Bài giảng Hành vi tổ chức - Chương 7: Truyền thông trong nhóm

TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–2
SAU KHI KẾT THÚC CHƯƠNG NÀY, CHÚNG TA CÓ 
THỂ
1. Mô tả quy trình truyền thông
2. So sánh hiệu quả của các dạng truyền thông 
chính thức
3. Xác định những ảnh hưởng của tin hành lang.
4. Giải thích tầm quan trọng về độ phong phú 
của các kênh nhằm cải thiện kỹ năng truyền 
thông hiệu quả
5. Xác định những cản trở chính cho truyền 
thông hiệu quả
M
Ụ
C
 Đ
ÍC
H
 H
Ọ
C
 T
Ậ
P
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–3
Các chức năng của truyền thông
Các chức năng của truyền thông
1. Kiểm soát hành vi của các thành viên.
2. Giúp động viên để thực hiện công việc.
3. Giúp biểu lộ tình cảm.
4. Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định.
Truyền thông
Là quá trình chuyển đổi và hiểu được ý nghĩa
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–4
Mô hình quy trình truyền thông
Nguồn Mã hóa Kênh 
Giải mã 
Người 
nhận
Thông điệp 
Thông điệp 
Thông điệp 
Thông điệp 
Phản hồi
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–5
Đường truyền thông
Dưới lên
Trên xuống
Ngang cấp
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–6
3 dạng truyền thông chính thức
E X H I B I T 10-3
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–7
Mạng truyền thông chính thức và các tiêu 
chuẩn hiệu quả
Mạng truyền thông
Tiêu chuẩn Chuỗi Vòng tròn Mọi hướng
Tốc độ TB Nhanh Nhanh
Chính xác Cao Cao TB
Xuất hiện lãnh đạo TB Cao Không
Sự hài lòng của 
các tviên
TB Thấp Cao 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–8
Tin hành lang
 Các đặc điểm của tin hành lang
– Không được ban lãnh đạo kiểm soát
– Hầu hết các nhân viên đều nhận thức thông tin 
hành lang đáng tin cậy hơn thông tin chính thức. 
– Phần lớn tin hành lang sử dụng cho lợi ích của một 
số người đưa tin.
– Lý do:
• Muốn biết nhiều thông tin hơn liên quan đến các 
tình huống quan trọng.
• Các điều kiện mơ hồ
• Các điều kiện gây ra lo lắng
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–9
Những đề nghị nhằm giảm tác hại của tin đồn
1. Thông báo lịch làm việc khi ra các quyết định 
quan trọng
2. Giải thích các quyết định và hành vi không nhất 
quán, bí mật
3. Nhấn mạnh truyền thông từ cấp trên xuống cấp 
dưới và ngược lại cho các quyết định hiện tại 
cũng như kế hoạch tương lai
4. Thảo luận cởi mở về những khả năng xảy ra các 
tình huống xấu
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–10
Lựa chọn kênh truyền thông 
Các đặc điểm của kênh phong phú
1. Xử lý nhiều thông tin cùng lúc.
2. Khuyến khích phản hồi nhanh.
3. Mang tính rất cá nhân theo tình huống
Độ phong phú của kênh truyền thông
Độ phong phú thể hiện qua số lượng thông tin 
được chuyển tải trong quá trình truyền thông
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–11
Mức độ phong phú thông tin của các kênh truyền 
thông
Tính 
phong phú
Tính 
rõ ràng
P
h
ư
ơ
n
g
 t
iệ
n
tr
u
yề
n
 t
h
ôn
g
Thông lệ, 
rõ ràng
Không thông 
lệ, mơ hồ
Nói chuyện trực 
tiếp
Hội nghị 
quay phim
Điện thoại
Email
Bảng ghi 
nhớ, thư từ
Báo cáo, 
tập tài liệu
Tình huống 
truyền thông
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–12
Truyền thông qua máy tính
 E-mail
– Thuận lợi: viết, gửi, lưu trữ nhanh chóng; Chi phí gửi 
thấp.
– Không thuận lợi: Thông tin quá tải, thiếu phần tình 
cảm, lạnh lùng.
 Intranet
– Hệ thống mạng nội bộ
 Extranet
– Hệ thống mạng thông tin kết nối giữa nhân viên với 
khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. 
 Videoconferencing
– Là dạng intranet hay extranet cho phép mọi người nói 
chuyện trực tiếp qua những liên kết hình ảnh. 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–13
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Sàng lọc
Người gửi sàng lọc thông tin sao 
cho thông tin đến người nhận theo 
chiều hướng họ thích
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–14
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Nhận thức chọn lọc
Con người diễn giải những điều mình 
thấy dựa trên mối quan tâm của 
mình, kiến thức chuyên môn, kinh 
nghiệm và thái độ
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–15
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Thông tin quá tải
Điều kiện trong đó thông tin đưa đến vượt 
quá khả năng xử lý của cá nhân 
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–16
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Cảm xúc
Ở thời điểm nhận thông tin, cảm xúc của 
người nhận sẽ ảnh hưởng đến thông điệp 
được gửi đến
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–17
Những cản trở truyền thông hiệu quả
Ngôn ngữ
Mỗi người hiểu các từ theo nghĩa khác nhau
Lo sợ truyền thông
Áp lực hoặc lo lắng quá 
mức về truyền thông bằng 
lời, bằng thư từ hoặc cả hai
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–18
Cản trở truyền thông giữa nam giới và nữ giới
Nam giới nói chuyện 
để:
– Nhấn mạnh địa vị, 
quyền lực và tính 
độc lập. 
– Than phiền về nữ 
giới nói liên tục. 
– Đề nghị giải pháp
– Khoe khoang thành 
tích
 Nữ giới nói chuyện 
để:
– Thiết lập mối liên hệ 
và thân tình
– Chỉ trích nam giới 
không biết lắng nghe.
– Trình bày vấn đề vì 
muốn thổ lộ.
– Biểu lộ sự hối tiếc và 
duy trì cân bằng khi 
đàm thoại.
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–19
Truyền thông giữ các nền văn hóa 
khác nhau
Các cản trở văn hóa
– Cản trở bởi nghĩa của từ
– Cản trở bởi nghĩa rộng của từ
– Cản trở về giọng nói
– Cản trở do những khác biệt về nhận thức
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–20
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác 
nhau
E X H I B I T 10-10a
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–21
E X H I B I T 10-10b
Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác 
nhau
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–22
Khắc phục những cản trở trong truyền thông 
đa văn hóa
Luật truyền thông theo ngữ cảnh văn hóa:
1. Giả định những khác biệt cho đến khi đạt 
được sự tương đồng.
2. Nhấn mạnh đến mô tả thay vì diễn giải và 
đánh giá.
3. Học cách đồng cảm
4. Xem phần giải thích của mình như một giả 
định.
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–23
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–24
CÂU HỎI THẢO LUẬN
Hiểu biết lẫn nhau sẽ 
làm tăng tính chính 
xác trong nhận thức 
và cải thiện quá trình 
truyền thông? Bạn có 
đồng ý không? Theo 
bạn làm thế nào để 
tăng sự hiểu biết lẫn 
nhau?
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–25
Mô hình Johari Window
Vùng cởi mở Vùng mù mờ
Vùng che giấu Vùng không 
biết
Mình không 
biếtMình biết
Người khác 
biết
Người khác 
không biết
© 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–26
Mô hình Johari Window
Vùng cởi mở
Vùng mù mờ
Vùng che giấu Vùng không 
biết
Mình không 
biết
Mình biết
Người khác 
biết
Người khác 
không biết
P
h
ả
n
h
ồ
iThổ lộ