Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 4: Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo

Học phần:
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
VĂN PHỊNG 
ThS: Đặng Thanh Nam 
(Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU)
Chương IV
TỔ CHỨC CHUYẾN CƠNG TÁC CHO 
LÃNH ĐẠO
1. Mục đích của các chuyến cơng tác của lãnh đạo :
- Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể đã xác định trong kế hoạch 
cơng tác.
- Kiểm tra thực tế triển khai cơng việc
- Nghiên cứu, thăm dị, khảo sát tình hình.
- Tham quan, học hỏi kinh nghiệm 
- Dự hội thảo, hội nghị, triển lãm
I. Mục đích, yêu cầu của các chuyến cơng tác 
2. Yêu cầu trong việc tổ chức các chuyến cơng tác 
của lãnh đạo:
- Tìm hiểu mục đích chuyến cơng tác để chuẩn bị tài 
liệu, thủ tục, kinh phí, phương tiện...
- Nắm vững quy định về chế độ cơng tác đặc biệt là tiêu 
chuẩn về chi tiêu tài chính.
II. Lập kế hoạch chuyến 
cơng tác
Thơng thường chỉ lập KH cho các chuyến cơng tác dài ngày, 
với số lượng đơng hoặc cho chuyến cơng tác nước ngồi
Nội dung của KH
- Địa điểm cơng tác (tại HN, Đà Nẵng)
- Mục đích chuyến cơng tác (kiểm tra, báo cáo)
- Nội dung sẽ giải quyết trong chuyến đi (kiểm tra tài chính, 
kiểm tra về nhân sự)
- Thời gian chuyến cơng tác (từ ngày. đến ngày..)
- Thành phần: số lượng, trưởng đồn, số nam giới – nữ giới
- Phương tiện: (máy bay, xe cơng ty 12 chỗ)
- Tài liệu cần mang theo (báo cáo tình hình KD, phương án 
phân chia cổ tức, dự thảo KH mở đại lý)
- Dự tốn kinh phí (dự trù số tiền cho chuyến đi)
III. Trách nhiệm của TK khi tổ chức chuyến cơng tác 
cho lãnh đạo
1. Trường hợp TK khơng đi cùng:
a. Liên hệ với nơi đồn sẽ tới cơng tác (email, điện 
thoại, văn bản)
+ Mục đích, nội dung, chương trình làm việc.
+ Số lượng, trưởng đồn, số nam, nữ
+ Thời gian làm việc
+ Các đề nghị khác về nơi ăn nghỉ, điều kiện làm việc
b. Chuẩn bị văn bản, tài liệu chuyến cơng tác 
Đi kiểm tra
- Kế hoạch, chỉ tiêu, định mức, nhiệm 
vụ  đã giao cho đơn vị bị kiểm tra
- Văn bản về Quy trình hướng dẫn 
thực hiện nhiệm vụ 
- Báo cáo của đơn vị bị kiểm tra trong 
quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Các nội dung để trả lời những thắc 
mắc, kiến nghị của đơn vị bị kiểm tra.
Tùy mục đích của chuyến cơng tác mà cĩ sự chuẩn bị 
tài liệu khác nhau:
VD:
Báo cáo :
- Báo cáo thể hiện tình hình thực hiện nhiệm vụ 
được phân cơng.
- Báo cáo thể hiện sự thuận lợi, khĩ khăn trong 
thực hiện nhiệm vụ.
- Các tài liệu thể hiện số liệu về kết quả thực 
hiện, tài chính, 
- Các văn bản trình bày các kiến nghị, đề xuất, 
cải tiến
Khảo sát, phát triển thị trường:
- Các nội dung cần khảo sát (sản phẩm, giá cả, mẫu 
mã).
- Bảng câu hỏi, phiếu điều tra
- Các mẫu tổng hợp kết quả nhanh
Đàm phán:
- Các văn bản cĩ liên quan tới nội dung đàm 
phán
- Các văn bản pháp luật điều chỉnh liên quan tới 
nội dung đàm phán
- Dự thảo hợp đồng, thỏa thuận kinh tế.
- Thơng tin về đối tác (điểm mạnh, điểm yếu)
- Hồ sơ thể hiện năng lực của cơng ty (GPKD, 
báo cáo kiểm tốn, giấy tờ sở hữu tài sản )
c. Chuẩn bị phương tiện
- Liên hệ thuê xe (Soạn thảo hợp đồng thuê xe), đặt vé 
máy bay
- Lưu ý khi chuẩn bị phương tiện:
+ Địa điểm cơng tác, 
+ Lịch trình của chuyến đi.
+ Số lượng thành viên.
+ Khả năng tài chính của DN
2. Trường hợp TK đi cùng
a. Liên hệ với nơi đồn tới cơng tác (như trên)
b. Chuẩn bị tài liệu (như trên)
c. Chuẩn bị phương tiện (như trên)
d. Chuẩn bị thủ tục
- Giấy giới thiệu của đồn
- Giấy đi đường (cơng lệnh)
- Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân
e. Chuẩn bị kinh phí
- Lập dự tốn chuyến cơng tác
- Trình phê duyệt dự tốn
- Ứng và quản lý kinh phí
Bản dự tốn chuyến cơng tác tại Hà Nội
STT NỘI DUNG Đơn giá Số 
lượng 
Lượt/ngày Thành tiền 
1 Vé máy bay 1.700.000 03 02 10.200.000 
2 Phịng 300.000 03 04 3.600.000 
3 Ăn 
3 Tài liệu 
 .  
Tổng chi 
Người lập Giám đốc
ký ký
• Xác định rõ thời gian di chuyển (thời gian làm 
việc)
• Xác định rõ địa điểm (làm việc, lưu trú, dừng 
chân)
• Cĩ thể xác định phương tiện di chuyển .
• Cĩ thể ghi nội dung làm việc tại từng địa điểm, 
những điều cần lưu ý tới các thành viên trong 
đồn tại từng nơi.
f. Lập lịch trình chuyến cơng tác
g. Các chuẩn bị khác 
- Các máy móc, thiết bị kỹ thuật cần mang theo (máy tính, máy chụp hình, 
ghi âm, camera, máy kiểm tra tiền...)
- Các thuốc bệnh thông thường.
- Những cuốn sách hướng dẫn về văn hoá, phong tục, tập quán (cẩm nang 
du lịch, bản đồ).
• Tùy từng trường hợp để chuẩn bị những điều kiện 
khác (ký kết hợp đồng, tham quan, mừng lễ kỷ niệm)
• Tùy từng đối tượng để chuẩn bị quà tặng cho phù hợp
• Tham khảo trước các địa điểm cung cấp dịch vụ tại địa 
phương.
IV. Trong khi lãnh đạo đi cơng tác 
- Giúp người được uỷ quyền điều hành trong cơng việc 
hàng ngày.
- Tập hợp, sắp xếp cơng văn, tài liệu gửi cho lãnh đạo.
- Cung cấp thơng tin kịp thời cho lãnh đạo và theo yêu 
cầu của lãnh đạo trong chuyến cơng tác.
- Ghi chép các lời nhắn, các cơng việc cần thiết, xin hẹn 
làm việc... (lập nhật ký cơng tác)
- Thực hiện các cơng việc thuộc trách nhiệm của TK.
1. Trường hợp TK khơng đi cùng đồn, TK 
sẽ cĩ những nhiệm vụ sau:
2. Trường hợp TK đi cùng:
• Sắp xếp, chuẩn bị, tổ chức các buổi làm việc với 
đối tác theo chương trình.
• Trợ giúp lãnh đạo trong các buổi làm việc
• Chuẩn bị cơng tác hậu cần, lễ tân 
• Quản lý và thực hiện cơng tác tài chính.
• Tham gia các buổi làm việc theo lịch trình và theo 
yêu cầu của lãnh đạo.
V. Sau khi lãnh đạo đi cơng tác về:
- Báo cáo tĩm tắt tình hình cơng tác của cơ quan/DN
- Trình các VB, tài liệu, nhật ký cơng tác
- Báo lịch làm việc, lịch tiếp khách của lãnh đạo.
- Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản báo cáo kết quả chuyến cơng 
tác.
- Giúp lãnh đạo lập hồ sơ chuyến cơng tác. 
- Tập hợp giấy tờ, chứng từ làm thủ tục quyết tốn.
1. Trường hợp TK khơng đi cùng
2. Trường hợp TK đi cùng:
- Tổng hợp, báo cáo kết quả chuyến đi trước tập thể 
CQ, DN theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Lập hồ sơ chuyến cơng tác.
- Thực hiện việc quyết tốn chuyến đi
- Thực hiện các yêu cầu khác của trưởng đồn
----------//---------