Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương VI: Tổ chức các hoạt động trong Lễ tân ngoại giao

Học phần:
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
VĂN PHÒNG 
ThS: Đặng Thanh Nam 
(Bộ môn: Quản trị Văn phòng-SGU)
Phần 2.
Chương VI
Tổ chức các hoạt động trong 
Lễ tân ngoại giao
I. Tổ chức tiệc 
• Luôn có bục cao để phát biểu.
• Quốc kỳ các nước được treo/cắm sau bục phát biểu.
• Thực đơn: tránh những món cấm kỵ liên quan tới văn hóa, tôn 
giáo của khách
1. Các loại tiệc tổ chức trong lễ tân ngoại giao
Tiệc Âu Tiệc Á Tiệc Buffet Tiệc trà
a. Tiệc Âu
Các món ăn thường được chia 
sẵn từng khẩu phần trên đĩa 
riêng và mang ra cho khách.
Trình tự: 
- Món khai vị
- Món chính
- Món tráng miệng
- Kèm đồ uống
• Đĩa ăn đặt chính giữa cách mép bàn khoảng 2.5cm. 
• Khăn ăn để trên đĩa (trường hợp món ăn đầu tiên 
dùng trên đĩa này thì khăn ăn sẽ đặt bên trái của các 
loại nĩa). 
• Bộ nĩa ăn không được nhiều hơn ba cái, sắp xếp bên 
trái đĩa chính. Cán của các loại dao, nĩa phải luôn được 
xếp thẳng hàng. (trừ nĩa dùng sò, ốc thì phải đặt bên 
phải).
Cách sắp xếp bộ đồ ăn 
tiêu chuẩn
• Bộ dao ăn được đặt bên phải, không quá ba cái. Phần 
lưỡi dao luôn úp hướng vào đĩa. 
• Phía trước đĩa ăn là nĩa và muỗng dùng ăn tráng miệng. 
Nĩa luôn nằm gần đĩa hơn và chuôi quay về bên trái. 
Muỗng nằm trên nĩa và chuôi quay về bên phải. 
• Bộ ly uống luôn không quá 4 cái và đặt phía trên bộ dao. 
• Đĩa và dao nhỏ trên bô nĩa để dùng bơ. 
• Lọ muối tiêu đặt ở phía trên. Tiêu bên trái, muối bên 
phải.
Cách sắp xếp bộ đồ ăn 
tiêu chuẩn
• Dao, dĩa, thìa(muỗng), nĩa phải đồng bộ (cùng một 
thứ kim loại, cùng kiểu hoa văn hoặc không có hoa 
văn).
Các loại ly uống trong tiệc Âu
Ly uống rượu 
mạnh không/có đá 
Ly uống rượu 
BRANDY/ COGNAC/ 
SNIFTER
Ly uống rượu 
Champagne, 
tiệc đứng
Ly uống 
Champagne, 
tiệc ngồi 
Ly uống rượu Cocktail, 
rượu vang mùi Martini, 
Dubonnet
Ly uống Cocktail có rót 
thêm nước uống có gas, 
bia ướp lạnh, nước lọc.
Ly uống bia 
ướp lạnh không 
đá, nước suối. 
Ly uống 
đồ uống 
không cồn 
Ly uống vang đỏ 
và vang trắng 
Ly uống nước 
ép trái cây
Lưu ý
• Bàn ăn luôn trải khăn trắng, dung cụ không được có 
dấu vân tay.
• Khi khui, rót rượu phải đi găng tay (hoặc quấn khăn ở 
vị trí tay cầm chai rượu).
• Tiếp đồ ăn: đĩa đã có thức ăn đứng bên phải (nếu để 
khách tự lấy thức ăn thì đứng bên trái).
• Tiếp rượu, nước: đứng bên phải, chỉ rót 1/5-2/5 ly.
1. 
Tạm dừng ăn 
(nghỉ để trò 
chuyện)
Dấu hiệu dụng cụ ăn
2. 
Dọn đồ ăn 
tiếp theo
3. 
Ăn xong
Tạm dừng ăn 
(Mỹ)
Cách cầm dao, nĩa
Cách cắt đồ ăn
never
Ăn 
Đi toilet
Các món ăn được đặt trên dụng cụ lớn, bày hết trên 
bàn tiệc, người phục vụ chia theo khẩu phần cho từng 
thực khách tại bàn. 
b. Tiệc Á
Bàn tiệc Á
• Dụng cụ
- Chén ăn cơm/các thức ăn 
khác. 
- Dĩa kê. 
- Đồ gác đũa (nếu có). 
- Đũa. 
- Muỗng ăn canh. 
- Khăn ăn 
- Ly nước.
- Chén đựng nước chấm. 
• Cách trình bày
- Bàn trải khăn trắng hoặc màu nhạt.
- Chén úp trên dĩa kê trước mặt.
- Đũa đặt bên tay phải của chén.
- Muỗng đặt bên tay trái của chén.
- Khăn ăn đặt trên dĩa kê, úp chén lên trên khăn ăn 
(có thể xếp khăn ăn theo hình bông hoa đặt trên 
miệng chén hoặc miệng ly).
- Ly nước đặt trước đầu đũa và cách đầu đũa độ 1cm.
- Chén đựng nước chấm để trước chén ăn cơm. 
c. Tiệc buffet (tiệc đứng):
Đồ ăn được bố trí theo 
thứ tự từ đầu tới cuối bàn 
(hoặc theo trình tự), người 
tham dự tự phục vụ.
Tổ chức tiệc buffet
• Món ăn được sắp xếp theo trình tự:
- Món khai vị đến món tráng miệng, 
- Mặn tới ngọt, 
- Món khô tới món nước, 
- Món nguội trước rồi món nóng
• Thứ tự sắp xếp món ăn trên bàn 
tiệc buffet:
- Salad: (rau trộn, gỏi) 
- Cold food (khai vị - lạnh): nem, 
tôm, nghêu, sò, tôm, cua... luộc 
nguội
- Soup (súp)
- Hot food (món chính – nóng): 
thịt, cá, hải sản được chế biến 
theo dạng quay, rán, xào, hầm...
- Desserts (tráng miệng): trái cây, 
bánh kem, chè, cooktail
• Bàn để thức ăn được bố trí hình chữ nhật, hoặc hình 
vòng cung để thực khách đi một chiều.
• Các món ăn được sắp xếp theo theo trình tự: khai vị, 
món chính, tráng miệng.
• Dụng cụ: dao, nĩa, thìa, chén bố trí riêng, không để 
chung với thức ăn.
• Đồ uống: được sắp xếp tại bàn riêng (nước ngọt, café, 
nước suối, rượu vang, nước trái cây)
• Xung quanh có thể bố trí ghế ngồi (không bố trí bàn)
Tham dự buffet
• Chuẩn bị dụng cụ ăn phù hợp 
với đồ chọn
• Đi theo thứ tự đồ ăn đã sắp xếp 
trên bàn (không đi ngược).
• Lấy thức ăn bằng dụng cụ tại khay thức ăn (không lấy 
bằng dụng cụ của mình)
• Không dừng quá lâu trước một món, không lấy quá 
nhiều một món. 
• Không được để thừa thức ăn trên đĩa của mình.
• Ăn xong phải để dụng cụ vào đúng nơi quy định (hoặc 
gác chéo dao, nĩa hình chữ X trên dĩa)
d. Tiệc trà (tea-break)
• Được tổ chức trước hoặc trong 
giờ giải lao của Hội nghị/sự 
kiện.
• Thực đơn:
- Bánh ngọt.
- Bánh mặn.
- Trái cây.
- Nước uống: trà, café, nước ép 
trái cây
VD: một thực đơn tiệc trà
1. Bánh ngọt: Bánh xu xê
2. Bánh mặn: Hambuger
3. Trái cây: Chuối cau
4. Thức uống: Trà Lipton, 
Cà phê, nước ép ổi.
2. Cách sắp xếp chỗ ngồi trong bàn tiệc
Bàn tiệc dài Bàn tiệc tròn
• Theo kiểu Pháp:
- Chủ chính ngồi giữa, khách chính 
ngồi đối diện.
- Bên phải chủ chính là khách số 1, bên 
trái là khách số 2
- Tiếp theo, xếp phía chủ và phía khách 
theo thứ tự xen kẽ, bên phải bên trái 
cho đến hết.
Bàn tiệc dài
• Theo kiểu Anh 
- Chủ chính và khách chính ngồi hai đầu 
bàn.
- Bên phải chủ chính là khách số 1 (ở 
đầu bàn), bên trái là khách số 2 (ở đầu 
bàn)
- Bên phải khách chính là khách số 1 (ở 
đầu bàn), bên trái là chủ số 2 (ở đầu 
bàn)
- Tiếp theo, xếp phía chủ và phía khách 
xen kẽ nhau vào phía bên trong cho 
đến hết.
- Hai ông bà chủ chính ngồi 
giữa và đối diện.
- Bên phải ông chủ chính là 
bà khách chính, bên trái là bà 
khách số 1; 
- Bên phải bà chủ chính là 
ông khách chính, bên trái là 
ông khách số 1; 
- Tiếp theo xếp các vợ chồng 
ngồi chéo nhau bên phải rồi 
bên trái cho đến hết
• Đối với bàn dài, trường hợp chủ và khách là những 
cặp vợ chồng, hoặc chủ chính và khách chính có phu 
nhân hoặc phu quân.
Bàn tiệc tròn
• Kiểu Pháp:
- Chủ chính và khách chính ngồi 
đối diện; 
- Bên phải chủ chính là khách 1, 
trái là khách 2; bên phải khách 
chính là chủ 1, trái là chủ 2. 
- Các vị trí tiếp theo, xếp chủ và 
khách theo thứ tự bên phải bên 
trái, xen kẽ.
- Nếu có vợ/chồng thì bên phải 
chủ chính là vợ/chồng của khách 
chính; bên phải khách chính là 
vợ/chồng của chủ chính.
C
K
C1
C3
K1
K3
K2
C2
• Kiểu Anh
- Chủ chính và khách chính ngồi 
bên nhau (chủ chính ngồi bên 
trái, khách chính ngồi bên phải) 
- Tiếp theo xếp phía chủ và phía 
khách theo thứ tự bên phải và 
bên trái xen kẽ nhau cho đến 
hết.
- Nếu có vợ/chồng thì bên trái chủ 
chính là vợ/chồng của khách 
chính; bên phải khách chính là 
vợ/chồng của chủ chính
C
K
C1
K1
C2
K2
C3
K3
Bàn tiệc hình chữ T
• Bàn ngang là bàn danh dự:
- Chủ chính và khách chính ngồi 
giữa bàn, nhìn xuống phía dưới. 
- Bên phải chủ chính là khách chính; 
- Bên trái chủ chính là khách số 1; 
- Bên phải khách chính là chủ số 1; 
- Xếp tiếp theo bên phải, bên trái 
theo thứ tự; bên trong bàn ngang 
để trống hoặc xếp cho phiên dịch.
• Bàn dọc:
- Xếp xen kẽ chủ và khách hai bên.
- Thứ tự quan trọng trước, ít quan 
trong sau.
c5
k4
c3
k2
k6
k5
c4
k3
c2
c6
Kk1 c1C
PD
Bàn tiệc hình chữ U
• Bàn ngang:
Chủ chính và khách chính 
ngồi giữa bàn ngang nhìn 
xuống phía hai bàn dọc. 
• Các bàn chữ U:
- Xếp như đối với bàn chữ T; 
- Phía trong bàn ngang để 
trống hoặc xếp chỗ cho phiên 
dịch. 
II. Tặng phẩm
• Được sử dụng trong các buổi đón 
tiếp chính thức.
• Tặng phẩm do VN sản xuất và thể 
hiện bản sắc dân tộc.
• Lựa chọn quà tặng phù hợp với từng 
đoàn khách
Cách thức tặng quà
• Tặng quà vào buổi đầu tiên của chuyến thăm và tặng 
vào cuối buổi tiếp.
• Cách tặng: tặng trực tiếp hoặc tặng qua đường lễ tân.
• Quà tặng: phải được bao gói. Nếu quà tặng cho riêng 
từng đối tượng hoặc phân biệt nam, nữ, trưởng 
đoàn thì cần đánh dấu vào quà tặng. 
- Tặng trực tiếp: áp dụng với đoàn dưới 10 
người. Tặng ngay tại buổi tiếp. Cần được 
thông báo cho đối phương để họ có thể 
chủ động. 
- Tặng qua đường lễ tân: áp dụng với các 
đoàn khách quan trọng hoặc có nhiều 
thành viên. Chỉ tặng cho Trưởng đoàn tại 
buổi tiếp, còn lại sẽ được chuyển đến lễ 
tân khách sạn nơi đoàn ở kèm danh thiếp.
III. Tặng hoa:
• Hoa tươi, không lòe loẹt, màu sắc 
thích hợp bối cảnh tặng, bao gói lịch 
sự. (Cần tham khảo trước sở thích 
của khách).
• Người tặng hoa: nên là nữ giới ăn 
mặc lịch sự (áo dài hoặc vest), hoặc 
thiếu nhi. Nếu có phu nhân của 
trưởng đoàn cùng đi, tặng hoa cho 
cả hai người.