Nghiên cứu xây dựng các quy định của dự thảo tiêu chuẩn về viết địa danh Việt Nam trong xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin của Hệ thống TTKHCNQG

 TẠP CHÍ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU 
Journal of Information and Documentation 
ISSN 1859-2929 
Số 3/2004 
No. 3/2004 
Nghiên cứu xây dựng các quy định của dự thảo tiêu chuẩn về viết địa danh 
Việt Nam trong xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin của Hệ thống TTKHCNQG (*) 
 Ths. Nguyễn Thị Hạnh 
 Ths. Phan Huy Quế 
 Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia 
Tóm tắt: Phân biệt 3 nhóm địa danh có trong quá trình xử lý tài liệu: địa danh nội dung, 
địa danh nơi sản sinh và nơi lưu giữ tài liệu. Đánh giá hiện trạng viết địa danh trong 
hoạt động thông tin. Đề xuất một số qui tắc về viết địa danh trong khuôn khổ của hệ 
thống thông tin KHCN quốc gia. 
I. Địa danh Việt Nam trong xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin 
1. Tổng quát quan hệ của địa danh đối với tài liệu 
Địa danh là danh từ riêng chỉ tên gọi các lãnh thổ như tỉnh, quốc gia hay châu lục; 
các điểm quần cư như thành phố, thị trấn, làng hoặc núi, sông, hồ, biển, đại dương. Dưới 
góc độ quan hệ giữa địa danh với tài liệu ta có thể phân địa danh thành ba nhóm: 
- nội dung của tài liệu; 
- nơi sản sinh tài liệu; 
- nơi lưu trữ tài liệu. 
Trường hợp địa danh là nội dung của tài liệu khi mà chủ đề nghiên cứu là một địa 
danh nào đó. Loại địa danh này thường gặp trong các tài liệu ở các ngành khoa học như 
xã hội học, văn hóa, địa lý, lịch sử... Ví dụ: Tệ nạn xã hội ở Hà Nội; Nghiên cứu đánh 
giá khả năng thoát lũ sông Thái Bình... 
Địa danh là nơi sản sinh tài liệu có thể được phân thành hai nhóm: 
(*)Đây là một trong các nhiệm vụ của đề tài nghiên cứu cấp Bộ:” Nghiên cứu áp dụng các chuẩn 
về lưu trữ và trao đổi thông tin trong Hệ thống TTKHCNQG” do Trung tâm Thông tin KH&CNQG 
chủ trì, đã nghiệm thu chính thức tháng 3/2004. Để nhanh chóng hoàn thiện và triển khai kết quả 
nhiệm vụ này thành TCVN, chúng tôi trích đăng những nội dung cơ bản để lấy ý kiến đóng góp 
của dồng nghiệp. 
- Địa danh là nơi sản sinh trực tiếp ra tài liệu, như: nơi xuất bản tài liệu, nơi viết 
báo cáo (đối với kết quả nghiên cứu), nơi in. Ví dụ: Nơi xuất bản: Hà Giang; 
Nơi in: Đà Nẵng; Nơi viết báo cáo: Hải Phòng; ... 
- Địa danh là nơi gián tiếp sản sinh ra tài liệu, như: địa điểm của cơ quan tác 
giả, tác giả tập thể, nơi tổ chức Hội nghị /hội thảo. Ví dụ: Tác giả tập thể: 
Trường đại học Bách khoa Hà Nội; Cơ quan (địa chỉ) tác giả: Viện vật lý, 
Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, Nghĩa Đô, Từ Liêm, 
Hà Nội; ... 
Địa danh cũng có thể là nơi lưu trữ tài liệu. Ví dụ: Sở Khoa học và Công nghệ Hà 
Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội;... 
2. Địa danh trong thông tin ở môi trường số hóa 
Ở môi trường số hóa, địa danh thường xuất hiện ở các trường khác nhau của các 
CSDL tuỳ theo mục đích quản lý và khai thác tài liệu. Ví dụ: Trong biểu ghi thư mục các 
CSDL tư liệu, địa danh có thể xuất hiện ở các trường sau đây: 
- Nhan đề (chính, phụ, song song)- đối với tài liệu tiếng Việt. Ví dụ: Khảo sát 
và đánh giá thực trạng cung ứng và sử dụng viên thuốc tránh thai kết hợp của 
phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ và tìm ra các giải pháp can thiệp tại Thanh Hóa; 
- Nhan đề dịch - đối với tài liệu tiếng nước ngoài. Ví dụ: Cách mạng khoa học 
kỹ thuật và công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội ở Việt Nam; 
- Chủ đề tài liệu. Ví dụ: Cố đô Huế, Hà Nội xưa và nay; 
- Từ khóa địa lý. Ví dụ: Ninh Bình; Việt Nam; 
- Tóm tắt. Ví dụ: “Nếu người Mỹ và Pháp đến VN để hàn gắn lại quá khứ thì 
phụ nữ Nhật lại đến để thỏa mãn thú tiêu xài của họ. Các tạp chí phụ nữ ở 
Nhật đã đăng tải nhiều câu chuyện nổi bật về VN trong đó nhấn mạnh Hà Nội 
và TP Hồ Chí Minh có hàng trăm cửa hiệu đẹp mắt bao gồm cả quán ăn, càfê, 
rượu với những món ăn VN và Pháp rẻ nhưng rất ngon. Nhiều hãng may mặc 
nội địa đã biết kết hợp văn hóa châu Á và Pháp để tạo ra những bộ trang phục 
thanh lịch...” (Viện TTKHXH); 
- Nơi xuất bản. Ví dụ: Hà Giang; 
- Nhà xuất bản. Ví dụ: Đại học Quốc gia Hà Nội; 
- Địa chỉ in tài liệu. Ví dụ: Huế; 
- Hội nghị (địa điểm). Ví dụ: Đà Nẵng; 
- Nơi viết báo cáo. Ví dụ: Hải Phòng; 
- Cơ quan (địa chỉ) tác giả- đối với bài trích. Ví dụ: Viện vật lý, Trung tâm 
Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, Nghĩa Đô, Từ Liêm, Hà Nội; 
- Cơ quan đóng góp biểu ghi. Ví dụ: Thư viện Quốc gia Việt Nam; 
- Ký hiệu kho (Địa chỉ tài liệu). Ví dụ: Trường Đại học Cần Thơ. 
II. Hiện trạng viết địa danh Việt Nam trong Hệ thống TTKHCN 
Việc đánh giá hiện trạng viết địa danh trong xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin 
của Hệ thống TTKHCN được tiến hành theo 2 nội dung cơ bản như sau: 
- Hiện trạng các văn bản quy định về viết địa danh Việt Nam; 
- Hiện trạng viết địa danh Việt Nam trong các CSDL tư liệu. 
1. Hiện trạng các văn bản quy định về viết địa danh Việt Nam 
Hiện chưa có một văn bản tài liệu nào quy định cách viết địa danh trong hoạt 
động thông tin KHCN. Việc viết địa danh Việt Nam hiện nay chủ yếu dựa vào một số tài 
liệu về viết địa danh nói chung và địa danh Việt Nam nói riêng do các cơ quan trong 
nước biên soạn phục vụ cho hoạt động chuyên môn của mình. Cụ thể là: 
* Danh mục tên tỉnh /thành phố với tên viết tắt và mã tương ứng sử dụng cho bưu 
chính và điện thoại trong nước do Tổng cục Bưu điện phát hành. Dưới góc độ xử lý, lưu 
trữ và trao đổi thông tin danh sách này có những hạn chế sau đây: 
- Chưa đầy đủ về địa danh hành chính (chỉ có tên tỉnh /thành phố); 
- Tên viết tắt chưa thật thông dụng và thuận tiện cho người xử lý thông tin cũng 
như người tìm tin và có những điểm không tương thích với TCVN 4743-89. 
Xử lý thông tin. Mô tả thư mục tài liệu. Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn. 
Ví dụ: Nơi xuất bản Hà Nội được ghi là H. (TCVN 4743-89), còn theo quy 
định viết tắt của Tổng cục Bưu điện thì Hà Nội là HNI. 
* Quy định về chính tả tiếng Việt và về thuật ngữ tiếng Việt trong các sách giáo 
khoa, được ban hành kèm theo Quyết định số 240/QĐ ngày 5-3-1984 của Bộ trưởng Bộ 
giáo dục, song quy định này khá phức tạp, đôi chỗ chưa thống nhất, lại không thuận lợi 
cho việc xử lý và tìm tin. Ví dụ: Tên phiên âm từ tiếng dân tộc ít người thì chỉ viết hoa 
chữ cái đầu ở mỗi bộ phận của tên, giữa các tiếng trong cùng một bộ phận có gạch nối. Ví 
dụ: Sông Sê-san, Núi Chơ-hơ-rông. Điều này gây phức tạp và không phù hợp với truyền 
thống xử lý tài liệu trong hầu hết các cơ quan thông tin tư liệu hiện nay (Núi Chơ Hơ 
Rông). 
* Danh mục các đơn vị hành chính Việt Nam của Nhà xuất bản thống kê. Tuy 
nhiên, do mục đích cung cấp thông tin về các đơn vị hành chính, nên địa danh được viết 
đầy đủ tối đa. Ví dụ: Thành phố Đà Nẵng, Thị xã Phủ Lý..., không đảm bảo tính đơn giản 
thuận tiện cho người xử lý thông tin và người dùng tin. Mặt khác, việc thả dấu tiếng Việt 
trong danh mục này không phù hợp với cách viết chính tả của tiếng Việt hiện đại là tương 
hợp với Unicode. Ví dụ: Tỉnh Thanh Hóa, Tỉnh Khánh Hòa (theo danh mục) nên viết 
trong các CSDL tư liệu là Thanh Hoá, Khánh Hoà. 
2. Hiện trạng viết địa danh Việt Nam trong các CSDL tư liệu 
Hiện trạng viết địa danh Việt Nam trong các CSDL của một số cơ quan thông tin 
tư liệu trong Hệ thống TTKHCNQG có những tồn tại cơ bản sau đây: 
- Bỏ qua địa danh trong xử lý, lưu trữ thông tin; 
- Địa danh không được viết thống nhất và chính xác giữa các cơ quan trong Hệ 
thống TTKHCN, giữa các CSDL trong cùng một cơ quan, thậm chí giữa các 
biểu ghi trong cùng một CSDL của một cơ quan. 
Sự không thống nhất này thể hiện như sau: 
Không thống nhất về mặt chính tả: 
- Viết hoa và viết thường. Ví dụ: Hải Phòng, Hải phòng, hải phòng; 
- Đánh dấu chính tả. Ví dụ: Thanh Hóa, Thanh Hoá; 
- Có dấu liên kết và không có dấu liên kết. Thí dụ: Thừa Thiên - Huế, Thừa 
Thiên Huế; 
- Giữa các chữ C và K. Ví dụ: Bắc Cạn, Bắc Kạn; 
- Có dấu sắc và không dấu sắc. Ví dụ: Đắk Lắk, Đăk Lăk; 
- Có dấu mũ và không có dấu mũ. Ví dụ: Bà Rịa -Vũng Tàu, Bà Rịa -Vũng Tầu 
Không thống nhất về viết tắt: 
- Viết tắt và không viết tắt. Ví dụ: Thành phố Đà Nẵng, TP. Đà Nẵng; 
- Có dấu chấm và không có dấu chấm sau từ viết tắt. Ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, 
TP Hồ Chí Minh, T.P. Hồ Chí Minh. 
Không thống nhất về viết cụm từ chỉ loại địa danh: 
- Có và không có từ chỉ tên chung của địa danh. Ví dụ: Tỉnh Thái Bình, Thái 
Bình; Thành phố Việt Trì, Việt Trì; Quần đảo Trường Sa, Trường Sa; 
- Có và không có từ chỉ vùng /miền. Ví dụ: Miền đông Nam Bộ, Đông Nam Bộ; 
Vùng Đông Bắc, Đông Bắc;...; 
- Có và không có từ chỉ hướng. Ví dụ: Tả ngạn Sông Hồng, Sông Hồng 
Tất cả những tồn tại nêu trên đã làm giảm hiệu quả của hệ thống thông tin, và suy 
cho cùng, chính là làm giảm hiệu quả của hoạt động thông tin KHCN. 
III. Dự thảo một số quy định về viết địa danh Việt Nam trong xử lý, lưu trữ 
và trao đổi thông tin của Hệ thống TTKHCNQG 
1. Nguyên tắc 
- Các quy định về viết địa danh phải đảm bảo thuận lợi tối đa cho người dùng 
tin trong khai thác và sử dụng thông tin, mặc dù có thể khó khăn hơn cho 
người cung cấp thông tin. Cụ thể là người dùng tin phải đọc, hiểu và phân biệt 
được địa danh khi tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin; 
- Đảm bảo sự thống nhất trong cách viết từng loại địa danh; 
- Tuân thủ các quy định về viết tên địa danh và viết tiếng Việt hiện đại; 
- Những vấn đề khó quy định thống nhất (Ví dụ: cách viết các địa danh phản 
ánh nội dung tài liệu...) cần có sự hỗ trợ của các công cụ định chỉ số tài liệu 
như: Đề mục chủ đề, Bộ từ khóa, Từ điển từ chuẩn chuyên ngành hoặc đa 
ngành, Khung phân loại, ... 
2. Dự thảo một số quy định cụ thể 
2.1. Đối với địa danh hành chính (là tên chỉ các điểm quần cư) 
a. Những quy định chung: 
- Không viết các từ chỉ điểm quần cư (như nước, tỉnh, thành phố) đối với tên 
nước và tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, trừ khi có quy định ngoại lệ; 
- Viết các từ chỉ điểm quần cư (như thành phố, thị xã, quận, huyện) đối với tên 
thành phố, thị xã, huyện, quận trực thuộc thành phố, tỉnh, trừ khi có quy định 
ngoại lệ; 
- Viết hoa chữ cái đầu tiên của từ chỉ điểm quần cư và toàn bộ các chữ cái đầu 
tiên của mỗi âm tiết trong danh từ tên riêng; 
- Vị trí đặt dấu thanh: Vị trí đặt dấu thanh được quy định theo Từ điển Tiếng 
Việt của tác giả Hoàng Phê. - H.: Trung tâm Từ điển học, 2003. 
Lưu ý một số cụm nguyên âm đặc biệt như: hoà, thuỷ, hoè,... Ví dụ: Thanh Hoá 
(chứ không viết Thanh Hóa) 
b. Những quy định cụ thể: 
- Tên quốc gia: 
+ Không viết chữ “nước”. Ví dụ: Việt Nam 
- Tên tỉnh /thành phố trực thuộc trung ương: 
+ Không viết chữ “tỉnh” hoặc “thành phố”, trừ trường hợp ngoại lệ có quy 
định. Ví dụ: Buôn Ma Thuột, Hà Tây, Nghệ An. 
- Tên thành phố, thị xã, huyện trực thuộc tỉnh /thành phố: 
+ Viết chữ “Thị xã”, “Quận”, “Huyện” trước các địa danh tương ứng. Ví dụ: 
Thị xã Sầm Sơn, Huyện Lục Ngạn, Quận Tây Hồ. 
- Tên địa danh cấp dưới (nhỏ hơn thành phố, thị xã, quận huyện) mà trùng với 
danh lam thắng cảnh: 
+ Lấy đến đơn vị nhỏ như làng, xã. Ví dụ: Làng Vòng, Xã Bát Tràng. 
 Những trường hợp ngoại lệ: 
 + Khi tên thành phố hoặc thị xã trùng với tên thành phố hoặc tỉnh thì phải viết 
từ chỉ điểm quần cư vào địa danh cấp dưới. Ví dụ: Thị xã Hoà Bình để phân biệt với 
Hoà Bình (Tỉnh Hoà Bình); TP. Thái Nguyên để phân biệt với Thái Nguyên (Tỉnh 
Thái Nguyên). 
 + Có thêm chữ thành phố được viết tắt là TP trước danh từ tên riêng đối với 
Thành phố Hồ Chí Minh: TP Hồ Chí Minh. 
+ Có dấu gạch ngang trong danh từ tên riêng. Trong trường hợp này không để 
khoảng cách trước và sau dấu gạch ngang (-). Ví dụ: Bà Rịa -Vũng Tàu; Phan Rang-
Tháp Chàm; Thừa Thiên -Huế; ... 
+ Không tách từ trong trường hợp cụ thể như: Pleiku; 
+ Dùng chữ k thay chữ c trong trường hợp cụ thể như: Đắk Lắk 
2.2. Đối với địa danh phi hành chính 
a. Những quy định chung: 
- Viết các chữ chỉ sông, núi, hồ, đảo, quần đảo, vịnh, biển, đèo, suối trước các 
tên riêng, trừ những trường hợp ngoại lệ có quy định; 
- Viết hoa toàn bộ các chữ cái đầu tiên của danh từ tên chung và các chữ cái 
đầu của mỗi âm trong danh từ chỉ tên riêng; 
- Vị trí đặt dấu thanh: Vị trí đặt dấu thanh được quy định theo Từ điển Tiếng 
Việt của tác giả Hoàng Phê. - H.: Trung tâm Từ điển học, 2003. 
Lưu ý một số cụm nguyên âm đặc biệt như: hoà, thuỷ, hoè 
b. Những quy định cụ thể: 
- Tên biển, vịnh: Viết chữ Biển, Vịnh trước tên riêng, trừ trường hợp ngoại lệ 
có quy định. Ví dụ: Biển Đông, Vịnh Bắc Bộ; 
- Tên đảo, quần đảo, bán đảo: Viết chữ Đảo, Quần đảo, Bán đảo trước tên riêng, 
trừ trường hợp ngoại lệ có quy định. Ví dụ: Quần đảo An Thới, Đảo Bạch 
Long Vĩ, Bán đảo Sơn Trà; 
- Tên đèo, núi: Viết chữ Đèo, Núi trước tên riêng, trừ trường hợp ngoại lệ có 
quy định. Ví dụ: Đèo Ngang, Núi Ba Vì; 
- Tên sông, suối, thác: Viết chữ Sông, Suối, Thác trước tên riêng, trừ trường 
hợp ngoại lệ có quy định. Ví dụ: Sông Nhật Lệ, Suối Lê Nin, Thác Prenn; 
- Tên hang, động: Viết chữ Hang, Động trước tên riêng. Ví dụ: Hang Đầu Gỗ, 
Động Từ Thức; 
- Tên khu vực: Không viết chữ từ chỉ vùng. Thí dụ: Đồng bằng sông Hồng, Bắc 
Trung Bộ, Miền Bắc 
Trường hợp ngoại lệ trong viết địa danh phi hành chính: 
Để tránh lặp từ, đối với một số tên có chứa từ chỉ loại địa danh trong tên riêng, 
nên loại bỏ bớt từ được lặp lại. Ví dụ: Không có chữ Đảo: Côn Đảo (chứ không viết Đảo 
Côn Lôn), Cù Lao Chàm, Cù Lao Xanh; Không có chữ Núi: Hoàng Liên Sơn, Mẫu Sơn; 
Không viết chữ dãy: Trường Sơn; Bỏ bớt chữ Giang trong tên riêng: Sông Bằng, Sông 
Tiền, Sông Hậu 
2.3. Một số ngoại lệ 
a. Đối với các trường về nơi sản sinh tài liệu (nơi viết, nơi xuất bản, nơi in): Viết 
theo TCVN 5697-1992: Hoạt động thông tin tư liệu. Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt 
dùng trong mô tả thư mục. Ví dụ: Nơi xuất bản: H.; Nơi xuất bản: TP Hồ Chí Minh; Nơi 
viết báo cáo: Thái Bình. 
b. Đối với trường về nơi bảo quản tài liệu (Cơ quan đóng góp biểu ghi, địa chỉ tài 
liệu): Trường này thường bao gồm hai phần: tên cơ quan + địa danh, phần tên cơ quan 
viết tắt theo Quy định viết tên cơ quan, còn địa danh theo Quy định viết tắt tên địa danh. 
Ví dụ: Cơ quan đóng góp biểu ghi: Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội; Địa chỉ tài liệu: 
Trường đại học Y Thái Nguyên thì cụm từ “Sở Khoa học và Công nghệ” và “Trường đại 
học Y” viết theo Quy định viết tên cơ quan, còn Hà Nội và Thái Nguyên viết theo Quy 
định viết tắt tên địa danh. 
 Trên đây là đề xuất một số quy định về viết địa danh Việt Nam, chủ yếu đối với 
các địa danh là nơi sản sinh và lưu trữ tài liệu. Riêng đối với địa danh là nội dung tài liệu, 
do tính chất đa dạng và phức tạp nên khó có thể có những quy định đầy đủ và thống nhất 
trong khuôn khổ một tiêu chuẩn hoặc một danh mục cụ thể. Vì vậy, đồng thời với việc 
ban hành các văn bản quy định thống nhất về viết địa danh Việt Nam trong Hệ thống 
TTKHCN, cần xây dựng các phương tiện từ vựng như các bộ từ điển từ khóa, các khung 
đề mục đa ngành hoặc chuyên ngành..., nhằm hỗ trợ việc viết địa danh Việt Nam. 
Study for formulating regulations in the draft standard on Vietnam geographic 
name writing in information processing, storage and exchange within the National 
System of STI / Nguyen Thi Hanh, Phan Huy Que // J. of Information and 
Documentation. - 2004, N.3. - pp. 13-17 
Abstract: Differentiates 3 groups of geographic names, dealt with in document 
processing: geographic name in content, geographic name of publication place and 
geographic name of storage place; Evaluates the present state of geographic name writing 
in information activities; Recommends some rules for geographic name writing within 
the National System of STI.