Bài giảng Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 4: Đàm phán hợp đồng ngoại thương

Chương 4: Đàm phán hợp đồng 
ngoại thương
1
Nội dung chương 4
• Quá trình đàm phán hợp đồng ngoại thương
• Kỹ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương 
• Các loại hợp đồng ngoại thương
oHợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
oHợp đồng gia công quốc tế
oHợp đồng chuyển giao công nghệ quốc tế
2
I. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN
HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG
3
Quá trình đàm phán gồm 5 giai đoạn
• Giai đoạn chuẩn bị
• Giai đoạn tiếp xúc
• Giai đoạn đàm phán
• Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng
• Giai đoạn rút kinh nghiệm
4
1. Giai đoạn chuẩn bị
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.1 Ngôn ngữ
1.1.2 Thông tin
1.1.3 Năng lực người đàm phán
1.1.4 Thời gian và địa điểm đàm phán
1.2 Chuẩn bị cụ thể:
5
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.1 Ngôn ngữ
-Tiếng Mẹ đẻ;
-Các ngoại ngữ
-Tập đàm phán trực tiếp với đối tác và đàm 
phán thông qua phiên dịch
6
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.2 Thông tin
a. Thông tin hàng hóa
- Đặc tính cơ bản của hàng hóa, yêu cầu về hàng hóa tại thị trường 
- Các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất mặt hàng 
- Tình hình cung/cầu 
- Chu kỳ, vòng đời của sản phẩm
- Tình hình đối thủ cạnh tranh
- Tỷ suất ngoại tệ của mặt hàng
7
8
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.2 Thông tin
b. Thông tin thị 
trường
13
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.2 Thông tin
b. Thông tin thị 
trường
14
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.2 Thông tin
Những đều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự đinh kinh 
doanh của mình
- Dung lượng thị trường
- Tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng
- Các kênh tiêu thụ
- Sự biến động giá ca
15
Tham khảo giá cả từ các nguồn sau
• Các sở giao dịch
• Các trung tâm đấu giá quốc tế
• Các cuộc đấu thầu quốc tế
• Giá bán buôn của các nước kinh doanh chủ yếu về mặt hàng có liên 
quan
• Giá bình quân thống kê
• Giá đã chào hoặc đã từng ký kết hợp đồng
16
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.2 Thông tin
c. Tìm hiểu đối 
tác
17
1.1 Chuẩn bị chung
1.1.2 Thông tin
Các phương pháp chủ yếu
- Nghiên cứu tại bàn: Điều tra qua tài liệu và sách 
báo (desk research)
- Nghiên cứu tại hiện trường: ( field research)
- Thông qua các công ty điều tra
- Mua bán thử
- Thông qua người thứ 3
18
1.1 Chuẩn bị chung
• 1.1.3 Chuẩn bị năng lực
- Chuẩn bị năng lực cho từng cán bộ đàm phán (Kiến thức; 
Tâm lý; Kỹ năng đàm phán,)
-Tổ chức đoàn đàm phán.
19
1.1.3 Chuẩn bị năng lực
KỸ NĂNG CỦA MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN
• Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu
hành vi của người khác từ quan điểm của họ.
• Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu
được chính xác ý mình.
• Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của kiến nghị đưa ra, 
để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi
quan điểm của họ.
20
1.1.3 Chuẩn bị năng lực
KỸ NĂNG CỦA MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN (tiếp)
• Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt trong những
hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán được trong đàm
phán.
• Nhạy cảm với nền văn hóa của người khác và biết điều chỉnh
đề nghị của mình cho phù hơp với giới hạn và sức ép hiện tại.
21
1.1 Chuẩn bị chung
• 1.1.4 Chuẩn bị thời gian và địa điểm
a. Thời gian: Trước khi đàm phán các bên cần:
- Hai bên cần lập và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể. 
- Cẩn thận hơn nên lập luôn cả phương án dự phòng để đề 
phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn 
chưa được giải quyết xong
- Sắp xếp các khoảng thời gian trống để kiểm soát lại thông 
tin, nghỉ ngơi, tạo quan hệ
22
1.1 Chuẩn bị chung
• 1.1.4 Chuẩn bị thời gian và địa điểm
b. Địa điểm
–Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện 
nghi phù hợp cho cả hai bên.
–Địa điểm đàm phán có thể ở công ty đối tác, công ty 
chúng ta hoặc tại các khách sạn chuyên về dịch vụ tổ 
chức hội nghị, resort 
23
1.2 Chuẩn bị cụ thể
1.2.1 Thiết lập các mục tiêu cần thương lượng
1.2.2 Đánh giá lại đối tác
1.2.3 Đánh giá lại những điểm mạnh, yếu của mình
1.2.4 Lập phương án kinh doanh 
1.2.5 Xây dựng chiến lược đàm phán và đàm phán 
thử
24
1. 2.4 Lập phương án kinh doanh 
(business plan)
• Cơ sở lập phương án kinh doanh:
o Số liệu thu thập được
o Ý đồ của nhà kinh doanh
• Nội dung phương án kinh doanh:
o Đánh giá tình hình thị trường, thương nhân
o Lựa chọn hh, thời cơ, đk và phương thức kinh doanh
o Tính toán hiệu quả kinh tế
o Đề ra mục tiêu
o Đề ra biện pháp thực hiện
o Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh
25
2. Giai đoạn tiếp xúc
2.1 Tạo không khí tiếp xúc:
Cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo được những không 
khí thân mật, hữu nghị, muốn vậy:
• Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình.
• Phải tìm mọi cách thể hiện những thành ý của mình.
• Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy, bằng những hành 
động chứ không chỉ bằng lời nói.
36
2. Giai đoạn tiếp xúc
2.2 Thăm dò đối tác
2.3 Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần)
Để làm được những công việc trên, cần phải:
• Nhập đề tốt.
• Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau.
37
3. Giai đoạn đàm phán
• Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình
đàm phán.
• Trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc và thỏa
thuận các nội dung có liên quan đến giao dịch mua bán
như số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm, phương thức
thanh toánnhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng
thương mại.
38
3. Giai đoạn đàm phán
3.1 Quy trình đàm phán
Giai đoạn này bao gồm:
• Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ.
• Nhận và đưa ra nhượng bộ.
• Phá vỡ những bế tắc.
• Tiến tới thỏa thuận.
40
3. Giai đoạn đàm phán
A1
A1,B1: Những lợi ích riêng của từng bên
A2, B2: Những lợi ích mâu thuẫn
C: Lợi ích chung
B
2
A
2
B1
Bên BBên A
C
3.2.ĐÆc ®iÓm cña ®µm ph¸n
3. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
• Cần giữ bầu không khí chan hòa, cởi mở, gạt bỏ những cảm 
xúc tiêu cực. Tránh những cơn xúc động bội phá. Đừng ngắt lời 
và đổ lỗi cho nhau. Đừng bao giờ tỏ ra là mình quá thông minh.
• Cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác. Đừng cướp lời họ, 
đừng vội vàng đưa ra nhận xét.
• Nói ít, nghe nhiều và luôn luôn đặt câu hỏi.
42
3. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN 
• Tóm tắt lại ý kiến của đối tác để xem mình hiểu có 
đúng ý của họ không.
• Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, cố gắng làm 
cho lời nói có sức thuyết phục. Nên dung cách diễn giải
chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đôi chỗ có thể pha chút hài 
hước để tạo bầu không khí tốt.
43
• Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra 
cho bạn và sẵn sang trả lời những câu hỏi đó.
• Bình tĩnh tìm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm 
phán (nếu có).
• Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện.
44
4. Giai đoạn ký kết HĐ
Những điểm cần lưu ý:
• Thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều 
khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng.
• Đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan. 
Tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải 
quyết những tranh chấp phát sinh sau này.
45
4. Giai đoạn ký kết HĐ
• Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật 
hiện hành.
• Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh 
dung những từ mập mờ,có thể suy luận ra nhiều cách.
• Hợp đồng thường do một bên soạn thảo. Trước khi ký kết 
bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa 
thuận đã đạt được trong đàm phán.
46
4. Giai đoạn ký kết HĐ
• Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.
• Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên 
cùng thông thạo.
47
5. Giai đoạn rút kinh nghiệm
• Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai 
đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm 
phán sau. Rút kinh nghiệm ngay sau đàm phán và rút 
kinh nghiệm trong suốt quá trình tổ chức thực hiện 
hợp đồng.
48
II. KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NT
еm ph¸n b»ng thư tÝn
еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i
еm ph¸n b»ng gÆp trùc tiÕp
49
1. еm ph¸n b»ng thư tÝn:
Lµ hình thøc ®µm ph¸n trong ®ã c¸c bªn trao ®æi víi 
nhau b»ng th tõ, ®iÖn tÝn, Fax, Telex, Email ®Ó ®i 
®Õn tho¶ thuËn. Đ©y lµ hình thøc ®µm ph¸n rÊt phæ 
biÕn trong TMQT.
50
1. еm ph¸n b»ng thư tÝn:
Nguyên tắc đàm phán bằng thư tín:
• Nên sử dụng khi mới làm quen, hoặc khi muốn bổ sung cho hợp 
đồng đã được ký kết.
• Lời lẽ trong thư cần lịch sự, lễ phép, nhưng nội dung phải rõ ràng.
• Khẩn trương trả lời đối tác.
• Giao dịch tới khi kết thúc vấn đề
51
2. еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i
• Lµ hình thøc ®µm ph¸n mµ hai bªn tiÕn hµnh trao ®æi víi
nhau th«ng qua ®µm tho¹i b»ng ®iÖn tho¹i.
• ¦u ®iÓm:
- Tèc ®é ®µm ph¸n nhanh
- DÔ kÕt thóc vÊn ®Ò
- ThuËn tiÖn trong những trêng hîp cÇn n¾m b¾t thêi c¬
52
2. еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i
• Nhược điểm:
- Chi phí cao
- Nội dung đàm phán quá ngắn
- Dễ xảy ra nhầm lẫn
- Không có bằng chứng để lại
53
2. еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i
Nguyên tắc tiến hành:
- Chuẩn bị kỹ trước khi đàm phán
- Nên chủ động gọi hơn là nhận cuộc gọi
- Chuẩn bị trước một lối thoát, khi cần
- Sau khi kết thúc, cần ghi lại nội dung cuộc đàm phán rồi 
yêu cầu đối phương xác nhận lại bằng văn bản
54
3. еm ph¸n b»ng gÆp trùc tiÕp
• Là việc hai bên tiến hành đàm phán thông qua gặp 
gỡ trực tiếp tại một địa điểm thoả thuận trước, có 
thể ở nước người bán, nước người mua hay tại một 
nước trung gian.
55
3. еm ph¸n b»ng gÆp trùc tiÕp
Các kỹ thuật:
• Khai thác thông tin;
• Nâng cao vị thế trong đàm phán;
• Giảm giá trị lý lẽ của đối tác;
• Nhượng bộ và nhận nhượng bộ;
• Giải quyết các tình huống bế tắc.
61
3.1 Khai thác thông tin
Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề:
- Nội dung câu hỏi: Hỏi cái gì?
- Hình thức câu hỏi: Từ, ngữ và câu hỏi được sắp đặt như thế
nào?
-Thời điểm đưa ra câu hỏi?
62
3.2 Nâng cao vị thế trong đàm phán
-Làm nổi bật điểm mạnh;
- Giảm thiểu điểm yếu;
- Người đi trước: “Cách giải quyết này đã được các bạn hàng trước
đây của các ngài áp dụng”.
63
3.3 Giảm giá trị lý lẽ của đối tác
- Khoảng cách tín nhiệm.
- Đặt câu hỏi về dữ kiện/ nguồn tin.
- Nghi vấn giả thiết.
- Nghi vấn kết luận.
- Nhấn mạnh điểm yếu.
- Đề nghị xem lại.
64
3.4 Nhượng bộ và nhận nhượng bộ
- Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ.
- Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do
hợp lý. Tránh làm cho họ mất mặt.
- Khi đối tác nhượng bộ, hãy nói to nhượng bộ đó lên.
- Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả
thuyết: “Các ngài sẽ nói sao nếu chúng tôi...”.
65
3.4 Nhượng bộ và nhận nhượng bộ
- Hãy trao đổi những nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều
kiện: “Nếu các ôngthì chúng tôi sẽ”.
- Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn. Hãy tìm
cách liên kết các vấn đề với nhau.
- Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm 
của đối tác. Hãy nghĩ xem những nhượng bộ của bạn có giá trị 
như thế nào đối với họ.
66
3.4 Nhượng bộ và nhận nhượng bộ
- Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu
quả lâu dài có thể xảy đến với bạn.
- Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ.
-Vững vàng với những lợi ích cơ bản, uyển chuyển với những vị thế
đàm phán.
67
3.5 Giải quyết các tình huống bế tắc
- Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:
• Khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên đề ra quá lớn.
• Tranh chấp lập trường.
• Một bên dung thế mạnh để ép buộc bên kia.
• Do không hiểu nhau.
• Năng lực của cán bộ đàm phán bị hạn chế.
68
3.5 Giải quyết các tình huống bế tắc
Kỹ thuật giải quyết các tình huống bế tắc (thế găng) trong đàm phán:
- Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường.
- Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích
- Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan.
- Áp dụng thuật nhu đạo (Jujitsu).
- Thay thế cán bộ đàm phán.
69
3.5 Giải quyết các tình huống bế tắc
-Tập trung vào nhân vật chủ chốt.
-Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công.
-Lợi dụng mâu thuẫn.
-“Dưới búa lượm củi”.
70
3.6 Một số kỹ thuật khác
-Kỹ thuật lắng nghe.
-Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá nhận thức của đối tác.
- Kỹ thuật trao đổi thông tin.
- Kỹ thuật tìm kiếm lợi ích chung
71
Bài tập nhóm
• Mỗi nhóm 8 thành viên
• Chọn 1 nước bất kỳ để làm đối tác
• Công việc:
–Kinh nghiệm đàm phán với quốc gia đó
–Minh họa bằng 1 tình huống đàm phán
72