Bài giảng Lý thuyết và thiết kế tổ chức - Chương 4: Công nghệ và thiết kế tổ chức

Lý thuyết & Thiết kế tổ chứcCông nghệ & Thiết kế tổ chứcMôi trườngCông nghệLà các công cụ, kỹ thuật và phương pháp tiến hành nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào của tổ chức thành các đầu ra mong muốnTỔ CHỨCNguyên liệu thôđầu vàoSản phẩm, dịch vụ ở đầu raQuá trình chuyển đổiCông nghệCác hãng chế tạo: Nhóm 1Chế tạo theo đợt và đơn chiếcChế tạo lắp ráp theo đơn hàng nhỏ theo nhu cầu cụ thể, khác biệtTrình độ cơ giới hóa không caoPhụ thuộc cao vào người thực hiệnKhông có tồn khoVí dụ: Sản xuất các thiết bị chuyên dụng theo đặt hàng; may quần áo theo yêu cầuNhóm 2Chế tạo theo số lượng lớn và hàng loạtSản xuất dài hạn của những bộ phận được chuẩn hóaKhách hàng không có nhu cầu khác biệtCó tồn kho Ví dụ: Lắp ráp ô tô; Sản xuất quần áo may sẵn; Sản xuất hàng điện tử gia dụngNhóm 3:Sản xuất theo dây chuyển liên tụcToàn bộ quy trình đều được cơ giới hóaKhông có điểm bắt đầu và kết thúcTiêu chuẩn hóa sản phẩm caoĐầu ra có thể dự đoán trướcVí dụ: Nhà máy hóa chất; lọc dầu; rượu bia; điện hạt nhânCấu trúc tổ chức & Công nghệĐặc điểm cấu trúcCông nghệ sản xuấtĐơn chiếcHàng loạtDây chuyềnSố cấp quản trị346Mức độ (tầm hạn) quản trị234815Tỷ lệ trực tiếp/Gián tiếp9:14:11:1Tỷ lệ quản trị/Tổng nhân viênThấpTrung bìnhCaoMức độ yêu cầu kỹ năng cá nhânCao ThấpCaoCác thủ tục chính thứcThấpCaoThấpSự tập trungThấpCaoThấpGiao tiếp bằng lờiNhiềuÍtNhiềuGiao tiếp viếtÍtNhiềuÍtToàn bộ cấu trúcHữu cơCơ giớiHữu cơNguồn: Joan Woodward kháo sát từ 100 hãng sản xuất ở Anh Lựa chọn truyền thốngLựa chọn mớiAMT & Cấu trúc tổ chức(Advanced Manufacturing Technology)Theo đơn hàngSự đa dạng của sản phẩmTiêu chuẩn hóa Nhỏ Quy mô đặt hàng Không giới hạn Lô nhỏ (ín ấn, thương mại)Công nghệ sản xuất tiên tiếnKhối lượng lớnDây chuyềnCấu trúc trong chế tạo hàng loạt & CN chế tạo tiên tiến (AMT)Đặc điểmChế tạo hàng loạtAMTCấu trúcChiều rộng kiểm soátRộngHẹpCấp bậcNhiều ÍtCác công việcTheo thủ tục và lặp đi lặp lạiThích nghi và có tính khéo léoSự chuyên môn hóaCaoThấpViệc ra quyết địnhTập trungPhân quyềnTổng thể cấu trúcTheo cấp bậc, cơ giớiTự thích nghi, hữu cơNguồn nhân lựcSự tương tácRiêng rẽLàm việc theo nhómĐào tạoHẹp, một lầnRộng, liên tụcCác chuyên giaSách giáo khoa, kỹ thuậtKinh nghiệm, xã hội hóaSự qua lại trong tổ chứcNhu cầu khách hàngỔn địnhThay đổiCác nhà cung ứngNhiều, có tính quyền lựcÍt, có mối quan hệ gần gũiCác hãng dịch vụSản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thờiSản phẩm đầu ra của hãng dịch vụ là vô hìnhĐặc điểm tổ chức DV & chế tạoCông nghệ dịch vụ nguyên mẫuChế tạo và dịch vụVD: Đại lý thức ăn nhanh; ngân hàng; đồ trang sức; bất động sản; buôn bán cổ phiếu; các quầy hàng bán lẻCông nghệ chế tạo nguyên mẫuHàng hóa lưu kho tiêu thụ sauĐầu vào – đầu ra tiêu chuẩnÍt chịu sự tác động của khách hàngĐầu ra hữu hìnhVốn là cốt lõi và quyết địnhVD: Hãng giải khát; sản xuất thép; lắp ráp ô tô; chế biến thực phẩmSản xuất và tiêu thụ diễn ra đồng thờiĐầu ra theo yêu cầu của khách hàngSự tham gia của khách hàngĐầu vào hữu hìnhCon người là cốt lõi và quyết địnhVD: Hàng không; khách sạn; tư vấn; khám chữa bệnh; giáo viênMột số đặc điểm của sản xuất dịch vụMột số đặc điểm của sản xuất chế tạoCấu trúc tổ chức dịch vụCấu trúcDịch vụ Chế tạo1. Phân địch rõ chức trách, nhiệm vụ ÍtNhiều2. Phân bố theo khu vực địa lýNhiềuÍt3. Việc ra quyết địnhPhân quyềnTập trung4. Tính chính thức hóaThấp hơnCao hơnNguồn nhân lực1. Trình độ và kỹ năng của nhân viênCao hơnThấp hơn2. Sự chú trọng đến kỹ năngCó tính cá nhânCó tính kỹ thuậtCấp phòng banTính đa dạng của công việcCó nhiều ngoại lệCó nhiều sự kiện không tiên liệu trướcMức độ có thể phân tíchMột số công việc có thể phân tích => tiêu chuẩn hóa thực hiệnNhiều công việc không thể phân tích => thực hiện dựa vào khả năng phán đoán trực giácCông việc và CN phòng banCaoMức độ có thể phân tích đượcThấpCông nghệ theo thủ tụcCông nghệ cơ khí Bán hàngNhân viên văn phòngBiên tập tạp chíKiểm toán Luật sưKỹ sưKế toán thuếKế toán tổng hợpCông nghệ thủ côngCông nghệ không theo thủ tụcNghệ nhânThương nhânGia công hàng hóaKế hoạch chiến lượcNghiên cứu khoa học xã hộiNghiên cứu ứng dụngThấp Sự đa dạng của công việc CaoGiảng dạy đại họcQuản trị tích hợpCác loại công nghệTheo thủ tục: Tính đa dạng công việc thấp; tính tiêu chuẩn hóa caoThủ công: Hoạt động khá ổn định; lao động đòi hỏi kiến thức rộng; có kinh nghiệm Cơ giới hóa: Phức tạp và đa dạng hóa cao; công việc được thực hiện theo quy trình được thiết kế trước; lao động đòi hỏi tri thức caoPhi thủ tục: Công việc đa dạng; biến đổi nhanh; kinh nghiệm và sự hiểu biết quyết định quá trình thực hiện Thiết kế phòng banLựa chọn giữa Hữu cơ & cơ giớiMức độ tiêu chuẩn hóa thủ tụcMức độ tập trung hóaMức độ yêu cầu kỹ năng của nhân viênPhạm vi và tầm hạn quản lýTruyền thông & phối hợpQuan hệ giữa các phòng banDạng quan hệ lẫn nhauYêu cầu về thông tin ngang và việc ra quyết địnhKiểu quan hệ phối hợpƯu tiên việc đặt các đơn vị gần nhauKiểu đóng gópQuan hệ thấpTiêu chuẩn hóa, các quy tắc, thủ tụcThấpKiểu liên tụcQuan hệ trung bìnhNhững kế hoạch, lịch trình, thông tin phản hồiTrung bìnhKiểu tương tác hai chiềuQuan hệ caoĐiều chỉnh lẫn nhau, các cuộc họp liên bộ phận, hợp tác có tổ chứcCaoCác kiểu quan hệGóp chung: Mỗi bộ phận là 01 phần của tổ chức, có đóng góp chung cho tổ chức nhưng hoạt động độc lập. Công nghệ trung gianVí dụ: Sản xuất và bán chi tiết; môi giới bất động sảnLiên tục: Những phần được tạo ra ở bộ phận này trở thành đầu vào của các bộ phận khác. Công nghệ nối dài.Ví dụ: Lắp ráp điện tử, ô tô, dệt – mayHai chiều: Đầu ra của quá trình này là đầu vào của quá trình kia và ngược lại. Công nghệ có tính chuyên sâu.Ví dụ: Bệnh việnThứ tự ưu tiênKiểu tác động qua lại 02 chiều cần được ưu tiên nhất. Nên nhóm gộp các hoạt động này và giao phó cho 01 đầu mối quản lý.Thiết lập các kênh thông tin hiệu quảƯu tiên tiếp theo là kiểu “liên tục” và cuối cùng là kiểu “đóng góp”12?Mối quan hệ về cấu trúcSự phụ thuộc lẫn nhauSự phối hợpQuan hệ hai chiều(phát triển sản phẩm mới)Những cuộc họp không định trước, trực tiếp, một đội xuyên qua các phòngTrao đổi thông tin theo chiều ngangĐiều chỉnh qua lạiLiên tục(chế tạo sản phẩm)Các cuộc họp có kế hoạch, các tiểu banTrao đổi thông tin theo chiều dọcHoạch địnhĐóng góp(phân phối sản phẩm)Các kế hoạchLuật lệTiêu chuẩn hóaThấpCaoCông nghệ thông tin &TKTCSự phát triển các công cụCác phần mềm quản trị; tự động hóa công việcẢnh hưởng đến quản trịMở rộng sự tham gia ra quyết định; ra quyết định nhanh hơn; hiểu biết tổ chức tốt hơnTác động đến thiết kế tổ chứcPhẳng hóa cấu trúc tổ chức; linh hoạt trong việc giao phó quyền hành; phong phú hóa công việc; nâng cao trình độ nhân viênTác động đến “văn hóa tổ chức”Công nghệ và thiết kế công việcThiết kế công việcCông nghệ tác động đến cách thức thực hiện và bản chất công việcCông nghệ mới làm đơn giản hóa công việc, nâng cao chất lượng công việcCác hệ thống “Kỹ thuật – Xã hội”Các sai lầm mắc phải: thiên về kỹ thuật hoặc thiên về con ngườiPhát triển hài hòa: “Kỹ thuật – Xã hội”Công nghệ & Thiết kế tổ chứcThe End