Tập bài giảng Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

 Tổng số ảnh có thống kê biên mục Chiếc 
- Tổng số mục lục chuyên đề Mục lục 
- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ Sách 
- Thẻ tra tìm Phiếu 
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ 
(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã 
nghiệm thu 
Chương trình/đề tài 
 Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài 
 + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài 
 + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài 
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào 
ứng dụng 
Chương trình/đề tài 
 Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài 
 + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài 
 + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài 
Đặng Thanh Nam Page 22 
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính 
đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
1. Kho lưu trữ 
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng m2 
 Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng 
để bảo quản tài liệu 
m
2
 + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử 
dụng để bảo quản tài liệu 
m
2
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng m2 
- Diện tích kho tạm m2 
2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ 
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét 
Trong đó: + Giá cố định Mét 
 + Giá di động Mét 
- Camera quan sát Chiếc 
- Hệ thống chống đột nhập Hệ thống 
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Hệ thống 
- Bình chữa cháy khí, bọt, Chiếc 
- Hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm Hệ thống 
- Máy điều hoà nhiệt độ Chiếc 
- Máy hút ẩm Chiếc 
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm Chiếc 
- Thiết bị thông gió Chiếc 
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc 
hút chân không, 
Chiếc 
- Máy khử axit Chiếc 
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu Hệ thống 
- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm Hệ thống 
- Mạng diện rộng Hệ thống 
- Mạng nội bộ Hệ thống 
- Máy chủ Chiếc 
- Máy tính cá nhân Chiếc 
- Máy quét (scanner) Chiếc 
- Máy sao chụp Chiếc 
 .., ngàythángnăm 20. 
NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN 
(Ký, họ và tên) (Ký tên, đóng dấu) 
Đặng Thanh Nam Page 23 
9.2. Mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ 
Cơ quan, tổ chức báo cáo:........................... 
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:.. 
Biểu số: 02/TH 
BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP 
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20.. 
(Ban hành kèm theo Thông tư số: 09 /2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ) 
 Nội dung báo cáo Đơn vị tính 
Số 
lượng 
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu 
trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ Văn bản 
- Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn bản 
- Nội quy ra vào kho lưu trữ Văn bản 
- Bảng thời hạn bảo quản Văn bản 
 II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 
31/12 năm báo cáo) 
 1. Tổ chức lưu trữ 
- Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương Trung tâm 
- Phòng lưu trữ Phòng 
- Tổ lưu trữ Tổ 
- Bộ phận lưu trữ Bộ phận 
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ 
- Tổng số: Người 
Trong đó: Nữ Người 
- Kiêm nhiệm công tác khác Người 
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 
- Trên đại học chuyên ngành khác Người 
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 
- Đại học chuyên ngành khác Người 
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 
- Cao đẳng chuyên ngành khác Người 
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 
- Trung cấp chuyên ngành khác Người 
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) Người 
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu 
trữ 
- Lưu trữ viên cao cấp Người 
- Lưu trữ viên chính Người 
- Lưu trữ viên Người 
Đặng Thanh Nam Page 24 
- Lưu trữ viên trung cấp Người 
- Kỹ thuật viên lưu trữ Người 
c) Độ tuổi 
- Từ 30 trở xuống Người 
- Từ 31 đến 40 Người 
- Từ 41 đến 50 Người 
- Từ 51 đến 60 Người 
III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
1. Tài liệu giấy 
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ Phông/sưu tập 
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sưu tập 
- Tổng số mét giá tài liệu Mét 
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản 
 + Quy ra mét giá tài liệu Mét 
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật 
- Tổng số công trình/đề tài Công trình/đề tài 
Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh Công trình/đề tài 
- Tổng số mét giá tài liệu Mét 
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản 
 + Quy ra mét giá Mét 
3. Tài liệu chuyên môn 
- Tổng số mét giá tài liệu Mét 
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản 
 + Quy ra mét giá Mét 
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 
- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ Phông/sưu tập 
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sưu tập 
- Tổng số mét giá tài liệu Mét 
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản 
 + Quy ra mét giá Mét 
5. Tài liệu nghe nhìn 
a) Tổng số tài liệu ghi hình 
- Bộ phim/đoạn phim Bộ/đoạn 
- Cuộn phim Cuộn 
- Cuộn băng Video Cuộn 
- Đĩa Đĩa 
- Quy ra giờ chiếu Giờ 
Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ 
Đặng Thanh Nam Page 25 
b) Tổng số tài liệu ghi âm 
- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) Cuộn 
- Đĩa Đĩa 
- Quy ra giờ nghe Giờ 
Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ 
c) Tổng số tài liệu ảnh 
- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc 
Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc 
- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc 
Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc 
d) Tổng số tài liệu bản đồ 
- Bản đồ Bản đồ 
Trong đó: Đã thống kê biên mục Bản đồ 
6. Tài liệu điện tử 
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ/MB 
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB 
IV. Thu thập và loại huỷ tài liệu 
1. Tài liệu giấy 
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày 
01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
Mét 
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập 
nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
Mét 
- Tổng số mét giá tài liệu đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 
31/12 năm báo cáo) 
Mét 
2. Tài liệu nghe, nhìn 
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính từ ngày 01/01 
đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Cuộn phim Cuộn 
- Cuộn băng Video Cuộn 
- Cuộn băng ghi âm Cuộn 
- Đĩa ghi hình Đĩa 
- Đĩa ghi âm Đĩa 
- Phim âm bản Chiếc 
- Ảnh Chiếc 
- Bản đồ Bản đồ 
b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng 
chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Cuộn phim Cuộn 
- Cuộn băng Video Cuộn 
- Cuộn băng ghi âm Cuộn 
- Đĩa ghi hình Đĩa 
- Đĩa ghi âm Đĩa 
Đặng Thanh Nam Page 26 
- Phim âm bản Chiếc 
- Ảnh Chiếc 
- Bản đồ Bản đồ 
c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến 
ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Cuộn phim Cuộn 
- Cuộn băng Video Cuộn 
- Cuộn băng ghi âm Cuộn 
- Đĩa ghi hình Đĩa 
- Đĩa ghi âm Đĩa 
- Phim âm bản Chiếc 
- Ảnh Chiếc 
- Bản đồ Bản đồ 
3. Tài liệu điện tử 
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày 01/01 
đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
Hồ sơ/MB 
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB 
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn thu thập nhưng 
chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
Hồ sơ/MB 
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB 
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến 
ngày 31/12 năm báo cáo) 
Hồ sơ/MB 
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB 
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc (tính từ 
ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu Lượt người 
a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng 
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản Hồ sơ/đơn vị bảo quản 
- Tài liệu Tài liệu 
- Ảnh Ảnh 
- Ghi âm, ghi hình Giờ 
b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ 
- Tài liệu được sao chụp Tài liệu/ trang 
- Tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ Tài liệu/ trang 
- Tổng số yêu cầu của độc giả Yêu cầu 
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời Yêu cầu 
2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu 
trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Tổng số bài công bố, giới thiệu Bài viết 
Đặng Thanh Nam Page 27 
- Tổng số lần trưng bày, triển lãm Lần 
- Tổng số ấn phẩm xuất bản Ấn phẩm 
3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ Phông/sưu tập 
- Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ Công trình/đề tài 
- Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục Giờ 
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục Chiếc 
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục Chiếc 
- Tổng số mục lục chuyên đề Mục lục 
- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ Sách 
- Thẻ tra tìm Phiếu 
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính 
từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) 
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm 
thu 
Chương trình/đề tài 
 Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài 
 + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài 
 + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài 
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào 
ứng dụng 
Chương trình/đề tài 
 Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài 
 + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài 
 + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài 
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 
ngày 31/12 năm báo cáo) 
1. Kho lưu trữ 
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng m2 
 Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng 
để bảo quản tài liệu 
m
2
 + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử 
dụng để bảo quản tài liệu 
m
2
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng m2 
- Diện tích kho tạm m2 
2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ 
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét 
Trong đó: + Giá cố định Mét 
Đặng Thanh Nam Page 28 
 + Giá di động Mét 
- Camera quan sát Chiếc 
- Hệ thống chống đột nhập Hệ thống 
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Hệ thống 
- Bình chữa cháy khí, bọt, Chiếc 
- Hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm Hệ thống 
- Máy điều hoà nhiệt độ Chiếc 
- Máy hút ẩm Chiếc 
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm Chiếc 
- Thiết bị thông gió Chiếc 
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc 
hút chân không, 
Chiếc 
- Máy khử axit Chiếc 
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu Hệ thống 
- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm Hệ thống 
- Mạng diện rộng Hệ thống 
- Mạng nội bộ Hệ thống 
- Máy chủ Chiếc 
- Máy tính cá nhân Chiếc 
- Máy quét (scanner) Chiếc 
- Máy sao chụp Chiếc 
NGƯỜI LẬP BIỂU 
(Ký, họ và tên) 
 .., ngàythángnăm 20. 
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN 
(Ký tên, đóng dấu) 
IV. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỔ TRỢ 
1. Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 
 Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là sổ thống kê các cuốn mục lục hồ sơ trong từng phông lưu 
trữ và trong từng kho lưu trữ, được ban hành theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 
04/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước. 
Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là công cụ để thống kê số lượng mục lục hồ sơ có trong 
phòng kho lưu trữ giúp cho việc quản lý chặt chẽ các cuốn Mục lục hồ sơ, là công cụ hỗ trợ 
cho việc tra tìm tài liệu trong phòng kho lưu trữ. 
 - Cấu tạo của sổ đăng ký Mục lục hồ sơ: 
+ Trang bìa 
Đặng Thanh Nam Page 29 
+ Trang nội dung: gồm 10 cột 
STT Phông 
số 
Mục 
lục số 
Tên 
mục 
lục 
Thời gian 
của tài liệu 
có trong 
mục lục 
Số lượng 
đơn vị 
bảo 
quản 
Số tờ 
của 
mục 
lục 
Số bản 
của 
mục 
lục 
Thời 
hạn bảo 
quản 
Ghi 
chú 
Cách trình bày phần nội dung sổ: 
Cột 1: Số thứ tự đăng ký mục lục - ghi số thứ tự đăng ký các mục lục hồ sơ trong lưu trữ 
bằng số Ả rập. Số thứ tự chỉ được ghi một lần cho mỗi mục lục hồ sơ, trường hợp mục lục hồ sơ 
bị loại ra khỏi Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ thì số thứ tự đó bỏ trống. 
Cột 2: Phông số - ghi số phông đã được quy định trong Sổ đăng ký các phông lưu trữ 
Cột 3: Mục lục số - ghi số mục lục hồ sơ được quy định trong phạm vi một phông. 
Cột 4: Tên mục lục hồ sơ - ghi tên gọi đầy đủ của mục lục hồ sơ. 
Cột 5: Thời gian của tài liệu trong mục lục - ghi năm bắt đầu và năm kết thúc của tài 
liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ. 
Cột 6: Số lượng đơn vị bảo quản - ghi số lượng đơn vị bảo quản được thống kê trong 
Mục lục hồ sơ. 
Cột 7: Số tờ của mục lục - ghi số lượng tờ của Mục lục hồ sơ. 
Cột 8: Số bản của mục lục - ghi số lượng bản của Mục lục hồ sơ hiện có trong lưu trữ 
(có bao nhiêu quyển trong lưu trữ). 
Cột 9: Thời hạn bảo quản-ghi thời hạn bảo quản của tài liệu có trong Mục lục hồ sơ. 
Cột 10: Ghi chú - ghi việc hủy, thay đổi hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ đi nơi khác. 
TÊN CƠ QUAN LƯU TRỮ 
SỔ ĐĂNG KÝ 
MỤC LỤC HỒ SƠ 
Đặng Thanh Nam Page 30 
2. Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ 
Thẻ là một loại công cụ tra cứu khoa học, trong đó nguồn thông tin về tài liệu được 
tập hợp theo ngành, chuyên đề, sự vật (vấn đề), thời gian Thẻ được xây dựng đối với một 
nhóm tài liệu, một bộ phận của phông, một phông hay nhiều phông mà không phụ thuộc vào 
thời gian sản sinh ra tài liệu, phương án phân loại hay phương án hệ thống hoá tài liệu. 
Thẻ có chức năng cung cấp thông tin về nội dung, thành phần tài liệu của một phông 
hoặc nhiều phông, của một kho hoặc nhiều kho lưu trữ. Khác với mục lục hồ sơ, thẻ không 
có chức năng thống kê, thẻ chỉ có chức năng tra tìm thông tin và được xây dựng không phụ 
thuộc vào việc tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ. 
Thẻ bao gồm các loại: Thẻ hệ thống, Thẻ chuyên đề, Thẻ sự vật (vấn đề), Thẻ sự vật - 
chuyên đề, Thẻ thời gian... 
Mẫu thẻ tra tìm TLLT: 
 Ký hiệu phân loại thông tin 
Số phông .. số mục lục .. số hồ sơ. 
. 
Tên phông .. 
Nội dung: 
 ................... 
Đặc điểm tài liệu (độ tin cậy, 
ngôn ngữ, bút tích, phương 
pháp sao in) 
Thời gian cuả tài liệu 
Điạ điểm hình thành tài liệu 
Cách trình bày thẻ : 
- Ô số 1 ghi ký hiệu theo khung phân loại thông tin cuả bộ thẻ. 
- Ô số 2 ghi địa chỉ cuả tài liệu gồm số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số (đối với 
trường hợp làm thẻ đến từng văn bản). 
- Ô số 3 ghi tên đầy đủ của phông tài liệu. 
- Ô số 4 : Nếu thẻ được biên mục cho từng hồ sơ thì ghi tiêu đề hồ sơ. Nếu thẻ làm cho 
từng tài liệu thì ghi tên văn bản. Nếu thẻ làm đến từng phần tài liệu thì tóm tắt nội 
dung của phần tài liệu đó bao gồm tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài 
liệu phản ánh 
- Ô số 5 ghi tài liệu là bản gốc, bản chính hay bản sao; ngôn ngữ (từ tiếng Việt); bút 
tích cuả nhân vật hoạt động xã hội nổi tiếng; tài liệu viết hay đánh máy. 
Đặng Thanh Nam Page 31 
- Ô số 6 ghi thời gian viết tài liệu.Ví dụ nội dung tài liệu về thời kỳ 1946-1954, nhưng 
tài liệu được viết năm 1990. 
- Ô số 7 ghi địa điểm viết tài liệu (có những trường hợp địa điểm trong nội dung tài 
liệu khác với địa điểm viết tài liệu). 
3. Biên bản kiểm kê tình trạng tài liệu lưu trữ trong kho 
Biên bản kiểm kê tình trạng TLLT dùng để ghi chép các thông tin chi tiết về TLLT 
trong kho, được thực hiện định kỳ hàng năm. Qua việc kiểm kê sẽ xác định được tình hình 
thực tế của TLLT, từ đó có biện pháp phù hợp trong việc quản lý, khai thác, sử dụng cũng 
như tu bổ, phục chế TLLT. 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
 ngày .. tháng .. năm.. 
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU 
 Số :  
Khối tài liệu được kiểm kê : .(tên phông) 
Thời gian kiểm kê từ ngày  đến ngày  
Kết quả kiểm kê : 
1. Tổng số đơn vị bảo quản có trong thống kê  
 Trong đó : a) ĐủĐVBQ 
 b) Không thấy..ĐBVQ 
 c) Xuất đi sử dụng ..ĐBVQ 
2. Tổng số đơn vị bảo quản không có trong thống kê. ĐBVQ 
3. Trong số tài liệu hiện có : 
 a) Biên bản mục không đúng ....ĐBVQ 
 b) Yêu cầu cần phục chế ..ĐBVQ 
 c) Không thể phục chế ..ĐBVQ 
 d) Đã quá thời hạn bảo quản .................ĐBVQ 
Những đề xuất về điều kiện bảo quản : 
. 
. 
Thủ trưởng cơ quan xác nhận Những người tham gia kiểm kê 
(Chức danh – Ký tên ) (Chức danh – Ký tên) 
Đặng Thanh Nam Page 32 
V. CÔNG TÁC BẢO QUẢN CÁC TÀI LIỆU, SỔ SÁCH THỐNG KÊ LƯU TRỮ 
Việc bảo quản các sổ sách, biểu mẫu thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ phải 
đảm bảo các quy định: 
- Các loại sổ sách thống kê đều phải đánh số trang, số quyển, đóng dấu giáp lai. 
- Không được sửa chữa, tẩy xóa trong sổ sách thống kê. Khi cần, chỉ người có trách 
nhiệm mới được sửa chữa. Việc sửa chữa trong sổ sách thống kê phải thật rõ ràng 
(không dập, xoá, tẩy mà chỉ được gạch một gạch ngang hoặc gạch chéo để đọc 
được). Sửa chữa chỗ nào phải ký ra ngoài lề cạnh chỗ đó. 
- Các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản riêng. Chìa khoá của các tủ để sổ 
sách thống kê chỉ được giao cho người có trách nhiệm giữ, không mang ra ngoài 
nơi làm việc và không giao cho người khác giữ. 
- Sổ sách thống kê chỉ có người có trách nhiệm mới được sử dụng, không cho người 
ngoài xem, không dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho người sử dụng 
tài liệu. 
- Sổ xuất tài liệu của kho nào chỉ có người quản lý kho tài liệu ấy giữ. 
PHẦN 2 
CÔNG TÁC KIỂM TRA 
I. MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA 
Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích nắm được số lượng, trạng thái thực 
tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sót trong công tác chỉnh lý, xác định 
giá trị, thống kê, bảo quản và có biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót đã xảy ra. 
II. CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 
1. Chế độ kiểm tra 
Công tác kiểm tra TLLT và cơ sở vật chất trong kho lưu trữ được tiến hành định kỳ và 
đột xuất. 
- Kiểm tra định kỳ: công tác kiểm tra được tiến hành thường xuyên theo kỳ hạn đã 
định trước: mỗi năm một lần hay sáu tháng một lần. 
- Kiểm tra đột xuất: Là việc kiểm tra được tiến hành bất thường trong các trường 
hợp: 
 Tài liệu bị thiên tai, địch hoạ tàn phá. 
 Nghi ngờ tài liệu bị đánh cắp, kho, hòm, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khoá. 
 Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do điều kiện bảo quản không tốt. 
 Sau mỗi lần di chuyển tài liệu. 
 Khi thay đổi người phụ trách, quản lý kho lưu trữ. 
Nội dung cụ thể của việc kiểm tra được thực hiện theo quy định của pháp luật cũng 
như của cơ quan có tài liệu lưu trữ và tập trung vào các vấn đề chính như tình hình thực hiện 
Đặng Thanh Nam Page 33 
các quy định về công tác lưu trữ, về tình hình TLLT, cơ sở vật chất bảo quản TLLT, nhân sự 
thực hiện công tác lưu trữ. 
2. Phương pháp kiểm tra 
Trước khi tiến hành kiểm tra phải xác định rõ mục đích, yêu cầu chủ yếu của mỗi đợt 
kiểm tra; phải nắm được tình hình tài liệu trước khi kiểm tra và đặt trọng tâm kiểm tra vấn đề 
gì là chủ yếu. Phương pháp kiểm tra thường được áp dụng là: 
- Đối chiếu số lượng và tình hình tài liệu đã ghi trong sổ sách thống kê với tình hình tài 
liệu thực có trong phòng, kho lưu trữ. 
- Ghi lại những vấn đề đã phát hiện được trong khi đối chiếu, xem xét vào sổ sách 
kiểm tra. 
- Lập biên bản kiểm tra, cần ghi rõ: 
 Kết quả kiểm tra (thiếu bao nhiêu, sai ở khâu nào ). 
 Ý kiến của người kiểm tra. 
 Biện pháp đề nghị thực hiện sau khi kiểm tra. 
Công tác kiểm tra có thể tiến hành đối với từng phông hoặc một phần tài liệu của 
phòng, kho lưu trữ. 
III. NHỮNG BIỆN PHÁP CẦN THỰC HIỆN SAU KHI TIẾN HÀNH CÔNG TÁC KIỂM TRA 
Sau khi tiến hành công tác kiểm tra các phòng, kho lưu trữ phải tích cực thực hiện các 
biện pháp cụ thể để khắc phục những sai sót như: 
1 Tìm tài liệu bị mất. 
2 Bổ sung những tài liệu còn thiếu. 
3 Đòi tài liệu cho mượn quá hạn. 
4 Phục chế tài liệu hư hỏng. 
5 Sửa lại kho tàng. 
6 Tăng cường thiết bị bảo quản.. 
Đối với những tài liệu bị mất không thể tìm thấy và những tài liệu bị hư hỏng không 
thể phục chế được thì phải lập biên bản và tiến hành xoá bỏ trong sổ sách thống kê. 
 Tóm lại, công tác thống kê và kiểm tra trong lưu trữ có vai trò quan trọng trong tổ 
chức quản lý, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cũng như tổ chức khai thác hiệu quả TLLT cho 
các mục đích khác nhau phục vụ cho sự phát triển của đất nước. Chính vì vậy, việc thống kê 
và kiểm tra chính xác trong lưu trữ góp phần đảm bảo an toàn TLLT, phát huy các giá trị của 
TLLT đồng thời xây dựng các kế hoạch phù hợp trong công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ 
chức nói riêng và ngành lưu trữ Việt Nam nói chung. 
//..