Bài giảng Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Nguyễn Lệ Nhung

CÔNG CỤ TRA TÌM TLLTKhái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLTCác loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữNguyễn Lệ Nhung - 0912581997I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLTKhái niệmÝ nghĩa, tác dụngYêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLTNguyễn Lệ Nhung - 09125819971.Khái niệmCông cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Ý nghĩa, tác dụngĐể giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữChỉ dẫn địa chỉ từng tài liệuLà phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữNguyễn Lệ Nhung - 09125819973. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLTPhải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ.Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung.Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả.Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữMục lục hồ sơCác bộ thẻ tra tìmSách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữBản sơ yếu TLLTCơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLTNguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Mục lục hồ sơa. T¸c dông:	- Môc lôc hå s¬ giíi thiÖu thµnh phÇn, néi dung, chØ dÉn ®Þa chØ cña tµi liÖu.	- Thèng kª sè l­îng hå s¬	- H­íng dÉn s¾p xÕp khoa häc HS	- Cè ®Þnh ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i TL	Nh­ vËy môc lôc hå s¬ võa lµ c«ng cô dïng ®Ó tra t×m, võa ®Ó thèng kª, võa ®Ó qu¶n lÝ tµi liÖu l­u tr÷. Vì vậy, nó là CC chủ yếu trong các phòng (kho) LT.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬: - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01 ph«ng l­u tr÷	- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng l­u tr÷ theo thêi gian.	- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng l­u tr÷ theo c¬ cÊu tổ chức.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997c. Ph­¬ng ph¸p lËp MLHS - §èi víi nh÷ng PLT cã khèi l­îng TL Ýt ®­îc chØnh lý 1 lÇn th× lËp 01 MLHS	- §èi víi nh÷ng PLT cã khèi l­îng TL nhiÒu, chØnh lý thµnh nhiÒu ®ît, th× mçi ®ît ®­îc lËp thµnh 1 MLHS 	- §èi víi nh÷ng §VHTP cßn ®ang ho¹t ®éng cã CCTC æn ®Þnh th× lËp MLHS cho tõng ®¬n vÞ tổ chức.	- NÕu phßng, kho l­u tr÷ nµo cã khèi l­îng TL mà độ mËt t­¬ng ®èi lín th× cã thÓ lËp thµnh MLHS riªng	- Trong c¸c PLT nÕu cã các lo¹i h×nh TL kh¸c nhau => mçi lo¹i h×nh ®­îc lËp thµnh MLHS riªngNguyễn Lệ Nhung - 0912581997* L­u ý- Trong tr­êng hîp 1 ph«ng LT ®· ®­îc lËp MLHS råi, nh­ng sau ®ã có 1 sè HS,TL cÇn bæ sung th× sÏ xö lý nh­ sau:	+ NÕu TL víi sè l­îng Ýt th× cã thÓ bæ sung ®»ng sau môc lôc ®· lËp vµ ghi chó thªm ở phần “Chứng từ kết thúc của ML”	+ Nếu sè l­îng HS nhiÒu vµ cã néi dung quan träng th× lËp MLHS míi	- Môc lôc hå s¬ chØ lËp riªng cho tõng ph«ng LT, 1 quyÓn MLHS kh«ng cho phÐp thèng kª TL cña nhiÒu ph«ng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2 phÇnPhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå s¬Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng ( Giai đoạn I: 2000-2005) Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Cặp hộpHồ sơTiêu đề hồ sơBD va KT Số tờTHBQGhi chú(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)I. Khối tổng hợp O101Tập Báo cáo và phương hướng công tác năm (2000-2005)30/12/200030/12/200550VVII. Khối nội chính 0550Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I .Năm 20001/1/—1/4/200068LDIII. Khối Nông - Lâm - Ngư 10100Tập văn bản V/V phát triển trồng cây CN lâu năm . Năm 2004 15/1—31/12/2004159LDNguyễn Lệ Nhung - 0912581997Cặp hộpHồ sơTiêu đề hồ sơBD va KT Số tờTHBQGhi chúIV. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản15150Hồ sơ V/V XD h thống k mương. Năm 20022/4/—15/11/2002195LDV. Khối phân phối lưu thông20200Tập văn bản V/V thu thuế . Năm 2005 1/1-31/12/200545LDVI. Khối Văn - Xã 25250Tập Báo cáo V/V XD”Làng VH”. Năm 20035/6—8/10/200375LDNguyễn Lệ Nhung - 0912581997* PhÇn 2: C«ng cô tra cøu của MLHS gåm: - Tê nhan ®Ò: ( Cßn gäi lµ tê ®Çu cña b¶n môc lôc) gåm: 	+ Tªn kho l­u tr÷:	+ Tªn ph«ng LT: 	+ Sè ph«ng:	+ Sè môc lôc:Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Lời nãi ®Çu - Bản thèng kª ch÷ viÕt t¾tBản chØ dÉn Mục lục của mục lục- PhÇn tæng kÕt môc lôc Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. C¸c bé thÎ tra t×m tµi liÖu l­u tr÷	a. Kh¸i niÖm C¸c bé thÎ lµ 1 lo¹i c«ng cô tra cøu th«ng tin vÒ tµi liÖu LT, ®­îc ph©n lo¹i theo ngµnh ho¹t ®éng x· héi, chuyªn ®Ò, sù vËt, thêi gian, ®Þa d­, t¸c gi¶Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997b. T¸c dông - Dïng ®Ó giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu l­u tr÷ . Mçi bé thÎ cã thÓ giíi thiÖu vÒ mét ph«ng l­u tr÷, mét sè ph«ng l­u tr÷, 1 kho l­u tr÷ hoÆc toµn bé tµi liÖu cña ph«ng l­u tr÷ Quèc gia. ViÖc giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu kh«ng phô thuéc vµo thêi gian s¶n sinh tµi liÖu, ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i TL cña tõng ph«ng còng nh­ ranh giíi gi÷a c¸c ph«ng LT. (Sự khác nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ thẻ)- C¸c bé thÎ gi¶i ®¸p nhanh chãng nh÷ng c©u hái vµ nh÷ng yªu cÇu cña ®éc gi¶ t×m hiÓu vÒ néi dung cña tµi liÖu l­u tr÷.- C¸c bé thÎ dïng ®Ó chØ râ ®Þa chØ cña tõng hå s¬ b¶o qu¶n trong kho l­u tr÷.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997c. C¸c lo¹i bé thÎ Bé thÎ hÖ thèngBé thÎ sù vËt - Chuyªn ®ÒBé thÎ sù vËtBé thÎ thêi gianNguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Bé thÎ hÖ thèng	- Kh¸i niÖm: Bé thÎ hÖ thèng lµ c«ng cô tra t×m tµi liÖu l­u tr÷ trong ®ã c¸c th«ng tin ®­îc ph©n lo¹i theo ®Æc tr­ng cña ngµnh ho¹t ®éng XH	- T¸c dông: Cã kh¶ n¨ng giíi thiÖu néi dung tµi liÖu l­u tr÷ kh«ng chØ trong ph¹m vi 1 ph«ng, 1 kho l­u tr÷ c¬ quan, cña 1 trung t©m l­u tr÷ Quèc gia, mà có thể giới thiệu nd TLLT của toµn bé ph«ng l­u tr÷ Quèc gia.	- Yªu cÇu: Ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin vµ hÖ thèng ký hiÖu ph¶i thèng nhÊt gi÷a c¸c trung t©m L­u tr÷ Quèc gia vµ kho l­u tr÷ c¬ quan trong cả n­íc.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin: theo tõng ngµnh ho¹t ®éng x· héi. Th«ng tin ®­îc chia ra thµnh nhiÒu phÇn lín nhÊt, kh¸i qu¸t nhÊt. C¸c phÇn chñ yÕu ®­îc s¾p xÕp theo trËt tù logic. Nh÷ng vÊn ®Ò cã tÝnh chÊt tæng hîp s¾p xÕp tr­íc ( phÇn nµy liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng x· héi). Nh÷ng phÇn cã tÝnh chÊt ®éc lËp th× xÕp sau- HÖ thèng ký hiÖu: Trong ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin HÖ thèng ký hiÖu có thể theo h×nh thøc thËp ph©n (từ 0-9), hoặc bách phân (từ 00-99)- hçn hîp ch÷ vµ sè.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ví dụ: Khung ph©n lo¹i thèng nhÊt th«ng tin tµi liÖusau n¨m 1945 của các cơ quan NN00.	Nh÷ng vÊn ®Ò chung 01.	Tæ chøc02.	 Nh©n sù03.	Thi ®ua khen th­ëng04.	Hµnh chÝnh, V¨n th­, L­u tr÷05.	Qu©n sù06.	C«ng an07.	 Ngo¹i giao08.	T­ ph¸p09.	Thanh tra10.	 KiÓm s¸tNguyễn Lệ Nhung - 091258199711. Toµ ¸n12.	 Biªn giíi13.	D©n téc, miÒn nói14.	T¤n gi¸o C¸c tæ chøc chÝnh trÞ , chÝnh trÞ - x· héi16.	Lao ®éng - x· héi17.	gi¸o dôc18.	v¨n ho¸ - th«ng tin19.	thÓ dôc thÓ thao20.	y tÕ21.	B¶o hiÓm22.	qui ho¹ch - kÕ ho¹ch - ®Çu t­Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 thèng kª24. d©n sè - KÕ ho¹ch ho¸ gia ®×nh25.	Dù tr÷ quèc gia26.	tµi chÝnh 27.	VËt gi¸28.	H¶i quan29.	Ng©n hµng30.	th­¬ng m¹i31.	du lÞch32.	DÞch vô c«ng céng	Nguyễn Lệ Nhung - 091258199733.	B­u ®iÖn34.	giao th«ng vËn t¶i35.	kiÕn tróc, x©y dùng36.	§Þa chÝnh37.	khÝ t­îng thuû v¨n38.	khoa häc vµ c«ng nghÖ m«i tr­êng40. 	n«ng nghiÖp l©m nghiÖp42.	Thuû lîi Thuû s¶n44.	C«ng nghiÖpNguyễn Lệ Nhung - 0912581997Trong từng lĩnh vực hoạt động lớn thông tin TL LT được chia về các cấp độ nhỏ dầnVí dụ: 01. Tổ chức 01 02 14.	Tæ chøc H§ND cÊp x·01 02 14 02.	BÇu H§ND/Chñ tÞch/ Phã Chñ tÞch H§ND cÊp x· 01 02 14 04.	Kú häp, phiªn häp cña H§ND cÊp x·01 02 14 06.	Ho¹t ®éng cña Chñ tÞch/ Phã Chñ tÞch H§ND cÊp x·01 02 14 08.	Tæ chøc V¨n phßng vµ c¸c Ban cña H§ND cÊp x· (Chi tiÕt ho¸ theo b¶ng trî ký hiÖu §)Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Bé thÎ sù vËt - chuyªn ®Ò	- Kh¸i niÖm: Lµ bé thÎ tra t×m néi dung tµi liÖu l­u tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®­îc ph©n lo¹i theo sù vËt- chuyªn ®Ò. C¸c th«ng tin ®­îc s¾p xÕp theo trËt tù logic ph¸t triÓn cña sù vËt vµ chuyªn ®Ò ®ã.	- T¸c dông: Bé thÎ sù vËt- chuyªn ®Ò giíi thiÖu néi dung cña tõng kho l­u tr÷ hoÆc mét sè ph«ng l­u tr÷. Nã kh«ng ®ßi hái tÝnh thèng nhÊt trong c¸c kho l­u tr÷ kh¸c nhau trªn toµn quèc.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin th­êng cã c¸c lo¹i h×nh nh­ sau:+ §èi víi nh÷ng sù vËt lµ c¸c sù kiÖn lÞch sö (mét cuéc khëi nghÜa, 1 §¶ng chÝnh trÞ, vv... ) th× c¸c chuyªn ®Ò thµnh lËp theo ®Æc ®iÓm sù ph¸t triÓn cña c¸c sù kiÖn ®ã.+ Đèi víi nh÷ng sù vËt lµ c¸c ngµnh khoa häc, c¸c ngµnh ho¹t ®éng x· héi th× c¸c chuyªn ®Ò ®­îc lËp theo néi dung chuyªn m«n cña chóng.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Ký hiÖu cña bé thÎ sù vËt- chuyªn ®Ò:Cã thÓ b»ng sè ¶ rËp hoÆc kÕt hîp ch÷ c¸i vµ sè ¶ rËp. §Ò môc ký hiÖu b»ng ch÷ c¸i, tiểu ®Ò môc ký hiÖu b»ng sè thËp ph©n hoÆc b¸ch ph©n. HÖ thèng ký hiÖu nµy kh«ng cÇn sù thèng nhÊt gi÷a c¸c kho l­u tr÷.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ví dụ 1: Bé thÎ "MÆt trËn viÖt minh" cã c¸c th«ng tin sau.	1- Sù ra ®êi cña mÆt tr©n	2- Tæ chøc mÆt trËn	3- §Êu tranh chÝnh trÞ	4- §Êu tranh vò trang 5- Hå Chñ TÞch víi mÆt trËn.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ví dụ 2: Bé thÎ :"C©y l­¬ng thùc"1- C©y lóa2- C©y ng«3- C©y s¾n4- C©y khoai lang...Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Bé thÎ sù vËt- Kh¸i niÖm: Lµ bé thÎ tra t×m néi dung tµi liÖu l­u tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®­îc ph©n lo¹i theo sù vËt. Tªn gäi c¸c sù vËt ®­îc s¾p xÕp theo thø tù vÇn ch÷ c¸i.- Ph­¬ng ph¸p x©y dùng: C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm cña tõng sù vËt, cã 2 lo¹i bé thÎ: Bé thÎ tªn ng­êi vµ bé thÎ tªn ®Þa d­Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997+ Bé thÎ tªn ng­êi:Lµ c«ng cô tra t×m néi dung tµi liÖu l­u tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®­îc ph©n chia theo tõng c¸ nh©n; mçi lÜnh vùc ho¹t ®éng lµ mét ®Ò môc cña ph­¬ng ¸n ph©n lo¹i.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ví dụ: Bé thÎ giíi thiÖu néi dung tµi liÖu cña nh÷ng nhµ y häc næi tiÕng cña ViÖt Nam1- Ng÷ (§Æng V¨n)2- Th¹ch (Ph¹m Ngäc)3- Tïng (T«n ThÊt)...vv.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997+ Bé thÎ ®Þa d­Lµ c«ng cô tra t×m néi dung tµi liÖu l­u tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®­îc ph©n lo¹i theo tõng ®Þa danh (tªn ®Þa ph­¬ng, tªn H¶i ®¶o, Tªn s«ng..vv..). §­îc s¾p xÕp theo vÇn ch÷ c¸i. HÖ thèng ký hiÖu: ®­îc ¸p dông b»ng ch÷ c¸i hoÆc sè.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ví dụ: Bé thÎ giíi thiÖu vÒ c¸c ®¶o cña ViÖt Nam.1- B¹ch Long VÜ ( ®¶o) 2- C¸t Bµ ( ®¶o) 3- C«n ( ®¶o)4- Hoµng Sa ( ®¶o)Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997* Bé thÎ thêi gian:Kh¸i niÖm: Lµ bé thÎ tra t×m néi dung tµi liÖu l­u tr÷, trong ®ã th«ng tin ®­îc ph©n lo¹i theo ®Æc tr­ng ®¬n vÞ thêi gian ( thÕ kû, thËp kû, n¨m, th¸ng) ®­îc s¾p xÕp theo thêi gian. Tªn c¸c phÇn, ®Ò môc trong qu¸ tr×nh ph©n lo¹i th«ng tin lµ ®¬n vÞ thêi gian.T¸c dông: Dïng ®Ó giíi thiÖu néi dung tµi liÖu vÒ nh÷ng vÊn ®Ò, nh÷ng sù vËt cã sè l­îng tµi liÖu Ýt vµ s¶n sinh trong thêi gian dµi hµng mÊy tr¨m n¨m hoÆc mÊy chôc n¨m. Ký hiÖu: th­êng dïng b»ng sè La m· hoÆc sè ¶ rËp.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ví dụ: Bé thÎ giíi thiÖu c¸c b¶n ®å ViÖt Nam1- B¶n ®å ViÖt Nam thÕ kû 182- B¶n ®å ViÖt Nam thÕ kû 193- B¶n ®å ViÖt Nam tõ n¨m 1900-n¨m 19454- B¶n ®å ViÖt Nam tõ n¨m 1945 ®Õn nay.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997c. Tra t×m vµ lùa chän tµi liÖu cho bé thÎ.C¨n cø ®Ó tra t×m vµ lùa chän tµi liÖu cho bé thÎ §èi t­îng tra t×m vµ lùa chän tµi liÖu Tiªu chuÈn lùa chän tµi liÖu cho bé thÎ Yªu cÇu Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997d. M« t¶ tµi liÖu lªn thÎKý hiÖu th«ng tin:01.02.24 Sè ph«ng: 01; MLục: 03; Hå s¬ : 02; tê sè : 01 Tªn ph«ng: Quốc Hội N­íc ViÖt Nam d©n chñ Cộng hoµNéi dung: Biªn b¶n cuéc häp toµn thÓ lÇn thø nhÊt ngµy 2/3/1946 cña Quèc héi n­íc ViÖt Nam D©n chñ céng hoµ kho¸ I bµn vÒ tổ chức bộ máy các cơ quan Nhà nước cấp TW§Æc ®iểm tµi liÖu: Bản gốc, viết tay; Thêi gian tµi liÖu: 2/3/1946; §Þa ®iÓm: Nhµ h¸t lín TP HN	Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997e. S¾p xÕp vµ hiÖu ®Ýnh bé thÎ S¾p xÕp bé thÎHiÖu ®Ýnh bé thÎNguyễn Lệ Nhung - 09125819973. S¸ch h­íng dÉn néi dung tµi liÖu l­u tr÷	a. Kh¸i niÖm: S¸ch h­íng dÉn néi dung tµi liÖu l­u tr÷ lµ mét lo¹i h×nh c«ng cô tra cøu, nh»m giíi thiÖu kh¸i qu¸t néi dung tµi liÖu vµ 1 sè th«ng tin tra cøu chñ yÕu cña c¸c ph«ng ®­îc b¶o qu¶n trong kho l­u tr÷.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997b. T¸c dông 	- Lo¹i c«ng cô tra cøu nµy h­íng dÉn ®éc gi¶ kh¸i qu¸t néi dung tµi liÖu cña c¸c ph«ng ®­îc b¶o qu¶n trong kho l­u tr÷, trung t©m l­u tr÷ Quèc gia. V× vËy, s¸ch h­íng dÉn cã t¸c dông th«ng tin néi dung tµi liÖu trong kho cho ®éc gi¶ vµ c¸c c¬ quan 	- Th«ng qua s¸ch h­íng dÉn, ®éc gi¶ cã thÓ ®Õn kho l­u tr÷ ®ể yªu cÇu sö dông tµi liÖu cña ph«ng nµo. HoÆc ®éc gi¶ kh«ng ®Õn kho l­u tr÷ cũng cã thÓ biÕt kh¸i qu¸t néi dung tµi liÖu l­u tr÷.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997c. Ph­¬ng ph¸p biªn so¹n - CÇn ph¶i cã ®Ò c­¬ng ph©n lo¹i c¸c ph«ng l­u tr÷ theo 1 thø tù l«gÝc. §Ò c­¬ng ph©n lo¹i ®­îc thµnh lËp theo ®Æc tr­ng ngµnh ho¹t ®éng x· héi. Nh÷ng ph«ng thuéc vÒ mét ngµnh ho¹t ®éng ®­îc s¾p xÕp vµ giíi thiÖu vµo mét ®Ò môc cña cuèn s¸ch.	- §èi víi nh÷ng ph«ng Ltr÷ cã vÞ trÝ quan träng, néi dung tµi liÖu cã tÝnh chÊt tæng hîp th­êng ®­îc s¾p xÕp & vµ giíi thiÖu lªn ®Çu cuèn s¸chNguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Giíi thiÖu néi dung tµi liÖu tõng ph«ng l­u tr÷ cô thÓ: cÇn giíi thiÖu vÒ tªn ph«ng; sè ph«ng; tãm t¾t lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng & lÞch sö ph«ng, trong ®ã nªu râ thêi gian thµnh lËp vµ gi¶i thÓ cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng; chøc n¨ng nhiÖm vô chñ yÕu, quyÒn h¹n; khèi l­îng tµi liÖu hiÖn cã ë ph«ng ®ã.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997- Tr×nh bµy c¸c c«ng cô tra cøu bæ trî cña cuèn s¸ch + Lời nãi ®Çu: trong ®ã nªu môc ®Ých, ý nghÜa cuốn s¸ch, kÕt cÊu c¸c phÇn cña nã.	+ Môc lôc tªn c¸c ph«ng l­u tr÷ ®­îc giíi thiÖu.	+ Môc lôc c¸c sù kiÖn lÞch sö mµ tµi liÖu ph¶n ¸nh.	+ Môc lôc c¸c nh©n vËt chñ yÕu ®­îc nãi ®Õn trong cuèn sách.	+ Môc lôc cuèn s¸chNguyễn Lệ Nhung - 0912581997Ví dụ: Sách giới thiệu các phông trong TTLTQGISách giới thiệu các phông trong TTLTQGIINguyễn Lệ Nhung - 0912581997* KÕt luËnNgoµi ba c«ng cô tra cøu: Môc lôc hå s¬; c¸c bé thÎ; s¸ch chØ dÉn néi dung tµi liÖu kho l­u tr÷ lµ c¸c c«ng cô tra cøu chñ yÕu và phæ biÕn nêu trên, trong c¸c trung t©m l­u tr÷ Quèc gia, phßng (kho) L­u tr÷ c¬ quan cã thÓ thµnh lËp thªm mét sè lo¹i c«ng cô tra cøu kh¸c nh­: B¶n s¬ yÕu tµi liÖu l­u tr÷; x©y dùng c¸c c¬ së d÷ liÖu th«ng tin néi dung tµi liÖu l­u tr÷, Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Bài tập thực hành1. Lấy 10 ví dụ minh họa để đăng ký vào 7 cột của MLHS ?2. Nghiên cứu tài liệu trong phòng (kho) lưu trữ của cơ quan anh (chị) xem có thể lập được Bộ thẻ lưu trữ nào? Ví dụ minh họa?Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997