Tài liệu tập huấn Công tác văn thư lưu trữ

ãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ vì vậy một số kho lưu trữ vẫn bố trí ở tầng I không đảm bảo an toàn và dễ bị nấm mốc, bị côn trùng xâm hại; hệ thống phòng chống cháy nổ chưa được quan tâm; giá tủ đựng hồ sơ còn thiếu nên có tình trạng hồ sơ bó gói, đựng trong bao tải để trên nóc tủ hoặc để xếp đống vẫn còn tồn tạiviệc tra cứu gặp nhiều khó khăn, không đảm bảo an toàn. Phần lớn hồ sơ án không được khử trùng nên bị côn trùng và nấm mốc xâm hại; đường điện đi trong kho lưu trữ không được thiết kế theo quy định của công tác bảo quản hồ sơ, nên không đảm bảo an toàn dễ sảy ra cháy nổ. 100% trụ sở mới được xây dựng ở cấp tỉnh không có kho lưu trữ chuyên dụng. Đây là một vấn đề hết sức bất cập chưa được Lãnh đạo Tòa án nhân dân các cấp quan tâm.
* Tòa án nhân dân cấp huyện:
Các Tòa án nhân dân cấp huyện, thị xã mới xây dựng do diện tích rộng nên đều bố trí từ 1 đến 2 phòng làm việc để làm kho lưu trữ. 100% Tòa án nhân dân cấp huyện, thị xã không có cán bộ làm lưu trữ chuyên trách mà phần lớn là Thư ký Tòa án làm kiêm nhiệm, vì vậy cán bộ làm lưu trữ không có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, phần lớn hồ sơ lưu trữ không được lên Mục lục thống kê đầy đủ; hồ sơ không được phân loại, sắp xếp khoa học nên rất khó tra tìm. Thậm chí một số Tòa án nhân dân cấp huyện coi nhẹ công tác quản lý hồ sơ án nên không bố trí kho lưu trữ mà hồ sơ khi thu về chỉ bó gói hoặc cho vào bao tải xếp thành đống để ở góc khuất Một số Tòa án nhân dân huyện hồ sơ cũ và hồ sơ do cơ quan sáp nhập, tách, bị mối xông hoặc thất lạc không hề lập biên bản mà cũng không quan tâm, nhất là hồ sơ sáp nhập, chia tách huyện. Do đó cán bộ làm công tác lưu trữ không nắm được trong kho lưu trữ có bao nhiêu hồ sơ án; nhiều cán bộ lưu trữ cấp huyện nhận hồ sơ nộp lưu vào kho không đếm số bút lục nên dẫn đến tình trạng một số hồ sơ thiếu nhiều bút lục nhưng không xác định được bút lục đó ở đâu.
9. Công tác tổ chức, sử dụng hồ sơ án
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ án trong ngành Tòa án nhân dân được thực hiện thường xuyên và đạt kết quả cao. Do yêu cầu về nghiệp vụ, hàng năm số lượng người đến khai thác và sử dụng hồ sơ án ngày càng tăng; có những hồ sơ được đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần. Đối với các hồ sơ có nhiều bị cáo đang bị truy nã, hồ sơ khiếu kiện nhiều như đất đai, thừa kế, thường xuyên phục vụ các cơ quan và cá nhân khai thác và sử dụng, nhất là phục vụ cho công tác xét xử.
* Tại Tòa án nhân dân tối cao: 
Công tác phục vụ khai thác và sử dụng hồ sơ án được thực hiện đúng quy định, hồ sơ được đưa ra phục vụ nhanh chóng, kịp thời đáp ứng được yêu cầu công tác hiện nay. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Tòa án nhân dân tối cao được đào tạo cơ bản về chuyên môn, vì vậy hồ sơ án khi thu về được chỉnh lý và sắp xếp khoa học rất thuận lợi cho việc bảo quản, tra cứu. Tòa án nhân dân tối cao đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ án. 
Phòng Lưu trữ hồ sơ được trang bị các loại phương tiện phục vụ khai thác hồ sơ rất đầy đủ như máy vi tính, máy potocopy nên công tác phục vụ thuận tiện, chính xác, không nhầm lẫn, thất lạc tài liệu và đảm bảo được tính bí mật của tài liệu. Hiện nay, kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao rất chật, không có chỗ để bố trí phòng đọc riêng cho người đến khai thác, cán bộ đến nghiên cứu hồ sơ ngồi chung với cán bộ làm việc. 
Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ hồ sơ gồm Mục lục thống kê hồ sơ và cơ sở dữ liệu trên máy vi tính.
Số lượt người đến khai thác hồ sơ, tài liệu trong những năm gần đây tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao rất lớn, cụ thể:
Năm 2009: phục vụ 10.350 lượt người, với tổng số 52.472 hồ sơ, tài liệu;
Năm 2010: phục vụ 11.052 lượt người, với tổng số 53.618 hồ sơ, tài liệu;
Năm 2011: phục vụ 10. 817 lượt người, với tổng số 55.231 hồ sơ, tài liệu.
+ Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Hà Nội phục vụ: 1.270 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong số đó sao cấp: 1.130.812 trang tài liệu; mượn 405 hồ sơ vụ án các loại; rút tài liệu trong hồ sơ: 172 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân là bản gốc.
+ Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng phục vụ: 1.001 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong đó sao cấp: 110.003 trang tài liệu; mượn về nghiên cứu: 178 hồ sơ, vụ án các loại; rút tài liệu trong hồ sơ: 136 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân là bản gốc.
+ Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại thành phố Hồ Chí Minh phục vụ 2.107 lượt người đến khai thác hồ sơ. Trong đó sao cấp: 1.470.618 trang tài liệu; mượn về nghiên cứu: 235 hồ sơ các loại; rút tài liệu là bản gốc có trong hồ sơ: 165 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân là bản gốc.
Tại kho lưu trữ Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh chỉ bố trí 1 đến 2 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách, nên hồ sơ chưa được nhập dữ liệu vào máy vi tính mà chỉ lên Mục lục thống kê vào sổ để theo dõi và tra cứu nên việc tra cứu còn thủ công, không được nhanh chóng, kịp thời, chính xác; hồ sơ án chưa được chỉnh lý theo quy định. Hiện nay kho lưu trữ tại Tòa phúc thẩm Hồ chí Minh đã hết chỗ để thu hồ sơ mới, hồ sơ xếp thành đống, trụ sở Tòa đang sửa chữa nên việc bảo quản hồ sơ đang rất bất cập.
* Tại Tòa án nhân dân cấp tỉnh:
 Hàng năm Tòa án nhân dân cấp tỉnh phục vụ một số lượng lớn cán bộ và nhân dân đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Cán bộ lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ đạt hiệu quả cao, đảm bảo được bí mật Nhà nước. Quan kiểm tra các tỉnh đều có máy potocopy tài liệu, máy tính phục vụ cho công tác bảo quản khai thác và sử dụng. Hồ sơ án khi đưa ra khai thác đều có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan hoặc Lãnh đạo Văn phòng. Các tài liệu mật được xử lý đúng quy trình về tài liệu mật và các quy định về chế độ bảo vệ bí mật của nhà nước, chế độ bảo vệ bí mật của ngành Tòa án nhân dân. Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao nhất là khâu cấp sao bản án, báo cáo thống kê... Một số Tòa án nhân dân tỉnh đã sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ án. Tuy nhiên do chưa nắm chắc thành phần và các loại tài liệu mật có trong hồ sơ theo quy định nên khi sao chụp những tài liệu mật có trong hồ sơ vẫn thực hiện như những loại tài liệu thông thường khác có trong hồ sơ. 
Ví dụ: Biên bản nghị án trong hồ sơ có quan điểm riêng của từng thành viên trong hội đồng xét xử. Theo quy định đây là tài liệu mật nhưng thực tế không được đóng dấu mật, do đó khi phục vụ khai thác cán bộ làm công tác lưu trữ không thực hiện theo quy định về chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước.
Nhìn chung Tòa án nhân dân cấp tỉnh đã bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho nhu cầu của xã hội và giải quyết các khiếu kiện của công dân.
Tuy nhiên, còn một số Tòa án nhân dân tỉnh cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo về chuyên môn nên công tác thống kê, chỉnh lý hồ sơ chưa thực hiện đúng, vì vậy việc sắp xếp hồ sơ chưa được khoa học, hồ sơ chưa được chỉnh lý nên việc phục vụ khai thác còn chậm, thậm chí còn nhầm lẫn, thất lạc Một số Tòa án nhân dân tỉnh chưa bố trí đủ kho lưu trữ và giá, tủ, kệ để xếp hồ sơ khi thu về nên hiện tượng hồ sơ chất đống, đóng bao tải, xếp lên nóc tủ Do đó, việc khai thác, sử dụng hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí một số tòa án nhân dân tỉnh bố trí phòng đọc cho độc giả ngay trong kho lưu trữ vừa không đúng quy định vừa không thuận tiện cho độc giả đến nghiên cứu hồ sơ.
* Tòa án nhân dân cấp huyện:
Các Tòa án nhân dân cấp huyện thường xuyên phục vụ khai thác hồ sơ án. Các hồ sơ đưa ra phục vụ đều có ý kiến của Lãnh đạo Tòa án nhân dân huyện. Cán bộ làm công tác lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp huyện 100% là kiêm nhiệm nên không có thời gian đầu tư cho công tác lưu trữ; hồ sơ nộp lưu thường không được kiểm đếm bút lục; hồ sơ thu về không được thống kê theo trình tự quy định mà mang nặng tính thủ công, hồ sơ thường được bó thành từng bó, đưa vào tủ; giá, kệ đựng hồ sơ còn thiếu; máy móc trang thiết bị dùng cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ còn thiếu như không được trang bị máy phôtô riêng cho công tác này, nhiều huyện khi phô tô hồ sơ phục vụ độc giả cán bộ lưu trữ phải mang tài liệu ra ngoài phôtô, vì vậy không đảm bảo được được tính an toàn và bí mật. Một số Tòa án nhân dân cấp huyện hồ sơ cho vào bao tải để chồng thành đống rất khó khăn cho việc khai thác và làm hư hỏng tài liệu, có tình trạng nhầm lẫn hồ sơ hoặc lẫn tài liệu trong hồ sơ án giữa vụ này với vụ án khác, có trường hợp hồ sơ bị mất không tìm thấy gây khó khăn cho việc giải quyết khiếu kiện của dân, dẫn đến tình trạng dân bức súc Cũng như tình trạng quản lý và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu ở Tòa án nhân dân cấp tỉnh cán bộ làm công tác lưu trữ cấp huyện cũng không nắm vững quy trình xử lý đối với tài liệu mật.
10. Công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp:
Khối hồ sơ án được hình thành trong quá trình hoạt động của Tòa án nhân dân tối cao có từ năm 1960 cho đến nay đã được nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III theo đúng quy định. Hiện nay theo quy định các hồ sơ vụ án có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phòng Lưu trữ hồ sơ đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước). 
	Năm 2007: nộp lưu 34,6m giá hồ sơ, tài liệu (Phông lưu trữ Trọng tài kinh tế Nhà nước đã giải thể);
	Năm 2008: nộp lưu 414 ĐVBQ (khối hồ sơ xét xử về các tội xâm phạm an ninh quốc gia giai đoạn từ năm 1958-1995); 890 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xét xử từ năm 1997-1998);
	Năm 2009: nộp lưu 525 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xét xử năm 1999); 75 ĐVBQ (tài liệu QLNN từ năm 1997-1999);
	Năm 2011: nộp lưu 3.973 ĐVBQ (hồ sơ Ủy Ủy ban thẩm phán xét xử từ năm 2000-2006).
Các loại hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản phòng Lưu trữ hồ sơ đã làm thủ tục tiêu hủy theo quy định chung và quy định riêng của ngành.
Đối với Tòa án nhân dân cấp Tỉnh do chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, nên các hồ sơ án chưa nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh mà vẫn lưu giữ tại kho lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh (trừ Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tòa án nhân dân thành phố Hải Phòng, Tòa án nhân dân tỉnh Nam Định đã nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh). 
Tòa án nhân dân cấp Quận, Huyện, Thị xã (sau đây gọi tắt là Tòa án nhân dân cấp Huyện) hồ sơ án vẫn lưu trữ tại đơn vị chưa thực hiện chế độ nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ cấp huyện.
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ VỤ ÁN
1. Những thành tựu đã đạt được
Do nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và gía trị tài liệu của hồ sơ án nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung, Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thường xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ. Những năm gần đây Lãnh đạo ngành tòa án nhân dân nói chung đã giành một phần kinh phí đáng kể để mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ. Ngành Tòa án nhân dân đã giành một diện tích tương ứng để làm kho lưu trữ; các trụ sở Tòa án xây mới đều thiết kế hệ thống phòng chống cháy nổ cho toàn bộ trụ sở làm việc, hệ thống đường điện được thiết kế theo quy định nhằm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ được học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Lãnh đạo Tòa án nhân dân các cấp thường xuyên cử cán bộ làm công tác lưu trữ đi tham gia các lớp tập huấn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mở. Vì vậy, đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ đã được tăng cả về số lượng và chất lượng.
Công tác nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng thường xuyên, đặc biệt là đội ngũ cán bộ lưu trữ làm công tác lưu trữ tại Tòa án nhân dân tối cao được đào tạo bài bản, bảo đảm đủ số lượng.
Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ được Lãnh đạo ngành thực sự quan tâm và thực hiện đầy đủ.
Phòng Lưu trữ hồ sơ tòa án nhân dân tối cao thường xuyên cử cán bộ đi kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện.
Chánh án Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho toàn ngành..
Công tác thu thập hồ sơ được tiến hành thuờng xuyên; hàng năm các kho lưu trữ thu về khoảng 90% hồ sơ án đã xét xử có hiệu lực pháp luật thi hành; các hồ sơ, tài liệu thu về được bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu hiện nay.
2. Những tồn tại và hạn chế:
Công tác quản lý hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân đã đạt được một số thành tựu đáng khích lệ, nhưng do việc nhận thức chưa đầy đủ của một số Lãnh đạo ngành Tòa án nhân dân về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ án nên công tác này còn bộc lộ một số thiếu sót sau:
+ Công tác cán bộ
- Cán bộ làm công tác lưu trữ của ngành còn thiếu và yếu về chuyên môn; cán bộ làm công tác lưu trữ tại Tòa án nhân dân địa phương phần lớn không được đào tạo; không qua thi tuyển công chức theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc biệt đối với cấp Tỉnh và cấp Huyện hầu như không tổ chức thi tuyển đối với cán bộ làm công tác lưu trữ.
- Cán bộ Tòa án nhân dân cấp Huyện làm kiêm nhiệm nên không được đào tạo về chuyên môn; một số Tòa án nhân dân huyện cán bộ làm công tác lưu trữ không ổn định mà chỉ kiêm nhiệm một thời gian ngắn nên không nắm được các khâu nghiệp vụ thậm chí không nắm được số lượng hồ sơ đang lưu trữ tại kho là bao nhiêu;
+ Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như kho tàng, giá, kệ, tủ đựng hồ sơ để bảo vệ, bảo quản hồ sơ chưa được quan tâm đúng mức; kinh phí giành cho công tác lưu trữ còn hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ chưa được thực hiện. Qua kiểm tra thực tế phần lớn các Tòa án nhân dân cấp Tỉnh, Tòa án nhân dân cấp Huyện trụ sở mới được xây dựng khang trang nhưng cũng không thiết kế kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn và không dành kinh phí mua sắm trang thiết bị cho kho lưu trữ.
+ Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ án chưa được phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng được yêu cầu công tác và nhu cầu xã hội hiện nay;
+ Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ đối với Tòa án nhân dân địa phương chưa được thực hiện, do vậy ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bảo quản và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu.
+ Công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ chưa được Tòa án nhân dân tối cao thực hiện thường xuyên, việc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất trong toàn ngành còn chậm, chưa thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ
Để đảm bảo khắc phục những tồn tại trên, nhằm “Bảo vệ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ” Ngành Tòa án nhân dân nói chung phải có các giải pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
3. Một số giải pháp:
- Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao trình độ và nhận thức đầy đủ về vị trí vai trò của công tác lưu trữ.
- Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trong toàn ngành Tòa án nhân dân để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần ban hành các văn bản dưới luật để hướng dẫn công tác lưu trữ. Tòa án nhân dân tối cao ban hành các văn bản chỉ đạo về chế độ nộp lưu và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương.
- Tòa án nhân dân tối cao phải thường xuyên mở các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn ngành để nâng cao trình độ chuyên môn và nhận thức đúng đắn cho về công tác lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ.
- Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ ở tòa án nhân dân địa phương và trung ương phải được tổ chức thi tuyển theo đúng quy định của nhà nước; phải có biên chế làm công tác lưu trữ chuyên trách ở tòa án nhân dân các cấp.
- Từ trước đến nay cán bộ làm công tác lưu trữ ít được quan tâm, nên cán bộ làm công tác này chưa thực sự yên tâm công tác. Chính sách đối với cán bộ làm lưu trữ còn bất cập như cán bộ làm công tác lưu trữ không được hưởng phụ cấp thâm niên, phụ cấp nghề, không được đào tạo lại, dẫn tới thiệt thòi cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Vì vậy, Tòa án nhân dân phải kiến nghị nhà Nước có chính sách thỏa đáng đối với cán bộ làm công tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác, đồng thời phải tăng thêm kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác lưu trữ.
- Phải kiện toàn lại tổ chức lưu trữ trong toàn ngành; nâng cấp hệ thống kho tàng; cải thiện điều kiện làm việc.
- phải có phòng đọc giành cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Hiện đại hóa công cụ tra cứu hồ sơ để phục vụ việc tra cứu nhanh, chính xác, quản lý hồ sơ tốt.
IV. KIẾN NGHỊ
	1. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên chỉ đạo và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của ngành tòa án nhân dân. Sớm ban hành các văn bản dưới luật để tạo hành lang pháp lý cho cán bộ làm công tác lưu trữ hoạt động;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến chế độ, chính sách cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đặc biệt là chế độ độc hại được hưởng sau khi nghỉ hưu và chế độ bảo hộ lao động;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên mở các lớp tập huấn cho cán bộ làm công tác lưu trữ ngành Tòa án nhân dân;
- Khối lượng hồ sơ án hình thành trong quá trình xét xử của toàn ngành Tòa án là rất lớn, mang tính đặc thù riêng. Để giải quyết các yêu cầu giải quyết khiếu kiện. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xem xét cho phép Tòa án nhân dân tối cao được thành lập kho lưu trữ chuyên ngành.
2. Đối với Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao:
- Tòa án nhân dân tối cao phải đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đồng thời tổ chức thi tuyển cán bộ đúng trình độ chuyên môn đối với công tác lưu trữ;
- Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao phải chỉ đạo Tòa án nhân dân các cấp ở địa phương khi xây dựng trụ sơ mới phải có phương án xây dựng kho lưu trữ đúng với tiêu chuẩn quy định của Bộ Nội vụ; phải giành một khoản kinh phí thỏa đáng đầu tư trang thiết bị và hiện đại hóa công tác lưu trữ;
- Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thường xuyên tổ chức các đoàn khi tham quan, khảo sát học hỏi kinh nghiệm công tác quản lý án và hồ sơ các vụ án của các nước tiên tiến và các nước trong khu vực;
- Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao cho xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ án;
- Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thành lập Trung tâm lưu trữ quản lý hồ sơ lưu trữ của ngành Tòa án nhân dân; chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ nhằm thống nhất công tác lưu trữ trong toàn ngành./.
NHỮNG VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU.
1. Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
2. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
3. Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về Bảo vệ bí mật Nhà nước; 
4. Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định về danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật của ngành Tòa án nhân dân;
5. Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 08/01/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về Danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của ngành Tòa án;
6. Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao về việc ban hành Quy chế bảo về bí mật Nhà nước của ngành Tòa án nhân dân;
7. Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;
8. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
9. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ Tướng Chính phủ về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
10. Chỉ thị số 03/2008/CT-TATC ngày 09/7/2008 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao về việc tăng cường công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong ngành Tòa án nhân dân;
11. Quyết định số 64/2009/QĐ-TANDTC ngày 14/12/2009 của Tòa án nhân dân tối cao về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao.