Bài giảng Quản lý hệ thống y tế - Tổ chức thực hiện và điều phối các chương trình/dự án y tế

TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU PHỐICÁC CHƯƠNG TRÌNH/ DỰ ÁN Y TẾTrường Đại học Y tế Công cộngBộ môn Quản lý Hệ thống Y tế Môn học: Quản lý y tếMỤC TIÊU HỌC TẬPSau khi kết thúc, học viên có thể:Phân tích được các hoạt động chính trong thực hiện kế hoạchXác định được các khó khăn thường gặp trong thực hiện kế hoạch và một số giải phápTrình bày được các lợi ích và nguyên tắc cơ bản của điều phối hoạt độngPhân tích được một số khó khăn và giải pháp chính trong điều phối hoạt độngChu trình Quản lýLËp kÕ ho¹ch §¸nh gi¸ Thùc hiÖn &THEO DÕI Gi¸m s¸t hỗ trợTỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH LÀ GÌ?Là quá trình biến mọi kế hoạch trên giấy thành hiện thực, thành sản phẩm, biến mục tiêu thành sự thậtCÂU HỎICó những hoạt động chính nào diễn ra trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch? Các anh/chị đã từng gặp những khó khăn gì trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch?CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCHĐiều phối hoạt động Giám sát hỗ trợ Đánh giá Tổng kết Điều chỉnh Phân công công việc Theo dõiCÁC LOẠI KHÓ KHĂNNguyên nhân thuộc về tổ chứcNguyên nhân bên ngoài tổ chứcNguyên nhân thuộc về cá nhânPHÂN CÔNG CÔNG VIỆCNguyên tắc: có sự tham gia của những người trực tiếp thực hiện và những người có liên quanTừ tổng thể thành cụ thể:Chia kế hoạch hoạt động thành các công việc nhỏ. Ví dụ: từ kế hoạch năm – quí – tháng- tuần – công việc cụ thểPhân công công việc theo đơn vị hành chính/hoặc nhóm- phân công theo cá nhânSử dụng công cụ quản lý thời gian: Lịch công tác (tháng-tuần-ngày-từng việc)MỘT SỐ KHÓ KHĂN VÀ CÁC GIẢI PHÁPCác khó khănGiải pháp cụ thểThiếu các kỹ năng quản lý cần thiết Cung cấp và rèn luyện kỹ năng quản lý cho mọi cán bộ Thiếu sự tham gia của các bên liên quanLôi kéo sự tham gia của các bên liên quan vào mọi giai đoạn. Tăng cường sự cam kết và tự chủKế hoạch không rõ ràng cụ thểCần lập kế hoạch từ tổng thể đến cụ thể, đặc biệt là thời gianThay đổi về chính sách, nhân lựcXây dựng kế hoạch quản lý sự thay đổi từ khi lập KHThiếu nguồn lực Xếp hạng ưu tiên. Lập kế hoạch sát thực. Điều chỉnh. Huy động. CÁC GIẢI PHÁP CHUNG Lập kế hoạch:Lập kế hoạch có sự tham gia. Phân tích các thuận lợi và khó khăn sau khi lựa chon các PPháp THiện hoặc giải quyếtLập kế hoạch hoạt động gắn với kế hoạch tài chính, kế hoạch giám sát hỗ trợ, theo dõi, đánh giá.Kế hoạch cần có từ tổng thể đến cụ thể chỉ rõ thời gian, người thực hiện, người giám sát hỗ trợCó các chính sách, qui định và cơ cấu tổ chức thực hiện phù hợpXây dựng hệ thống thông tin và báo cáo đảm bảo công tác theo dõi, giám sát và trao đổi thông tin thông suốt trong quá trình thực hiệnCÂU HỎIĐiều phối thực hiện là gì?Tại sao cần điều phối?ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆNĐiều phối là quá trình tổng hợp phân tích thông tin và đưa ra các quyết định để huy động nguồn lực từ nhiều phía một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêuĐiều phối giúp:Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lựcNâng cao chất lượng hoạt động Giúp chia sẻ thông tin và kinh nghiệmGiảm chồng chéo hoặc thiếu hụtMỘT SỐ KHÓ KHĂN VÀ CÁC GIẢI PHÁPCác khó khănGiải pháp cụ thểThiếu hợp tác/mâu thuẫn giữa các bên tham giaGiúp các bên tham gia nhận rõ mục tiêu chung ngay từ ban đầuLàm rõ chức trách nhiệm vụ của từng bênNgười điều phối cần có kỹ năng giải quyết mâu thuẫnThiếu sự tham gia- do thụ động, do sợ mất quyền, sợ lộ điểm yếuTạo môi trường làm việc cởi mở, tôn trọngTăng cường tính chủ độngCó cơ chế động viên khen thưởng rõ ràng Cạnh tranh về thành công/lợi íchCơ chế đánh giá rõ ràngTRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢNgười ngheNgười truyền thông tinPhản hồi Chuyển tin/thông điệp Cần chuyển thông tin gì? Người nghe là ai?Chuyển thông tin theo cách nào?Từ ngữGiọng điệuKhông lờiMột số lưu ý khi truyền thông khi điều phối thực hiện kế hoạchNhững điều mình muốn nói + Những gì người nghe quan tâm = thông điệp hướng tới người ngheCông cụ triển khai kế hoạchBản kế hoạch hành động tổng hợpKế hoạch theo thời gian (sơ đồ Gant)