Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

g sản trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ 
độc lập tự do. Triển lãm cũng giới thiệu về những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa như 
13 
những chứng tích về mặt lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc, lịch sử cơ quan, lịch sử 
đoàn thể, nhà máy, lịch sử quan hệ hợp tác giữa nước ta với các nước khác trên 
thế giới. Thuộc loại này, triển lãm tài liệu lưu trữ thường tổ chức nhân dịp kỷ 
niệm những ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng v.v 
- Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu. Với mục đích này các cuộc triển 
lãm thường giới thiệu những tài liệu có giá trị mới phát hiện trong các kho lưu trữ 
gây sự quan tâm chú ý của độc giả. Triển lãm cũng có thể giới thiệu những tài 
liệu liên quan đến một chủ đề đang được sự theo dõi của nhiều người. 
Triển lãm tài liệu lưu trữ có nhiều hình thức: Triển lãm thường xuyên và 
triển lãm định kỳ. Triễn lãm định kỳ thường tổ chức ở những nơi công cộng tại 
các nhà văn hoá của thành phố, thị xã. Triển lãm tài liệu còn áp dụng hình thức 
triển lãm cố định một chỗ hoặc triển lãm lưu động ở nhiều địa điểm khác nhau. 
Triển lãm tài liệu lưu trữ phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản: Thứ nhất, triển 
lãm phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng. Chủ đề đó là phục vụ thiết thực các nhiệm 
vụ chính trị của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử nhất định. Các cơ 
quan lưu trữ phải nhạy bén với công tác chính trị tư tưởng, nắm bắt được các yêu 
cầu đòi hỏi của xã hội, của độc giả để chọn chủ đề triển lãm tài liệu. Thứ hai, 
triển lãm tài liệu phải bảo đảm thể hiện các yêu cầu mỹ thuật, làm tăng sức thể 
hiện nội dung và chủ đề triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả lĩnh hội 
sâu sắc và toàn diện nội dung triển lãm. 
Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ bao gồm các công việc: 
- Chọn chủ đề triển lãm: Đây là công việc đầu tiên và quan trọng của triển 
lãm. Để phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, chủ đề triển lãm 
thường phục vụ các ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng, sinh nhật của các lãnh tụ, 
nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ. 
Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm lần thứ 35 năm ngày thành lập nước Cộng hoà xã 
hội chủ nghĩa Việt Nam, Cục Lưu trữ đã tổ chức cuộc triển lãm về chủ đề: 
“Những cuộc đấu tranh vì độc lập dân tộc của nhân dân Việt Nam trong giai đoạn 
hiện đại”. 
- Lập kế hoạch tổ chức triển lãm. Đây là công việc mấu chốt trong toàn bộ 
công việc tổ chức triển lãm. Bản kế hoạch tổ chức triển la õm sẽ chỉ đạo và hướng 
dẫn mọi công việc tiến hành triễn lãm. Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu 
cầu, nội dung, biện pháp tổ chức triển lãm, kinh phí, thiết bị. 
Nội dung triển lãm tài liệu được cụ thể hoá thành đề cương chuyên đề, trong đó 
trình bày nội dung các phần, các đề mục sẽ được trưng bày trong cuộc triển lãm. 
14 
Thông thường, đề cương chuyên đề của các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ được lập 
theo các đặc trưng: thời gian diễn biến của sự việc, chuyên đề, địa dư. 
Kế hoạch tổ chức triển lãm cần được cán bộ lãnh đạo có thẩm quyền xem 
xét và phê duyệt. 
- Sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho cuộc triển lãm: 
Căn cứ vào kế hoạch triển lãm, nội dung và đề cương chuyên đề của triển 
lãm để tiến hành sưu tầm và lựa chọn tài liệu. Đối tượng sưu tầm và tài liệu lưu 
trữ, ngoài ra còn sưu tầm một số tài liệu bổ trợ như sơ đồ, biểu đồ, hiện vật khác. 
Việc sưu tầm tài liệu được tiến hành ở những phông lưu trữ có nhiều tài liệu liên 
quan mật thiết với chủ đề triển lãm. 
Những tài liệu sưu tầm được thường nhiều hơn số lượng tài liệu đem trưng 
bày ở triển lãm. Vì thế, chỉ có những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thể hiện 
sâu sắc chủ đề mới đưa vào trưng bày. Tất cả tài liệu đem trưng bày đều viết lời 
thuyết minh. Nội dung thuyết minh nêu rõ xuất xứ, nội dung tài liệu và ý nghĩa 
của nó, cùng với số tra tìm tài liệu (phông số, mục lục số, số hồ sơ, tờ số). 
Tài liệu đưa triển lãm là bản sao chụp hoặc photocopy. 
- Lập phương án trưng bày triển lãm: Tất cả các hiện vật lựa chọn được 
đem trưng bày trong cuộc triển lãm phải sắp đặt theo một phương án nhất định. 
Đó là phương án trưng bày triển lãm. Trong phương án trưng bày cần chỉ rõ vị trí 
sắp xếp các phần, các đề mục và vị trí sắp đặt từng hiện vật cụ thể theo một tỷ lệ 
nhất định so với thực tế. Làm tốt phương án trưng bày sẽ góp phần quan trọng thể 
hiện nội dung triển lãm. 
- Trình bày mỹ thuật triển lãm: Công việc này góp phần làm nổi bật chủ đề 
triển lãm, làm tăng sức thể hiện và ý nghĩa của từng hiện vật, làm tăng cảm xúc 
của khán giả. 
Nội dung trình bày mỹ thuật triển lãm rất phong phú và vận dụng nhiều 
thành tựu của các ngành khoa học kỹ thuật khác. Trình bày mỹ thuật triển lãm 
thể hiện ở chỗ cách bố trí và trưng bày các phần đề mục, hiện vật một cách lôgic 
rõ ràng. Phần trọng tâm của triển lãm bố trí ở trung tâm đề làm tập trung sự chú ý 
của khán giả. Những tài liệu có giá trị được trình bày nổi bật bằng cách đặt tài 
liệu đó ở vị trí trung tâm, phóng đại kích thước của nó lớn hơn các tài liệu khác, 
tăng cường ánh sáng hoặc đặt tài liệu đó trên nền đặc biệt so với các tài liệu 
khác. 
Khi trưng bày các văn bản trong triển lãm không được sắp xếp sát nhau, 
trình bày la liệt quá nhiều tài liệu. Làm như vậy gây ấn tượng khó chịu, mỏi mắt 
cho khán giả, làm cho họ không hứng thú tìm hiểu nổi dung triển lãm. 
15 
Để tạo điều kiện cho khán giả tìm đọc tài liệu, các tài liệu được treo trên 
diện tích thẳng đứng trong khu vực trưng bày (khu vực trưng bày cách sàn nhà từ 
80-200 cm). Các bản thuyết minh bằng chữ to, các bản sơ đồ trưng bày ở độ cao 
trên 2m. 
Dụng cụ trưng bày tài liệu lưu trữ trong các cuộc triển lãm phải đạt ba yêu cầu: 
Giúp khán giả dễ đọc tài liệu, có tính chất thẩm mỹ và bảo quản an toàn tài liệu. Tủ 
kính, tường giả là những dụng cụ trưng bày tài liệu tốt nhất trong triển lãm. 
Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm góp phần tăng thêm sức thể hiện nội 
dung của các tài liệu, hiện vật. Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm phổ biến là 
tường quét vôi mờ, màu sắc đối lập với hiện vật trưng bày để khán giả dễ xem; 
cần tránh làm nền trưng bày quá sáng làm loé mắt khán giả và không đọc được 
nội dung tài liệu. 
Ánh sáng trong phòng triển lãm tài liệu thông thường dùng ánh sáng nhân 
tạo. Đối với những tài liệu có giá trị, cần tập trung sự chú ý của khán giả thì tăng 
thêm ánh sáng cho hiện vật đó. 
Phòng triển lãm cần bố trí ở những nơi thuận lợi giao thông, thoáng gió, 
sạch sẽ, rộng rãi để bảo quản an toàn tài liệu, thuận tiện cho việc tham quan, 
nghiên cứu tài liệu của khán giả. 
- Thuyết minh triển lãm: Nó giúp khán giả hiểu sâu, chính xác chủ đề, nội 
dung các tài liệu triển lãm, hướng dẫn khán giả nghiên cứu nội dung triển lãm. 
Các hình thức thuyết minh triển lãm tài liệu: Trình bày sơ đồ bố trí các phần, các 
mục của triển lãm, thuyết minh từng tài liệu trưng bày trong đó nêu xuất xứ, nội 
dung, ý nghĩa tài liệu trích dẫn các câu nói nổi tiếng của các lãnh tụ, những đoạn 
văn kiện Đảng, Nhà nước để giới thiệu ý nghĩa, tác dụng của triển lãm. Hình thức 
thuyết minh có tác dụng nhất là cử cán bộ lưu trữ hướng dẫn khán giả xem triển 
lãm. Nội dung triển lãm tài liệu được thông báo lên đài phát thanh, báo chí, vô 
tuyến truyền hình và quảng cáo ở những nơi công cộng. 
5. Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát 
thanh, vô tuyến truyền hình 
Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát 
thanh thường áp dụng trong các lưu trữ Nhà nước, các lưu trữ cơ quan. Nội dung 
các bài báo giới thiệu các sự kiện lịch sử của Đảng, của dân tộc, của Quân đội 
nhân dân Việt Nam, lịch sử các địa phương, các nhà hoạt động nổi tiếng về khoa 
học, văn học Các bài báo cũng có thể thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá 
trị mới phát hiện. Ví dụ, nhân dịp kỷ niệm 100 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí 
Minh, Báo Nhân dân số chủ nhật ngày 01/9/1089 giới thiệu hai bài thơ mới tìm 
thấy của Bác Hồ. 
16 
Các bài báo có thể viết dưới nhiều thể loại khác nhau như bài nghiên cứu, 
bản tin thông báo, bản giới thiệu tài liệu, v.v. 
Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên màn ảnh truyền hình là một hình thức tuyên 
truyền rất hấp dẫn, lôi cuốn được đông đảo khán giả. Qua màn ảnh truyền hình 
thông thường được giới thiệu những tài liệu, tranh, ảnh có ý nghĩa lịch sử phục vụ 
các ngày lễ lớn. 
Ví dụ: Nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh của Hồ Chủ tịch, Viện tư liệu 
phim đã giới thiệu trên màn ảnh của Đài truyền hình Trung ương phim “Hồ Chí 
Minh - chân dung một con người”. 
6. Công bố tài liệu lưu trữ 
Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác của các cơ quan lưu 
trữ. Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có giá 
trị để nghiên cứu khoa học; hoặc thông qua công tác này để tuyên truyền, giáo 
dục quần chúng về một chủ đề công tác tư tưởng. Ví dụ, để ôn lại lịch sử Cách 
mạng tháng 8/1945 của dân tộc, chúng ta công bố toàn văn bản Tuyên ngôn độc 
lập do Hồ Chủ tịch đọc ngày 02/9/1945. Công bố tài liệu còn là một công cụ đấu 
tranh vạch trần những âm mưu thâm độc, những ý đồ đen tối của kẻ thù. Ví dụ , 
chúng ta đã công bố tài liệu lưu trữ để chứng minh tính pháp lý của nhiều vùng 
lãnh thổ thiêng liêng của tổ quốc, qua đó vạch rõ những âm mưu của kẻ thù. 
Những tài liệu lưu trữ được công bố còn làm tài liệu học tập, hỗ trợ cho các bài 
giảng lịch sử của giáo viên và bài học cho học sinh, sinh viên đại học, trung học. 
Căn cứ vào đặc điểm, tính chất của từng xuất bản phẩm tài liệu có thể chia 
ra làm ba thể loại: xuất bản phẩm khoa học phục vụ cho người nghiên cứu; xuất 
bản phẩm giáo khoa phục vụ cho giáo viên và học sinh; và xuất bản phẩm phục 
vụ quảng đại quần chúng nhân dân. 
Về mặt hình thức, công bố tài liệu có thể chia ra làm nhiều dạng: toàn tập, 
tuyển tập, công bố tài liệu một phông lưu trữ, công bố tài liệu trên báo và tạp 
chí 
Nội dung công tác công bố tài liệu rất phức tạp, bao gồm các công việc: 
chọn đề tài công bố, xác định thể loại và hình thức công bố tài liệu, sưu tầm và 
lựa chọn tài liệu để công bố, lựa chọn và truyền đạt bản văn của tài liệu, trình 
bày xuất bản phẩm, hiệu đính và xuất bản. 
Để công bố tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ phải phối hợp với các nhà 
xuất bản, ban biên tập các tờ báo, tạp chí trong công tác biên tập. 
Hiện nay công tác công bố tài liệu phát triển mạnh trong các cơ quan lưu 
trữ và trở thành môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử gọi là công bố học. Nó 
17 
có đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và có lịch sử của nó. Môn khoa 
học này được giảng dạy ở bậc đại học, trung học. 
III. THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ CÁC KẾT QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 
Theo dõi kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ là để giúp các cơ quan lưu trữ nắm 
được chính xác kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức. Trên cơ sở đó phân 
tích đặc điểm tình hình sử dụng tài liệu của độc giả để cơ quan lưu trữ có căn cứ 
xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả có hiệu quả. Đồng thời việc theo dõi kết quả 
sử dụng tài liệu còn giúp các cơ quan lưu trữ tổng kết những kết quả phục vụ khai 
thác tài liệu, rút ra những ưu, khuyết điểm góp phần cải tiến công tác phục vụ 
độc giả, động viên cổ vũ cán bộ lưu trữ tiến lên trong phong trào thi đua xây 
dựng ngành lớn mạnh. 
Để theo dõi kết quả sử dụng tài liệu, các cơ quan lưu trữ thường áp dụng 
các phương pháp: 
- Phương pháp dùng “Phiếu sử dụng tài liệu”. Mỗi đơn vị bảo quản được 
kèm theo một tờ phiếu này. Mỗi độc giả nghiên cứu tài liệu đạt kết quả có trách 
nhiệm viết lên tờ phiếu những kết quả đó. Nội dung cần viết là thời gian sử dụng 
tài liệu, họ tên và mục đích sử dụng. Phiếu này giúp các độc giả phối hợp với 
nhau trong khi sử dụng tài liệu lưu trữ. 
- Phương án dùng “Sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu”. Mỗi lưu trữ Nhà 
nước, mỗi lưu trữ cơ quan đều lập sổ thống kê này để đăng ký tất cả các kết quả 
sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức theo thứ tự thời gian. Hàng tuần, hàng tháng, 
hàng năm các lưu trữ Nhà nước, các lưu trữ cơ quan dùng sổ này tổng hợp các kết 
quả sử dụng tài liệu của cơ quan mình. Cấu tạo của “Sổ thống kê kết quả sử dụng 
tài liệu” có thể làm theo hai cách: 
Cách một: Hàng tháng cơ quan lưu trữ sử dụng một tờ giấy kẻ sẵn và ghi 
các hình thức sử dụng tài liệu cùng với kết quả cụ thể bằng số. Cuối năm cán bộ 
phòng đọc tổng hợp các tờ giấy đó vào một tờ bìa và đóng thành sổ. 
Cách hai: Mỗi lưu trữ Nhà nước, lưu trữ cơ quan mở một cuốn sổ thống kê 
kết quả sử dụng tài liệu. Trên các tờ giấy được kẻ thành mẫu thích ứng, thống kê 
toàn bộ những kết quả đã đạt được về sử dụng tài liệu. 
Biểu mẫu số 01. 
ĐƠN XIN ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 
(Độc giả nước ngoài) 
18 
1- Họ và tên: ............................................................................................. 
2- Quốc tịch: .............................................................................................. 
3- Số hộ chiếu: .......................................................................................... 
4- Số Visa và ngày nhập cảnh: .................................................................. 
5- Địa chỉ và điện thoại liên hệ tại Việt Nam: .......................................... 
 ................................................................................................................... 
6- Xin đọc tài liệu: .................................................................................... 
7- Tên đề tài và thời gian của tài liệu xin nghiên cứu: ............................. 
 ................................................................................................................... 
 ................................................................................................................... 
8- Mục đích nghiên cứu: ............................................................................ 
 ................................................................................................................... 
9- Thời gian nghiên cứu: ........................................................................... 
Tôi xin cam đoan chấp hành đúng quy chế, nội quy phòng đọc. 
, ngày..tháng.năm 2000 
Người làm đơn 
(Ký tên) 
Biểu mẫu số 02: 
Tên cơ quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
19 
 ......ngàytháng.năm 
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU 
Số: . 
1- Họ và tên độc giả: ......................................................................... 
2- Cơ quan công tác:............................................................................ 
3- Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu:...................................... 
4- Đề tài nghiên cứu:......................................................................... 
5- Mục đích nghiên cứu:.................................................................... 
6- Thời gian nghiên cứu:.................................................................... 
7- Tài liệu xin nghiên cứu ............................................................... 
Số TT 
Ký hiệu tra tìm 
Nội dung 
tài liệu 
Tên, số 
phông 
Số Mục lục Hồ sơ số Tờ số 
DUYỆT CỦA 
THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN 
ĐỀ NGHỊ CỦA 
GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ 
ĐỘC GIẢ KÝ TÊN 
 20 
Biểu mẫu số 03: 
SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU HÀNG NGÀY VỚI NGƯỜI ĐỌC 
Ngày 
Tháng 
Số 
TT 
Họ và tên, 
cơ quan 
công tác 
của độc 
giả 
Ký hiện lưu trữ 
Tiêu 
đề hồ 
sơ 
Số 
lượng 
tờ 
Chữ 
ký của 
độc 
giả 
Chữ ký 
của cán 
bộ 
phòng 
đọc 
Ghi 
chú Phông 
số 
Mục 
lục số 
Cặp 
số 
Đơn vị 
bảo quản 
Tập 
số 
Văn 
bản số 
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 
20 
Biểu mẫu số 04: 
Tên cơ quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Lưu trữ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 ..ngày..tháng.năm.. 
BIÊN BẢN SỐ: 
Về việc làm mất tài liệu lưu trữ 
Hôm nay, ngày .tháng..năm.. 
Họ và tên người làm mất tài liệu: ..................................................... 
Số chứng minh nhân dân: .................................................................. 
Địa chỉ: .............................................................................................. 
Cơ quan: ............................................................................................ 
Đã làm mất tài liệu sau: .................................................................... 
Số TT Ký hiệu tra tìm 
Tiêu đề hồ sơ, tài 
liệu 
Nguyên nhân 
TRƯỞNG PHÒNG 
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU 
(Ký tên) 
NGƯỜI LÀM MẤT TÀI LIỆU 
(Ký tên) 
21 
Biểu mẫu số 05: 
Tên cơ quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Lưu trữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
 ..ngày..tháng.năm.. 
PHIẾU XIN SAO CHỤP TÀI LIỆU 
Số:.. 
1- Họ và tên độc giả: ......................................................................... 
2- Đề tài nghiên cứu: ......................................................................... 
Số 
TT 
Tên văn bản, số ký hiệu, tác giả, 
trích yếu nội dung và ngày 
tháng của văn bản 
Số trang Hồ sơ số Tên phông 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
DUYỆT CỦA 
THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN 
ĐỀ NGHỊ CỦA 
GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ 
NGƯỜI XIN SAO CHỤP 
(Ký tên) 
22 
Biểu mẫu số 06: 
SỔ ĐĂNG KÝ CẤP BẢN SAO, TRÍCH LỤC 
VÀ CHỨNG THỰC LƯU TRỮ 
Ngày 
Tháng 
Số 
TT 
Nội 
dung 
bản 
sao 
Ký hiệu lưu trữ 
Tên, 
chữ ký 
của 
độc giả 
Chữ ký 
của cán 
bộ 
phòng 
đọc 
Ghi 
chú Phông 
số 
Mục 
lục 
số 
Cặp 
số 
Đơn vị 
bảo 
quản 
Tờ 
số 
1 2 3 4 5 6 7 8 
9 10 11