Tài liệu Thiết kế và điều hành tour

ông ty để làm phương tiện đưa đón khách. Tùy vào số lượng khách tham gia ở mỗi tour du lịch công ty sẽ sắp xếp xe đưa đón 12 chỗ. 16 chỗ, 30 chỗ, hay 45 chỗ để phù hợp với số lượng khách và mang lại cho khách cảm giác an toàn, thoải mái nhất có thể
Chi tiết hóa chương trình.
Ngày 
Tuyến 
Hoạt động 
Tham quan 
Ăn uống 
Lưu Trú 
Thời gian 
Địa điểm 
Thời gian 
Địa điểm 
Thời gian 
Địa điểm 
1
Đà Nẵng - Huế
10h00
Đại Nội
12h00
nhà hàng An Phước
14h00
lăng Minh Mạng
17h00
nhà hàng Hữu Nghị
18h00
khách sạn Thành Quả 
2
Quảng Trị_ Quảng Bình 
8h00
khách sạn Thành Quả
9h00
Thành Cổ Quảng Trị 
10h30
nhà Lưu Niệm Cố Tổng Bí Thư Lê Duẫn
11h30
nhà hàng Tích Tường
13h00
địa đạo Vịnh Mốc
14h30
cầu Hiền Lương, Sông Bến Hải
17h00 
nhà lưu niệm Đại tướng 
18h00 
nhà hàng Thanh Phúc
16h00
khách sạn 08-Mar 
3
Quảng Bình_Đà Nẵng
8h30 
khách sạn 08-Mar
10h00
viếng mộ Đại tướng Võ Nguyên Giáp
11h30
nhà hàng Anh Đào
Xác định giá thành, giá bán.
Thời gian lịch trình
nội dung chi phí
chi phí cố định
chi phí biến đổi
Ngày 1
vận chuyển
5,000,000
lưu trú
75,000
ăn trưa
70,000
ăn tối
70,000
vé Đại Nội
75,000
vé lăng Minh Mạng
55,000
tiền bảo hiểm
1,500
hướng dẫn viên
500,000
Ngày 2
vận chuyển
5,000,000
lưu trú
75,000
ăn sáng
40,000
ăn trưa
70,000
ăn tối
70,000
vé thành cổ QT( 1 đoàn)
200,000
vé địa đạo Vịnh Mốc
20,000
tiền bảo hiểm
1,500
hướng dẫn viên
500,000
ngày 3
vận chuyển
5,000,000
ăn sáng
40,000
ăn trưa
70,000
tiền bảo hiểm
1,500
hướng dẫn viên
500,000
chi phí khác
2,000,000
tổng chi phí
13,850,000
584,500
Giá thành: 930.000đ
Giá bán: 1.137.000đ
Q hòa vốn: 25 người
Q ( LNMT): 32 Người( lợi nhuận 100.000đ/ người)
 Các quy định của công ty.
QUY ĐỊNH CHUNG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN TOUR
1. CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH
Khách hàng là học sinh có thể đăng ký chương trình du lịch trực tiếp hoặc đăng kí theo nhóm thông qua nhà trường bằng e-mail, Fax được gửi trực tiếp đến công ty .
Việc đăng ký tour cần được thực hiện trước 15 – 20 ngày (khách đoàn) và từ 07 đến 01 ngày (khách lẻ). Riêng đối với các tour di chuyển bằng máy bay và tầu hoả khách hàng phải đăng ký sớm để thuận tiện cho việc giữ vé . 
Đặc biệt vào các nhịp Lễ, Tết, hoặc mùa cao điểm là các tháng hè, khách hàng cần đăng ký sớm ngay từ khi có ý định đi du lịch để việc chuẩn bị thực hiện tour được chu toàn hơn. 
SMILE TRAVEL sẽ xác nhận chương trình đăng ký của khách hàng bằng văn bản thông qua hợp đồng, e-mail, hoặc Fax có kèm theo chương trình cụ thể, nêu rõ những chi tiết kỹ thuật đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng đồng thời cho biết rõ những yêu cầu nào không thực hiện được. khách hàng nhận được vé du lịch (khách lẻ) hoặc yêu cầu ký vào hợp đồng có kèm theo chương trình sắp xếp cuối cùng (khách đoàn) sẽ được xem như là cam kết thỏa thuận giữa hai bên. 
 Tất cả việc tư vấn thông tin du lịch đều được miễn phí hoàn toàn.
2. GIÁ CỦA CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH
Giá của chương trình du lịch được tính theo VNĐ 
Giá cả các tour ghi rõ trong bảng giá cho từng chương trình và hiệu lực trong những khoản thời gian xác định. 
Những thay đổi trong chương trình tham quan ngay trước ngày khởi hành hoặc khi đang thực hiện tour theo yêu cầu của khách đều được đáp ứng và thông báo lại giá dựa trên sự thỏa thuận, thống nhất giữa khách hàng và nhân viên bán tour.
Các khoản bao gồm và không bao gồm trong giá tour sẽ được thông báo rõ cho khách hàng trên các tờ chương trình (khách lẻ) và hợp đồng (khách đoàn) 
3. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
A. Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tới tài khoản ngân hàng của công ty  (khách hàng chịu phí chuyển khoản Ngân hàng)
Quý khách hàng trả bằng thẻ tín dụng vui lòng điền đầy đủ thông tin theo chỉ dẫn trong Credit Card Authorization Form. Sau đó gởi mail (smiletravel@gmail.comĐịa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. ) hay fax về SMILE TRAVEL (www.smiletravel.com) theo số (0511) 3852319
Việc thanh toán được xem là hoàn tất khi SMILE TRAVELnhận được đủ tiền trước lúc khởi hành 15 ngày (ngày làm việc) hoặc theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.
Bất kỳ mọi sự thanh toán chậm trễ sẽ dẫn đến việc tự động hủy bỏ việc đăng ký chương trình du lịch (khách lẻ) và giải quyết theo hợp đồng đã ký (khách đoàn)
4. CÁC QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI ĐỐI TƯỢNG KHÁCH ( HỌC SINH TỪ 16-18 TUỔI)
1.1. Vì khách hàng là học sinh nên khi tham gia tour du lịch sẽ có 1-2 đại diện người lớn là đại diện của hội học sinh hoặc giáo viên đi cùng (không bao gồm hướng dẫn viên).
1.2. Đại diện hội người lớn sẽ được miễn phí tham gia tour
1.3. Giá tour chỉ bao gồm những khoản được liệt kê trong phần "Bao gồm" trong chương trình tour, Công ty smile travel không có nghĩa vụ thanh toán bất cứ chi phí nào không nằm trong phần "Bao gồm".. 
5. HỦY BỎ VÀ PHÍ HỦY BỎ 
A. Trường hợp chuyến đi bị hủy bỏ do SMILE TRAVEL
Nếu SMILE TRAVELkhông thực hiện được chuyến đi, SMILE TRAVELbáo ngay cho khách hàng biết và thanh toán lại cho khách hàng đã đóng tiền trong vòng 3-5 ngày ( khách đoàn ) và 1 -3 ngày ( Khách lẻ )  kể từ lúc thông báo việt hủy bỏ bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
B. Trường hợp chuyến đi bị hủy do khách hàng :
Trước ngày khởi hành, nếu có thành viên trong đoàn hay cả đoàn khách hàng vì bất cứ lý do gì không thể tham dự được chuyến đi, khách hàng phải báo ngay cho SMILE TRAVELvà chịu chi phí hủy bỏ như sau:
Hủy trước 10 ngày: 30% tổng giá trị của chương trình du lịch
Hủy từ 4 đến 9 ngày: 50% tổng giá trị của chương trình du lịch.
Hủy trong vòng 24 giờ tới 3 ngày: 100% tổng giá trị của chương trình du lịch.
Việc thông báo hủy bỏ chuyến đi phải được thông báo trực tiếp với SMILE TRAVELbằng văn bản e- mail hoặc fax và phải được SMILE TRAVELxác nhận. Trường hợp hủy bỏ bằng điện thoại sẽ không được chấp nhận.
C. Không hoàn lại tiền đối với những khách hàng bỏ dở chương trình du lịch giữa chừng.
6. GIẤY TỜ TÙY THÂN
Giấy chứng minh nhân dân (hoặc giấy bảo lãnh của nhà trường trong trường hợp chưa có CMND)
Hai ảnh (3x4) với chương trình có sử dụng giấy thông hành.
7. HÀNH LÝ
Hành lý gọn nhẹ.
Khách hàng tự bảo quản tư trang, hành lý trong suốt thời gian đi tham quan.
SMILE TRAVELkhông chịu trách nhiệm về sự thất lạc, mất mát hư hỏng hành lý hay bất kỳ vật dụng cá nhân nào của khách.
8. NHỮNG YÊU CẦU ĐẶC BIỆT TRONG CHUYẾN ĐI
Các yêu cầu đặc biệt của quí khách phải báo trước cho SMILE TRAVELngay tại thời điểm đăng ký, SMILE TRAVELsẽ cố gắng đáp ứng những yêu cầu trong khả năng của mình, song sẽ không chịu trách nhịêm về bất kỳ sự từ chối cung cấp dịch vụ từ phía các nhà cung cấp vận chuyển các khách sạn,các nhà hàng và nha cung cấp dịch vụ độc lập khác.
Khách hàng sẽ phải thanh toán chi phí tất cả các yêu cầu đặc biệt trong chuyến đi, các tuyến, điểm tham quan ngoài chương trình.
9. DỊCH VỤ YÊU CẦU SAU CHUYẾN ĐI
Nếu sau khi đi du lịch trở về, khách hàng muốn yêu cầu xem xét những dịch vụ đã được cung cấp, xin vui lòng phản hồi những thông tin có liên quan đến các dịch vụ đó và gửi về công SMILE TRAVELtrong vòng 30 ngày sau khi kết thúc chuyến du lịch, điều này sẽ giúp công ty tiến hành xem kịp thời.
Để có thông tin phản hồi nhanh, xin khách hàng vui lòng đền vào phiếu nhận xét chất lượng dịch vụ mà SMILE TRAVELgửi cho khách hàng và xin vui lòng gửi trở lại cho Hướng Dẫn viên của SMILE TRAVELngay trước khi kết thúc tour hoặc  qua email: Smiletravel@dn.com.vn
10. TRÁCH NHIỆM
1. Về phía công ty:
Chuẩn bị mọi dịch vụ sẽ cung cấp cho khách hàng trong chương trình du lịch, bao gồm cả những yêu cầu đặc biệt của khách (nếu có) .
Thực hiện theo đúng chương trình tham quan đã chào bán.
2 . Về phía khách hàng:
Nộp hoặc chuyển tiền đúng hạn theo yêu cầu
Trong thời gian du lịch, du khách phải tuân thủ theo chương trình, không tự ý tách đoàn. Nếu có yêu cầu thay đổi phải thông báo cho trưởng đoàn và hướng dẫn viên du lịch của OSC VIỆT NAM TRAVEL
3. Nếu những dịch vụ bao gồm trong chương trình du lịch không được cung cấp hoặc sự thay đổi về lộ trình vì những lý do bất khả kháng (chiến tranh, thiên tai, hoản hoạn) nằm ngoài sự kiểm soát của SMILE TRAVELthì những chi phí phát sinh sẽ do khách hàng trả tiền. còn những trường hợp ngoại lệ khác, SMILE TRAVELsẽ hoàn toàn trả chi phí cho khách hàng.
4. SMILE TRAVELgiữ quyền thay đổi lộ trình hoặc hủy bỏ chuyến đi du lịch bất cứ lúc nào mà SMILE TRAVELthấy cần thiết vì thuận tiện hoặc an toàn cho khách hàng .
5. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu xảy ra tranh chấp sẽ được giải quyết trên cơ sở thương lượng giữa hai bên. nếu việc thương lượng không đạt được kết quả, mọi việc sẽ được đưa ra tòa án kinh tế thành phố Vũng Tàu theo đúng qui định của pháp luật hiện hành. mọi chi phí liên quan sẽ do bên thua chịu.
Hoàn chỉnh chương trình du lịch.
Chương trình: 
Ngày 1: Đà Nẵng - Huế (T,T)
Sáng: 
8h00 : Xe và HDV đón Khách tại điểm hẹn (Đà Nẵng) khởi hành đi Huế
10h00 : Qúy khách thăm Đại Nội, kinh thành triều Nguyễn, hoàng cung xưa với Hoàng Thành, Ngọ Môn, Điện Thái Hòa, Thế Miếu, Hiếu Lâm Các, Cửu Đỉnh
Trưa: 
12h00 : Quý khách dùng bữa trưa và nghỉ ngơi tại nhà hàng An Phước
Quý khách nhận phòng tại khách sạn nghỉ ngơi
Chiều: 
14h00 : khách tham quan lăng Minh Mạng là tổng thế kiến trúc quy mô gồm khoảng 40 công trình lớn nhỏ. Lăng Minh Mạng toát lên vẻ đường bệ, uy nghiêm nhưng rất hài hòa giữa các công trình và thiên nhiên.
15h00 : Du khách lên xe ra Quảng Trị
17h00 : Đoàn dùng cơm tối tại nhà hàng Hữu Nghị
18h00 : Nhận phòng tại khách sạn Thành Quả. Tự do nghỉ ngơi .Nghỉ đêm tại thành phố Đông Hà tỉnh Quảng Trị
Ngày 2: Quảng Trị_ Quảng Bình ( S,T,T)
Sáng: 
8h00 : Ăn sáng tại khách sạn Thành Quả
9h00 : Quí khách làm thủ tục trả phòng và tham quan Thành Cổ Quảng Trị - nơi ghi dấu bao chiến tích anh hùng của các chiến Sỹ Quảng Trị với cuộc chiến 81 ngày đêm ác liệt
10h30 : Quý khách tham quan nhà Lưu Niệm Cố Tổng Bí Thư Lê Duẫn - nơi giáo dục tinh thần yêu nước, lòng tự hào dân tộc và là một trong những địa chỉ đỏ về hoạt động giáo dục truyền thống, sinh hoạt văn hóa cho các thế hệ không chỉ riêng đối với Quảng Trị mà còn đối với cả nước
Trưa: 
11h30 : Đoàn dùng cơm trưa và nghỉ ngơi tại nhà hàng Tích Tường
Chiều:
13h00 : Quí khách sẽ được đi tham quan địa đạo Vịnh Mốc được xem là làng chiến đấu trong lòng đất của vùng đất thép Vĩnh Linh
14h30 : Xe đưa quý khách đi Quảng Bình. Trên đường ghé thăm Vĩ tuyến 17, cầu Hiền Lương, Sông Bến Hải- Giới tuyến tạm thời chia cắt 2 miền Nam _Bắc suốt 20 năm từ năm1954 - 1973.
Đến Tp Đồng Hới. 
Tối:
17h00 : Quí khách ăn tối tại nhà hàng Thanh Phúc
16h00 : Khách du lịch làm thủ tục và tự do nghỉ ngơi tại khách sạn 08-Mar .Nghỉ đêm tại Đồng Hới.
Ngày 3: Quảng Bình_Đà Nẵng (S,T)
Sáng: 
8h00 : Khách sẽ dùng điểm tâm tại khách sạn 08-Mar với những đặc sản nổi tiếng của tỉnh Quảng Bình .
9h00 : thăm nhà lưu niệm Đại tướng - nơi vị danh tướng của Việt Nam thời hiện đại cất tiếng khóc chào đời, nghe thuyết minh về các câu chuyện về cuộc đời của vị đại tướng của nhân dân
10h00: Đoàn khởi hành đi viếng mộ Đại tướng Võ Nguyên Giáp tại Vũng Chùa – Đảo Yến. Quý khách vào dâng hương làm lễ tại phần mộ Đại tướng, sau đó tự do tham quan, chụp ảnh lưu niệm.
Trưa :
11h30: Quí khách dùng cơm trưavà nghỉ ngơi tại nhà hàng Anh Đào
13h00 : xe đưa khách về Đà Nẵng.Tiễn khách về điểm đón ban đầu
Kết thúc trương trình
Giá tour : 1.137.000đ
CHƯƠNG 2: LẬP PHƯƠNG ÁN ĐIỀU HÀNH CHƯƠNG TRÌNH TOUR	
Thực hiện đặt giữ chỗ
Đặt giữ chổ với nhà cung ứng của chương trình
Gồm có:
-Dịch vụ Lưu Trú
-Dịch vụ Ăn uống
-Dịch vụ vận chuyển
- Từ khi kí hợp động bán tour du lịch, phòng điều hành có trách nhiệm đặt giữ chỗ với các dịch vụ về lưu trú, ăn uống cũng như các dịch vụ khác có liên quan đến chương trình du lịch
-Thực hiện việc đặt giữ chỗ theo quy trình của công ty trên cơ sở nắm rõ ngày giờ xuất phát, kết thúc, số lượng khách, lịch trình tour cùng những yêu cầu đặc biệt khác của khách liên quan đến vấn đề lưu trú cũng như ăn uống
- Phòng điều hành có trách nhiệm thường xuyên liên lạc với các cơ sở lưu trú, ăn uống trước, trong và sau chuyến đi đảm bảo cho các dịch vụ được tiến hành theo đúng hợp đồng cũng như lên phương án khắc phục kịp thời khi có sự cố xảy ra
- Kí kết, thực hiện, thanh toán hợp đồng đúng thời hạn, tôn trọng các điều khoản ghi rõ trong hợp đồng
-Ghi lại về tình trạng đặt giữ chỗ của dịch vụ. Vd: Đối với dịch vụ lưu trú: tình trạng, số lượng buồng phòng trống, đối với dịch vụ vé máy bay ghi lại tình trạng vé ( OK, Hủy, Thay đổi giờ bay).
Dịch vụ lưu trú
Công ty du lịch SMILE TRAVEL
SĐT: (0511) 3653561
Email: smiletravel@gmail.com
Địa chỉ: 182 Nguyễn Văn Linh- 182 Nguyễn Văn Linh, Q. Hải châu, Tp. Đà Nẵng.
ĐẶT DỊCH VỤ
Kính gởi: 
Khách sạn 
Địa chỉ: 
ĐT:  Fax: 
CÔNG TY  đề nghị quý công ty cho đặt dịch vụ theo nội dung sau:
Tên đoàn
Ghi chú
Dịch vụ lưu trú
Số lượng khách
Ngày đến 
Ngày đi
Số đêm lưu trú
 đêm
Số lượng phòng
Loại phòng
Giá phòng
 đ/người
Hình thức thanh toán
Tiền mặt
Giá bao gồm
Dịch vụ phòng ngủ
Yêu cầu đặc biệt
Phòng đẹp, tiện nghi
Yêu cầu khác
Phục vụ tốt
NỘI BỘ:
Miễn phí dịch vụ lưu trú, ăn uống cho  suất nội bộ.
Xin vui lòng xác nhận vào fax này và gởi ngay CÔNG TY Rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý công ty.
Xin chân thành cảm ơn
	Đà Nẵng, ngày tháng năm 20
Xác nhận của đơn vị cung ứng	Người đặt
Dịch vụ ăn uống:
Công ty du lịch SMILE TRAVEL
SĐT: (0511) 3653561
Email: smiletravel@gmail.com
Địa chỉ: 182 Nguyễn Văn Linh- 182 Nguyễn Văn Linh, Q. Hải châu, Tp. Đà Nẵng.
ĐẶT DỊCH VỤ
Kính gởi: 
Nhà hàng 
Địa chỉ: 
ĐT:  FAX: 
CÔNG TY  đề nghị quý công ty cho đặt dịch vụ theo nội dung sau:
Tên đoàn
Ghi chú
Dịch vụ ăn uống
Số lượng khách
Ngày ăn
Bữa ăn
Thực đơn
Đính kèm
Giá suất ăn
Hình thức thanh toán
Giá bao gồm
Dịch vụ ăn + Tráng miệng
Yêu cầu đặc biệt
Thức ăn ngon, đảm bảo chất lượng
Yêu cầu khác
Phục vụ tốt
NỘI BỘ:
Miễn phí dịch vụ ăn uống cho 3 suất nội bộ.
Xin vui lòng xác nhận vào fax này và gởi ngay cho CÔNG TY Rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý công ty.
Xin chân thành cảm ơn
	Đà Nẵng, ngày tháng năm 20
Xác nhận của đơn vị cung ứng	Người đặt
Bảo hiểm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------------------
HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM
Số:../DLND/2012
 Đà Nẵng, . ngày . tháng  năm .
* Một bên là 	: CÔNG TY ...
Địa chỉ 	: ...
Điện thoại	: .	- Fax: .
Tên tài khoản 	: ...
Số tài khoản	 	: ...
Tại	: ...
Đại diện 	 	: Ông/bà....................	- Chức vụ: Giám đốc
* Một bên là 	: CÔNG TY .
Địa chỉ 	: .
Điện thoại	: ....	- Fax: .
Tên tài khoản 	: . .....
Số tài khoản	 	: .......
Tại	: ........
Đại diện 	 	: Ông/bà...........................	- Chức vụ: Giám đốc
 Hai bên thoả thuận ký hợp đồng bảo hiểm khách du lịch trong nước theo những điều kiện, điều khoản dưới đây:
Điều 1: Bảo Việt nhận bảo hiểm khách du lịch cho các Công ty du lịch theo các chuyến ở khách sạn, nhà khách, các khu vực du lịch trong lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam. Chế độ bảo hiểm được thực hiện theo các điều khoản tại Quy tắc bảo hiểm khách du lịch trong nước (Ban hành kèm theo Quyết định số 06- TC/BH ngày 02/01/1993 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Điều 2 : Đơn vị tham gia bảo hiểm ký hợp đồng bảo hiểm khách du lịch theo các nội dung dưới đây:
Đợt 1:
+ Điểm đi:	
+ Điểm đến: 
+ Số người tham gia bảo hiểm:	 người (Theo danh sách đính kèm)
+ Số tiền bảo hiểm	: 	đồng/người/vụ 
+ Thời hạn bảo hiểm	:  ngày
	Từ	: 	05h, ngày	 tháng 	năm 2014
	Đến	:	24h, ngày	 tháng 	năm 2014
I. PHÍ BẢO HIỂM:
Bảo hiểm chuyến, ở khách sạn, nhà nghỉ:
đồng x  % =  đồng/người/ngày.
II. TỔNG PHÍ:
Phí bảo hiểm	: đồng/người/ngày
Tổng phí bảo hiểm	:  đồng
(Bằng chữ: )
Điều 3: Phí bảo hiểm được thanh toán 01 lần bằng tiền mặt trước ngày 	tháng	 năm 2014.
Điều 4: Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh mọi điều qui định trong bản hợp đồng này. Mọi tranh chấp giữa Bảo việt và người tham gia bảo hiểm trong việc thực hiện hợp đồng nếu không giải quyết được bằng thương lượng sẽ đưa ra toà án TP Đà Nẵng giải quyết.
Điều 5: Hợp đồng này được thành lập 02 bản mỗi bên giữ 01 bản.
 ĐẠI DIỆN CÔNG TY BẢO VIỆT 
ĐƠN VỊ THAM GIA BẢO HIỂM 
II. Điều động phương tiện vận chuyển và hướng dẫn viên
Phương tiện: Sử dụng xe của công ty. Xe 45 chỗ ngồi, xe đời mới, máy lạnh, thoáng mát sạch sẽ.
Hướng dẫn viên: 1 hướng dẫn viên xuyên suốt hành trình, và hướng dẫn viên tại điểm.( sẽ thuê hướng dẫn viên ngay tại điểm du lịch) 
III. Chuẩn bị danh sách đoàn.
HỒ SƠ ĐOÀN KHÁCH
Mã đoàn:
Thời gian thực hiện: từ ngày //..đến ngày .. thángnăm 
Hồ sơ đoàn khách gồm:
1.	Hợp đồng và thanh lý hợp đồng du lịch
2.	Các tài liệu liên quan đến thủ tục xuất nhập cảnh cho đoàn khách du lịch
3.	Chứng từ liên quan đến phí bảo hiểm cho khách du lịch 
4.	Chương trình du lịch
5.	Danh sách khách du lịch (tên, tuổi, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc số chứng minh nhân dân)
6.	Chứng từ, hoá đơn quyết toán đoàn khách du lịch
7.	Báo cáo thực hiện chương trình của hướng dẫn viên
8.	Phiếu nhận xét chất lượng dịch vụ của khách du lịch (nếu có)
Ghi chú: 
1. Hồ sơ được lập sau khi kết thúc chương trình cho đoàn khách du lịch (bao gồm cả khách lẻ) 
2. Lập bảng tổng hợp các đoàn khách du lịch hàng tháng.
IV. Đặt cọc và thanh toán.
Bước 1: Quý khách chọn tour và dịch vụ theo yêu cầu, sau đó cùng công ty du lịch thống nhất về chương trình, giá cả và chi tiết các dịch vụ bằng điện thoại, Fax hoặc Emai.
Bước 2: Để giữ dịch vụ (đặt vé máy bay, vé tàu hoả, khách sạn) và thực hiện tour theo yêu cầu, khách hàng phải đặt cọc trước số tiền tương đương 50 - 80% giá trị tour hoặc dịch vụ ngay sau khi 2 bên thống nhất được chương trình.
Việc đặt cọc thông thường được tiến hành bằng các cách sau: 
a. Thanh toán bằng tiền mặt tại văn phòng 
Tên đơn vị	: Công ty du lịch SMILE TRAVEL
Địa chỉ : 182 Nguyễn Văn Linh, Q. Hải châu, Tp. Đà Nẵng.
Điện thoại : (0511) 3653561
Email : smiletravel@gmail.com
b. Thanh toán bằng chuyển khoản theo thông tin sau:
Tên tài khoản: Công ty du lịch SMILE TRAVEL
 - Số tài khoản: 008.100.0369388 (VND) tại Ngân hàng Ngoại thương Đà Nẵng
 - ( Hoặc) Số tài khoản: 102010000344467 (VND) tại Ngân hàng Công thương Đà Nẵng
c. Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Công ty chấp nhận thanh toán các loại thẻ sau : Visa, Master, Amex, JCB
Lưu ý: phí ngân hàng (nếu có) thì khách hàng chịu 
Bước 3: Sau khi khách hàng chuyển tiền đạt cọc sẽ nhận được vé du lịch hoặc giấy xác nhận dịch vụ (SERVICES VOUCHER) , Phiếu thu nếu nộp bằng tiền mặt hoặc bằng email hoặc Fax , hợp đồng kinh tế có đóng dấu của công ty. 
Bước 4: Sau mỗi tour du lịch chúng tôi rất mong nhận được ý kiến của khách hàng về chất lượng dịch vụ thông qua phiếu nhận xét tour hoặc thông qua email của chúng tôi: smiletravel@gmail.com
V.	 Xử lý việc hủy bỏ và hoàn tiền.
1. Khách hủy bỏ chuyến đi
- Trong trường hợp khách hàng báo hủy chuyến đi sau khi công đã hoàn tất mọi thủ tục thì chi phí hủy là:
Hủy trước 07 ngày : 50% tổng giá trị của chương trình tour.
Hủy trước từ 02 đến 06 ngày : 75 % tồng giá trị của chương trình tour.
Hủy trước 01 ngày: 80% tồng giá trị của chương trình tour.
Hủy trong vòng 24 giờ : 100% tổng giá trị của chương trình tour.
- Nếu khách tự ý bỏ chương trình mà không báo trước hoặc không sử dụng bất kỳ một dịch vụ trong chuyến đi sẽ không được hoàn tiền.
- Quý khách muốn chuyển sang các tuyến du lịch khác phải báo trước 15 ngày trước ngày khởi hành ( không tính thứ bảy & CN) và sẽ chịu phạt 20% tiền cọc và tiền lệ phí visa (nếu có).
2. Hoàn tiền
- Nếu công ty chậm trễ hoặc không thực hiện được chương trình tham quan theo đúng kỳ hạn như đã ký trong hợp đồng, công ty sẽ hoàn trả lại toàn bộ số tiền khách hàng đã ứng trước cho công ty và chịu mọi thiệt hại
- Trường hợp hủy tour do sự cố khách quan như hỏa hoạn, thời tiết, tai nạn, thiên tai, chiến tranh, Công ty sẽ không chịu trách nhiệm bồi thường thêm bất kì khoản chi phí nào ngoài việc hoàn trả tiền tour