Bài giảng Tin học văn phòng - Microsoft Office Excel Specialist

ồ SmartArt
Ấn vào hình tương ứng cần xóa, và ấn phím Delete.
Để thay đổi gam màu chủ đề của biểu đồ SmartArt
Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm SmartArt Styles, ấn nút Change Colors, và chọn chủ đề mong muốn.
Để chọn kiểu cho biểu đồ SmartArt
Trên thẻ tùy ứng Design, trong thư viện SmartArt Styles, chọn kiểu mong muốn.
Để chọn kiểu cho một thành phần trong biểu đồ SmartArt
Trên thẻ tùy ứng Format, trong thư viện Shape Styles, chọn kiểu mong muốn.
Hoặc
Trên thẻ tùy ứng Format, mở hộp thoại Shape Styles.
Trong hộp thoại Format Shape, trên trang Line Color, Line Style, Shadow, Reflection, Glow and Soft Edges, 3-D Format, và 3-D Rotation, chọn hiệu ứng mong muốn. Và ấn Close.
Chèn và định dạng các hình
Để vẽ một hình có sẵn
Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút Shapes.
Trong thư viện Shapes, chọn hình mong muốn, và làm theo một trong các cách sau:
Ấn vào bất cứ đâu trên trang Excel để chèn hình có sẵn vừa chọn.
Kéo tới bất cứ đâu trên trang Excel để chèn hình có sẵn với kích thước mong muốn.
Để thêm chữ cho hình
Ấn vào hình và nhập dữ liệu hiển thị trên hình.
Chuột phải vào hình, ấn Edit Text, và nhập dữ liệu.
Để tạo một hình không có sẵn
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Insert Shapes, ấn nút Edit Shape, và ấn Edit Points.
Kéo các giao điểm xuất hiện trên hình để thay đổi hình dạng của hình.
Để thay đổi kiểu hình này sang một kiểu hình khác
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Insert Shapes, ấn nút Edit Shape, chọn Change Shape, và chọn kiểu hình mới.
Để định dạng một hình
Trên thẻ tùy ứng Format, thực hiện các thao tác sau:
Trong thư viện Shape Styles, chọn kiểu có sẵn mong muốn.
Trong nhóm Shape Styles, trong thư viện Shape Fill, Shape Outline, và thư viện Shape Effects, chọn các tùy chọn mong muốn.
Để định dạng dữ liệu hiển thị trên hình
Trên thẻ tùy ứng Format, thực hiện các thao tác sau:
Trong thư viện WordArt Styles, chọn kiểu có sẵn mong muốn.
Trong nhóm WordArt Styles, trong thư viện Text Fill, Text Outline, và thư viện Text Effects, chọn các tùy chọn mong muốn.
Để thay đổi thứ tự chồng hình
Chọn hình cần di chuyển lên hoặc xuống theo thứ tự chồng hình.
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Arrange, thực hiện các thao tác sau:
Ấn nút Bring Forward hoặc Send Backward để di chuyển hình lên hoặc xuống một bậc hiển thị.
Trong danh sách Bring Forward, ấn Bring to Front để di chuyển hình hiển thị đầu tiên.
Trong danh sách Send Backward, ấn Send to Back để di chuyển hình hiển thị cuối cùng.
Để gộp các hình thành nhóm
Chọn hình đầu tiên, và nhấn giữ phím Ctrl trong khi chọn các hình khác cần gộp nhóm.
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Arrange, ấn nút Group, và ấn Group.
Để tách nhóm một nhóm hình
Chọn nhóm các hình đã được gộp.
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Arrange, ấn nút Group, và ấn Ungroup.
Chụp màn hình
Để chụp màn hình và chèn vào hộp màn hình
Hiển thị dữ liệu cần chụp lên màn hình.
Trên bảng tính Excel, đặt con trỏ chuột tại nơi cần chèn hình.
Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút Screenshot.
Trong thư viện Screenshot, thực hiện các thao tác sau:
Chọn biểu tượng màn hình cần chèn vào bảng tính.
Ấn Screen Clipping, và kéo thả để lấy vùng chụp màn hình.
Thực hành
On the Budget worksheet of the PersonalMonthlyBudget workbook, insert a stylized budget clip art image after the Monthly Budget title, and resize it to 0.6 inch high.
In the SmartArt workbook, on the Diagram worksheet, insert a Basic Bending Process diagram. Add the following text to the shapes: Take order, Create invoice, Fulfill order, Ship order, Order received. Then apply the Powdered style and one of the Colorful color schemes.
In the Shapes workbook, on the Sales By Category worksheet, draw a large, red, left-pointing arrow containing the words Successful weekend sale to the right of the Tools Total amount.
In the DataSource workbook, on the Seattle worksheet, insert a screen clipping of slide 5 from the Pollution presentation below the data.
6.3 Tạo và chỉnh sửa hình ảnh
Để chèn một hình ảnh vào bảng tính
Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, ấn nút Picture.
Trong hộp thoại Insert Picture, chỉ đường dẫn tới tệp tin hình ảnh cần chèn. Và làm theo một trong các cách sau:
Ấn Insert để chèn ảnh vào bảng tính.
Trong danh sách Insert, ấn Link to File để hình ảnh tự cập nhật đường dẫn khi bị di chuyển.
Trong danh sách Insert, ấn Insert and Link để chèn hình ảnh mà bỏ qua chế độ cập nhật đường dẫn.
Để chèn và chỉnh sửa một hình ảnh vào trong tiêu đề trên, dưới của bảng tính
Trên thẻ Insert, trong nhóm Text, ấn nút Header & Footer.
Ấn vào vùng tiêu đề trên, dưới phía trái, phải hoặc giữa của bảng tính, và trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Header & Footer Elements, ấn nút Picture.
Trong hộp thoại Insert Picture, tìm tới và click đúp vào hình ảnh mong muốn.
Trong nhóm Header & Footer Elements, ấn nút FormatPicture.
Trong hộp thoại Format Picture, thay đổi các tùy chọn trong vùng Size and rotate hoặc vùng Scale để làm cho hình ảnh vừa khít với độ rộng của vùng tiêu đề trên, dưới.
Ấn OK, và ấn vào một ô trong bảng tính để hiển thị hình ảnh vừa chèn trong chế độ Page Layout.
Để thay đổi kích thước, hình dạng của một hình ảnh vừa chèn vào bảng tính
Kéo thả cần điều khiển kích thước.
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Size, thay đổi các tùy chọn Height và Width.
Trên thẻ tùy ứng Format, bật nút hộp thoại Size. Rồi trên trang Size của hộp thoại Format Picture, thay đổi các tùy chọn Height, Width, và Scale.
Để di chuyển hình ảnh trong bảng tính
Kéo hình ảnh tới vị trí mới.
Để sao chép hình ảnh tới vị trí mới trong bảng tính
Giữ phím Ctrl, và kéo hình ảnh tới vị trí mới.
Để áp dụng hiệu ứng nghệ thuật cho hình ảnh trong bảng tính
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Adjust, hiện thư viện Artistic Effects, và chọn hiệu ứng mong muốn.
Để áp dụng kiểu cho hình ảnh trong bảnh tính
Trên thẻ Format, trong nhóm Picture Styles, hiện thư viện Quick Styles, và chọn kiểu hình ảnh mong muốn.
Hoặc
Trên thẻ Format, bật nút hộp thoại Picture Styles.
Trong hộp thoại Format Picture, trên các trang Line Color, Line Style, Shadow, Reflection, Glow and Soft Edges, 3-D Format, và 3-D Rotation, chọn các hiệu ứng mong muốn. Và ấn Close.
Để thay đổi hình ảnh trong bảng tính
Trên thẻ tùy ứng Format, trong nhóm Adjust, ấn nút ChangePicture.
Trong hộp thoại Insert Picture, chỉ đường dẫn tới và click đúp vào hình ảnh cần thay thế.
Thực hành
Open the Picture workbook, and insert the Logo2 graphic in the upper-left corner of the Employees worksheet header. Scale the logo so that it does not obscure cell A1 of the worksheet.
On the Sales worksheet of the ClipArt workbook, replace the grass picture with the VariegatedGrass picture, and then apply the Paint Strokes artistic effect. Next apply a 5 pt. soft edge to all of the pictures.
6.4 Sử dụng Sparklines
Để tạo (các) sparkline
Chọn vùng dữ liệu cần phân tích.
Trên thẻ Insert, trong nhóm Sparklines, chọn kiểu sparkline cần tạo.
Trong hộp thoại Create Sparklines, kiểm tra lại địa chỉ vùng dữ liệu là đúng. Trong ô Location Range, nhập địa chỉ (vùng) ô sẽ hiển thị (các) sparkline. Và ấn OK.
Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Show, chọn các ô cần hiện, bỏ chọn các ô cần ẩn cho các mốc dữ liệu.
Để thay đổi kiểu của (các) sparkline
Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Type, chọn kiểu mong muốn.
Để thay đổi kiểu sparkline
Trên thẻ tùy ứng Design, làm theo các cách sau:
Trong thư viện Style, chọn kiểu có sẵn phù hợp.
Trong nhóm Style, trong thư viện Sparkline Color, chọn màu mong muốn.
Trong nhóm Style, trên danh sách Marker Color, trong thư viện Negative Points, Markers, High Point, Low Point, First Point, và Last Point, chọn các màu mong muốn.
Để xóa (nhóm) sparkline 
Chọn sparkline cần xóa. Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Group, ấn nút Clear Selected Sparklines.
Chọn (các) sparkline cần xóa. Trên thẻ tùy ứng Design, trong nhóm Group, ấn mũi tên Clear Selected Sparklines, và ấn Clear Selected Sparklines Group.
Thực hành
In the Sparklines workbook, on the January worksheet, summarize the data for each day by using a Line sparkline. Apply the Sparkline Style Accent 6, Darker 25% style, and then display all the data markers without placing emphasis on any specific type of data marker.
In the Sparklines workbook, on the February worksheet, summarize the data for each hour by using a Column sparkline. Apply the Sparkline Style Colorful #4 style, and then accentuate the First Point and Last Point data markers.
Chương 7. Chia sẻ bảng tính
Một bảng tính có thể chứa các nội dung liên hệ tới những người dùng khác.
Chương này tập trung hướng dẫn người sử dụng về các cách lưu bảng tính dưới nhiều định dạng khác nhau để truy cập dễ dàng hơn với người dùng khác, gửi bảng tính tới người khác, nhập ghi chú trong bảng tính.
7.1 Chia sẻ bảng tính
Các định dạng có thể lưu của bảng tính
Để lưu bảng tính dưới một dạng tệp khác
Tại vùng bên trái trong chế độ Backstage, ấn Save As.
Trong hộp thoại Save As, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính. Nhập tên tệp và chọn định dạng tệp, và ấn Save.
Hoặc
Tại vùng bên trái của trang Save & Send trong chế độ Backstage, chọn Change File Type.
Tại vùng bên phải của trang Save & Send, trong danh sách Workbook File Types hoặc Other File Types, chọn định dạng tệp mong muốn. Và ấn nút Save As.
Trong hộp thoại Save As, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính. Nhập tên tệp, và ấn Save.
Để lưu bảng tính thành tệp PDF hoặc XPS
Tại vùng bên trái của chế độ Backstage, chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính, và nhập tên tệp. Rồi trong danh sách Save as type, chọn PDF (*.pdf) hoặc XPS Document (*.xps).
Hoặc
Tại vùng bên trái của trang Save & Send trong chế độ Backstage, chọn Create PDF/XPS Document. Rồi tại vùng bên phải, ấn nút Create PDF/XPS. Trong hộp thoại Publish as PDF or XPS, tìm đến thư mục cần lưu bảng tính, và nhập tên tệp cần lưu.
Trong vùng Optimize for, chọn Standard nếu cần tệp có chất lượng cao hơn hoặc Minimum size nếu cần tệp có chất lượng thấp hơn. Sau đó ấn Options.
Trong hộp thoại Options, chọn nội dung bảng tính cần lưu, và ấn OK.
Trong hộp thoại Save As, ấn Save.
Hoặc
Trong hộp thoại Publish as PDF or XPS, ấn Publish.
Gửi bảng tính
Để gửi bảng tính qua đính kèm trong thư điện tử
Tại vùng bên trái của trang Save & Send trong chế độ Backstage, chọn Send Using E-mail.
Tại vùng bên phải của trang Save & Send, làm một trong các bước sau:
Ấn nút Send as Attachment để gửi bảng tính dưới dạng tệp .xlsx.
Ấn nút Send as PDF để gửi bảng tính dưới dạng tệp .pdf.
Ấn nút Send as XPS để gửi bảng tính dưới dạng tệp .xps.
Nhập địa chỉ người nhận và các thông tin cần thiết khác trong cửa sổ gửi thư, và ấn vào nút gửi.
Để gửi liên kết tới một bảng tính đã được chia sẻ
Lưu bảng tính tại vùng chia sẻ được.
Tại vùng bên trái của trang Save & Send của chế độ Backstage, chọn Send Using E-mail.
Tại vùng bên phải của trang Save & Send, ấn nút Send a Link.
Nhập địa chỉ người nhận và các thông tin cần thiết khác trong cửa sổ gửi thư, và ấn vào nút gửi.
Thực hành
Open the Savingworkbook, and save it with the file name MOS-Compatible so that it can be viewed and worked on by a colleague who is using Excel 2003.
Save the MOS-Compatible workbook with the file name MOS-Template so that it can be used as the basis for other similar workbooks in the future.
Save the MOS-Template workbook with the file name MOS-Macro so that the user will be able to run the attached macro.
From the Backstage view of the MOS-Macro workbook, send the macro-enabled workbook to yourself as an email message attachment.
From the Backstage view of the MOS-Macro workbook, send only the Sales – Revenue worksheet to yourself as a PDF file attached to an email message.
7.2 Quản lý các chú thích
Để chèn một chú thích cho một ô
Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút New Comment.
Hoặc
Chuột phải vào một ô nào đó, và ấn Insert Comment.
Trong hộp chú thích, nhập nội dung cần chú thích.
Để hiện các chú thích lên
Trỏ chuột tới một ô có chú thích.
Để hiện hoặc ẩn một chú thích
Chọn ô cần ẩn/ hiện chú thích, và trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Show/Hide Comment.
Chuột phải vào ô cần ẩn/ hiện chú thích, và ấn Show/Hide Comments.
Để hiện hoặc ẩn tất cả các chú thích
Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Show All Comments.
Để di chuyển giữa các chú thích
Trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Next or Previous.
Để sửa một chú thích
Chọn ô chứa chú thích cần sửa, và trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Edit Comment.
Hoặc
Chuột phải vào ô chứa chú thích cần sửa, và ấn Edit Comment.
Sửa nội dung chú thích như nhập văn bản bình thường.
Để thay đổi kích thước hoặc vị trí của chú thích
Hiện chú thích, và ấn vào hộp chú thích.
Kéo thả cần điều khiển kích thước để tăng hoặc giảm chiều cao, độ rộng của hộp chú thích.
Hoặc
Kéo thả toàn bộ khung chú thích để đặt lại vị trí của hộp chú thích.
Để xóa một chú thích
Chọn ô chứa chú thích cần xóa, và trên thẻ Review, trong nhóm Comments, ấn nút Delete.
Chuột phải vào ô chứa chú thích cần xóa, và ấn Delete Comment.
Thực hành
Open the Comments workbook and display all comments.
On the Products worksheet of the Comments workbook, in cell A59, add the comment What happened to the common name? Then delete the comment attached to cell E108.
On the Products worksheet of the Comments workbook, add These must be special-ordered to the end of the comment attached to cell A103. Resize the comment box so that all the text of the comment is visible, and move the comment box to an empty area of the worksheet.
In the Comments workbook, hide all comments.
Chương 8. Phân tích, tổ chức dữ liệu
Một bảng Excel có thể chứa hàng ngàn dòng và 16,000 cột dữ liệu. Mặc dù người dùng rất hiếm khi sử dụng hết tất cả các ô trong Excel, nhưng để định vị loại thông tin chính xác trong tập dữ liệu hoặc bảng Excel người dùng cần tổ chức dữ liệu một cách hợp lý. Người dùng có thể lọc dữ liệu thỏa mãn một điều kiện nào đó, hoặc sắp xếp dữ liệu để hiển thị một cách logic hơn. Người dùng cũng có thể định dạng các ô trong vùng dữ liệu với các điều kiện logic để nhận biết dữ liệu nhanh chóng hơn.
Chương này sẽ hướng dẫn người dùng các cách lọc dữ liệu để định vị các bản ghi thỏa mãn một điều kiện nào đó, sắp xếp dữ liệu bởi (các) trường định sẵn, và định dạng dữ liệu dựa vào tập điều kiện cho trước.
8.1 Lọc dữ liệu
Để hiện thị các dòng có chứa giá trị cột nhất định
Ấn vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu đang xét. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Filter.
Hoặc
Ấn vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu đang xét.. Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Filter.
Ấn vào hình cái phễu lọc tại cột cần lọc trong bảng tính, và chọn Select All để bỏ chọn tất cả các giá trị lọc ở dưới.
Chọn các ô giá trị cần lọc để hiển thị, và ấn OK.
Để xóa một phép lọc
Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Clear.
Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Clear button.
Để lọc theo điều kiện
Bật các phễu lọc tại các cột dữ liệu, và ấn vào phễu lọc của cột cần lọc.
Chỉ tới Filters, và chọn điều kiện lọc mong muốn.
Trong hộp thoại Custom AutoFilter, nhập giá trị để tạo điều kiện lọc. Và nếu muốn, có thể tạo điều kiện lọc thứ hai.
Ấn OK.
Để lọc theo định dạng
Bật các phễu lọc tại các cột dữ liệu, và ấn vào phễu lọc của cột cần lọc.
Chỉ tới Filter by Color, và chọn định dạng mong muốn.
Để tạo bộ lọc
Bật các phễu lọc tại các cột dữ liệu, và ấn vào phễu lọc của cột cần lọc.
Chỉ tới Filters, và ấn Custom Filter.
Trong hộp thoại Custom AutoFilter, xây dựng điều kiện lọc phù hợp, chọn And khi muốn tạo 2 điều kiện lọc đồng thời hoặc Or khi muốn tạo 2 điều kiện lọc thay thế.
Ấn OK.
Thực hành
Open the Filtering workbook. On the OrdersJan worksheet, display only those rows containing WA (Washington state) in the ShipRegion column. Then redisplay all the rows.
On the OrdersJan worksheet of the Filtering workbook, display the orders shipped on January 23, 24, and 25. Then display only the orders that were shipped to states other than Washington (WA) during that time.
On the OrdersFeb worksheet of the Filtering workbook, display only the rows for which the cell in the Freight column has a colored fill. Then display only the rows for which the cell in the Freight column has no fill color. Lastly, redisplay all the rows.
8.2 Sắp xếp dữ liệu
Để sắp xếp bảng tính hoặc bảng dữ liệu theo một cột
Ấn vào ô bất kỳ. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và tùy chọn sắp xếp mong muốn.
Ấn vào ô bất kỳ. Trên thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Sort A to Z hoặc Sort Z to A.
Để sắp xếp bảng tính hoặc bảng dữ liệu theo nhiều cột
Ấn vào ô bất kỳ. Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Custom Sort.
Hoặc
Ấn vào ô bất kỳ, và trong thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, ấn nút Sort.
Trong hộp thoại Sort, chọn cột đầu tiên trong danh sách Sort by. Và chọn điều kiện sắp xếp mong muốn trong danh sách Sort on. Cuối cùng, chọn thứ tự sắp xếp trong danh sách Order.
Ấn Add Level, và lặp lại bước thứ 2 ở trên cho cột thứ hai. Lặp lại bước này cho các cột khác.
Ấn OK.
Để xóa một nấc sắp xếp
Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, ấn nút Sort & Filter, và ấn Custom Sort.
Trong hộp thoại Sort, chọn nấc cần xóa.
Ấn Delete Level, và ấn OK.
Thực hành
In the Sorting workbook, sort the data range on the SalesByCategory worksheet by Category.
Sort the data range on the SalesByCategory worksheet by Category and then Price.
8.3 Định dạng có điều kiện
Tô màu ô
Danh sách lọc giới hạn
Thanh dữ liệu
Cán cân màu
Tập biểu tượng
Để tô màu ô và màu chữ theo điều kiện giá trị ô
Trên thẻ Home, trong nhóm Styles, ấn nút Conditional Formatting.
Trong danh sách Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules hoặc Top/Bottom Rules, và chọn điều kiện mong muốn.
Trong hộp thoại hiện lên, nhập dữ liệu cần thiết để hoàn thiện điều kiện. Rồi chọn tùy chọn về màu ô, màu chữ, font chữ, đường viền, màu viền trong danh sách.
Ấn OK.
Để hiện thanh dữ liệu, thanh màu, hoặc tập biểu tượng dựa vào giá trị của ô
Trong danh sách Conditional Formatting, chọn Data Bars, Color Scales, hoặc Icon Sets, và chọn các tùy chọn mong muốn.
Để tạo điều kiện mới
Trong danh sách Conditional Formatting, ấn New Rule.
Trong hộp thoại New Formatting Rule, trong danh sách Select a Rule Type, chọn loại điều kiện mong muốn.
Trong vùng Edit the Rule Description, và chỉnh sửa điều kiện.
Nếu điều kiện chứa tùy chọn định dạng, ấn Format. Trên trang Font page của hộp thoại Format Cells, chỉ định định dạng được chọn làm điều kiện, và ấn OK.
Trong hộp thoại New Formatting Rule, ấn OK.
Để chỉnh sửa điều kiện định dạng cho (các) ô
Trong danh sách Conditional Formatting, ấn Manage Rules.
Trong hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn điều kiện cần thay đổi, và ấn Edit Rule.
Trong hộp thoại Edit Formatting Rule, thay đổi điều kiện, và ấn OK.
Để ngừng điều kiện đằng sau
Mở hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn điều kiện, chọn ô Stop If True, và ấn OK.
Để xóa định dạng theo điều kiện của (các) ô
Trong danh sách Conditional Formatting, chọn Clear Rules, và ấn Clear Rules from Selected Cells hoặc Clear Rules from Entire Sheet.
Mở hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, chọn điều kiện, ấn Delete Rule, và ấn OK.
Thực hành
In the ConditionalFormatting workbook, on the Orders worksheet, format the name Seattle in the City column with red text.
On the Details worksheet of the ConditionalFormatting workbook, display the Three Arrows (Colored) icon set for all the values in the Extended Price column. Then show blue data bars for the same values. Finally, in the same column, fill all cells containing values over $100 with bright yellow.
On the Details worksheet of the ConditionalFormatting workbook, configure Excel to first process the rule that makes the cells fill with yellow, and to not process any more rules for cells that meet the first condition.
Contents