Về giải pháp lựa chọn phần mềm quản lý và khai thác hệ thống thông tin - thư viện các trường đại học

 1
VỀ GIẢI PHÁP LỰA CHỌN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ KHAI 
THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG 
ĐẠI HỌC 
PGS.TS.NGƯT. ĐOÀN PHAN TÂN 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI 
1- HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN DƯỚI TÁC ĐỘNG 
CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HIỆN ĐẠI 
Trong gần nửa thế kỷ qua , các thư viện trên thế giới đã biển đổi sâu sắc 
và toàn diện dựa trên những thành tựu của công nghệ thông tin hiện đại: máy 
tín điện tử, liên lạc viễn thông, các kỹ thuật ghi và lưu giữ thông tin đa phương 
tiện v.v 
Việc ứng dụng máy tính điện tử trong việc xử lý thông tin tư liệu mới 
diễn ra trong vòng 40 năm lại đây (CSDL thông tin tư liệu đầu tiên là 
“Chemical Titles” xuất hiện vào năm 1962, do Trung tâm thư mục Hoa kỳ ban 
hành), nhưng đã đem lại hệ quả thật là to lớn: tập trung thông tin trong những 
bộ nhớ lớn, những CSDL và NHDL; tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn 
xử lý thông tin. Việc tin học hoá đã làm thay đổi căn bản phương thức hoạt 
động thư viện truyền thống từ thu thập, xử lý tài liệu, đến phục vụ người đọc, 
đồng thời tạo ra các hoạt động dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin có giá 
trị nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin. 
Sự phát triển của những bộ nhớ lớn truy đạt trực tiếp tạo cho khả năng 
tra cứu ngay, tại thời điểm bất kỳ những thông tin mà người dùng tin yêu cầu. 
Sự tiến bộ về chất trong quan hệ giữa người và máy, cùng với giá thành ngày 
càng hạ, giúp cho việc sử dụng máy tính trong công tác thông tin - thư viện 
ngày càng trở nên phổ cập. 
Sự kết hợp giữa máy tính và viễn thông đẫn đến sự hình thành và phát 
triển các hệ thống và mạng lưới thông tin tự động hoá, cho phép các thư viện 
liên kết với nhau trên mạng máy tính để chia sẻ nguồn lực thông tin. Ở thư viện 
nhiều nước tiên tiến, người ta xây dựng các thư mục công cộng truy nhập trực 
tuyến, gọi tắt là OPAC (Online Public Access Catalog). Đó là các CSDL thư 
mục được khai thác trên mạng, giúp người sử dụng có thể truy nhập các thông 
tin thư mục một cách trực tiếp mà không cần sự hỗ trợ trung gian của nhân viên 
thư viện. Rồi đây các thư viện trên khắp thế giới sẽ được đưa lên tuyến của liên 
mạng Internet. Trong danh mục các nguồn tin của Internet xuất bản ở Mỹ năm 
1991, đã giới thiệu hàng trăm thư mục OPAC của các thư viện tổng hợp của 
Mỹ, Anh và nhiều nước châu Âu, châu Á. 
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngoài những tài liệu 
thông thường đã xuất hiện nguồn tài liệu điện tử, như các sách, tạo chí điện tử 
ghi trên các đĩa máy tính và đĩa quang CD-ROM. Nhờ có các tính ưu việt như 
dung lượng nhớ lớn (khoảng 600 MB, tương đương với 300.000 trang in, 1500 
đĩa mềm), độ bền vật lý cao, thao tác vận hành đơn giản, có khả năng lưu trữ 
 2
văn bản, âm thanh, hình ảnh,... các đĩa quang ngày càng được sử dụng rộng rãi 
để lưu trữ và phổ biến thông tin, đặc biệt là thông tin đa phương tiện 
(multimedia). Trong những năm qua, một lượng thông tin khổng lồ, bao gồm 
các CSDL, các từ điển bách khoa, các sách tham khảo, các cẩm nang kỹ thuật, 
các chương trình phần mềm,... đã được phát hành dưới dạng CD-ROM. Điều 
đó sẽ ảnh hưởng tới các quy trình công nghệ và xử lý thông tin truyền thống, 
đồng thời cũng mở rộng khả năng và nâng cao chất lượng dịch vụ của các cơ 
quan thông tin thư viện. 
Bước phát triển mới đây của thư viện là sự xuất hiện thư viện điện tử 
(electronic library), và thư viện kỹ thuật số (digital library). Đó có thể coi là xu 
hướng quan trọng nhất của tự động hoá thư viện trong tương lai. 
Tin học hoá hoạt động thông tin - thư viện là xu thế phát triển tất yếu 
của các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay và đang diễn ra với tốc độ ngày 
càng nhanh chóng. Theo số liệu của Tạp chí Thư viện (Library Journal) tính 
đến năm 1981, toàn thế giới chỉ có 301 thư viện tự động hoá. Đến năm 1982 
thế giới đã có 8789 thư viện thự động hoá, nghiã là tăng 29 lần sau 10 năm. 
Ngoài xu hướng tin học hoá thư viện, còn xuất hiện xu hướng liên kết 
hoạt động thư viện với hoạt động thông tin. Sự hợp tác của các thư viện và cơ 
quan thông tin đã tạo điều kiện cho việc điều chỉnh các phương pháp và hợp lý 
hoá việc phân phối nhiệm vụ và sản phẩm cũng như mở rộng chức năng và 
công chúng phục vụ. Như vậy người ta đã làm chuyển hoá các hệ thống cũ, tập 
trung ngăn cách, thành những mạng lưới tiếp nhận tư liệu thông suốt và mở ra 
nhiều điểm tiếp cận thông tin. 
Xu hướng thông tin hoá hoạt động thư viện còn thể hiện ngay trong 
những biến đổi về tổ chức. Nhiều thư viện mở rộng các hoạt động thông tin trở 
thành các trung tâm thông tin - thư viện, nhiều thư viện sát nhập vào cơ quan 
thông tin trở thành trung tâm thông tin có nguồn lực mạnh, bảo đảm cả hoạt 
động thư viện tryền thống và các dịch vụ thông tin. Ví dụ ở nước ta, nhiều Thư 
viện đại học đã phát triển thành Trung tâm thông tin - thư viện; Thư viện 
KHKT trung ương sát nhập vào Viện thông tin, trở thành Trung tâm thông tin 
tư liệu KH và CN quốc gia từ năm 1990. Tình hình cũng như vậy đối với nhiều 
trung tâm thông tin - tư liệu khác của các ngành. 
Như vậy dưới tác động của công nghệ thông tin hiện đại hoạt động thư 
viện phát triển dồng thời theo hai hướng: thông tin hoá hoạt động thư viện và 
tin học hoá hoạt động thư viện - thông tin. Hệ thống thư viện ở nước ta nói 
chung và thư viện các trường đại học nói riêng cũng đang phát triển theo hai 
xu hướng đó. 
2- PHẦN MỀM TƯ LIỆU VÀ PHẦN MỀM TÍCH HỢP QUẢN 
TRỊ THƯ VIỆN 
Việc ứng dụng tin học trong công tác thông tin thư viện thường trải qua 
hai gia đoạn kế tiếp nhau. 
Mở đầu người ta thường tập trung vào việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu 
và tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Phần mềm đươc sử dụng để thực 
 3
hiện chức năng trên gọi là phần mềm tư liệu. Các phần mềm tư liệu bao gồm 
nhiều module. Module trung tâm dành cho việc tìm kiếm các biểu ghi. Các 
module khác cho phép thiết lập cấu trúc CSDL, cập nhật dữ liệu, hiển thị kết 
quả trên màn hình và in các két quả ra giấy. Hiện nay có rất nhiều phần mềm tư 
liệu trên thị trường. Ta có thể kể ra ở đây vài phần mềm chạy trên môi trường 
DOS như: TEXTO, SUPERDOC, INFORBANK. CSD/ISIS đang được sử 
dụng rộng rãi ở nước ta cũng là một phần mềm tư liệu do UNESCO cung cấp 
miễn phí cho các nước đang phát triẻn. 
Các phần mềm tư liệu có các dặc tính cơ bản sau: 
- Cấu trúc CSDL do người sử dụng thiết lập 
- Quản lý được nhiều CSDL 
- Tạo lập được bộ phiếu đảo cho phép truy nhập nhanh CSDL 
- Format nhập tin có thể thay đổi 
- Tìm tin trên các trường bằng toán tử Boole 
- Từ vựng các từ khoá có thể hiển thị và in ra 
- Có thể trình bày, sắp xếp và in các kết quả tìm 
Các phần mềm tư liệu thích ứng với việc triển khai các ứng dụng tin học 
ở giai đoạn đầu, với các ứng dụng mang tính cục bộ là xây dựng các CSDL để 
quản lý tài liệu của từng đơn vị. 
Ở Việt nam phần mềm tư liệu CDS-ISIS do UNESCO cung cấp, đã 
được Trung tâm Thông tin tư liệu KH và CN Quốc gia cài đặt tiếng Việt, được 
đưa vào sử dụng từ cuói những năm 80 ở một số thư viện lớn như Thư viện 
Quốc gia, Thư viện KHKT trung ương, Thư viện khoa học tổng hợp Tp HCM. 
Các cơ quan này đều sử dụng ISIS để xây dựng, quản trị và khai thác các 
CSDL tài liệu của mình. Đến cuối năm 1994, được sự giúp đỡ của Bộ VH-TT , 
61 tỉnh thành trong cả nước được trang bị máy tính, CDS/ISIS được triển khai 
ứng dụng ở thư viện các tỉnh. Cũng trong thời gian này thư viện ở hầu hết các 
trường đại học ở Hà nội đều cũng triển khai ứng dụng CDS/ISIS để xây dựng 
các cơ sở dữ liệu để quản lý sách, giáo trình, tạp chí, luận văn... 
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật như: cấu trúc CSDL do người sử dụng 
tự xây dựng, có thể tìm tin trên file đảo bằng ngôn ngữ tìm khá mềm dẻo và 
linh hoạt, có ngôn ngữ tạo format đủ mạnh để có thể in và hiện hình theo ý 
muốn v.v... CDS/ISIS vẫn có nhược điểm là không thực hiện các phép tính và 
thống kê, không có khả năng kiểm tra trùng. Ngoài ra CDS/ISIS chỉ là phần 
mềm quản lý tài liệu, không có khả năng thực hiện các chức năng quản lý khác 
của thư viện. 
Để mở rộng ứng dụng tin học trong các chức năng quản lý khác của thư 
viện như: theo rõi việc bổ sung tài liệu, tổ chức biên mục tự động, quản lý việc 
muợn tài liệu của bạn đọc, quản lý kho, quản lý lưu thông tài liệu v.v... người 
ta phải xây dựng các phần mềm có khả năng thực hiện các chức năng trên, gọi 
là phần mềm quản trị thư viện. 
 4
Trong những phần mềm quản trị thư viện khá nổi tiếng trên thế giới có 
thể kể: GEAC, MULTILIS, CARD DATALOG, MEDIABOP,... 
Ngày nay hầu hết các phần mềm quản trị thư viện đều dược viết để chạy 
trên máy vi tính hoặc một mạng máy tính là một hệ tích hợp bao gồm nhiều 
module, trong đó các mdule chủ yếu là: 
- Module bổ sung 
- Module biên mục 
- Module tra cứu trực tuyến 
- Module lưu thông 
- Module quản lý ấn phẩm định kỳ 
- Module quản lý tài liệu điện tử 
- Module mượn liên thư viện 
- Module quản trị hệ thống 
Một yêu cầu quan trọng với các hệ quản trị thư viện tích hợp này là 
chúng phải được chuẩn hoá, tuân thủ mọi tiêu chuẩn của nghiệp vụ thư viện 
như IZO 2709, UNIMARC. 
Trong thời gian gần đây nhiều công ty phát triển phần mềm trong và 
ngoài nước đã quan tâm dến thị trường phần mềm quản trị thư viện ở Việt 
Nam: Công ty info Access - Singapore đã giới thiệu 2 phần mềm thư viện Elib 
và VTLS, công ty công nghệ tin học Tinh Vân giới thiệu phần mềm thư viện 
Libol. Elib được phát triển dựa trên công nghệ web, có khả năng đáp ứng các 
chức năng và hoạt động của một thư viện điện tử. Libol là giải pháp phần mềm 
tự động hoá thư viện tổng thể với 7 module chức năng, có khả năng quản lý 
được các loại tài liệu đa dạng. Để thích ứng với thị trường Việt Nam các phần 
mềm này đều hỗ trợ tiéng Việt và có khả năng chuyển đổi CSDL từ CDS/ISIS. 
Các cuộc giới thiệu này, có kèm theo trình diễn, đã tạo điều kiện cho các 
nhà quản lý thư viện làm quen với các phần mềm quản trị thư viện, định hướng 
cho sự lựa chọn và chuẩn bị cho quá trình tin học hoá thư viện ở mức độ cao 
hơn: tin học hoá toàn diện hoạt động thư viện. 
3- GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHO TIN HỌC HOÁ HỆ THỐNG 
THÔNG TIN - THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC. 
Trong 10 năm qua các thư viện ở nước ta nói chung và thư viện các 
trường đại học nói riêng đã thực hiện bước đầu của việc triển khai ứng dụng tin 
học trong hoạt động của mình, với việc sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS để 
xây dựng các CSDL tài liệu và tạo ra các sản phẩm thư mục. Một số thư viện 
cũng đã bắt đầu quan tâm nghiên cưu các ứng dụng tin học cho các khâu quản 
lý khác của thư viện như quản lý bạn đọc, quản lý tài liệu nhập, bằng cách sử 
dụng các phần mềm riêng do các lập trình viên viết. Tuy nhiên do đầu tư chưa 
thoả đáng nên kết quả còn hạn chế. 
 5
Trong chương trình nâng cấp đào tạo đại học hiện nay của ngành đại học 
thì hiện đại hoá thư viện là một khâu có ý nghĩa quan trọng. Bên cạnh việc 
tăngcường bổ sung vốn tài liệu, các thư viện đại học phải triển khai tin học hóa 
toàn diện hoạt động của mình đồng thời tham gia nối mạng để tăng cường chia 
sẻ nguồn lực thông tin. 
Trong các giải pháp tin học hoá hoạt động thông tin - thư viện thì vấn đề 
lựa chọn phần mềm quản trị thư viện có vị trí quan trọng đặc biệt và bao giờ 
cũng phải được ưu tiên hàng đầu. 
Để tin học hoá toàn diện hệ thống thông tin - thư viện các trường 
đại học các phần mềm được lựa chọn phải là hệ quản trị thư viện tích 
hợp, đáp ứng mọi chức năng cũng như mọi hoạt động của một thư viện 
hiện đại, tương thích với các tiêu chuẩn quốc tế (tiêu chuẩn ISBD, ISO 
2709, Z 35,09, UNIMARC...), khả năng đồng thời chạy trên máy đơn lẻ 
cũng như hoạt động theo mạng và chạy trên web, windows, có khả năng 
sửa đổi để phát triển các ứng dụng và thích nghi với hoạt động của từng 
thư viện, giao diện thân thiện với ngưòi sử dụng. 
Giải pháp phần mềm để hiện đại hoá thư viện còn phụ thuộc vào cơ 
cáu tổ chức, quy mô của một thư viện, nguồn nhân lực và nguồn kinh phí 
dược cung cấp. 
Trên những nguyên lý chung đó có hai giải pháp: 
1- Mua một phần mềm thư viện tích hợp thoả mãn các yêu cầu ứng 
dụng đã dặt ra theo kiểu chìa khoá trao tay từ một công ty phần mềm ở 
trong hoặc ngoài nước. 
2- Tự phát triển một phần mềm quản trị thư viện theo yêu cầu đặt 
ra. 
Phương án thứ nhất có ưu điểm là có khả năng lựa chọn, sử dụng 
được ngay. Nhưng với những phần mềm do nước ngoài giới thiệu giá 
tương đối cao và thưưòng kèm theo các điều kiện vè thuê bao và đào tạo 
sử dụng khi có phương án cải tiến nâng cấp, phát triển các ứng dựng. 
Phương án thứ hai đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các chuyên gia 
tin học với các chuyên gia thư viện và phải qua nhiều lần thử nghiệm 
trước khi đưa phần mềm quản trị thư vien vào sử dụng. 
Chứng tôi được biết hiện nay 10 trường đại học đã được tham gia 
dự án nâng cấp trung tâm thông tin - thư viện, với nguồn đầu tư khá lớn. 
Tôi cho rằng đây là thời cơ cũng là thách thức. Để thực hiện thành công 
dự án chúng tôi mong ráng có sự hợp tác giữa các trường. Có như vậy 
mới lựa chọn được phướng tối ưu, tiết kiệm được chi phí và nhất là tạo ra 
sự thống nhất, liên thông trong hoạt động thông tin - thư viện giữa các 
trường đại học trong cả nước. 
 6
Hà nội ngày 20 tháng 9 năm 2000