Bài giảng Lý thuyết và thiết kế tổ chức - Chương 5: Quy mô và vòng đời tổ chức

Lý thuyết & Thiết kế tổ chứcQUY MÔ & VÒNG ĐỜI TỔ CHỨCQuy mô tổ chứcQuy mô tổ chức là một phạm trù thay đổi tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ hoạt động, cách thức thiết kế tổ chức, công nghệ và môi trường hoạt động của tổ chứcVì sao phải phát triển tổ chức?Do mục tiêu phát triển thay đổi trong từng giai đoạnDo nhu cầu thăng tiến của quan chứcDể duy trì tiềm lực kinh tế - “ngừng phát triển là chết”Quy mô lớn – Quy mô nhỏQuy mô lớn: Các công ty cạnh tranh toàn cầu, nguồn tài chính mạnh. Tiêu chuẩn hóa cao; thiết kế thiên về kiểu cơ giới, phức tạp với hệ thống cấp bậc nhiều tầng nấc => nhiều nhà tổ chức hơn nhà doanh nhân. Ổn định lâu dài trên thị trườngQuy mô nhỏ: Linh hoạt, thay đổi nhanh chóng theo thị trường. Tổ chức có cấu trúc phẳng, thiết kế theo kiểu hữu cơ, đơn giản => thân thiện với nhân viênQuy mô kết hợp: Sự thuận lợi của quy mô nhỏ cho phép nó phát triển => Quy mô lớn => mất lợi thế. Vì vậy “kết hợp giữa nhỏ và lớn” – Là sự phối hợp giữa nguồn lực của Lớn với sự đơn giản, linh hoạt của Nhỏ = Hình thành các Nhóm công ty nhỏ.Hành chính quan liêu & Quy mô Bộ máy hành chính quan liêuCơ sở hợp pháp của quyền hànhLuật lệ và thủ tụcSự chuyên môn hóa và phân công lao độngHệ thống cấp bậc của nhà quản trịCá nhân có đủ khả năng chuyên mônPhân chia vị trí và quy định chức vụ rõ ràngGiao tiếp viết và ghi chépHợp pháp & Hợp lýTruyền thốngUy tínĐặc điểm của Hành chính quan liêu và cơ sở quyền hànhĐặc điểm “Hành chính quan liêu"Tiêu chuẩn hóa các thủ tục => nhân viên phụ thuộc vào người khác; khách hàng tin tưởng Phân chia công việc rõ ràng cho từng bộ phận và các nhânCấp bậc quản trị chặt chẽ, mỗi nhân viên cấp dưới đặt dưới sự điều hành, giám sát của 01 cấp trên Chỉ có những người có đủ năng lực chuyên môn mới được bổ nhiệm vào vị trí công tác nhất địnhQuyền hành tăng dần từ dưới lên, tập quyền cho cấp trênCác quy định, thể lệ hoạt động và thống tin quản lý đều được ghi chép dưới dạng văn bản chính thứcCơ sở của quyền hànhTính hợp pháp: Dựa vào niềm tin của cấp dưới về tính hợp pháp, đúng đắn của các quy định tạo quyền lực để ra quyết địnhTính truyền thống: Dựa vào niềm tin có tính truyền thống về địa vị xã hộiTính khâm phục: Dựa vào uy tín của cá nhân được cấp dưới tin tưởng, khâm phục về tài năng, đức độ, tính gương mẫuQuy mô & Đặc điểm cấu trúcSự chính thức hóa: Tổ chức lớn cao hơnSự phân quyền: Tổ chức có cấu trúc hoàn hảo hơn => tập quyền cao hơn. Đối với các tổ chức lớn, phứ tạp đòi hỏi phải phân quyềnSự kiên kết: Quy mô tổ chức tăng => Nhu cầu liên kết dọc và ngang tăng lênTỷ lệ nhân viên: (nguyên lý Parkinson) “Công việc tăng lên theo thời gian” Hai mô hình Mô hình 1: Tỷ lệ Quản trị cấp cao/nhân viên cấp thấp nhỏ hơn tại các tổ chức lớn. Lý do: Kinh nghiệm và hiệu quả tăng dần khi tăng quy mô theo thời gian.Mô hình 2: Chia nhân viên hỗ trợ thành nhân viên văn phòng và đội ngũ chuyên môn. Tỷ lệ nhân viên văn phòng và phục vụ tăng lên trong khi tỷ lệ các nhà quản trị giảm xuống.Khi quy mô tổ chức tăng lênTăng cường các cấp quản trị -> tính phức tạp theo chiều dọcSố lượng công việc và phòng ban tăng -> tính phức tạp theo chiều ngangTăng cường tính chuyên môn hóa các chức năng, nhiệm vụSự chính thức hóa cao hơnSự phân quyền cao hơnTỷ lệ các nhà quản trị cấp cao giảm xuốngTỷ lệ nhân viên hỗ trợ về chuyên môn tăng lênTỷ lệ nhân viên văn phòng tăng lênGiao tiếp viết và các tài liệu chính thức tăng lên (giấy tờ hành chính tăng lên)Chu kỳ sống của tổ chức1234Giai đoạn thành lậpGiai đoạn chọn lọcGiai đoạn chính thứcGiai đoạn phát triểnTiếp tục phát triểnLớnNhỏQuy môHợp lý hóa tổ chức; nhóm các công ty nhỏSuy thoáiSáng tạoChuẩn bị định hướng rõ ràngBổ sung hệ thống nội bộPhát triển sự hợp tác nhómCần sự lãnh đạoCần sự ủy quyềnCần giải quyết nhiều vấn đềCần sự đổi mớiGiai đoạn thành lậpPhải sáng tạo ra sản phẩm tồn tại trên thị trườngChưa có thủ tục chính thức, chưa có quan liêu, thời gian làm việc kéo dàiĐiều hành trực tiếp từ người chủSau thời gian hình thành có thể xuất hiện “khủng hoảng” khi doanh nghiệp phát triển đạt đến quy mô nhất định => Điều chỉnh cấu trúc hoặc bắt đầu sử dụng các nhà quản trị chuyên nghiệpGiai đoạn chọn lọcTổ chức bắt đầu xác định rõ ràng về mục tiêu và phương hướng phát triển Bắt đầu thiết lập hệ thống quản trị theo cấp bậcBắt đầu có sự phân chia công việc và phân công lao độngNhân viên gắn bó với sứ mệnh của tổ chứcCác mối quan hệ nhân sự vẫn theo kiểu thân mật mặc dù bắt đầu xuất hiện các quy địnhSự khủng hoảng xuất hiện khi mâu thuẫn giữa cấp dưới và cấp trên về vấn đề phân chia quyền lực xuất hiện => cần có sự ủy quyềnGiai đoạn chính thức hóaHình thành và vận hành hệ thống các thủ tục, quy tắc chính thứcGiao tiếp chuyển dần sang nghi thứcQuy mô bộ máy gián tiếp tăngCó sự chuyển dịch chức năng giữa các nhà quản trị theo hướng các nhà quản trị cấp cao thiên về chiến lược, giao chức năng tác nghiệp cho các nhà quản trị cấp trungHệ thống thúc đẩy dựa trên lợi nhuậnKhủng hoảng xuất hiện khi hệ thống thủ tục, quy tắc trở nên kìm hãm các cấp quản trị trung gian. Tổ chức có xu hướng quan liêu hóa, các tham mưu lấn át các nhà quản trị trung gianGiai đoạn phát triểnCác nhà quản trị thay đổi nhận thức và phát triển kỹ năng về hợp tác và làm việc nhómHành chính quan liêu đạt đến giới hạn Sự kiểm soát của xã hội và năng lực làm chủ bên trong làm giảm nhu cầu kiểm tra chính thứcCác nhà quả trị tiến hành đơn giản hóa thủ tục thông qua tổ chức các nhóm làm việc đa chức năng. Tổ chức được chia tách thành nhiều đơn vị nhỏ hơn hoạt động như những công ty nhỏ.Sự khủng hoảng bắt đầu khi tổ chức đi vào giai đoạn suy thoái, do đó có nhu cầu cao về sự đổi mới để cân bằng tốt hơn với môi trường đã thay đổi (sau khoảng 10 – 20 năm hoạt động)Đặc tính tổ chức trong các giai đoạn phát triểnCác giai đoạn của chu kỳ sốngHình thành Chọn lọcChính thức hóaPhát triểnTính chấtKhông quan liêuTiền quan liêuQuan liêuRất quan liêuCấu trúcKhông theo thủ tục; 01 người chỉ huyPhần lớn là không theo thủ tụcTuân theo thủ tục, phân chia lao động, tăng cường nhân viên chuyên môn hóaSự hợp tác có tổ chức trong sự quan liêu, ý tưởng tách tổ chức thành các đơn vị nhỏSản phẩm hay dịch vụSản phẩm hoặc dịch vụ đơn lẻSản phẩm hay dịch vụ chuyên ngành, có sự biến đổi Dòng sản phẩm hay dịch vụNhiều dòng sản phẩmSự động viên và hệ thống điều khiểnCá nhân độc đoánCá nhân, sự đóng gópTập thể, hệ thống xét duyệt theo thủ tụcBao quát, thiết kế sản phẩm và phòng banSự đổi mớiBởi ông chủ, người quản lýBởi nhân viên và người quản lýBởi các nhóm đổi mới riêng lẻHình thành cơ quan chuyên trách R&DMục tiêuSự tồn tạiPhát triểnỔn định nội bộ, tiếp thị rộngHoàn thiện tổ chức, thành danhPhong cách ban quản trị cao cấpCá nhân, thầu khoánUy tín, có sức thu hút và chỉ dẫnSự uy quyềnTiếp cận nhóm, chống lại hệ thống quan liêuSuy thoái của tổ chứcKhái niệm: Sự suy thoái được xác nhận khi nguồn lực của tổ chức bị suy giảm sút trong khoảng thời gian dàiNguyên nhânHao mòn do tổ chức phát triển quá lâu, nguồn lực suy giảmBị tấn công do không có chiến lược phát triển đúng đắnDo sự suy thoái của môi trường dẫn đến cạn kiệt nguồn lực, tài nguyênMô hình quá trình suy thoáiGiai đoạn không rõ ràngGiai đoạn không hoạt độngGiai đoạn sai lầmGiai đoạn khủng hoảngGiai đoạn tan rãCắt giảm để tái cơ cấu: làm gì?Truyền thông và cởi mởLàm tốt công tác tư tưởng cho nhân viênTrợ giúp tìm việcNghi thức và các giải pháp tâm lýQuy mô & Vòng đời tổ chứcThe End