Vấn đề chuẩn hóa trong hoạt động thư viện thông tin hiện nay

VẤN ĐỀ CHUẨN HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN THÔNG TIN HIỆN 
NAY 
VŨ DƯƠNG THUÝ NGÀ 
Trong những năm gần đây cùng với xu hướng toàn cầu hoá và xu hướng hiện đại hoá 
trong phạm vi lĩnh vực hoạt động thư viện, chuẩn hoá đã nổi lên là một vấn đề được cộng 
đồng thư viện thông tin quan tâm. Việc đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin, sự gia 
tăng các nguồn tài liệu, thông tin số, sự xuất hiện thư viện số đã khiến cho các thư viện 
không thể tồn tại đơn lẻ như những ốc đảo nếu thực sự muốn khai thác các nguồn thông 
tin để phục vụ và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng tin. Chuẩn hoá đã 
được xem xét là một yêu cầu và điều kiện không thể thiếu đảm bảo cho các hoạt động thư 
viện đạt hiệu quả, chất lượng và có thể phục vụ cho người dùng tin một cách tốt nhất. 
Mặc dù ngay từ những thập kỷ 80 và 90 của thế kỷ XX, những người có trách nhiệm 
trong ngành thư viện thông tin của Việt Nam đã nhận thức được sự cần thiết của việc 
chuẩn hóa nhưng cho đến nay việc áp dụng các chuẩn hầu như mới chỉ phụ thuộc vào ý 
thức của lãnh đạo và cán bộ của từng thư viện và cơ quan thông tin cụ thể mà chưa thực 
sự được coi là một vấn đề thiết yếu trên phạm vi quốc gia. Để góp phần thúc đẩy tiến 
trình thực hiện chuẩn hoá trong hoạt động thư viện thông tin ở Việt Nam, chúng tôi thực 
hiện bài viết này với hai nội dung: 
- Đưa ra một số quan niệm về chuẩn hoá 
- Đề cập tới những vấn đề cần chú trọng để thực hiện việc chuẩn hoá trong hoạt động 
thư viện thông tin ở Việt Nam. Qua trao đổi với một số nhà nghiên cứu và chuyên gia 
trong ngành, chúng tôi thấy hiện nay chúng ta chưa có được một quan niệm thống nhất về 
chuẩn hoá trong lĩnh vực thư viện thông tin. Không ít người quan niệm rằng: chuẩn hoá 
thực chất là tiêu chuẩn hoá. Và tiêu chuẩn hoá là một hoạt động thiết lập các điều khoản 
để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt 
được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Với quan niệm như vậy 
chuẩn hoá hoạt động thư viện thông tin đồng nghĩa với việc xây dựng, ban hành và áp 
dụng tiêu chuẩn trong lĩnh vực thư viện thông tin. Các tiêu chuẩn này có thể là tiêu chuẩn 
quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn ngành. Bên cạnh đó cũng có một số người 
chô rằng chuẩn hoá trong hoạt động thư viện thông tin là việc áp dụng một tiêu chuẩn 
hoặc một chuẩn nghiệp vụ thống nhất trong toàn ngành. Chẳng hạn, khi biên mục mô tả 
áp dụng một quy tắc mô tả chung, hay phân loại áp dụng một bảng phân loại chung 
Trước thực tế đó, chúng tôi thấy việc nghiên cứu để đi đến một quan niệm thống nhất về 
chuẩn hoá trong lĩnh vực thư viện thông tin có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Theo Đại 
từ điển Tiếng Việt: chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực. Trong đó, chuẩn được hiểu là cái 
được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫuhoặc Tiêu chuẩn được định ra: chuẩn 
quốc gia, chuẩn quốc tế. (1.397) Từ quan niệm chung nhất này, việc chuẩn hóa thông 
thường có thể được hiểu là tiến trình tạo lập và áp dụng các chuẩn. Trong bài viếtTiêu 
chuẩn hoá và thư viện (Standardization and libraries), Jane Thacker đã đưa ra quan niệm 
chuẩn hoá là “một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự chuyển 
tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự hành xử tùy tiện tới sự hành xử theo quy luật” 
[2] Từ những nghiên cứu về các chuẩn, Tiến sỹ William E. Moen (2003), một nhà 
nghiên cứu thư viện học Hoa Kỳ đã cho rằng: “Chuẩn trình bày một bản thỏa thuận của 
một cộng đồng để thực hiện những gì theo một cách riêng nhằm giải quyết một vấn đề 
chung 
[3] Với quan niệm như vậy, chuẩn hóa là con đường tiến đến sự chấp thuận sẽ thực 
hiện một việc gì đó theo một phương thức nhất định bằng cách xác định một/ một số 
nguyên tắc thống nhất trong thao tác nhằm tạo nên sự tin cậy đối với người sử dụng dịch 
vụ. Mục tiêu của chuẩn hoá là đạt được sự đồng thuận, từ đó, chuẩn trở thành một 
phương tiện kiểm soát chất lượng, tạo ra một thước đo để xác định được chất lượng công 
việc, đảm bảo một kết quả dự kiến từ trước. Công cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy 
chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu chuẩn (standard), quy định kỹ thuật 
(technical specifications), quy phạm thực hành (codes of practice), và văn bản pháp quy 
(regulations) 
[4]. Trong các quy chuẩn đảm bảo thực hiện chuẩn hoá thì tiêu chuẩn là một yếu tố 
quan trọng nhất. Trên bình diện khái quát, Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đã đưa 
ra định nghĩa về tiêu chuẩn như sau: “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách 
thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, 
hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và 
lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.” 
[5] Trong lĩnh vực thư viện thông tin, theo định nghĩa của Từ điển trực tuyến về thư 
viện và thông tin học (ODLIS): “Tiêu chuẩn là các tiêu chí do các hội nghề nghiệp, các 
cơ quan có thẩm quyền về đánh giá, kiểm định, hoặc các cơ quan chính phủ xây dựng 
nhằm đo lường và đánh giá các dịch vụ thư viện, vốn tài liệu, và các chương trình hoạt 
động” 
[6]. Bên cạnh các tiêu chuẩn, các quy định kỹ thuật và các quy phạm thực hành cũng 
là những công cụ quan trọng đảm bảo chuẩn hoá. Các quy định cụ thể được thể hiện qua 
các quy tắc biên mục, các khung / bảng phân loại, các bảng tiêu đề chủ đề, hệ thống các 
thuật ngữ, các quy định về trình tự và thủ tục, quy tắc mượn liên thư viện, khổ mẫu biên 
mục đọc máy (MARC) chính là những công cụ cụ thể giúp cho hoạt động thư viện tuân 
thủ theo các chuẩn nghiệp vụ. Nhờ đó mà việc chia sẻ nguồn lực, tạo sự thân thiện, thói 
quen dùng với người đọc và người dùng tin có thể được thực hiện. Cùng với các công cụ 
kể trên, văn bản pháp quy giữ một vai trò quan trọng trong việc thực hiện chuẩn hoá. Các 
văn bản này bao gồm: luật, pháp lệnh, các nghị định của chính phủ, các quyết định, thông 
tư, chỉ thị của các cơ quan quản lý Nhà nước, các văn bản hướng dẫn của hội nghề 
nghiệp có một ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực thi và triển khai các tiêu chuẩn và 
chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện và cơ quan thông tin. Nó có thể thúc đẩy hoặc cản trở 
việc chuẩn hoá hoạt động thư viện thông tin. Từ những phân tích trên chúng tôi xin đưa 
ra quan niệm chuẩn hoá trong lĩnh vực thư viện thông tin là việc xác lập và áp dụng 
chuẩn mực nhằm kiểm soát, đánh giá các hoạt động thư viện thông tin, đảm bảo cho hoạt 
động thư viện thông tin có thể tiến hành đạt chất lượng, hiệu quả, thực hiện và duy trì 
các mục tiêu đã đặt ra. Tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành, và văn bản 
pháp quy là các công cụ đảm bảo sự chuẩn hoá trong lĩnh vực thư viện thông tin được 
thực hiện. Phổ biến, triển khai áp dụng và có kiểm tra, đánh giá là những biện pháp thực 
hiện chuẩn hoá. Với quan niệm như vậy, khi nghiên cứu thực trạng áp dụng việc chuẩn 
hoá hoạt động thư viện thông tin ở Việt Nam chúng tôi thấy nổi lên một số vấn đề sau: 
Thứ nhất: Trong lĩnh vực thư viện thông tin, số lượng các đối tượng cần được tiêu chuẩn 
hóa rất lớn (thuật ngữ, quy trình công nghệ, sản phẩm, dịch vụ, thiết bị, tổ chức...) trong 
khi số lượng các Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) lĩnh vực thư viện thông tin còn rất ít ỏi. 
Tính đến tháng 7/2009, mới chỉ có 12 TCVN lĩnh vực TTTV được ban hành, trong số đó 
nhiều TCVN ban hành đã quá lâu mà chưa một lần được xem xét chỉnh sửa lại theo quy 
định, vì thế tồn tại nhiều bất cập. Thứ hai: Các thư viện và cơ quan thông tin của Việt 
Nam chưa quan tâm đến việc áp dụng các TCVN về hoạt động thư viện thông tin. Qua 
nghiên cứu khảo sát tại 100 thư viện và cơ quan thông tin, số lượng các thư viện và cơ 
quan thông tin biết đầy đủ về các tiêu chuẩn này chưa đạt tới 10 %. Thêm vào đó, các 
TCVN này không mang tính bắt buộc mà chỉ có ý nghĩa khuyến cáo áp dụng nên có tiêu 
chuẩn được biết nhưng có thư viện vẫn không áp dụng. Thứ ba: Các quy phạm kỹ thuật, 
các quy phạm thực hành chưa được quan tâm xây dựng ở Việt Nam. Nhìn chung các hoạt 
động thư viện thông tin còn được tiến hành một cách tuỳ tiện. Các công cụ để xử lý 
nghiệp vụ còn thiếu và chưa đồng bộ. Thứ tư: Nhận thức về ý nghĩa của việc chuẩn hoá 
và thực hiện chuẩn hoá trong đội ngũ cán bộ lãnh đạo và nhân viên thư viện thông tin còn 
chưa cao. Trình độ của người làm công tác thư viện còn hạn chế. Chưa có những tiêu 
chuẩn cụ thể cho người làm công tác quản lý cũng như người đảm nhiệm các khâu công 
tác chuyên môn cụ thể. Thứ năm: Các văn bản pháp quy chưa thực sự phát huy tác dụng. 
Nhiều quy định đã được ban hành, nhưng do thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan 
chức năng nên chưa có điều kiện đi vào thực tế. Thứ sáu: Việc phổ biến, thanh tra và 
kiểm tra việc thực thi các chuẩn/ các quy định cũng chưa thực sự được quan tâm. Chưa 
hình thành một chế tài đảm bảo thực thi chuẩn hoá hoạt động thư viện thông tin ở Việt 
Nam. Thứ bảy: Công tác tào tạo nguồn nhân lực thư viện thông tin, những người trực tiếp 
thực thi việc chuẩn hoá còn mang tính tự phát, chưa có sự kiểm soát về chương trình, 
chất lượng và các điều kiện cần và đủ trong việc tham gia đào tạo. Từ thực tế đó, để hoàn 
thiện và tăng cường sự chuẩn hoá trong hoạt động thư viện thông tin ở Việt Nam, cần 
thực hiện 5 nhóm giải pháp chính sau: 
Xác định đối tượng cần chuẩn hoá 
Ngành thư viện thông tin cần phải xác định được các đối tượng cần phải chuẩn hóa, 
bao gồm: các sản phẩm, quá trình và dịch vụ. 
Trong đó, cần chú trọng một số đối tượng cụ thể như: Một là các thuật ngữ chuyên 
môn: cần có sự thống nhất thuật ngữ, khái niệm và định nghĩa. Hai là: Dữ liệu và cấu trúc 
dữ liệu: Bộ mã ký tự; Chuyển đổi ký tự giữa các ngôn ngữ, Cấu trúc dữ liệu (gồm cả siêu 
dữ liệu) và trao đổi dữ liệu; Hình thức trình bày dữ liệu trong các khổ mẫu biên mục 
Ba là: Các phương tiện, thiết bị, sản phẩm, có thể bao gồm các đối tượng như: +Quy định 
về trang thiết bị: bàn ghế, tủ mục lục, giá sách, mật độ giá sách trong kho sách, mật độ 
sách trên giá, mật độ chỗ ngồi bạn đọc, mật độ máy tính,... 
+ Kết cấu tòa nhà thư viện, các yêu cầu về kiến trúc, môi trường trong tòa nhà thư 
viện, 
+ Trình bày ấn phẩm thông tin: trang bìa, cấu trúc và nội dung, tham khảo thư mục, 
cấu trúc,... Bốn là: Các quy trình xử lý nghiệp vụ, công nghệ như: các giao thức mạng 
(TCP/IP, Z39.50, HTTP, HTML, các quy trình xử lý tài liệu như: phân loại, định chủ đề 
tài liệu, định từ khoá, chú giải, tóm tắt, biên soạn từ điển từ chuẩn đơn ngữ, đa ngữ, 
phương pháp và quy trình bảo quản tài liệu, tổ chức kho, bảo quản thông tin số, Năm 
là: Tổ chức hoạt động, với một số vấn đề cụ thể như: 
+ Chức năng của từng loại cơ quan thư viện thông tin (thư viện công cộng, thư viện 
chuyên ngành, thư viện trường học, thư viện trường đại học) thủ tục tương tác giữa các 
cơ quan; 
+ Chỉ tiêu đánh giá chất lượng hoạt động trong thư viện, cơ quan thông tin. 
+ Trình độ của cán bộ theo các công việc chuyên môn được giao; định mức công 
việc cho cán bộ thư viện 
Tăng cường xây dựng và đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chuẩn 
Để thực hiện được điều này các cơ quan quản lý nhà nước đối với hoạt động thư viện 
thông tin cần phải tiến hành một số việc cụ thể như: 
-Rà soát các TCVN về hoạt động thư viện thông tin đã ban hành, đặc biệt là các tiêu 
chuẩn về thuật ngữ và quy trình xử lý thông tin vì đây là các đối tượng tiêu chuẩn hóa rất 
quan trọng trong hoạt động TVTT 
-Tăng cường sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài 
làm cơ sở xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, nhằm tiết kiệm thời gian và công sức xây dựng 
tiêu chuẩn 
-Tăng cường việc phổ biến, tuyên truyền áp dụng tiêu chuẩn trong các thư viện và cơ 
quan thông tin. 
-Tăng cường hiệu lực áp dụng của một số tiêu chuẩn chủ yếu trong lĩnh vực thư viện 
thông tin. 
- Đưa môn học về tiêu chuẩn lĩnh vực thư viện thông tin vào chương trình đào tạo 
chính thức bậc đại học và cao học tại các cơ sở đào tạo nghề thư viện thông tin ở Việt 
Nam. 
Hoàn thiện các công cụ xử lý nghiệp vụ và tăng cường công tác biên soạn các văn 
bản pháp quy 
Để thực hiện được giải pháp này đòi hỏi sự quan tâm của các cơ quan quản lý nhà 
nước về lĩnh vực thư viện thông tin và các cơ quan đứng đầu các hệ thống thư viện trong 
cả nước. Các thư viện và cơ quan thông tin lớn cần bắt tay và xây dựng các công cụ xử lý 
tài liệu và chú trọng đến sự tương hợp của các công cụ này. Ví dụ: Khi biên soạn các bộ 
từ khoá, từ điển từ khoá cần tuân thủ các chuẩn chung, thống nhất các quy định về chính 
tả, cách diễn đạt tên người, tên địa danh, thuật ngữ có cách viết tắt thông dụng. Khi ra các 
văn bản pháp quy có sự phối kết hợp giữa các bộ chủ quản. Ví dụ: quy định cho thư viện 
trường đại học cao đẳng, phải có sự phối hợp giữa Bộ Văn hoá ,Thể thao và Du lịch với 
Bộ Giáo dục và Đào tạo để tăng cường hiệu lực và tính khả thi cho các văn bản này 
Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra 
Để đảm bảo chuẩn hoá không thể bỏ qua công tác thanh tra và kiểm tra việc thực 
hiện các quy định và quy chuẩn nghiệp vụ. Việc thành tra và kiểm tra này có thể tiến 
hành đột xuất và theo định kỳ. Sau khi kiểm tra phải có sự thông báo rộng rãi và tiến 
hành rút kinh nghiệm. Nếu sự áp dụng chuẩn hoá chỉ là khuyến cáo và không có các ràng 
buộc cụ thể thì rất khó trong việc kiểm soát việc thực hiện chuẩn hoá. 
Kiểm soát công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực thư viện thông tin 
Đội ngũ những người làm công tác thư viện thông tin có vai trò quan trọng trọng việc 
thực thi và áp dụng các chuẩn. Vì thế, để hình thành nên nguồn nhân lực có trình độ đòi 
hỏi công tác đào tào và bồi dường ngành nghề này phải đảm bảo chuẩn. Hiện nay công 
tác đào tạo nguồn nhân lực thư viện thông tin còn chưa thực sự được kiểm soát. Cần phải 
sớm thiết lập các tiêu chí để đánh giá chất lượng đầo tạo và bồi dưỡng ngành thư viện 
thông tin trên sơ sở xem xét một số yếu tố như: Chương trình đào tạo, tầm nhìn và mục 
tiêu đào tạo, nội dung các môn học, số lượng và trình độ giảng viên, cơ sở vật chất đảm 
bảo đào tạo, yêu cầu về tuyển sinh và chính sách đối với sinh viên, người học, tiêu chí 
đánh giá sinh viên 
VDTN 
Tài liệu tham khảo 
1. Nguyễn Như Ý(1998). Đại từ điển Tiếng Việt. 
2. Jane Thacker. Standardization and libraries. Báo cáo khoa học hội thảo “Tiêu chuẩn 
hóa và hoạt động thông tin thư viện”. Hà Nội, tháng 2/2002 
3. Moen, W. E. (2003). No longer under our control: The nature and role of standards in 
the 21st century library. University of North Texas. 
4. ISO/IEC Guide 2:1996 Standardization and related activities -- General vocabulary. 
5. ISO. Định nghĩa về tiêu chuẩn.  standardsglossary.com/ 
6. Reitz, J. M. (2009). ODLIS — Online dictionary of library and information science. 
 odlis_s.cfm#standards.