Bài giảng Quản trị học - Chương 2: Tổ chức, các thành tố của cấu trúc tổ chức - Nguyễn Minh Đức

1 © Nguyễn Minh Đức 2009
QUẢN TRỊ HỌC
NGUYỄN MINH ĐỨC 
ĐẠI HỌC NƠNG LÂM TPHCM
Bài giảng
2 © Nguyễn Minh Đức 2009
Nội dung mơn học
v Tổng quan về quản trị học
v Tổ chức, các thành tố của cấu trúc tổ chức
v Lãnh đạo, quản lý nhĩm & kỹ năng giao tiếp
v Hoạch định, tổ chức & phát triển cơng việc
v Hưởng ứng đổi mới & thay đổi
v Xây dựng mối quan hệ để làm việc hiệu quả
3 © Nguyễn Minh Đức 2009
TỔ CHỨC, CÁC THÀNH TỐ
CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC
, 
Chương 2
4 © Nguyễn Minh Đức 2009
Nội dung 
v Định nghĩa tổ chức & cấu trúc tổ chức
v Mục tiêu của tổ chức
v Các nguyên tắc của tổ chức quản trị
v Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức
v Cấu trúc của tổ chức
v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
v Qui trình làm việc
v Quản trị nhân sự
5 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Định nghĩa tổ chức
“Organizing is a process of arranging 
tasks, allocating resources and 
arranging activities to implement the 
plans (for accomplish a goal)”
6 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Định nghĩa tổ chức
“Tổ chức là qui trình họat động thành
lập nên các bộ phận, các cấp đồng thời
xác lập mối quan hệ về quyền hạn và
trách nhiệm giữa các bộ phận đĩ nhằm
thực hiện mục tiêu chung”
7 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức là gì?
“C
u trúc t chc là mt h thng: 
Cơng vic, Qui trình cơng vic
(workflows), Báo cáo, Các quan h & 
Giao tip qua li”
8 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Mục tiêu của tổ chức
§Môi trường nội bộ thuận lợi
§Phát huy năng lực để hoàn thành mục tiêu
9 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Các nguyên tắc của tổ chức quản trị
§ Thống nhất chỉ huy
§ Nguyên tắc cân đối: Quyền hành, Trách nhiệm, 
Công việc
§ Nguyên tắc linh hoạt
§ Nguyên tắc hiệu quả
10 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Các nhân tố ảnh hưởng
§Chiến lược cơng ty
§Mơi trường (vĩ mơ & vi mơ)
§ Kỹ thuật cơng nghệ của doanh nghiệp
§Địa lý
§ Phong cách lãnh đạo
11 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức
• Số lượng nhân viên
• Thời gian làm việc
• Tính chất của công việc
• Lãnh thổ, sản phẩm, khách hàng
• Qui trình, thiết bị: (bộ phận đúc, cắt gọt..)
• ,
12 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Cấu trúc tổ chức theo chức năng
§Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
§Cấu trúc tổ chức theo khách hàng
§Cấu trúc tổ chức theo địa lý (vùng lãnh thổ)
§Cấu trúc tổ chức theo Qui trình làm việc
§Cấu trúc tổ chức theo ma trận
13 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Cấu trúc tổ chức theo chức năng
Tổng Giám Đốc
GĐ Bán hàng GĐ Tài ChínhGĐ Marketing GĐ Nhà máy
Cơng ty Colgate Palmolive Việt Nam
14 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
Tổng Giám Đốc
GĐ Tài ChínhGĐ Marketing GĐ Nhân sự
Hàng gia dụng Hàng điện máy Hàng nội thất
Siệu Thị ABC
15 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Cấu trúc tổ chức theo khách hàng
Tổng Giám Đốc
Khối tiêu dùng Khối doanh nghiệp Khối du học
Ngân hàng ABC
16 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Cấu trúc tổ chức theo địa lý
Tổng Giám Đốc
GĐ Châu Á GĐ Châu MỹGĐ Châu Âu GĐ Châu Phi
GĐ Việt Nam GĐ Thái Lan GĐ Nhật Bản
17 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Cấu trúc tổ chức theo qui trình làm việc
GĐ bán hàng 
qua ĐT
Nghe điện thọai Xử lý đơn hàng Giao hàng
18 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§Cấu trúc tổ chức theo ma trận
Ban Giám Đốc
GĐ 
Marketing
GĐ 
Tài Chính
GĐ 
Bán hàng
GĐ 
Nhân sự
Dự an A 
Dự an B 
Dự an C 
Cơng ty Nhà Đất ABC
19 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức
§ Sơ đồ tổ chức (Organization chart)
§Con người
§Hệ thống thơng tin (Mối quan hệ giữa các bộ
phận & vị trí trong sơ đồ tổ chức)
20 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
§ Lý do
• Trong thời gian tới thị trường cĩ nhiều biến động về:
– Lực lượng lao động
– Nhu cầu thị trường
– Tính cạnh tranh
– Tồn cầu hĩa
• Do đĩ:
– Tổ chức phải năng động
– Thơng tin chính xác
– Nhất quán
– Phối hợp cao,
21 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
§Đa thành phần
§ Thấp “tầng” (decrease hierarchy)
§ Linh họat cao
§ Tính độc lập cao
§Nhân viên nhiều kỹ năng & năng lực
§ Văn hĩa tổ chức phải “Cởi mở, hợp tác & 
cam kết
§ ..,
22 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
Khách hàng
Nhân viên
Nổ lực thảo mãn nhu cầu khách hàng
Nhĩm trưởng or quản lý
Hổ trợ nhân viên & giải quyết vấn đề
Quản lý cao cấp
Truyền đạt chiến
lược & nhiệm
vụ của
tổ chức
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
Hổ trợ
Hổ trợ
Hổ trợ
23 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Tầm hạn quản trị
“Tầm hạn quản trị là số lượng nhân sự mà nhà
quản trị cấp trên cĩ thể quản lý một cách hiệu
quả”
24 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn
• Khả năng của cấp dưới
• Tính chính xác & rõ ràng của kế họach
• Phân cơng cơng việc cho từng cá nhân bộ phận
• Biến động của mơi trường (Vi mơ & vĩ mơ)
• Hệ thống thơng tin qua lại
• Số lần tiếp xúc cá nhân cần thiết do đặc thù,
25 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Ví dụ:
TGĐ
GĐ TC GĐ BH GĐ NS
Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3
Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3
Tầm hạn hẹp
26 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Ví dụ:
TGĐ
GĐ TC GĐ BH GĐ NS GĐ TM
Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3 Qlý 4
Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Giám sát 4
GĐ Mkting GĐ ĐN
Qlý 5 Qlý 6
Giám sát 5 Giám sát 6
Tầm hạn rộng
27 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Tầm hạn quản trị
• Tầm hạn hẹp
– Ưu điểm:
» Chặt chẽ
» Thơng tin nhanh, chính xác
– Nhược điểm
» Nhiều lúc cấp trên can thiệp sâu
» Tăng thêm nhiều cấp quản lý (tốn kém)
» Tạo khoảng cách quá xa giữa cấp cao & thấp nhất
28 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Tầm hạn quản trị
• Tầm hạn rộng
– Ưu điểm:
» Giảm thiểu số cấp quản lý
» Tạo sự gần gũi giữa các cấp
– Nhược điểm
» Người quản lý cĩ thể quá tải
» Nguy cơ khơng quản lý được cấp dưới
» Thơng tin chậm, 
29 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Phân quyền và ủy quyền
• Phân quyền
Là xu hướng phân tán quyền ra quyết định của
nhà quản trị cao cấp cho các nhà quản trị cấp
dưới. Thực chất của phân quyền là phân chia
quyền điều hành cho cán bộ cấp dưới
• Ủy quyền
Là giao phĩ quyền hành & trách nhiệm của mình
cho người khác để thực hiện một hay một vài
nhiệm vụ nhất định
30 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§Các nguyên tắc trong phân quyền & ủy quyền
• Giao quyền theo kết quả mong muốn
• Giao quyền theo chức năng
• Giao quyền theo nguyên tắc bậc thang
• Giao quyền theo cấp bậc
• Thống nhất trong mệnh lệnh
• Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm
• Tương xứng giữa quyền hạn & trách nhiệm
31 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§Các yếu tố xác định mức độ phân quyền
• Quy mơ tổ chức (cơng ty)
• Lịch sữ hình thành & phát triển
• Mức độ mong muốn được độc lập của cấp dưới
• Năng lực của cán bộ cấp dưới
• Lãnh thổ (rộng hay hẹp)
• Hệ thống kiểm tra ra sao?
• Phong cách lãnh đạo
• Tính năng động của tổ chức
• Áp lực mơi trường
32 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§Các nghệ thuật khi phân quyền & ủy quyền
• Tin cậy vào cấp dưới
• Sẵn lịng giao quyền
• Chấp nhận thất bại của người khác
• Cĩ phương pháp kiểm tra, đơn đốc,
33 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§ Thiết kế tổ chức là gì?
Là qui trình hình thành cấu trúc tốt nhất để
phục vụ mục tiêu & sứ mạng của tổ chức (Is 
the process of creating structures that best 
serve the mission & objectives of 
organization)
34 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§Các yếu tố quan trọng khi thiết kế tổ chức
Mơi trường
Chiến lược
Kỹ thuật (chuyên mơn)Qui mơ
Con người
35 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§Các kiểu của thiết kế tổ chức
• Bureaucratic design (thiết kế kiểu hành chính)
Giám Đốc
Trưởng phịng Trương Phịng Trưởng phịng
36 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§Các kiểu của thiết kế tổ chức
• Adaptive design (thiết kế theo kiểu thị trường)
37 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§Qui trình (workflow)
Là sự di chuyển cơng việc từ một điểm đến
một điểm khác trong hệ thống
38 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
Phịng mua hàng
Nhà cung ứng
Kho nhận hàng
Phịng kế tĩan
Gửi đơn hàng
Gửi đơn hàng
(copy)
Giao hàng
Phiếu nhận hàng
G
ử
ih
ĩa
đ
ơ
n
Kiểm tra & thanh tốn
39 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§Các bước khi thiết kế qui trình làm việc
• Liệt kê các bộ phân & phịng ban liên quan
• Liệt kê các cơng việc
• Sắp xếp thứ tự cơng việc
• Thiết kế mạch thơng tin để liên lạc & kiểm sốt
• Vẽ hay mơ tả chi tiết qui trình
• Áp dụng
• Điều chỉnh nếu cần thiết
40 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§Quản trị nhân sự là gì?
• Là qui trình:
– Thu hút, tuyển dụng
– Phát triển
– Duy trì chất lượng (cao) của lực lượng lao động trong
doanh nghiệp
41 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§Mục tiêu của quản trị nhân sự
RIGHT PEOPLE IN THE RIGHT PLACE
42 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Tính đa dạng trong nhân sự
• Đa dạng về văn hĩa
• Đa dạng về giới tính
• Đa dạng về tơn giáo
• Đa dạng về quốc gia
• Đa dạng trong ngành nhề
• ..,
43 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§Các bước trong chiến lược hoạch định nhân
sự
Xem xét lại
nhiệm vụ, mục tiêu
& chiến lược cơng ty
Xem xét lại
mục tiêu & chiến lược
nhân sự
Dự báo nhu cầu nhân sựĐánh giá nhân sự hiện tại
Kế hoạch phát triển
& bổ xung nguồn nhân lực
So sánh
44 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ THU HÚT,TUYỂN DỤNG
§ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN
§DUY TRÌ CHẤT LƯỢNG
45 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ THU HÚT,TUYỂN DỤNG
• Qui trình tuyển dụng
– Nguồn tuyển dụng
» Nội bơ
» Bên ngịai
– Mơ tả cơng việc
» Cụ thể
» Rõ ràng
» ..,
46 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Thu hút,tuyển dụng
• Chọn lựa & ra quyết định
Hồ sơ xin việc
Phỏng vấn
Kiểm tra (Test)
Tham khảo cơng ty cũ
Thực hàng
Phân tích & ra quyết định
Nghèo nàn
Thiếu tham vọng & chất lượng
Thấp
Khơng đánh giá cao
Chưa phù hợp với yêu cầu
Khơng đạt – Loại
47 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§Đào tạo & phát triển
• Đào tạo
– Đào tạo trên cơng việc
– Đào tạo (trong lớp học)
48 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§Đào tạo & phát triển
• Phát triển nhân viên
– Hệ thống đánh giá kết quả (Performance Appraisal 
system)
– Ghi nhận các yêu cầu phát triển kỹ năng của nhân viên
Xem form performance appraisal 
49 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§Duy trì chất lượng,
• Phát triển nghề nghiệp của nhân viên
• Cân bằng cuộc sống & cơng việc
• Chế độ phúc lợi
• Thăng tiến & xoay vịng
50 © Nguyễn Minh Đức 2009
Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§Các vấn đề cần lưu ý
• An tịan & sức khỏe trong cơng việc
• Phân biệt đối xử
• Quấy rối tình dục nơi cơng sở