Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 1: Tổng quan về thư ký

Học phần:
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
VĂN PHỊNG 
ThS: Đặng Thanh Nam 
(Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU)
1. Tài liệu học tập, tham khảo
• Giáo trình chính: Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Vũ Thị 
Phụng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011
• Tài liệu tham khảo:
- Nghiệp vụ thư ký văn phịng và tổ chức, Học viện Hành 
chính quốc gia, 2002.
- Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Lương Minh Việt, NXB Hà 
Nội, 2005
- Kỹ năng giao tiếp, Chu Văn Đức, NXB Hà Nội, 2005
- Nghiệp vụ nhà hàng, Đại học Tơn Đức Thắng (lưu hành 
nội bộ), 2010
- Tài liệu mạng: www.webthuky.com; www.dddn.com.vn
2. Nội dung của học phần:
Nội dung
Tổng quan về nghề thư ký
Nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp 
thơng tin cho lãnh đạo.
Xây dựng và quản lý Kế hoạch làm việc của lãnh 
đạo
Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị 
(sự kiện)
Nghiệp vụ tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh 
đạo.
Giao tiếp hành chính của người thư ký
CHƯƠNG I:
TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ
I. Khái niệm, vị trí của người thư ký :
1. Khái niệm :
- Thư ký:
là trợ lý cho cấp quản trị, nắm
vững các nghiệp vụ hành chính văn
phịng, cĩ khả năng nhận lãnh trách
nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực
tiếp, cĩ ĩc phán đốn sáng tạo và biết
đưa ra quyết định trong phạm vi
quyền hạn (Hiệp hội thư ký chuyên
nghiệp quốc tế).
- Thư ký văn phịng?
là người được giao đảm nhận một phần hoặc tồn
bộ các cơng việc cĩ liên quan đến chuyên mơn của
văn phịng (quản lý hồ sơ, tài liệu; đảm nhận yêu
cầu về thơng tin, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp cơng
việc hàng ngày) nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt
động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của
một cơ quan, tổ chức. (TS. Vũ Thị Phụng)
So sánh
Thư ký Thư ký văn phịng
Giống nhau Thực hiện các cơng việc về soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tài
liệu, bố trí cơng việc, giúp việc cho các nhà lãnh đạo.
Khác nhau
Vị trí Trợ lý, thư ký riêng cho lãnh đạo
cơ quan/DN.
Thực hiện các cơng việc hành
chính văn phịng tại cơ
quan/DN.
Chuyên mơn Chuyên mơn sâu về một số lĩnh
vực cụ thể liên quan tới SX-KD-
điều hành.
Nghiệp vụ hành chính văn
phịng
Nhiệm vụ Tổ chức, sắp xếp chương trình,
kế hoạch làm việc của các nhân
lãnh đạo và tham mưu cho lãnh
đạo những cơng việc cụ thể.
Thực hiện các cơng việc hành
chính tổng hợp trong văn phịng
Kết quả cơng 
việc
Ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả
cơng việc của lãnh đạo.
Ảnh hưởng gián tiếp tới cơng
việc của các đơn vị, cá nhân.
Thẩm quyền Tương đối rộng trên nhiều lĩnh
vực
Trong phạm vi nghiệp vụ hành
chính văn phịng.
2. Vị trí của thư ký trong doanh nghiệp
• Là người giúp việc hàng ngày 
của lãnh đạo (đảm bảo văn 
bản, hồ sơ, tài liệu, hậu cần)
• Là người cung cấp thơng tin nhanh chĩng, chính xác cho 
lãnh đạo.
• Là người sắp xếp các kế hoạch làm việc cho lãnh đạo, 
điều phối các hoạt động liên quan tới chương trình làm 
việc của lãnh đạo.
• Là người tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo những nội 
dung cơng việc thuộc thẩm quyền.
II. Nhiệm vụ của người thư ký
1. Đảm bảo thơng tin phục vụ lãnh đạo:
- Thu thập, cung cấp thơng tin theo yêu cầu của lãnh
đạo.
- Theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm vụ; nắm bắt
thơng tin từ các đơn vị, cá nhân, khách hàng và báo
cáo kịp thời lãnh đạo.
- Truyền đạt các quyết định, chỉ thị, mệnh lệnh của
lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân thi hành.
- Cung cấp các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của lãnh
đạo.
2. Soạn thảo và quản lý văn bản, tài liệu.
- Soạn thảo, đánh máy các VB theo yêu cầu của lãnh
đạo.
- Chuyển giao, theo dõi quá trình giải quyết VB theo ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Kiểm tra thể thức VB của các đơn vị trước khi trình
lãnh đạo ký.
- Lập hồ sơ vụ việc, hồ sơ nguyên tắc liên quan tới
cơng việc và yêu cầu của lãnh đạo. Phục vụ việc tra
cứu của lãnh đạo.
- Ghi biên bản các cuộc họp theo yêu cầu của lãnh
đạo
3. Về tổ chức cơng việc:
- Tham gia xây dựng lịch làm việc
(ngày, tuần, tháng).
- Tổ chức cuộc họp, hội nghị,
chuyến cơng tác của lãnh đạo.
- Sắp xếp, trao đổi với các đơn vị,
cá nhân, đối tác để chuẩn bị các
buổi làm việc của lãnh đạo.
- Bố trí, sắp xếp phịng làm việc của
lãnh đạo.
4. Các nhiệm vụ khác:
- Trực điện thoại, tiếp khách, hướng
dẫn làm việc với khách hàng, đối tác.
- Thực hiện các thủ tục hành chính
theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý, sắp xếp tư liệu, tài liệu của
lãnh đạo
- Thực hiện các cơng việc khác do
lãnh đạo giao.
III. Yêu cầu đối với thư ký
• Được đào tạo về các nghiệp vụ hành chính: soạn 
thảo VB, lập KH, lập HS, lập kế hoạch, quản lý cơng 
việc, quản trị nhân sự, văn thư, lưu trữ, lễ tân, giao 
tiếp
• Am hiểu về pháp luật và các quy định cụ thể của cơ 
quan/DN liên quan tới cơng việc.
• Cách thức tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp 
(cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý, cách thức điều 
hành) để tổ chức hiệu quả cơng việc.
1. Về chuyên mơn – nghiệp vụ
• Cĩ kiến thức về kinh tế: 
- Hiểu biết về: thị trường, khách hàng, cung–cầu, PR
- Hiểu biết về các lĩnh vực cụ thể của cơng ty mà thư ký 
đang làm việc: thương mại, lữ hành, xây dựng, ngân 
hàng
- Thành thạo các tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng trong 
doanh nghiệp: ISO, GMP, GSP,.
2. Về phẩm chất đạo đức
• Bảo mật thơng tin.
• Trung thực, cĩ trách nhiệm đối với cơng việc.
• Tơn trọng lãnh đạo, đồng nghiệp; cĩ tinh thần hợp tác 
với đồng nghiệp, với khách hàng.
• Luơn cố gắng trong cơng việc, cĩ ý thức học hỏi, tự đào 
tạo để nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ.
3. Về kiến thức xã hội
• Hiểu biết các thủ tục hành chính, các cơ quan hành 
chính nhà nước liên quan tới cơng việc.
• Hiểu biết về văn hĩa, lịch sử, xã hội (văn hĩa – xã 
hội một số quốc gia liên quan tới cơng việc).
• Cĩ kiến thức các ngành khoa học khác: tâm lý, quản 
trị, tài chính
V. Kỹ năng của người thư ký
1. Kỹ năng nghề nghiệp:
• Kỹ năng soạn thảo văn bản.
• Kỹ năng quản lý văn bản, lập hồ sơ; 
• Kỹ năng phân tích, xử lí thơng tin - đánh giá, dự 
đốn tình hình.
• Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý cơng việc.
• Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, sự kiện.
• Kỹ năng chuyến cơng tác
• Ngoại ngữ thành thạo.
2. Kỹ năng bổ trợ khác
• Kỹ năng làm việc nhĩm.
• Kỹ năng giao tiếp - ứng xử.
• Kỹ năng xử lý tình huống.
• Kỹ năng thương lượng - đàm phán
• Kỹ năng tin học : xử lý văn bản, xử lý dữ liệu, excel, 
các phần mềm chuyên dụng.
• Kỹ năng sử dụng thiết bị VP: fax, photo...