Ứng dụng công nghệ mã vạch trong lưu thông tài liệu

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ MÃ VẠCH TRONG LƯU THÔNG TÀI LIỆU 
ThS. Nguyễn Thị Ngà 
Giảng viên Khoa Thư viện - Thông tin 
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội 
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão ngày nay thực chất là cuộc 
cách mạng công nghệ. Khoa học phát triển với sự gia tăng 25% / năm đã thu hút một bộ 
phận lớn nhân lực vào lĩnh vực này làm cho đội ngũ những người làm khoa học gia tăng 
nhanh chóng. Lực lượng những người làm khoa học tăng lên theo cấp số cộng thì tài liệu 
khoa học và những sản phẩm nghiên cứu của họ tăng lên theo cấp số nhân. Tất cả đã tạo 
nên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến bùng nổ thông 
tin. Ngoài ra, cộng đồng khoa học được bổ sung thêm nhiều người dùng tin khác nhau: 
các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà công nghệ, các nhà giáo dục, các nhà sản 
xuất kinh doanh Họ không chỉ là người dùng tin mà còn là những người sản xuất ra 
thông tin mới. 
Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa học tác động mạnh mẽ tới các hoạt 
động của các cơ quan thông tin – thư viện . Nó tác động tới cơ cấu của kho tài liệu, làm 
cho số lượng và chủng loại tài liệu tăng lên gấp bội. Thêm vào đó, nhu cầu đòi hỏi rút 
ngắn đáng kể thời gian hữu ích của tài liệu làm cho các nhà quản lý phải thường xuyên bổ 
sung vốn tài liệu và không ngừng phải xử lý chúng, hoặc bằng thủ công, hoặc bằng tự 
động hóa. Sự bùng nổ thông tin gắn liền với sự bùng nổ của công nghệ đặc biệt trên ba 
lĩnh vực có mối liên hệ chặt chẽ với công tác thông tin – thư viện là: Tin học – Viễn thông 
và vi xử lý – hạt nhân của công nghệ thông tin hiện đại. 
Vai trò của tin học trong các đơn vị thông tin – thư viện ngày càng trở nên vô cùng 
quan trọng và phát triển với tốc độ nhanh.Trực tiếp hay gián tiếp, các hoạt động và dịch 
vụ thông tin ngày nay đều dựa trên sự hỗ trợ của máy tính điện tử. Nhiệm vụ của các đơn 
vị thông tin là: thu thập tài liệu, xử lý thông tin, sản xuất ra các sản phẩm thông tin, tổ 
chức các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin. Đặc điểm của các hoạt động này là các đơn vị 
thông tin – thư viện phải quản lý một khối lượng tài liệu rất lớn, và chúng được khai thác 
lặp đi lặp lại nhiều lần. Các công việc này rất phù hợp với khả năng ứng dụng của máy 
tính điện tử. 
Công nghệ nhận dạng tự động ra đời là do yêu cầu của việc đưa dữ liệu vào máy tính. 
Thông thường việc đưa dữ liệu vào máy tính có thể theo ba cách: gõ trực tiếp bằng bàn 
phím, dùng đĩa hoặc nối mạng. Ngoài ra còn cách sử dụng máy quét ảnh, cách này không 
được thông dụng lắm và không phải áp dụng được trong mọi trường hợp. Việc nhập dữ 
liệu vào máy tính có hai nhược điểm là: 
- Tốc độ chậm, phụ thuộc vào mức độ thành thạo của người sử dụng – nói chung 
không cao. 
- Dễ sai sót, vì thao tác bằng tay nên có những sai sót không thể tránh khỏi – đặc biệt 
khi nhập các chuỗi số dài. 
Công nghệ nhận dạng tự động ra đời nhằm tự động hóa công việc nhập dữ liệu vào 
máy tính – nhất là ở những chỗ có sử dụng lặp lại. Thuộc nhóm công nghệ này có những 
công nghệ sau: mã vạch (barcode), vạch từ (magnetic strip), nhận dạng ký tự bằng mực từ 
(magnetic ink character recognization - MICR), nhận dạng ký tự bằng quang học (optical 
character recognization - OCR), nhận dạng bằng tần số radio (radio frequency 
identification), nhận dạng tiếng nói hoặc hình ảnh. Có thể chia thành các nhóm sau: 
- Nhóm tiếp xúc: tức là đầu đọc phải tiếp xúc với vật mang tin (MICR, OCR và chỉ 
từ). 
- Nhóm không tiếp xúc: đầu đọc có thể không cần tiếp xúc với vật mang tin như mã 
vạch, nhận dạng bằng tần số, nhận dạng tiếng nói. 
- Nhóm công nghệ in: gồm mã vạch, OCR và MICR. 
Trong các công nghệ kể trên, mã vạch được áp dụng rộng rãi nhất với nhiều lý do cả 
về tính kinh tế lẫn chất lượng. 
Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động 
dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số (hoặc dãy chữ và số), sau 
đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được. Trong quản lý hàng hoá 
người ta gọi dãy số và dãy vạch đó là mã số mã vạch (MSMV) của hàng hoá. 
Mã số mã vạch được áp dụng rộng rãi vì nó đem lại lợi ích sau: 
- Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp giảm nhân công, 
tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc. 
- Chính xác: với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản, mã số mã vạch 
cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập” và “truy cập” 
dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn. 
- Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp 
cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong 
hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý. 
- Thỏa mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, mã số mã 
vạch giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số lượng hàng, chủng loại, về chất lượng 
hàng và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ 
theo yêu cầu. 
Trong cơ quan thông tin – thư viện , sử dụng mã số mã vạch để nhận dạng các đối 
tượng quản lý là điều rất cần thiết: 
- Thực hiện các thao tác tra cứu bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác, không 
nhầm lẫn như các thao tác thủ công thuần túy. 
- Thao tác mượn / trả sách, báo, tài liệu cho bạn đọc tại kho đóng và kho mở được 
thực hiện một cách tự động, tăng vòng quay của sách phục vụ bạn đọc. 
- Thực hiện kiểm kê kho tài liệu một cách thường xuyên, không mất nhiều công sức, 
giúp lãnh đạo nắm được tình hình kho tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào 
- Thống kê bạn đọc một cách nhanh chóng, chuẩn xác; phát hiện nhanh chóng và 
thông báo tới bạn đọc mượn tài liệu quá hạn. 
Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu đang 
được áp dụng một cách rộng rãi nhất trong các ứng dụng của mã vạch. Đầu tiên phải kể 
đến đó là Cục Thông tin Khoa học công nghệ Quốc gia là đơn vị đi đầu trong việc sử 
dụng mã vạch, kế đến là các thư viện thuộc các trường đại học Khoa học Tự nhiên, Đại 
học Sư phạm Kỹ thuật, Đại học Nông lâm, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Quốc gia 
Hà Nội, Đại học Giao thông Vận tải.... 
Các thư viện đã sử dụng các hệ thống để lưu trữ và truy nhập thông tin về bạn đọc và 
tài liệu có liên quan đến việc cho mượn / trả tài liệu. Phần mềm của hệ thống này sử dụng 
kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông 
và thẻ đọc của người mượn. 
Trước hết chúng ta phải có một tệp dữ liệu gồm các biểu chứa đựng các thông tin về 
bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp... 
Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới 
dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Một cơ sở dữ liệu thứ hai chứa đựng các thông tin 
về sách như là tên sách, tác giả, mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất 
bản... cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở dữ 
liệu. Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách, họ xuất trình thẻ, nhân viên thư viện 
đưa vào chế độ cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau 
đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mượn. Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông 
tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian 
mượn... Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện sẽ đưa vào chế độ sách trả rồi dùng đầu đọc 
mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của sách mà 
bạn đọc muốn trả . Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả 
sách... Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn. Nhân viên 
thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc như là các loại sách đang có 
người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu ngày 
Ở nhiều thư viện nước ngoài, bạn đọc sử dụng thẻ thư viện có mã vạch mà hệ thống tự 
động kiểm soát mượn có thể tiếp thu được. Hiện nay, các máy vi tính đều có thể đọc 
được các số đã mã hoá trên nhãn bằng cách sử dụng đồng bộ các bút quang. Các tín hiệu 
nhận được từ bút quang sẽ được gửi tới hệ thống kiểm soát quá trình lưu thông sách báo 
theo một dạng mẫu qui định. Thông thường, nhãn mã vạch là cầu nối giữa một tài liệu cụ 
thể và một biểu ghi thư mục. Trị số mã vạch hoá phải tương ứng với số thứ tự biểu ghi 
trong file tổ chức kho của cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc. Khi sản xuất nhãn, đôi khi 
người ta còn in kèm theo mã vạch một vài dữ liệu liên quan đến tài liệu như: ký hiệu xếp 
giá, chỉ số ISBN hay ISSN và nhan đề rút gọn để thuyết minh cho mã vạch trong trường 
hợp đọc bằng mắt thường. Khi xuất tài liệu, trước hết hệ thống chờ đợi để tiếp nhận mã 
số thẻ của người mượn trong file mượn, sau đó nhờ bút quang và đầu đọc mã vạch, 
những số nhận dạng tài liệu được gửi tới hệ thống và được liên kết với mã số của người 
mượn tạo thành những thao tác mượn. Trường hợp thao tác hoàn tất mỹ mãn, máy sẽ 
thông báo trên màn hình máy tính hoặc có tín hiệu báo đúng / sai bằng âm thanh, rất tiện 
lợi trong những lúc quầy thủ thư có đông người mượn. Việc nhập vào máy mã số của một 
người mượn khác sẽ cho hệ thống biết rằng một thao tác mượn mới bắt đầu. 
Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với các phần mềm, cán bộ thư viện có thể 
nhanh chóng và chính xác đưa ra các dữ liệu mượn và trả sách vào cơ sở dữ liệu quản trị 
việc đọc và từ đó có thể dùng máy quét mã vạch gọi ra biểu ghi của một cuốn sách đang 
cầm trong tay để biết các thông tin về cuốn sách như cuốn sách có được phép mượn về 
hay không? Từ trước đến nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng ? Và nhờ liên thông với 
cơ sở dữ liệu, bạn đọc có thể biết cụ thể những người đó là ai? Nếu tiếp cận cơ sở dữ liệu 
bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc nào đó, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng 
biết được bạn đọc đó từ trước đến nay đã mượn những tài liệu gì của thư viện, tài liệu nào 
chưa trả và đã quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục cho mượn những cuốn khác 
hay không. Trong thư viện, ngoài việc kiểm soát lưu thông tài liệu, mã vạch còn giúp ích 
rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập về ở khâu bổ sung, 
gọi ra, sao chép lại các biểu ghi mô tả đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu của nhà xuất bản 
hay phát hành hoặc do nơi khác tạo lập thay vì phải biên mục lại từ đầu. 
Đối với việc mượn trả sách và quản lý thẻ thư viện: Sau khi độc giả tìm được một 
cuốn sách và muốn mượn, thay vì phải mất công ghi phiếu yêu cầu, ở đây độc giả không 
cần phải làm thủ tục gì ngoài việc đưa thẻ thư viện cho thủ thư. Nhờ máy đọc mã vạch, 
thủ thư chỉ cần đưa thẻ thư viện có mã vạch của độc giả và đưa mã vạch của cuốn sách 
qua máy là xong. Thủ tục nhanh gọn, chính xác, không mất thời gian và công sức của thủ 
thư cũng như độc giả. 
Việc trả sách cũng tương tự như vậy. Thủ thư chỉ cần đưa mã vạch của cuốn sách và 
mã vạch của thẻ thư viện của bạn đọc qua máy là xong thủ tục trả sách. 
Ứng dụng mã vạch vào các thư viện nước ta hiện nay có thuận lợi là đã có những công 
ty dịch vụ chuyên cung ứng các thiết bị và nguyên vật liệu như nhãn trắng, nhãn mã vạch 
làm theo yêu cầu, máy in mã vạch, máy quét lazer... như vậy giá thành sẽ hạ hơn nếu so 
với mua trực tiếp của nước ngoài với số lượng ít cũng như tránh đi những thủ tục nhập 
khẩu phiền phức. 
Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ mã vạch trong công tác thư viện nói chung và 
trong việc lưu thông tài liệu nói riêng đã đem lại những lợi ích nhất định cho các cơ quan 
thông tin – thư viện: cho phép quản lý ghi lai những thông tin liên quan đến việc mượn 
trả tài liệu của bạn đọc, từ đó đưa ra các báo cáo thống kê và tần xuất, số lần mượn ấn 
phẩm cũng như các tra cứu, tổng kết các ấn phẩm đang ở trong tay bạn đọc, ấn phẩm giữ 
quá hạn Việc ứng dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu còn cho phép kiểm tra tự động 
tình trạng hiện thời của bạn đọc như: giá trị của thẻ, nhóm người dung, các chính sách 
cho mượn tương ứng, số tài liệu đang giữ, mức phạt đối với tài liệu mượn quá hạn của 
bạn đọc đang mượn. Ngoài ra, nó còn cho phép vẽ đồ thị thống kê tần xuất mượn trả sách 
trong một khoảng thời gian; kiểm tra, in thư nhắc nhở bạn đọc đang giữ sách quá hạn 
đồng thời hỗ trợ mã vạch giúp tự động hóa tối đa quá trình ghi nhật ký mượn và trả ấn 
phẩm. từ những lợi ích đó, có thể khẳng định xu hướng tất yếu phải ứng dụng công nghệ 
mã vạch vào công tác thông tin – thư viện nói chung và công tác lưu thông tài liệu trong các 
thư viện và cơ quan thông tin nói riêng.