Tập bài giảng Văn thư - lưu trữ trong cơ quan đảng

Tóm tắt Tập bài giảng Văn thư - lưu trữ trong cơ quan đảng: ...Sao thông thường : là hình thức sao bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần sao. 26 ThS. Đặng Thanh Nam - Sao photocopy : là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy FAX hoặc các thiết bị chụp ảnh khác. 3. Thể thức bản sao và cách t... độ báo cáo và tổ chức văn thư của cơ quan; các loại văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; danh mục hồ sơ, mục lục hồ sơ của những năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan; các đặc trưng lập hồ sơ. ...tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ cán bộ cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải làm thủ tục mượn lại. Ví dụ : Hồ sơ giải quyết năm 2004 thì đầu năm 2005 phải gi...

pdf67 trang | Chia sẻ: havih72 | Ngày: 13/09/2021 | Lượt xem: 13 | Lượt tải: 0download
Nội dung tài liệu Tập bài giảng Văn thư - lưu trữ trong cơ quan đảng, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
và đại hội đảng bộ các cấp; tài liệu của 
các cấp Ủy đảng, các cơ quan, tổ chức đảng, ban cán sự đảng, đảng đồn của 
Đảng Cộng sản Việt Nam (trước kia là Đảng Cộng sản Đơng Dương, Đảng 
Lao động Việt Nam). 
- Tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội. 
- Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các 
lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng 
thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã 
hội. 
- Tài liệu về hoạt động của các đảng cộng sản và cơng nhân, của các tổ chức 
và phong trào quốc tế, của các chiến sĩ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế 
cĩ liên quan đến Đảng ta. 
- Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính 
quyền tay sai phản động cĩ liên quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng ta và 
của các tổ chức, đồn thể cách mạng. 
3. Nguyên tắc quản lý Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: 
- Tài liệu Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải được tập trung thống 
nhất, quản lý chặt chẽ, chỉnh lý hồn chỉnh, hệ thống hĩakhoa học và được tổ 
chức khai thác, phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực 
tiễn. 
- Khơng một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được giữ tài liệu thuộc Phơng Lưu 
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam làm của riêng, tự ý sao chép, cơng bố, mua bán, 
trao đổi, sửa chữa, tiêu hủy trái phép hoặc sử dụng vào các mục đích trái với 
lợi ích của Đảng, của Nhà nước và của dân tộc. 
- Các cơ quan nghiên cứu, các viện bảo tàng... chỉ được lưu giữ hoặc trưng bày 
những tài liệu phục chế, những bản sao để phục vụ cho yêu cầu cơng tác của 
cơ quan mình; những tài liệu lưu trữ là bản gốc và bản chính thuộc Phơng Lưu 
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải giao lại cho các cơ quan lưu trữ của Đảng 
quản lý 
4. Tổ chức cơ quan lưu trữ của Đảng 
- Tài liệu Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được quản lý thống nhất và 
phân cấp bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp từ Trung ương 
đến địa phương. Hệ thống các cơ quan lưu trữ của Đảng gồm: 
- Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng cĩ chức năng giúp Chánh Văn 
phịng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phơng Lưu 
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của 
Trung ương Đảng về cơng tác văn thư và lưu trữ; kiêm tra việc thực hiện các 
văn bản chỉ đạo của Trung ương; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương 
59 
ThS. Đặng Thanh Nam 
Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ 
đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. 
- Phịng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy (sau đây gọi chung là tỉnh ủy) đặt trong văn 
phịng tỉnh ủy, cĩ chức năng giúp chánh văn phịng tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh 
ủy chỉ đạo cơng tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý kho lưu trữ tỉnh ủy; 
chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ cơng tác văn thư và lưu trữ đối với các 
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh và các huyện, quận, 
thị, thành ủy trực thuộc tỉnh. 
- Kho lưu trữ huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy (sau đây gọi chung là huyện 
ủy) đặt trong văn phịng huyện ủy, do chánh văn phịng huyện ủy giúp huyện 
ủy trực tiếp chỉ đạo về cơng tác văn thư và lưu trữ; quản lý kho lưu trữ huyện 
ủy; hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và 
tổ chức chính trị - xã hội trong huyện. 
- Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải tổ chức lưu trữ hiện 
hành. Lưu trữ hiện hành cĩ nhiệm vụ hướng dẫn cơng tác văn thư và thu thập 
tài liệu lưu trữ của các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, 
tổ chức; chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; định 
kỳ giao nộp tài liệu vào lưu trữ cấp ủy các cấp. 
II. Các nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan Đảng 
1. Thu thập tài liệu lưu trữ: 
a. Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng 
Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử 
dụng tài liệu văn thư phải lập hồ sơ và bảo quản an tồn. 
Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng cĩ thẩm quyền thu thập và quản lý 
tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp 
Trung ương; tài liệu của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các đảng 
viên tiêu biểu của Đảng, tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng 
thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội. 
Phịng lưu trữ tỉnh ủy cĩ thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các 
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh; tài liệu của các đồng 
chí lãnh đạo chủ chốt và các đảng viên tiêu biểu của tỉnh. 
Kho lưu trữ huyện ủy cĩ thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các 
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong huyện, quận, thị, thành. 
b. Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ của Đảng: 
Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan Đảng 
- Tài liệu hành chính: sau một năm, kể từ năm cơng việc kết thúc. 
- Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau một năm kể từ năm cơng trình nghiên cứu 
được nghiệm thu chính thức. 
60 
ThS. Đặng Thanh Nam 
- Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrơphim...: 
sau ba tháng kể từ khi cơng việc kết thúc. 
- Tài liệu về xây dựng cơ bản (bao gồm cả thiết kế được phê duyệt của cơ quan 
cĩ thẩm quyền và tài liệu khác cĩ liên quan đến cơng trình xây dựng): sau ba 
tháng kể từ khi cơng trình được quyết tốn. 
- Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì thời hạn tạm giữ 
lại khơng được quá hai năm. 
Thời hạn giao nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức vào lưu 
trữ lịch sử của Đảng: 
- Sau mười năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các 
cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương. 
- Sau ba mươi năm kề từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của 
Đảng ủy Quân sự Trung ương, Đảng ủy Cơng an Trung ương. 
- Sau năm năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các 
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương. 
- Sau mười năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của 
đảng ủy quân sự, đảng ủy cơng an, đảng ủy bộ đội biên phịng ở cấp địa 
phương. 
- Hồ sơ, lý lịch của cán bộ, đảng viên thuộc cơ quan, cấp ủy nào quản lý được 
giao nộp vào kho lưu trữ của cấp ủy đĩ sau khi cán bộ, đảng viên qua đời. 
Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 
TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN 
TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH 
* 
SỐ-BB/VP 
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 
, ngàythángnăm 
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU 
Số đvbq Tên hồ sơ 
(đvbq) 
Ngày tháng bắt 
đầu – kết thúc 
Số trang Thời hạn bảo 
quản 
Ghi chú 
1 2 3 4 5 6 
61 
ThS. Đặng Thanh Nam 
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 
(chữ ký) 
Ghi rõ họ, tên 
 NGƯỜI THỐNG KÊ 
(chữ ký) 
Ghi rõ họ, tên 
(Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng bản in heo chiều rộng khổ giấy) 
Hướng dẫn cách ghi. 
1- Ghi số thứ tự hồ sơ (đvbq) trong mục lục hồ sơ, bắt đầu từ số 01. 
2- Ghi nội dung: 
+ Ghi tên các nhĩm lớn, nhĩm vừa hồ sơ (đvbq) theo cách phân nhĩm trong 
danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (đvbq) trong cột). 
+ Ghi tên hồ sơ (đvbq). 
3- Ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đvbq). 
4- Ghi số trang của hồ sơ (đvbq). 
5- Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq). 
6- Ghi chú khi cần thiết. 
Mẫu biên bản giao nhận tài liệu 
TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN 
TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH 
* 
SỐ-BB/VP 
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 
, ngàythángnăm 
BIÊN BẢN 
Giao nhận tài liệu 
Đơn vị giao nộp tài liệu gồm: 
1. Đồng chí..................... là.................................... ........ 
2. ..............là.................................................................. 
và lưu trữ hiện hành của cơ quan gồm: 
1. Đồng chí..................... là.................................... ........ 
2. ..............là.................................................................. 
62 
ThS. Đặng Thanh Nam 
Căn cứ vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân)....... .... đã giao 
nộp hồ sơ, tài liệu năm. (cĩ kêu theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào lưu trữ 
hiện hành của cơ quan với số lượng như sau. 
Tổng số: . (bằng chữ...) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu). 
Gồm: ... (bằng chữ...) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn. 
và (bằng chữ...) đơn vị bảo quản cĩ thời hạn. 
Biên bản này làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ một 
bản, lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ hai bản. 
NGƯỜI GIAO 
(chữ ký) 
Ghi rõ họ, tên 
NGƯỜI NHẬN 
(chữ ký) 
Ghi rõ họ, tên 
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ GIAO NỘP 
(chữ ký) 
Ghi rõ họ, tên 
XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN 
(chữ ký) 
Ghi rõ họ, tên 
(Khổ giấy A4:210mm x297mm) 
Ghi chú: trường hợp đơn vị giao và đơn vị nhận cĩ con dấu riêng thì đĩng dấu của đơn vị 
vào biên bản khi xác nhận việc giao, nhận. 
2. Xác định giá trị tài liệu Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 
a. Tiêu chuẩn xác định tài liệu lưu trữ Đảng 
Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu : 
Cần xác định đầy đủ, đúng mức ý nghĩa chính trị, xã hội kinh tế và lịch sử 
của nội dung tài liệu để khẳng định giá trị tài liệu đĩ. Đối với Phơng lưu trữ Đảng 
Cộng sản Việt Nam, những tài liệu cĩ giá trị cao là những tài liệu nĩi về các sự 
kiện quan trọng và các hoạt động chủ yếu, các chủ trương, chính sách của Đảng và 
quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách đĩ trong các cơ quan Đảng 
và Đồn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh theo chức năng, nhiệm vụ được giao, 
những tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp, đời hoạt động của các lãnh tụ và 
những đảng viên tiêu biểu, xuất sắc của Đảng. 
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu : 
Trong phơng tài liệu của một cơ quan hoặc một cá nhân thì tài liệu do chính 
cơ quan hoặc cá nhân đĩ sản sinh ra cĩ giá trị cao nhất. Những tài liệu của các cơ 
quan trên trực tiếp chỉ đạo cũng cĩ giá trị cao. Sau đĩ là tài liệu các cơ quan cấp 
dưới trực thuộc gửi đến. Những tài liệu khơng thuộc các nhĩm tác giả trên, nhìn 
chung cĩ giá trị thấp hơn. 
Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu: 
63 
ThS. Đặng Thanh Nam 
Tài liệu hình thành vào những thời gian địa điểm xảy ra sự kiện lớn cĩ ý 
nghĩa lịch sử với tồn quốc và địa phương, cĩ giá trị cao hơn những tài liệu tương 
tự hình thành trong điều kiện bình thường. 
Tiêu chuẩn thơng tin trong tài liệu : 
Giá trị tài liệu tuỳ thuộc vào số lượng và chất lượng thơng tin của tài liệu. 
Những tài liệu cĩ thơng tin lặp lại mang tính hình thức bề ngồi (bản trùng, bản 
sao) cĩ giá trị thấp. 
Những tài liệu cĩ thơng tin tổng hợp từ các tài liệu khác thường cĩ giá trị 
cao hơn những tài liệu bị tổng hợp. 
Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý: 
Tài liệu được hình thành đầy đủ thể thức văn bản là bản chính cĩ hiệu lực 
pháp lý và cĩ giá trị cao hơn các bản thảo, bản gốc. Riêng bản thảo cĩ sửa chữa, bổ 
sung ý kiến của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của các cấp uỷ cũng cĩ giá trị cao. 
Vận dụng tiêu chuẩn này cần kết hợp với tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình 
thành tài liệu. Đối với những tài liệu hình thành tuy thể thức khơng đầy đủ nhưng 
nội dung cĩ giá trị thì cũng cần giữ lại. 
Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh của phơng. 
Đối với những phơng tài liệu khơng hồn chỉnh, tài liệu bị mất mát nhiều, ít 
cĩ khả năng bổ sung thì nâng giá trị những tài liệu hiện cĩ, bảo quản thêm một số 
tài liệu cĩ giá trị thấp. 
Tiêu chuẩn ngơn ngữ, vật liệu và kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngồi của tài 
liệu: 
Những tài liệu cĩ ngơn ngữ, vật liệu chế tác đặc biệt, hoặc cĩ đặc điểm bề 
ngồi phản ánh tính chất lịch sử của một thời kỳ nhất định thì được nâng giá trị lên. 
Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu: 
Những tài liệu cĩ giá trị nhưng bị hư hỏng cần được phục chế. Trường hợp 
khơng cĩ khả năng phục chế, phải nâng giá trị những tài liệu khác cĩ nội dung 
tương tự, cĩ giá trị thấp hơn nhưng tình trạng vật lý tốt hơn. 
Các tiêu chuẩn trên cĩ mối quan hệ chặt chẽ, vận dụng một tiêu chuẩn nào 
cũng phải gắn với các tiêu chuẩn khác. Khi vận dụng các tiêu chuẩn trên vào thực 
tế cần linh hoạt và xuất phát từ yêu cầu thực tiễn để lựa chọn tài liệu một cách hợp 
lý, chính xác, nhất là khi sử dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ 
yếu của Đảng ở Trung ương, địa phương và cơ sở đã ban hành. 
Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phơng 
Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phơng cho biết một cơ quan cĩ vị trí 
càng cao hoặc giữ vai trị càng quan trọng trong một hệ thống tổ chức thì tài liệu 
hình thành trong hoạt động của cơ quan đĩ càng cĩ giá trị cao, vì vậy tỷ lệ các tài 
liệu được lựa chọn để lưu trữ vĩnh viễn càng tăng. 
64 
ThS. Đặng Thanh Nam 
b. Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt 
Nam: 
- Ở cơ quan Trung ương do đồng chí lãnh đạo cơ quan, ở cấp uỷ do đồng chí 
thường trực, ở Trung ương Đồn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh do đồng 
chí Bí thư Trung ương Đồn làm Chủ tịch hội đồng; 
- Đồng chí lãnh đạo văn phịng làm uỷ viên; 
- Đồng chí trưởng kho lưu trữ làm uỷ viên (các cơ quan ở Trung ương, đồng 
chí phụ trách lưu trữ cơ quan); 
- 1 đại diện của đơn vị cĩ tài liệu lưu trữ nộp vào kho lưu trữ cấp uỷ hoặc kho 
lưu trữ Trung ương Đồn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh làm uỷ viên 
(các cơ quan ở Trung ương, đồng chí đại diện của đơn vị cĩ tài liệu trong cơ 
quan làm uỷ viên). 
Hủy tài liệu lưu trữ của Đảng: 
- Tài liệu Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chỉ được loại, hủy sau khi 
được hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ xem xét và quyết định. 
- Khơng được loại, hủy tài liệu thuộc Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 
+ Tài liệu từ năm 1954 trở về trước. 
+ tài liệu từ năm 1975 trở về trước của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức 
chính trị - xã hội ở các tỉnh phía Nam (từ Quảng Trị trở vào) 
+ Tài liệu về thân thế, sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các lãnh tụ, 
đảng viên tiêu biểu của Đảng. 
Hồ sơ loại, hủy tài liệu: 
- Báo cáo tĩm tắt tình hình khối tài liệu loại huỷ và quá trình xét loại. 
- Thống kê tài liệu huỷ. 
- Biên bản họp hội đồng (cĩ đủ chữ ký của các thành viên trong hội đồng). 
- Bảng thống kê và báo cáo tình hình khối tài liệu loại (do cán bộ trực tiếp xét 
loại tài liệu làm (trình hội đồng). 
3. Chỉnh lý tài liệu 
- Bước 1: Phân chia tài liệu ra các nhĩm cơ bản, thường theo đơn vị thời gian 
và theo nhiệm kỳ cấp uỷ (khi phân loại tài liệu bước này cần kết hợp loại ra 
khỏi phơng những tài liệu khơng phải tài liệu lưu trữ như: sách, báo, tạp chí, 
giấy nháp). 
- Bước 2: Phân loại tài liệu trong từng khố thành các nhĩm lớn trong phương 
án phân loại. Tên nhĩm tài liệu (nêu rõ từng nhĩm). 
- Bước 3: Phân loại tài liệu trong từng nhĩm lớn ra các nhĩm nhỏ và phân 
thành hồ sơ. 
4. Bảo quản tài liệu lưu trữ của Đảng 
65 
ThS. Đặng Thanh Nam 
- Tài liệu lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - 
xã hội phải được bảo quản an tồn trong các kho lưu trữ của cơ quan, tổ 
chức. 
- Tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải 
được bảo quản trong các kho lưu trữ chuyên dụng của các cấp ủy. 
- Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm thuộc Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt 
Nam phải thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu. 
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân khơng được mang tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài 
liệu mật thuộc Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra khỏi lãnh 
thổ Việt Nam, trong trường hợp đặc biệt được cơ quan cĩ thẩm quyền cho 
phép thì chỉ được mang bản sao. 
- Bố trí kho lưu trữ: Ở cấp uỷ cĩ điều kiện xây dựng kho mới cần thiết kế 
đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Kho tài liệu để tại cơ quan thì cần bố trí nơi cao 
ráo, thống mát, sạch sẽ, chống được ẩm mốc, gián, chuột, mối mọt. Cửa 
khĩa kho phải chắc chắn, bảo đảm an tồn tài liệu. Cĩ trang bị các dụng cụ 
phịng, chữa chaý. Nếu cĩ điều kiện, cần trang bị máy điều hồ, máy hút bụi, 
hút ẩm, nhiệt kế. 
- Trong kho cố gắng trang bị đủ các phương tiện tủ, giá, cặp, hộp tốt. Thường 
xuyên tổ chức vệ sinh kho, cĩ các loại thuốc chống cơn trùng phá hoại tài 
liệu. 
- Định kỳ kiểm tra tài liệu, nếu phát hiện thấy những tài liệu cĩ giá trị bảo 
quản vĩnh viễn bị rách nát, chữ quá mờ cần tổ chức phục chế lại để kéo dài 
tuổi thọ tài liệu. 
- Xây dựng các nội quy, quy chế cơng tác của kho. Cần xây dựng quy định về 
việc ra, vào kho, khĩa, niêm phong kho, phịng cháy, phịng gian, chế độ 
theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh kho. 
5. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng 
Tài liệu lưu trữ thuộc Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được khai 
thác, sử dụng phục vụ yêu cầu nghiên cứu của các cơ quan, tổ chức, của cán bộ, 
đảng viên, nhân dân, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật của Đảng và Nhà nước, tài 
liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm. 
Bảo đảm nguyên tắc, quản lý chặt chẽ và giữ gìn bí mật tài liệu, cần xây 
dựng quy chế khai thác tài liệu, nội quy phịng đọc và cĩ sổ theo dõi cho mượn tài 
liệu 
Việc phục vụ khai thác cĩ nhiều hình thức: 
- Tổ chức phịng đọc 
- Thơng báo tài liệu lưu trữ 
- Cấp bản chứng nhận lưu trữ, bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ 
- Triển lãm tài liệu lưu trữ 
66 
ThS. Đặng Thanh Nam 
- Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan truyền thơng 
- Cơng bố tài liệu lưu trữ 
Thẩm quyền tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan Đảng 
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu 
lưu trữ đang được bảo quan tại cơ quan, tổ chức. 
- Ban Bí thư ủy quyền Chánh Văn phịng Trung ương Đảng quy định việc 
khai thác, sử dụng tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 
- Thường trực tỉnh ủy, huyện ủy quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu 
trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ do cấp mình quản lý 
- Việc phục vụ khai thác tài liệu Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đối 
với người nước ngồi cĩ quy định riêng 
6. Cơng bố tài liệu lưu trữ của Đảng 
- Ban Bí thư ủy quyền Chánh Văn phịng Trung ương Đảng quy định việc 
cơng bố tài liệu đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 
- Thường trực tỉnh ủy, huyện ủy quy định việc cơng bố tài liệu đang được 
quản lý tại kho lưu trữ do mình quản lý. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO : 
1. Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam. Nxb Chính trị Quốc gia năm 2001. 
2. Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 của Ban Chấp hành Trung ương 
ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản 
của Đảng. 
3. Quyết định số 91/QĐ-TW ngày 16/02/2004 của Ban Chấp hành Trung ương 
bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của “Quy định về 
thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”. 
4. Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương 
Đảng hướng dẫn về Thể thức văn bản của Đảng. 
5. Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn phòng Trung ương 
Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, đặc 
khu ủy. 
67 
ThS. Đặng Thanh Nam 
6. Công văn số 1042-CV/VPTW ngày 07/11/1995 của Văn phòng Trung ương 
đảng ban hành Bản hướng dẫn lập hồ sơ đại hội đảng bộ tỉnh, thành phố. 
7. Công văn số 1203-VPTW ngày 05/6/1985 của Văn phòng Trung ương Đảng 
ban hành Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu của Đảng ở địa phương 
và cơ sở. 
8. Tập bài giảng về công tác Văn thư - Lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng TW 
Đảng, 2002. 
9. Quyết định số 547-QĐ/TƯĐTN ngày 28/10/1999 của Ban Chấp hành Trung 
ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành Quy định về thể 
loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn. 
10. Hướng dẫn số 93-HD/VP ngày 11/11/1999 của Văn phòng TW Đoàn TNCS 
Hồ Chí Minh về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. 
11. Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 06/5/1999 của Văn phòng TW Đoàn TNCS 
Hồ Chí Minh về một số loại văn bản thường dùng trong hệ thống Đoàn. 

File đính kèm:

  • pdftap_bai_giang_van_thu_luu_tru_trong_co_quan_dang.pdf