí 
“Molecular Biology of the Cell” là Green (xanh lá cây) tức là được quyền lưu trữ cả bản 
trước khi in, sau khi in và đã xuất bản (ở các dạng khác nhau). Ngoài ra, với kết quả tìm 
kiếm được chúng ta còn có thể biết chính xác về những quyền của tác giả, người sử dụng, 
phiên bản nào của tài liệu được lưu trữ từ những thông tin SHERPA RoMEO cung cấp. 
Đối với những nhà xuất bản không có trong danh sách của SHERPA RoMEO, các 
thông tin chi tiết về bản quyền và quyền lưu trữ không được đề cập trong SHERPA 
RoMEO thì có thể: 
- Kiểm tra tại website chính thức của Nhà xuất bản 
- Trực tiếp liên hệ với Nhà xuất bản 
 4. Tài liệu nội sinh của Thư viện Trường Đại học Khoa học Tự nhiên 
Trong suốt 17 năm hình thành và phát triển Thư viện Trường Đại học Khoa học 
Tự nhiên đã lưu trữ và phục vụ một số lượng lớn nguồn tài liệu nội sinh. Sự hợp tác và 
tạo điều kiện của Nhà trường cùng cán bộ nhân viên trong trường là một trong những yếu 
tố quan trọng giúp tạo nên bộ sưu tập tài liệu nội sinh này. 
• Phương pháp thu thập 
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của tài liệu nội sinh Thư viện đã phối hợp với Nhà 
trường trong công tác thu thập. 
- Chính sách thu thập đối với luận án, luận văn 
Sau khi học viên cao học bảo vệ thành công đề tài của mình cần phải liên hệ với 
phòng Sau đại học để nhận “Quyết định về việc thành lập hội đồng chấm đề tài Luận 
văn/luận án”. Giấy quyết định này khẳng định đề tài trên đã bảo vệ thành công, nó sẽ 
được đóng chung với một bản luận án, luận văn và nộp lại Thư viện. 
Khi Thư viện đã thu bản luận án, luận văn để lưu trữ sẽ cung cấp cho học viên 
“Giấy biên nhận”, học viên sẽ nộp lại phòng Sau Đại học và tiếp tục hoàn thành các thủ 
tục nhận bằng. 
Theo quy định chung của Nhà trường thì bất kỳ một học viên nào trước khi hoàn 
thành các thủ tục để nhận bằng cũng cần có “Giấy biên nhận” của Thư viện (tức là có 
nộp một bản kết quả đề tài cho Thư viện để lưu trữ). 
- Chính sách thu thập đối với tạp chí khoa học, tài liệu hội nghị, hội thảo, và báo 
cáo khoa học 
Đây là nguồn tài liệu nội sinh có ý nghĩa rất lớn đối với nhà nghiên cứu, cán bộ 
giảng dạy và sinh viên. Với loại hình tài liệu này Phòng Khoa học Công nghệ sẽ tiến 
hành thu thập và sau đó chuyển lên lưu trữ và phục vụ tại Thư viện. 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 5/2012 
55 
• Hiện trạng nguồn tài liệu nội sinh 
Thư viện Trường Đại học Khoa học Tự nhiên hiện đang lưu giữ một khối lượng 
lớn tài liệu được hình thành trong hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu của Nhà 
trường. Hiện nay trong vốn tài liệu của Thư viện có: 
- Luận án tiến sĩ: 198 đề tài 
- Luận văn thạc sĩ: 3.013 đề tài 
- Tài liệu hội nghị: 223 nhan đề 
- Báo cáo khoa học: 1.189 đề tài 
Để phục vụ có hiệu quả thì Thư viện Trường Đại học Khoa học Tự nhiên đã tạo 
lập 3 bộ sưu tập số: 
- Bộ sưu tập Luận án tiến sĩ 
- Bộ sưu tập Luận văn thạc sĩ 
- Bộ sưu tập Kỷ yếu hội nghị 
Ba bộ sưu tập số đều được tích hợp website của thư viện: 
 . Chính sách sử dụng đã được trình bày tại “Bản tin Thư 
viện – Công nghệ thông tin, số ra tháng 11/2011”. Có thể tham khảo tại