Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội

g, nhiệm vụ ổn định thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau hoặc nhiệm kỳ sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình công tác mới và tiếp tục sử dụng.
(Mẫu danh mục hồ sơ - phụ lục số 14)
Phụ lục số 14
THÀNH ỦY HÀ NỘI ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
 BAN TỔ CHỨC
 * 
DANH MỤC HỒ SƠ
năm 2008
STT
Số và KH hồ sơ
Tên hồ sơ
THBQ
Người lập
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
1.
01 - VP
I. Văn phòng
02 - VP
03 - VP
II. Bộ phận quản lý cán bộ
01 - CB
02 - CB
03 - CB
III. Bộ phận quản lý đảng viên
Trong danh mục hồ sơ này có: ...... (...... bằng chữ.....) hồ sơ.
Gồm: ..... (..... bằng chữ...... ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.
và ........( ...... bằng chữ ...... ) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
Ngày tháng năm Ngày tháng năm
 Phụ trách cơ quan Người lập danh mục hồ sơ
 Phê duyệt Ký
 Ký + đóng dấu Họ và tên
Hướng dẫn cách ghi
Cột 1 - Ghi số thứ tự của hồ sơ cho cả danh mục.
Cột 2 - Ghi số và ký hiệu hồ sơ:
+ Số: là số thứ tự của hồ sơ trong từng đơn vị tổ chức
+ Ký hiệu: là chữ viết tắt tên đơn vị có hồ sơ.
Cột 3 - Ghi tên đơn vị và tên hồ sơ (cần ghi đầy đủ các thành phần: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian).
Cột 4 - Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (xem bài đánh giá và bảng thời hạn bảo quản đã ban hành kèm công văn 1203 - VPTW ngày 5-6-1985 của Văn phòng Trung ương).
Cột 5 - Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Cột 6 - Ghi những điều cần thiết: bổ sung,không hình thành hồ sơ hoặc chuyển sang năm sau... 
 5.1.4. Cách sử dụng danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ đã được lãnh đạo phê duyệt cần sao thành nhiều bản và gửi cho các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính mỗi người giữ một bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ. Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi và lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm, đồng thời để ghi mục lưu hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào văn bản đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký văn bản đi, đến hoặc trường “lưu hồ sơ” trong các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm (nhiệm kỳ) mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị; làm cơ sở hướng dẫn cán bộ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ cơ quan; lập hồ sơ những công việc thuộc trách nhiệm. Cán bộ, chuyên viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình phải lập những hồ sơ gì để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số, ký hiệu hồ sơ (như trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc, văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ đó.
- Một số điểm cần chú ý khi sử dụng danh mục hồ sơ:
+ Danh mục hồ sơ là bản dự kiến các hồ sơ cần lập trước nên có thể xảy ra trường hợp có những hồ sơ dự kiến chưa thật sát với thực tế. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có hồ sơ mới hình thành thì bổ sung ngay vào danh mục hồ sơ; nếu có hồ sơ đã dự kiến trong danh mục nhưng thực tế công việc không thực hiện, không lập được hồ sơ thì ghi "không hình thành hồ sơ" vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ.
+ Nếu hết năm (nhiệm kỳ) công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú trong danh mục hồ sơ: chuyển sang năm (nhiệm 
kỳ) sau.
5.2. Lập hồ sơ
5.2.1. Mở hồ sơ
- Đối với cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đã xây dựng danh mục hồ sơ cần dựa vào danh mục hồ sơ để hình thành hồ sơ và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ).
- Đối với cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào các đặc trưng sau để lập hồ sơ:
* Đặc trưng tên loại văn bản: Là tên của thể loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị, thông tri, Những văn bản có cùng tên loại, của cùng một tác giả, trong một khoảng thời gian (một năm hoặc một nhiệm kỳ) lập một hồ sơ.
Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi ở văn thư. Ví dụ:
Chỉ thị của tỉnh ủy Nam Định, năm 2009.
* Đặc trưng vấn đề: Những văn bản, tài liệu có tên loại khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nội dung nói về một vấn đề, một sự việc trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ.
Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ Đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc. Ví dụ:
Hồ sơ về việc thực hiện cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh. Năm 2009.
* Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Văn bản có tên loại khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ.
Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu của các cơ quan gửi đến. Ví dụ:
Nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn của Đảng ủy Dân chính Đảng tỉnh gửi đến tỉnh ủy Nam Định, năm 2008.
* Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác trong một khoảng thời gian nhất định lập một hồ sơ. Ví dụ:
Tài liệu trao đổi giữa Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương với Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Trị về việc tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đảng, tháng 8/2009.
* Đặc trưng địa dư: Địa dư là các đơn vị hành chính như thành phố, huyện, quận, thị xã, Những tài liệu có tên loại giống nhau, được sản sinh ra trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập một hồ sơ. Ví dụ:
Báo cáo sơ kết tình hình khảo sát công tác xây dựng Đảng tại các cơ quan, cấp ủy của các quận nội thành Hà Nội, năm 2007.
* Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng này thường được kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. 
Ví dụ:
Báo cáo về tình hình công tác tháng của Ban Tuyên giáo Thành ủy Hà Nội, năm 2008.
* Một số điểm cần chú ý khi vận dụng các đặc trưng để lập hồ sơ:
- Khi lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ, biết kết hợp giữa đặc trưng chính với các đặc trưng khác để lập hồ sơ.
- Trong thực tế thường vận dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên loại văn bản, tác giả ban hành văn bản, vấn đề, thời gian để lập hồ sơ.
5.2.2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là nội dung quan trọng trong công tác lập hồ sơ. Có thu thập được đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc hay một người đưa vào hồ sơ thì hồ sơ đó mới hoàn chỉnh, đảm bảo chất lượng và có giá trị phục vụ khai thác, sử dụng.
Mỗi cán bộ, chuyên viên cần coi việc thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ là một phần trong quá trình giải quyết công việc và phải thu thập kịp thời. Cần chú ý những loại văn bản, tài liệu hay để lẫn sang cơ quan khác như bài phát biểu của các đồng chí lãnh đạo, tham luận của đại biểu dự Đại hội, hội nghị, ảnh, băng ghi âm, ghi hình trong các lễ kỷ niệm hay trong các đợt đi công tác,
5.2.3. Phân chia đơn vị bảo quản
- Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các lưu trữ. Một hồ sơ có thể là một đơn vị bảo quản, nếu hồ sơ có nhiều tập thì mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
- Cách phân chia đơn vị bảo quản
Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ không nên dày quá 200 trang. Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong hồ sơ vượt quá 200 trang nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung tài liệu, thời gian của tài liệu hoặc giá trị của tài liệu trong hồ sơ mà phân chia cho hợp lý. Ví dụ:
* Đối với thể loại văn bản quyết định trong một năm hoặc một nhiệm kỳ (nếu nhiều) nên dựa vào nội dung văn bản để phân chia ra các đơn vị bảo quản sau:
- Quyết định về chủ trương công tác;
- Quyết định về tổ chức bộ máy;
- Quyết định về nhân sự.
+ Quyết định về tiếp nhận, điều động cán bộ;
+ Quyết định về kỷ luật cán bộ;
+ Quyết định về xếp và nâng lương cán bộ;
+ Quyết định về khen thưởng cán bộ;
+.
5.2.4. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cần căn cứ vào đặc điểm của hồ sơ (ĐVBQ) mà sử dụng các cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cho hợp lý. Có các cách sắp xếp sau:
* Sắp xếp theo số thứ tự văn bản: nếu trong hồ sơ chỉ có một loại văn bản (nghị quyết hoặc chỉ thị) thì tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi.
* Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản: Nếu trong hồ sơ có một loại văn bản (nghị quyết, chỉ thị) của một cơ quan gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng năm sớm xếp trước, ngày tháng năm muộn xếp sau. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả.
* Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, tài liệu nào giải quyết sau xếp dưới. Cách sắp xếp này thường được vận dụng để sắp xếp các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề.
* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Nếu vì văn bản quá ít nên khi lập hồ sơ phải ghép nhiều thể loại văn bản của một tác giả trong một hồ sơ thì phải sắp xếp thứ tự tầm quan trọng của thể loại văn bản. Trong mỗi loại văn bản, sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản. 
* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong một hồ sơ gồm tài liệu của nhiều tác giả khác nhau thì tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới; trong từng cơ quan sắp xếp theo tầm quan trọng của loại văn bản; trong từng loại văn bản sắp xếp theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
* Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu trong hồ sơ có nhiều tên cơ quan (cùng cấp), tên địa phương, tên người thì sắp xếp thứ tự tên cơ quan, địa phương, tên người theo vần chữ cái a, b, c,
* Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
- Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc địa chỉ bảo quản phim, ảnh và ký hiệu tra tìm).
- Trong hồ sơ, mỗi tài liệu chỉ cần giữ một bản; chọn bản chính, nếu không có bản chính thì giữ bản sao để thay thế.
- Các loại văn bản như kế hoạch, chương trình công tác và báo cáo định kỳ sắp xếp theo thời gian mà nội dung tài liệu nói đến. Kế hoạch, chương trình công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu đề cập đến; báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu đề cập đến.
5.2.5. Dự kiến tiêu đề hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ là câu tóm tắt về thành phần, nội dung tài liệu có trong hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ các yếu tố: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ.
53.2.6. Biên mục hồ sơ 
* Đánh số trang: Đánh số trang là đánh số thứ tự cho mỗi trang tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ).
- Mục đích: Đánh số trang là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ), bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.
- Yêu cầu: Số trang phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm.
- Cách đánh số trang: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm. Trường hợp một tờ tài liệu có 2 trang thì trang sau được đánh 1 số cách mép tài liệu ở phía trên, bên trái 1cm hoặc có thể để cách không đánh số nhưng được tính số trang liên tục, ví dụ trang 5, để cách trang 6 không đánh số mà đánh tiếp số cho trang sau là trang 7, 
- Chú ý khi đánh số trang:
+ Nếu một trang khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 trang và đánh 2 số, một trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số.
+ Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì.
+ Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một trang và đánh một số.
+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ a,b,c (ví dụ: 5, 5a, 5b, 5c...) và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc. Trường hợp đánh số sai, nhảy số đều phải đánh lại.
+ Nếu trong hồ sơ (ĐVBQ) có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số trang trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách có trang).
* Viết mục lục tài liệu:
- Mục lục tài liệu là bản kê có hệ thống các tài liệu có trong đơn vị bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng. Mục lục tài liệu được đặt ở đầu hồ sơ (ĐVBQ), ngay sau tờ bìa và đánh số trang riêng.
- Mục đích: Viết mục lục tài liệu là nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.
- Yêu cầu: cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng.
- Mục lục tài liệu cần in theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương.
(Mẫu mục lục tài liệu - phụ lục số 15).
Phụ lục số 15
MỤC LỤC TÀI LIỆU
STT
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên gọi và trích yếu
Tác giả
Bản chính
Bản sao
Trang số
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
 (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm)
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1 - Ghi số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản.
Cột 2 - Ghi số và ký hiệu của tài liệu.
Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của tài liệu. Nếu tài liệu không có ngày, tháng phải xác minh thì cho vào dấu [ ].
Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu của tài liệu.
Cột 5 - Ghi tác giả của tài liệu. Nếu tài liệu không có tác giả phải xác minh thì cho vào dấu [ ].
Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu vào cột 6.
Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu vào cột 7.
Cột 8 - Ghi tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong ĐVBQ.
Cột 9 - Ghi những điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký,
bút tích, dự thảo, quyển sách... 
* Viết tờ chứng từ kết thúc:
- Chứng từ kết thúc là tờ để ghi số lượng trang, chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ). Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ). 
- Mục đích: tờ chứng từ kết thúc dùng để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ), đồng thời theo dõi được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời.
- Yêu cầu: phải ghi rõ số trang của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ); khi ghi số trang phải chú ý cộng thêm trang trùng số và trừ đi trang khuyết số; ghi rõ tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (rách, ố, nhàu nát,) và ngày, tháng, năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ, người biên mục ký, họ và tên.
- Tờ chứng từ kết thúc cần in theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu tờ chứng từ kết thúc - phụ lục số 16)
Phụ lục số 16
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Trong hồ sơ có (bằng chữ..) trang tài liệu, được đánh số từ.. đến 
Có các trang trùng số....
Có các trang khuyết số
Tình trạng vật lý của tài liệu .
Hà Nội, ngày thángnăm 20 
Người lập hồ sơ Người biên mục
* Viết bìa hồ sơ:
- Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lý và tra tìm. Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, không viết tắt và dùng loại mực tốt.
- Bìa hồ sơ cần in sẵn theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu bìa hồ sơ - phụ lục số 17) (Khổ giấy: 330 mm x 540 mm) 
Phụ lục số 17
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
........................(1).................................
 ........................(2).................................
HỒ SƠ
......................................................(3)..................................................
......................................................................................................................
Phông số :.....(4)..... Bắt đầu .....(8)........... 
 	Mục lục số :....(5)... Kết thúc :....(9)............
 	ĐVBQ số :.....(6)..... Thời hạn bảo quản
 	Số trang :....(7)......... (10)...
Hướng dẫn cách ghi:
1- Ghi tên phông: Ví dụ, Thành uỷ Hà Nội, Ban Tổ chức, Huyện uỷ Đông Anh.
2 - Ghi tên khoá và thời gian.
3 - Ghi tên hồ sơ: Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt.
4 - Ghi số phông trong kho lưu trữ (nếu có nhiều phông).
5 - Ghi số thứ tự của quyển mục lục trong phông (nếu một phông lập nhiều mục lục hồ sơ) - phần này cán bộ lưu trữ ghi.
6 - Ghi số của đơn vị bảo quản trong phông đó theo từng mục lục hồ sơ.
7 - Ghi số lượng trang tài liệu trong đơn vị bảo quản.
8 - Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản.
9 - Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản. 
10 - Ghi thời hạn bảo quản. 
Nếu bìa hồ sơ dùng cho hệ thống các tổ chức chính trị-xã hội thì thay dòng Đảng cộng sản Việt Nam bằng dòng tên tổ chức chính trị-xã hội. Ví dụ Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, 
II. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 
1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên
Cuối năm, từng cán bộ, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh lại các hồ sơ mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và kiểm tra việc sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định.
- Hệ thống hóa hồ sơ theo danh mục hồ sơ (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đã có danh mục hồ sơ) hoặc hệ thống hóa theo cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chưa có danh mục hồ sơ).
- Thống kê các hồ sơ cần nộp lưu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp.
1.2. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm chỉ đạo công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
- Lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng là sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc. Cụ thể là vào quý I hàng năm nộp lưu toàn bộ các hồ sơ đã kết thúc của năm trước.
3. Thủ tục giao nộp hồ sơ
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng phải lập biên bản. Biên bản kèm theo mục lục hồ sơ của từng đơn vị. Biên bản phải có chữ ký của người giao nộp hồ sơ và người nhận hồ sơ. Biên bản làm thành 3 bản, đơn vị giao nộp hồ sơ giữ một bản, lưu trữ cơ quan, tổ chức Đảng giữ hai bản. (Mẫu biên bản giao nộp hồ sơ – Xem phụ lục số 18 )
Tóm lại: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là khâu quan trọng của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng. Mỗi cán bộ, mỗi cơ quan, tổ chức Đảng cần làm tốt việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện.
Phụ lục số 18
VĂN PHÒNG................ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 
 KHO LƯU TRỮ ........., ngày ... tháng... năm 20
 *
 Số...... -BB/VP
BIÊN BẢN
 Giao nộp tài liệu 
Đơn vị...................... gồm:
1. Đồng chí............................................ là................................................
2. Đồng chí............................................ là................................................
và kho lưu trữ gồm:
1. Đồng chí............................................. là...............................................
2. Đồng chí........................................... là.................................................
Căn cứ quy định nộp lưu tài liệu, đơn vị......... đã giao nộp vào kho lưu trữ tài liệu năm... (có kèm theo mục lục hồ sơ).
Tổng số: ................ (bằng chữ........) ĐVBQ hoặc tập tài liệu.
Gồm:........................(bằng chữ............................) ĐVBQ lưu vĩnh viễn................. (bằng chữ.............) ĐVBQ lưu có thời hạn.
Biên bản này làm thành 3 bản: 1 bản đơn vị nộp tài liệu giữ, 2 bản kho lưu trữ giữ.
 Người nhận Người giao
 (chữ ký) ( chữ ký)
 Họ và tên Họ và tên
Chứng nhận của Kho lưu trữ Chứng nhận của đơn vị giao
 (chữ ký) (chữ ký)
 Họ và tên Họ và tên