Bài giảng Quản trị văn phòng - Chương 4: Quản trị hội họp

107 September 2021PERIODS FOR LECTURE: 3HOME STUDY: 6MEETING MANAGEMENTCHAPTER 4207 September 2021SỐ TIẾT GIẢNG: 3TỰ HỌC: 6QUẢN TRỊ HỘI HỌPCHƯƠNG 4307 September 2021■ Organizing meetings■ Classification of meeting■ Conference preparation■ Control conference■ Up the program, planningCONTENT OF THE LECTURE407 September 2021■ Tổ chức các cuộc hội họp■ Phân loại hội họp■ Chuẩn bị hội nghị■ Điều khiển hội nghị■ Lập chương trình, kế hoạchNỘI DUNG BÀI GIẢNG507 September 2021■ Meeting is a collection of many of a period of time under the control of a person (Chaired or Presidency), aims to:● Discuss one / problems● Find the best solution to solve these problems.1. ORGANIZE OF MEETINGS1.1. CONCEPT OF MEETING607 September 20211. TỔ CHỨC HỘI HỌP1.1. KHÁI NIỆM HỘI HỌP■ Hội họp là sự tập hợp nhiều người trong một thời gian nhất định đặt dưới sự điều khiển của một người (chủ trì, chủ tịch đồn), nhằm mục đích:	● Bàn luận về một / nhiều vấn đề	● Tìm giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề đĩ.707 September 2021■ Create unity of perception, perspective.■ Creating coordination in the work■ Share knowledge and experience■ Stimulate debate in order to find the optimal solution■ Popular policy, planning, work■ Remove difficulties■ Fix errors in the implementation process.1.2. MEANING OF MEETING807 September 2021■ Tạo sự thống nhất về nhận thức, quan điểm.■ Tạo sự phối hợp trong cơng việc■ Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm■ Kích thích tranh luận để tìm giải pháp tối ưu■ Phổ biến chính sách, kế hoạch, cơng việc■ Tháo gỡ khĩ khăn■ Khắc phục sai sĩt trong quá trình thực hiện-1.2. Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP907 September 2021■ Per day there were 3000 meeting, a budget of 1.5 billion / day.(Source: Report on the situation ofMeeting of the Hanoi People's Committee)■ Only 50% of the current meeting is real quality.(Dr. Thang Van PhucFormer Deputy Minister of the Interior)MEETING SITUATION IN VIETNAMTrung bình VN cĩ 3.000 cuộc họp, ngân sách chi 1,5 tỷ đồng/ngày.1007 September 2021THỰC TRẠNG HỘI HỌP TẠI VN(Nguồn: Báo cáo về tình hìnhhội họp của UBND TP Hà Nội)Chỉ 50% số cuộc họp hiện nay là cĩ chất lượng thực sự.(TS. Thang Văn PhúcNguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ)1107 September 2021Internal Meeting Informal1.3. CLASSIFICATION OF MEETINGFormalConference121207 September 2021Họp nội bộkhơng nghi thức1.3. PHÂN LOẠI HỘI HỌPHội nghịtheo nghi thức121307 September 2021■ Meeting to resolve the work of leadership, departmental functions ...■ No opening ceremony, closing ceremony■ Secretary records the minutes of the meeting.1.3.1. INTERNAL MEETINGS INFORMALRegular Irregular1407 September 2021■ Họp giải quyết cơng việc của ban lãnh đạo, phịng ban chức năng ■ Khơng nghi thức khai mạc, bế mạc■ Cĩ thư ký ghi biên bản.1.3.1. HỌP NỘI BỘ KHƠNG NGHI THỨCThường xuyênĐột xuất1507 September 2021	Command Conference1.3.2. CONFERENCE	Conference Briefings 	Exploration Conference 	(Seminar, Workshop)	Decision Conference 12341607 September 2021	Hội nghị chỉ huy1.3.2. HỘI NGHỊ THEO NGHI THỨC	Hội nghị giao ban	Hội nghị thăm dị (Hội thảo)	Hội nghị quyết nghị (quyết định)12341707 September 2021■ Purposes: To communicate the decision, the solution adopted, assign tasks to subordinates.COMMAND CONFERENCE1PurposeCharacteristics● Hosted the conference leader● Conference nature monologue, the decision of the meeting have been identified before.● Participants: Heads, deputy heads of departments & units.● Participants do not need to speak.● No need secretary to record the minutes of the conference.1807 September 2021■ Mục đích: ● Truyền đạt quyết định, kế hoạch, giao nhiệm vụ cho cấp dướiHỘP NGHỊ CHỈ HUY1Mục đích■ Đặc điểm:● Chủ trì là lãnh đạo● Hội nghị mang tính độc thoại, quyết định của hội nghị đã được xác định trước.● Tham dự: Trưởng, phĩ phịng ban, bộ phận, đơn vị trực thuộc.● Người tham dự khơng cần phát biểu.● Khơng cần thư ký ghi biên bản.Đặc điểm1907 September 20212007 September 20212107 September 2021 ● To help leaders evaluate the performance of tasks, learn from experience, timely direction to accomplish common goalsCONFERENCE BRIEFINGS2PurposeCharacteristics● A type command conference held monthly, quarterly, 6 months.● Hosted the conference leader● Participants: heads & deputy heads of departments & units.● Participants reporting, performance, constraints & problems.● Secretary record the minutes of the meeting 2207 September 2021■ Mục đích: ● Giúp lãnh đạo đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, rút kinh nghiệm, chỉ đạo kịp thời nhằm hồn thành mục tiêu chung.HỘI NGHỊ GIAO BAN2Mục đích■ Đặc điểm: ● Là loại hội nghị chỉ huy tổ chức định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng.● Chủ trì hội nghị là lãnh đạo● Tham dự: Trưởng, phĩ phịng ban, đơn vị trực thuộc.● Người tham dự báo cáo tình hình, kết quả thực hiện, khĩ khăn, vướng mắc.● Cĩ thư ký ghi biên bảnĐặc điểm2307 September 20212407 September 2021■ Purpose: Find information and solutions to help administrators decide certain problem.	EXPLORATION CONFERENCE3PurposeCharacteristics● Chaired the organizational leadership is not required● Participation: This includes people outside the organization● The conference participants discussed● Secretary to record the minutes of the conference.2507 September 20212607 September 20212707 September 2021● Tìm kiếm thơng tin, giải pháp giúp nhà quản trị quyết định vấn đề nào đĩ. HỘI NGHỊ THĂM DỊ (HỘI THẢO)3Mục đích● Chủ trì hội nghị khơng nhất thiết là lãnh đạo tổ chức● Tham dự: Gồm cả người ngồi tổ chức● Người dự hội nghị tham gia thảo luận● Cĩ thư ký ghi biên bản hội nghị.Đặc điểm2807 September 20212907 September 20213007 September 2021● Reviewing the implementation of the plan year● To set the orientation, tasks for next year.DECISION CONFERENCE 4Purpose● Chaired the organization's leadership● Participants: cadres, employees, guests● Participants have the right to express their opinions.● At the end of the conference to make resolutions - making the text of resolutions.● Secretary to record the minutes of the meeting.Characteristics3107 September 2021● Kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch năm● Đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho năm sauHỘI NGHỊ QUYẾT NGHỊ4Mục đích● Chủ trì hội nghị là lãnh đạo tổ chức● Tham dự: Cán bộ, nhân viên, khách mời● Người tham dự cĩ quyền phát biểu ý kiến.● Kết thúc hội nghị phải đưa ra quyết nghị - đưa vào văn bản trở thành nghị quyết.● Cĩ thư ký ghi biên bản hội nghị.Đặc điểm3207 September 20213307 September 20213407 September 2021■ Gathered in one place1.4. THE FORM OF CONFERENCE■ Remote - TV multimedia online: conference focused at the point of the conference was located in certain locations.TRADITIONALMODERN123507 September 2021■ Tập trung tại một địa điểm1.4. HÌNH THỨC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ■ Từ xa - truyền hình trực tuyến đa phương tiện: Người tham dự tập trung tại các điểm cầu Hội nghị được đặt tại các địa điểm nhất định. TRUYỀN THỐNGHIỆN ĐẠI123607 September 20213707 September 20213807 September 2021■ Establishment of the organizing committee■ Identified:● The nature of the conference, organizational forms● Participants (invitation)● The location, time and funding.■ Set up the agenda of the meeting■ Prepare materials for distribution to participants.■ Arrangements for the reception staff, service.■ Prepare facilities for conferences.■ Plans to ensure security.1.5. CONFERENCE PREPARATION3907 September 2021■ Thành lập ban tổ chức hội nghị *■ Xác định:● Tính chất hội nghị, hình thức tổ chức● Thành phần tham dự (phát thư mời)● Địa điểm, thời gian, kinh phí.■ Lập chương trình nghị sự *■ Chuẩn bị tài liệu phát cho người tham dự.■ Sắp xếp nhân sự lễ tân, phục vụ.■ Chuẩn bị cơ sở vật chất cho hội nghị.■ Lập phương án bảo đảm an ninh.1.5. CHUẨN BỊ HỘI NGHỊ4007 September 2021■ Ưu:● Hội nghị lớn, trang trọng với số lượng người đơng.● Phù hợp hội nghị mang tính chất thơng tin, thuyết trình.4107 September 2021BỐ TRÍ PHỊNG HỘI NGHỊ (1)Hội trường AuditoriumƯu■ Nhược:● Khơng tạo sự tương tác giữa những người tham dự.Nhược4207 September 20214307 September 20214407 September 2021	 ● Hội nghị quy mơ lớn, trang trọng.● Thơng tin, thuyết trình.● Thuận tiện cho người tham dự ghi chépBỐ TRÍ PHỊNG HỘI NGHỊ (2)KiểuLớp học ClassroomƯu■ Nhược:● Hạn chế sự tương tác giữa những người tham dự.Nhược4507 September 2021Ưu: ● Hội nghị ≤ 40 người● Tạo khơng khí hội họp, khơng gian chuyên nghiệp. ● Thuận tiện cho người tham dự ghi chép & tương tác.● Tạo vị trí trang trọng cho chủ tọa4607 September 2021BỐ TRÍ PHỊNG HỘI NGHỊ (3)Ưu Khuyết: ● Khơng phù hợp hội nghị lớn.● Tạo khoảng cách giữa người dựKhuyếtRỗng vuơngPhịng họp4707 September 20214807 September 2021Chữ UU-Shape4907 September 2021BỐ TRÍ PHỊNG HỘI NGHỊ (4)Ưu: 	● Phù hợp hội nghị cĩ thuyết trình, thảo luận● Tạo sự thân mật giữa người tham dự.● Dung hịa giữa truyền tải thơng tin & tương tác với người tham dự.Ưu Khuyết: ● Khơng phù hợp hội nghị lớn, nhiều người tham dự.Khuyết5007 September 20215107 September 2021Cộng đồng (Round set up with no table)	● Hội nghị quốc tế● Đề cao vai trị người tham dự, cần nhiều khơng gian hoạt động.● Tạo tâm lý bình đẳng cho người dự & nhấn mạnh vai trị cá nhân.● Thuận lợi trong bố trí thảo luận nhĩm nhỏ/ lớn.5207 September 2021BỐ TRÍ PHỊNG HỘI NGHỊ (5)Nhược:● Khơng tạo vị trí trang trọng cho người chủ trì.ƯuNhược5307 September 20215407 September 2021KiểuBàn tiệcBanquetƯu:	 ● Phù hợp các mơ hình họp sáng tạo, nhấn mạnh vai trị của người dự● Các nhĩm từ 5 – 10 người.● Người tham dự dễ tương tác, thảo luận.● Chủ tọa dễ tổ chức hoạt động.5507 September 2021BỐ TRÍ PHỊNG HỘI NGHỊ (6)ƯuNhược:● Tốn khơng gian bố trí.● Khĩ quản lý số lượng đơng.Ưu5607 September 20215707 September 2021■ Check the presence of the delegates & guests (the organizers)■ Document the conference (the organizers)Salute the flag, sing the national anthem (the Master of Ceremonies - MC)■ Read the opening words (the organizers)introduced presidency, chaired the conference (the Master of Ceremonies - MC)■ Introduce delegates, guests, participants (the Master of Ceremonies - MC)■ Presented activity reports (chaired the conference)1.6. CONDUCTING CONFERENCE (1)5807 September 2021■ Kiểm tra sự cĩ mặt của đại biểu, khách mời (Ban tổ chức)■ Phát tài liệu hội nghị (Ban tổ chức)■ Chào cờ, hát quốc ca (MC)■ Đọc lời khai mạc (Ban tổ chức)■ Giới thiệu Chủ tịch đồn, Chủ trì hội nghị (MC)■ Giới thiệu đại biểu, khách mời, thành phần tham dự (MC)■ Trình bày báo cáo hoạt động (Chủ trì)1.6. TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ (1)5907 September 2021■ Conference discussion, said comments, vote through the report■ Read the directions and tasks (chaired the conference)■ Conference discussion, feedback, voting through orientation & task■ Announced the decision to reward (the organizers)■ Addressing the review (chaired the conference)■ Read the closing (the organizers)1.6. CONDUCTING CONFERENCE (2)6007 September 2021■ Hội nghị thảo luận, phát biểu ý kiến đĩng gĩp, biểu quyết thơng qua báo cáo■ Đọc phương hướng, nhiệm vụ (Chủ trì)■ Hội nghị thảo luận, đĩng gĩp ý kiến, biểu quyết thơng qua phương hướng, nhiệm vụ■ Cơng bố các quyết định khen thưởng (Ban tổ chức)■ Phát biểu ý kiến tổng kết (Chủ trì)■ Đọc lời bế mạc (Ban tổ chức)1.6. TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ (2)6107 September 2021■ Neutrality, objectivity, trust for the participants.■ Not tilt their opinions about a party when there are many opposing opinions.■ Not argue with the speaker, the bias in the appointment of speech.■ Not impose the will of myself to others.1.7. DRIVEN CONFERENCE (1)6207 September 20211.7. ĐIỀU KHIỂN HỘI NGHỊ (1)■ Trung lập, khách quan, tạo niềm tin cho người tham dự.■ Khơng nghiêng ý kiến của mình về một bên nào khi cĩ nhiều ý kiến đối lập.■ Khơng tranh luận tay đơi, thiên vị trong chỉ định người phát biểu.■ Khơng áp đặt ý chí cá nhân.6307 September 20211.7. DRIVEN CONFERENCE (2)■ No critical comments of those person attended the conference.■ Guide people to focus on the conference theme.■ Prevent offensive comments, avoid personal criticism cause disunity in & after the conference.■ Summary of opinions, summed up the conference.6407 September 2021■ Khơng phê phán ý kiến của người tham dự hội nghị.■ Hướng dẫn mọi người tập trung phát biểu vào chủ đề hội nghị.■ Ngăn chặn những ý kiến cơng kích, phê phán cá nhân tránh gây mất đồn kết trong & sau hội nghị.■ Tĩm tắt ý kiến phát biểu, tổng kết hội nghị.1.7. ĐIỀU KHIỂN HỘI NGHỊ (2)6507 September 2021■ Record the minutes of the meeting (process, the evolution of the conference).■ Record honest, accurate opinions■ Do not record comment, comment the subjective opinion of myself■ End records: Secretary & Chairman signed the minutes.◘ The role of the record:● Evidence of legal conference● Based on the issued resolutions, decisions● Person expressed an opinion said caution.SECRETARY OF THE CONFERENCE6607 September 2021■ Ghi biên bản hội nghị (tiến trình, diễn biến)■ Ghi trung thực, chính xác ý kiến phát biểu■ Khơng được ghi nhận xét, bình luận theo quan điểm chủ quan của mình■ Kết thúc biên bản: Thư ký & Chủ tọa cùng ký vào biên bản.◘ Vai trị của biên bản:● Chứng cứ pháp lý về hội nghị● Căn cứ ban hành nghị quyết, quyết định.● Người phát biểu thận trọng khi nĩi.THƯ KÝ HỘI NGHỊ6707 September 2021■ Meeting: keeping minutes of meetings■ Conference: Making records● Invitation to the conference● List of conference delegates● List of conference participants● Word of opening, closing● reports, presentations, speeches● Resolution, Minutes of the meeting.1.8. WORK TO DO AFTER THE MEETING6807 September 2021■ Họp: Lưu giữ biên bản cuộc họp■ Hội nghị: Lập hồ sơ lưu trữ● Giấy mời dự hội nghị● Danh sách đại biểu● Danh sách người tham dự hội nghị● Lời khai mạc, Lời bế mạc● Các báo cáo, tham luận, bài phát biểu● Nghị quyết, Biên bản hội nghị.1.8. CƠNG VIỆC SAU HỘI HỌP6907 September 2021TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA – HÀ NỘI57 Phạm Hùng – Hà Nội Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam National Convention Center■ Kiến trúc "Lượn sĩng biển Đơng" do chuyên gia Đức thiết kế theo ý tưởng cảnh quan di sản thế giới Vịnh Hạ Long.■ Vốn đầu tư 4.300 tỷ.■ Phịng họp chính 4.256 m² - 3.800 chỗ■ 2 phịng họp nguyên thủ trang bị hệ thống micro, tai nghe nhiều thứ tiếng.■ 24 phịng họp nhỏ cĩ thể chia thành 72 phịng họp nhỏ hơn.7007 September 2021■ Phịng khánh tiết 2.100 m² cĩ hai bức tranh sơn mài Hạ Long đỏ & Hạ Long vàng lớn nhất thế giới 4,2m x 33m■ 3 bãi đỗ xe nổi & hệ thống	ga-ra ngầm sức chứa 1.100 ơtơ.■ Sân đỗ trực thăng■ Quảng trường rộng 10.000 m² trưng bày 30 bức tượng đá của nhà điêu khắc Nguyễn Long Bửu.7107 September 2021Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam National Convention Center7207 September 20212. FORMULATING PROGRAMS& PLANNING2.1. CONCEPT OF PROGRAM■ The document set out the objectives & direction of the organization for a long time, many years.2.1. CONCEPT OF PLAN■ The document set out the organization's work in a certain period of time to achieve the objectives of the program..7307 September 2021■ Tài liệu đề ra mục tiêu, định hướng của tổ chức trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm.7407 September 20212. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,KẾ HOẠCH2.1. KHÁI NIỆM CHƯƠNG TRÌNH2.2. KHÁI NIỆM KẾ HOẠCH■ Tài liệu đề ra những cơng việc của tổ chức trong khoảng thời gian nhất định nhằm đạt mục tiêu của chương trình.7507 September 2021■ Is determined based objectives, targets and tasks of an organization, the development of a process & the basic facilities to carry out the objectives, targets and tasks.2.3. CONCEPT BUILDINGPROGRAM & PLANS■ Là sự xác định cĩ căn cứ mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ của một tổ chức, sự phát triển một quá trình & định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đĩ.7607 September 20212.3. KHÁI NIỆM XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH7707 September 20217807 September 2021QUY TRÌNH LẬP & THỰC HIỆN KẾ HOẠCHCƠNG TÁC - SỞ TN&MT QUẢNG TRỊ (ISO 9000:2007)7907 September 2021■ Organization with clear objectives■ Active in management■ Expected management situations■ The operating unity, focus■ Managers understand the progress of work■ Effective coordination of resources■ Timely respond to changes in the external environment.2.2. MEANING OF PROGRAMS AND PLANS8007 September 2021■ Tổ chức cĩ mục tiêu rõ ràng■ Chủ động trong quản lý■ Dự kiến các tình huống quản lý■ Việc điều hành thống nhất, tập trung■ Nhà quản lý nắm được tiến độ cơng việc■ Phối hợp các nguồn lực hiệu quả■ Ứng phĩ kịp thời trước thay đổi của mơi trường bên ngồi.2.2. Ý NGHĨA CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH8107 September 2021■ Base building program and plans■ Guidelines, policies and laws■ Socio-economic situation of the country■ Functions and specific tasks of the organization■ Operating results of the previous year■ The existing resources of the organization.■ The scientific and technical progress.2.3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CT & KH8207 September 2021■ Chủ trương, chính sách, pháp luật■ Tình hình kinh tế, xã hội của đất nước■ Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức■ Kết quả hoạt động các năm trước đĩ■ Các nguồn lực hiện cĩ của tổ chức.■ Các tiến bộ khoa học kỹ thuật2.3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CT & KH8307 September 2021■ Appropriate guidelines, policies and laws■ Ensure the feasibility■ Objectives consistent with the ability■ Systematic planning, in order of priority, plan & implementation measures.2.4. REQUIREMENTS OF THE BUILDING PROGRAM AND PLANS8407 September 2021■ Phù hợp chủ trương, chính sách, pháp luật■ Bảo đảm tính khả thi■ Mục tiêu phù hợp với khả năng■ Cơng việc hoạch định cĩ hệ thống, theo thứ tự ưu tiên, cĩ phương án & biện pháp thực hiện.2.4. YÊU CẦU XÂY DỰNG CT & KH8507 September 2021■ Define objectives, significance and impact on the organization.■ Determine job content (size, weight, quantity, quality, technical, location, time, time for completion)■ Determine how to implement■ Regulations on methods of inspection & monitoring (process, competence, time, sanctions, remedies, etc.)■ Distribution of resources to ensure the implementation of the (human, financial, material, machinery, equipment, etc.). /.2.5. METHOD OF FORMULATING PROGRAMS, PLANNING8607 September 2021■ Xác định mục tiêu, ý nghĩa và ảnh hưởng đối với tổ chức.■ Xác định nội dung cơng việc (quy mơ, khối lượng, số lượng, chất lượng, kỹ thuật, địa điểm, thời gian, thời hạn hồn thành)■ Xác định cách thức thực hiện■ Quy định phương pháp kiểm tra, giám sát (quy trình, thẩm quyền, thời gian, chế tài, biện pháp khắc phục)■ Phân phối các nguồn lực để bảo đảm thực hiện cơng việc (con người, tài chính, nguyên vật liệu, máy mĩc, thiết bị)./.2.5. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG CT & KH8707 September 20211. Meaning of opportunity meeting For office administration activities?2. Classification conference?3. Distinguish the program plan?4. Analysis of facilities construction programs and plans?REVIEW QUESTIONS8807 September 20211. Nêu ý nghĩa của hội họp đối với hoạt động quản trị văn phòng?2. Phân loại hội nghị?3. Phân biệt chương trình với kế hoạch công tác?4. Phân tích các cơ sở xây dựng chương trình và kế hoạch công tác?	Câu hỏi ôn tập