Đặc điểm và cấu trúc trình bày các ấn phẩm thông tin

Đặc điểm và cấu trúc trình bày 
các ấn phẩm thông tin 
 Hiện nay hầu hết các cơ quan thông tin, thư viện đều biên soạn và xuất bản 
các ấn phẩm thông tin. Tuy nhiên, về hình thức trình bày ấn phẩm thông tin 
chưa được các cơ quan chú trọng và quan tâm. Sau đây chúng tôi xin nêu một 
số tiêu chí để nhận dạng các loại hình ấn phẩm thông tin và cách trình bày 
theo Tiêu chuẩn Quốc tế cũng như của Việt Nam đã ban hành năm 2009. 
1. Đặc điểm và phân loại ấn phẩm thông tin 
Ấn phẩm thông tin là tập hợp các kết quả xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin 
từ tài liệu cấp một. Ấn phẩm thông tin được coi là tài liệu cấp hai và là một 
trong những hình thức phổ biến và phục vụ thông tin chủ yếu nhất trong hoạt 
động thông tin - thư viện. Ấn phẩm thông tin là sản phẩm của các cơ quan 
thông tin - thư viện với những chức năng đặc thù, nên có những đặc điểm, 
cấu trúc và cách trình bày riêng. 
Ấn phẩm thông tin được phân loại theo các tiêu chí khác nhau: theo hình thức 
xử lý thông tin, chia thành các dạng: thư mục, tóm tắt, bản tin, tổng luận và 
ấn phẩm tổng hợp; theo hình thức xuất bản, chia thành các dạng: sách, tạp chí 
và ấn phẩm điện tử; theo thời hạn xuất bản, có: định kỳ, không định kỳ và 
nhiều kỳ; theo hình thức lưu trữ thông tin, chia thành 2 dạng chính: giấy và 
điện tử. 
Theo hình thức hay mức độ xử lý thông tin, chúng ta có những loại hình ấn 
phẩm thông tin như sau: 
a. Ấn phẩm thư mục (Bibliographic publication). Là ấn phẩm thông tin mà 
phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo một trật tự 
nhất định. Biểu ghi thư mục (Bibliographic record) là tập hợp các thông tin 
thư mục, ngoài mô tả thư mục là thành phần bắt buộc còn có thể thêm: số thứ 
tự của biểu ghi, tiêu đề, chỉ số phân loại, đề mục, từ khóa, ký hiệu xếp giá, 
bài chú giải v.v tùy theo mục đích sử dụng. Trong các ấn phẩm thư mục, ví 
dụ như: Thư mục quốc gia, thông báo tài liệu mới, thư mục chuyên đề, thư 
mục địa chí, mục lục quyển, mục lục liên hợp; việc sắp xếp các biểu ghi thư 
mục phải được tiến hành theo ký hiệu phân loại của khung phân loại mà ấn 
phẩm sử dụng (có thể là DDC, BBK, Khung Đề mục Quốc gia,). Nếu các 
biểu ghi có cùng ký hiệu phân loại thì được sắp xếp theo vần chữ cái (họ tên 
tác giả hoặc nhan đề tài liệu v.v), tiếp theo là trình tự thời gian xuất bản 
của các tài liệu gốc, dạng tài liệu hoặc kết hợp các dấu hiệu nêu trên. 
b. Ấn phẩm tóm tắt (Abstract publication) 
Ấn phẩm tóm tắt là ấn phẩm thông tin mà phần chính là tập hợp các bài tóm 
tắt đi liền với các biểu ghi thư mục tương ứng và được sắp xếp theo một trình 
tự nhất định, thường là theo hệ thống của khung phân loại. Ấn phẩm tóm tắt 
thường được xuất bản dưới các tên như: “Tạp chí tóm tắt...”, “Tuyển tập tóm 
tắt”,... 
Trong ấn phẩm tóm tắt, phần chính thường bao gồm biểu ghi thư mục gắn 
liền với bài tóm tắt. Bởi vậy, cách sắp xếp và trình bày thường giống ấn phẩm 
thư mục. 
c. Ấn phẩm bản tin (Bulletin) 
Bản tin là tập hợp các thông tin mang tính thời sự hoặc chuyên ngành, phục 
vụ cho một số đối tượng cụ thể, nhằm cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ thông 
tin để ra quyết định. Ấn phẩm bản tin có thể được xuất bản dưới dạng giấy 
hoặc điện tử, trong đó phần chính là các bài thông tin chuyên đề, được sắp 
xếp theo một trình tự nhất định. Ấn phẩm bản tin có nhiều loại: bản tin ngày 
hay còn gọi là bản tin nhanh, bản tin chuyên đề, bản tin chọn lọc phục vụ 
lãnh đạo, bản tin điện tử v.v 
Bản tin ngày (Daily bulletin): Cung cấp thông tin nhanh, mang tính thời sự 
hoặc thông tin chuyên ngành được tổng hợp từ nhiều tài liệu gốc khác nhau. 
Để thông tin nhanh, bản tin ngày hiện nay thường được xuất bản điện tử, gọi 
là bản tin điện tử. 
Bản tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo (Selective bulletin for leader): Bản tin 
ngắn, gồm các thông tin được chọn lọc từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau về 
chiến lược, chính sách phát triển các ngành, các lĩnh vực, nhằm cung cấp 
thông tin ngắn gọn và nhanh chóng cho các nhà quản lý, lãnh đạo. 
Bản tin khoa học, công nghệ (Scientific, technological bulletin): Là ấn phẩm 
thông tin có nội dung chủ yếu là các thông tin ngắn gọn về các ngành khoa 
học, công nghệ v.v 
d. Ấn phẩm tổng luận (Review) 
Là ấn phẩm thông tin mà phần chính là một hoặc một số bài tổng luận và 
được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Tổng luận được chia làm 3 loại: 
Tổng luận thư mục, tổng luận tóm tắt và tổng luận phân tích. 
Tổng luận thư mục (Bibliographic review): là tổng luận giới thiệu các tin tức, 
số liệu một cách có hệ thống các tài liệu gốc về một chuyên đề hoặc một lĩnh 
vực nghiên cứu nào đó; 
Tổng luận tóm tắt (Abstract review of several source): là tổng luận trình bày 
có hệ thống, cô đọng và tổng hợp thông tin rút ra từ các tài liệu gốc về nội 
dung cơ bản của một vấn đề được đề cập. 
Tổng luận phân tích (Analytical review) là tổng luận mà trong đó ngoài việc 
tổng hợp, hệ thống hoá thông tin cần phải có đánh giá, phân tích nội dung tài 
liệu gốc và nêu lên những kết luận, kiến nghị của mình về những vấn đề được 
đề cập. 
e. Ấn phẩm tổng hợp (General publication) Ấn phẩm tổng hợp là ấn phẩm 
thông tin mà trong đó là tập hợp các biểu ghi thư mục, các bài tóm tắt, các bài 
tổng thuật có thể do các cán bộ thư viện và cơ quan thông tin biên soạn. 
Ấn phẩm tổng hợp là loại hình ấn phẩm thông tin khá phong phú, nhiều cơ 
quan thông tin - thư viện đều biên soạn ấn phẩm này. Ví dụ: “Thông tin văn 
hoá nghệ thuật” do Thư viện Quốc gia biên soạn; “Thông tin môi trường” và 
“Thông tin chiến lược phát triển khoa học-kỹ thuật-kinh tế” của Cục Thông 
tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia. 
2. Cấu trúc và trình bày ấn phẩm thông tin 
Khi một cơ quan thông tin, thư viện in ấn hoặc xuất bản ấn phẩm thông tin 
phải ghi rõ các thông tin nhận dạng và đặc trưng của ấn phẩm như: 
- Thông tin về trách nhiệm: tác giả, người biên soạn, biên tập, ban biên tập, 
cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung v.v; 
- Nhan đề ấn phẩm (nhan đề chính, nhan đề khác, nhan đề tùng thư v.v); 
- Thông tin về dạng ấn phẩm (nếu chưa được thể hiện ở nhan đề xuất bản 
phẩm như tổng luận phân tích, bản tin chọn lọc phục vụ lãnh đạo v.v); 
- Thông tin về định kỳ, năm bắt đầu xuất bản (ví dụ: bản tin ngày, 6 số/năm 
v.v); 
- Địa chỉ xuất bản: Nơi xuất bản, tên cơ quan hoặc nhà xuất bản, năm xuất 
bản; 
- Số thứ tự xuất bản (có thể bao gồm tháng, năm xuất bản) đối với các ấn 
phẩm liên tục; 
- Thông tin ấn loát: số lượng bản, trang, khổ cỡ (kích thước), số xuất bản, tên 
và địa chỉ cơ sở in, ngày tháng in và in xong, ngày tháng nộp lưu chiểu v.v; 
Ấn phẩm thông tin thường do các cơ quan có hoạt động thông tin và tư liệu 
xuất bản. Trong bất cứ một loại hình nào của ấn phẩm thông tin đều được 
xuất bản theo một cấu trúc thống nhất và được chia làm 3 phần: 
- Phần chính; 
- Bộ máy tra cứu; 
- Phần phụ thêm. 
a. Phần chính: là phần phản ánh những kết quả xử lý, phân tích, tổng hợp 
các tài liệu gốc và xác định sự khác nhau giữa các dạng ấn phẩm thông tin. 
Ví dụ: Phần chính của ấn phẩm thư mục là tập hợp các biểu ghi thư mục, 
phần chính của ấn phẩm tóm tắt là tập hợp các bản tóm tắt đi kèm với biểu 
ghi thư mục, phần chính của bản tin là tập hợp các bài thông tin chuyên đề, 
phần chính của tổng luận là một hoặc một số bài tổng luận. 
b. Bộ máy tra cứu của ấn phẩm thông tin: 
Tùy theo mức độ xử lý để tạo lập bộ máy tra cứu cho phù hợp với từng ấn 
phẩm thông tin. Nhìn chung, bộ máy tra cứu đầy đủ cho một ấn phẩm thông 
tin bao gồm: Mục lục, Lời giới thiệu (mở đầu), Hướng dẫn sử dụng ấn phẩm, 
Sơ đồ sắp xếp, Các bảng tra phụ trợ, Danh mục nguồn tài liệu gốc, Bảng các 
từ viết tắt và các ký hiệu. 
Mục lục là bảng kê tên các phần, mục của ấn phẩm và được sắp xếp theo 
trình tự như sắp xếp chúng trong ấn phẩm đồng thời có ghi số trang bắt đầu 
hoặc trang bắt đầu và trang cuối cùng của phần, mục tương ứng. 
Lời giới thiệu (mở đầu) thường nêu rõ nhiệm vụ, tính chất, mục đích của ấn 
phẩm; thể thức xuất bản (định kỳ, việc đánh số, việc phân chia thành các 
chuyên đề khác nhau v.v), cơ sở lựa chọn và sắp xếp tài liệu, bộ máy tra 
cứu của ấn phẩm, thể thức phát hành, đặt mua, trao đổi ấn phẩm, đặt sao tài 
liệu v.v 
Hướng dẫn sử dụng ấn phẩm là bản quy tắc sử dụng ấn phẩm. Ví dụ: Trong 
ấn phẩm thư mục và tóm tắt thường hướng dẫn giải thích các yếu tố mô tả thư 
mục như nhan đề, tác giả, ký hiệu phân loại, số thứ tự tài liệu trong ấn phẩm. 
Trong bản hướng dẫn sử dụng có thể giới thiệu về thể thức phát hành, đặt 
mua, trao đổi ấn phẩm đặt sao tài liệu. 
Sơ đồ sắp xếp của ấn phẩm là danh mục các ký hiệu phân loại và các đề mục 
tương ứng được sử dụng để sắp xếp tài liệu trong phần chính của ấn phẩm. 
Bảng tra phụ trợ được sử dụng để giúp tra cứu nhanh đến các biểu ghi thư 
mục, các bài tóm tắt hoặc các chương, mục quan trọng trong các phần khác 
nhau của ấn phẩm. Ví dụ Bảng tra Tên tác giả, Tên nhan đề, Bảng tra từ 
khóa trong các ấn phẩm thư mục... 
Danh mục tài liệu gốc là bảng kê tên các tài liệu cấp I (ví dụ sách, bài báo 
v.v) chứa các thông tin được dùng để biên soạn ấn phẩm (thường có trong 
ấn phẩm tổng luận). Danh mục tài liệu gốc thường để ở cuối ấn phẩm và chia 
theo ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh,... Trong từng ngôn ngữ tài liệu được 
sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả. 
Bảng các từ viết tắt và các ký hiệu là bảng kê theo vần chữ cái các từ viết tắt 
và các ký hiệu được sử dụng trong ấn phẩm, có giải nghĩa (giải mã) đầy đủ về 
chúng. 
c. Phần phụ thêm: bao gồm: 
- Mẫu phiếu yêu cầu; 
- Mẫu phiếu phản hồi; 
- Thông tin quảng cáo. 
Mẫu phiếu yêu cầu là mẫu quy định thủ tục và hình thức nêu yêu cầu tài liệu 
gốc, bản sao hoặc những dịch vụ khác (ví dụ: đề nghị dịch, tóm tắt tài liệu 
v.v). 
Mẫu phiếu phản hồi là mẫu gồm các mục (câu hỏi) đưa ra để người dùng tin 
dựa vào đó điền các thông tin về sự phù hợp của ấn phẩm thông tin được xuất 
bản đối với yêu cầu tin của họ, về tính chất và hiệu quả sử dụng chúng. 
Thông tin quảng cáo: Trong ấn phẩm thông tin được phép quảng cáo về các 
ấn phẩm thông tin cũng như về các xuất bản phẩm khác. 
Việc trình bày, sắp xếp các thông tin xuất bản đối với ấn phẩm nhiều tập và 
ấn phẩm tiếp tục (định kỳ, nhiều kỳ, tùng thư) phải thống nhất cho tất cả các 
số (quyển, tập) của ấn phẩm đó. 
Việc đánh số thứ tự xuất bản các ấn phẩm định kỳ hàng năm đều phải bắt đầu 
từ số 1 (đánh số theo từng năm) và phải ghi năm (có thể cả tháng) xuất bản. 
Trên đây là các đặc điểm, cấu trúc và cách trình bày ấn phẩm thông tin theo 
TCVN 4523 do Ban Tiêu chuẩn TC46 Việt Nam ban hành năm 2009. Mong 
rằng chúng ta sẽ thống nhất được cách trình bày các dạng ấn phẩm thông tin 
được biên soạn trong toàn hệ thống để người dùng tin dễ dàng nhận dạng tài 
liệu cấp II, là sản phẩm của các cơ quan thông tin, thư viện. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. ISO 4523-2009. Information publication: Classification, structure and 
formal presentation. - 15 tr. 
2. TCVN 4523-2009. Xuất bản phẩm thông tin: Phân loại, cấu trúc và trình 
bày. – Hà Nội. – 15 tr. 
3. Trần Thị Quý. Xử lý thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện: Sách 
dùng cho sinh viên, học viên cao học ngành thông tin-thư viện / Trần Thị 
Quý, Nguyễn Thị Đào. – H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011. – 163 tr. 
_________________ 
ThS. Nguyễn Thị Đào 
Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam số 6(32) – 2011 (tr.22- 25)