Bài giảng Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp - Nguyễn Duy Vĩnh

L này thì giá trị của các hs thu về sẽ thấp, hiệu qủa
phục vụ khai thác không cao.
• Các DN khẩn trương xây dựng Quy chế về
công tác lưu trữ.
• * Lưu ý:
• Đối với DNNN việc thu thập TL được tiến hành như ở các
cơ quan NN, tuy nhiên trong DNNN, TL ở một số một số bộ
phận, đơn vị nếu lãnh đạo DN xét thấy cần thiết cũng không
phải giao nộp vào LT. Ví dụ: TL về tài chính, kế toán, TL
thiết kế mẫu, mã hàng hóa hoặc một số TL liên quan đến
KDnhưng phải được bảo quản ở đơn vị.
• Đối với DN ngoài quốc doanh nếu không có một KLT chung
thì TLLT có thể thu về hoặc bảo quản ở từng đơn vị, bộ
phận. Ví dụ: bộ phận kế toán có thể bảo quản TL của bộ
phận mình.
• Thời gian thu thập TL vào KLT chung thực hiện theo quy
định của NN. Trường hợp LT theo từng bộ phận thì mỗi
nhân viên phải có danh mục hs của mình và lãnh đạo của
DN phải nắm được danh mục hs đó.
2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
• 2.1 Các nguyên tắc
• 2.2 Các tiêu chuẩn
2.1 Các nguyên tắc
• * Nguyªn t¾c tÝnh §¶ng
• VËn dông nguyªn t¾c nµy khi XĐGTTL ph¶i ®øng
trªn quan ®iÓm cña §¶ng ®ã lµ:
• TL ®a vµo b¶o qu¶n trong c¸c LT ph¶i nh»m b¶o vÖ
lîi Ých cña ND, cña d©n téc, cña §¶ng vµ NN. ¦u
tiªn lùa chän vµ b¶o qu¶n l©u dµi nh÷ng TL ph¶n
¸nh ®êng lèi, chÝnh s¸ch ph¸t triÓn KT cña §¶ng,
NN.
• TLLT lµ di s¶n cña d©n téc, cña nh©n lo¹i, lµ nh÷ng
b»ng chøng lÞch sö tin cËy nhÊt, chÝnh x¸c nhÊt, v×
thÕ, khi xem xÐt gi¸ trÞ TL cña LT ph¶i xuÊt ph¸t tõ
lîi Ých b¶o vÖ di s¶n v¨n ho¸ d©n téc.
• * Nguyªn t¾c lÞch sö:
• TLLT của DN chøa ®ùng th«ng tin QK, ph¶n ¸nh thµnh qña
lao ®éng sx, kd cña DN, mang tÝnh ®Æc thï chuyªn m«n cña
tõng DN. Do ®ã, khi xem xÐt gi¸ trÞ cña TL cÇn ph¶i ®Æt
chóng trong hoµn c¶nh xuÊt xø, thêi gian, ®Þa ®iÓm ®· t¹o ra
tµi liÖu, ®Æc biÖt nh÷ng TL s¶n sinh trong c¸c thêi kú LS cã
ý nghÜa quan träng nh: thµnh lËp, gi¶i thÓ, thay ®æi chøc
n¨ng, nhiÖm vô, më réng ngµnh nghÒ, chuyÓn biÕn c¬ cÊu
v.v. CÇn lu ý r»ng bèi c¶nh LS h×nh thµnh nªn TL kh«ng chØ
giíi h¹n trong ph¹m vi cña từng DN mµ ph¶i ®Æt nã trong
bèi c¶nh ph¸t triÓn chung cña LS ®Êt níc. Theo ®ã, nh÷ng
TLLT cña DN h×nh thµnh trong nh÷ng thêi ®iÓm LS mµ vÒ
vÜ m« NN ®· ban hµnh nh÷ng chñ tr¬ng vµ chÝnh s¸ch KT
quan träng sÏ cã giá trị cao hơn
• VD TLLT của DNNN h×nh thµnh
trong thêi kú NN tiÕn hµnh chÝnh
s¸ch ®æi míi KT, xãa bá c¬ chÕ
bao cÊp chuyÓn sang KT thÞ trêng
hoÆc trong thêi kú hiÖn nay khi
NN ®ang tiÕn hµnh cæ phÇn hãa
c¸c DNNN.
• * Nguyªn t¾c toµn diÖn vµ tæng hîp
• Gi¸ trÞ cña TL trong nhiÒu trêng hîp ®îc thÓ
hiÖn qua néi dung, h×nh thøc cña TL, ®ång thêi
cßn phô thuéc vµo môc ®Ých cña ngêi sö dông.
§èi víi TLLT cña DN gi¸ trÞ thùc tiÔn thêng
®îc thÓ hiÖn rÊt râ rµng v× nã ph¶n ¸nh kÕt qña
ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh cña DN. Tuy
nhiên, khi xem xÐt gi¸ trÞ TLLT phải chú ý đÕn
mèi quan hÖ h÷u c¬ víi c¸c TL kh¸c và mối
quan hệ của nó trong phạm vi toàn
PLTQGVN.
• Như vậy, đối với DN, các nguyên tắc trên đều
có thể áp dụng vào XĐGTTL, tuy nhiên cần
phải lưu ý:
• - Phải nắm được lịch sử hình thành và phát
triển của DN, những mốc lịch sử quan trọng
của DN và sự kiện quan trọng, nổi bật liên
quan đến qúa trình phát triển của DN.
• - Tất cả những tài liệu nào của DN giúp DN
dựng lại lịch sử hình thành, phát triển của DN
thì những TL đó có giá trị bảo quản lâu dài,
bao gồm:
• + Những TL liên quan đến những nhân vật
đảm nhận những chức vụ quan trọng hoặc có
vai trò đặc biệt quan trọng đối với DN. Ví dụ:
Giám đốc đầu tiên của DN, giám đốc chuyển
DN sang cổ phần.
• + Những TL liên quan đến đất đai, chứng
minh quyền sở hữu của DN về đất đai, tài sản
và sở hữu trí tuệ, đặc biệt là những TL liên
quan đến vấn đề sở hữu CN như: bản đăng ký
nhãn hiệu hàng hóa, biểu tượng của DN, công
thức pha chế, mẫu mã hàng hóa
• + Những tài liệu liên quan đến thành
tựu trong sản xuất và KD. VD: TL về
sự thành công của một sản phẩm mới
được thị trường chấp nhận.
• + Những TL liên quan đến huy
chương, bằng khen, giải thưởng
• + TL về hoạt động từ thiện của DN
2.2 Các tiêu chuẩn
• * Nhóm tiªu chuÈn chung (xem lại học phần Xác
định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu
trữ)
• Tiªu chuÈn ý nghÜa néi dung 
• Tiªu chuÈn t¸c gi¶
• Tiªu chuÈn ý nghÜa c¬ quan, ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng
• Tiªu chuÈn sù trïng lÆp th«ng tin
• Tiªu chuÈn thêi gian vµ ®Þa ®iÓm h×nh thµnh tµi liÖu
• Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT
• Tiªu chuÈn hiÖu lùc ph¸p lý cña tµi liÖu 
• Tiªu chuÈn ng«n ng÷, vËt liÖu kü thuËt chÕ t¸c vµ ®Æc 
®iÓm bªn ngoµi tµi liÖu 
• * Nhóm tiêu chuẩn đặc thù
• Do chức năng chủ yếu của các DN là sản
xuất, kd nên ngoài những TL hành chính
phục vụ cho hoạt động quản lý DN thì
phần lớn tài liệu hình thành trong hoạt
động của DN là những TL thiết kế, chế
tạo, tài liệu phim, ảnh.. phục vụ thi công,
sản xuất... Khi xác định giá trị của những
TL này, chúng ta phải vận dụng những
tiêu chuẩn đặc thù áp dụng cho tài liệu
của doanh nghiệp như:
• T.chuẩn cái mới về nguyên tắc trong
việc giải quyết các vấn đề KHKT.
• Trình độ của giải pháp KHKT.
• Hiệu qủa kinh tế, kỹ thuật và hiệu qủa
xã hội.
• Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay
công trình.
• Mức độ cải tạo công trình hay mức độ
hiện đại hóa sản phẩm.
• Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kế
• Đạt trình độ phát minh, sáng chế hoặc
có giá trị thương mại
• Chiếm giải thưởng ở các cuộc thi, triển
lãm hoặc hội chợ
• Tính độc đáo về kiến trúc dân tộc của
công trình xây dựng.
• Cấp dấu chất lượng quốc gia.
3. Chỉnh lý tài liệu
3.1 Khái niệm
• Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong các DN là
tổ chức lại tài liệu theo một phương án
phân loại khoa học, trong đó tiến hành
chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu
đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý.
3.2 Mục đích
• Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một
cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý, bảo quản và khai thác,
sử dụng tài liệu;
• Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả
sử dụng kho tàng và trang thiết bị,
phương tiện bảo quản.
3.3 Yêu cầu
• Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng
doanh nghiệp (kinh phí, thời gian,
nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật
chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ)
mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh
hoặc một số công đoạn của quy trình
chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).
• Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt
được các yêu cầu sau:
• Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
• Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu
đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần
bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại
ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
• Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
• Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu;
cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác, phục vụ
cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng;
• Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để
tiêu huỷ.
3.4. Nguyên tắc chỉnh lý
• Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn
vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp
riêng biệt;
• Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục
hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình
thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công
việc.
• Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các
hoạt động của doanh nghiệp hình thành tài liệu, sự
liên hệ lôgic và lịch sử của tài liệu.
3.5 Quy trình chỉnh lý tài liệu
• Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày
19/5/2004 của Cục VTLTNN ban hành bản
hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
• Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005
của Cục VTLTNN v/v ban hành quy trình
chỉnh lý tài liệu.
• Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09
của Cục VTLTNN ban hành ban hành quy
trình chỉnh lý tài liệu theo tiêu chuẩn VN ISO
9001:2000.
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính
(theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004)
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Chuẩn bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý
1.Giao nhận tài liệu
2.Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển 
tài liệu về địa điểm chỉnh lý
3.Khảo sát tài liệu
4.Thu thập và bổ sung tài liệu
5.Biên soạn các VB hướng dẫn 
chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý
1.Phân loại tài liệu
2.Lập hồ sơ hoặc sửa chữa, 
hoàn thiện hồ sơ
3.Hệ thống hóa hồ sơ 
(đơn vị bảo quản)
4.Biên mục hồ sơ 
(đơn vị bảo quản)
5.Các công việc sau biên mục
6.Thống kê, kiểm tra và làm 
thủ tục tiêu hủy tài liệu loại
7.Đánh số hồ sơ, 
viết và dán nhãn hộp
8.Xây dựng công cụ quản lý 
và tra tìm hồ sơ tài liệu
1.Kiểm tra kết quả chỉnh lý
2.Bàn giao TL, vận chuyển TL 
vào kho và sắp xếp lên giá
3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
4.Hoàn chỉnh hồ sơ phông
Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005
• 1. Nhận tài liệu
• 2. Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh lý
• 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
• 4. Lập kế hoạch chỉnh lý, biên soạn các văn bản hướng dẫn 
chỉnh lý:
• 5. Phân loại tài liệu
• 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
• 7. Biên mục phiếu tin
• 8. Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin
• 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án hệ thống hóa
• 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin
• 11. Biên mục hồ sơ
• 12. Kiểm tra biên mục hồ sơ
• 13. Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin
• 14. Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ trên phiếu tin 
và lên bìa hồ sơ
• 15. Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và 
vào bìa hồ sơ
• 16. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
• 17. Viết và dán nhãn hộp
• 18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
• 19. Bàn giao tài liệu
• 20. Nhập phiếu tin vào máy
• 21. Kiểm tra việc nhập phiếu tin
• 22. Lập mục lục hồ sơ
• 23. Sắp xếp, thống kê tài liệu loại, bó gói thuyết minh 
tài liệu loại
• 24. Tổng kết chỉnh lý
Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09
• 1. Giao, nhận tài liệu
• 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa
điểm chỉnh lý
• 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
• 4. Khảo sát và biên soạn các vb hướng dẫn
chỉnh lý
• 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
• 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ,
kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu theo
Hướng dẫn lập hồ sơ
• 7. Biên mục phiếu tin (từ trường 1đến trường
14-trừ trường 3,10,12)
• 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc
biên mục phiếu tin
• 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân
loại
• 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin
• 11. Biên mục hồ sơ
• 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
• 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường
số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ
• 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm
phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
• 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
• 16. Viết và dán nhãn hộp
• 17. Vận chuyển TL vào kho và xếp lên giá
• 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
• 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
• 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
• 21. Lập mục lục hồ sơ
• 22. Xử lý tài liệu loại
• 23. Kết thúc chỉnh lý.
4. Thống kê tài liệu lưu trữ
• Thèng kª TLLT lµ ¸p dông c¸c ph¬ng ph¸p,
c¸c c«ng cô chuyªn m«n ®Ó x¸c ®Þnh chÝnh
x¸c sè lîng, chÊt lîng thµnh phÇn, néi dung
TL vµ c¸c đối tượng khác trong KLT.
• §èi víi c¸c DN lín cña NN, khèi lîng
TLLT t¬ng ®èi nhiều cã thÓ tiÕn hµnh thèng
kª TLLT theo hai nhãm cơ bản: TL hµnh
chÝnh vµ TL chuyªn m«n. (Việc thống kê
theo ph¬ng ph¸p vµ ph¬ng tiÖn t¬ng tù nh ®·
häc ë học phần Thống kê và Công cụ tra tìm
TLLT)
• Tài liệu chuyªn m«n cã nhiÒu lo¹i nh: TL
XDCB, thiết kế chế tạo SPCN, TL khÝ t-
îng thuû v¨n; TL ¶nh, phim ®iÖn ¶nh, ghi
©m, ghi h×nh, tµi liÖu ®iÖn tö Mçi lo¹i
tµi liÖu chuyªn m«n ®Òu cã ®Æc ®iÓm
riªng v× vËy viÖc thèng kª c¸c lo¹i TL
chuyªn m«n ph¶i phï hîp víi ®Æc ®iÓm
cña tõng lo¹i TL ®ã. Kh«ng ®îc sö dông
c«ng cô thèng kª cña lo¹i TL nµy cho lo¹i
TL kh¸c.
• Nhìn chung, tại các DN, tài liệu chuyên môn
chiếm số lượng lớn, do đó việc thống kê riêng
đối với khối tài liệu chuyên môn là cần thiết.
• Các DNNN phải thực hiện chế độ báo thèng
kª c¬ së c«ng t¸c VTLT theo QuyÕt ®Þnh sè:
13/2005/Q§-BNV ngµy 06/01/2005 cña Bé
Néi vô vÒ viÖc ban hµnh ChÕ ®é b¸o c¸o thèng
kª c¬ së c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷.
• Kú h¹n b¸o c¸o: n¨m. Ngµy göi b¸o c¸o: 15/01
n¨m sau. C¸c DNNN göi b¸o c¸o vÒ Côc
VTLTNN.
• BiÓu mÉu b¸o c¸o theo BiÓu sè: 02/ CS
b¸o c¸o thèng kª c¬ së (ban hµnh kÌm
theo QuyÕt ®Þnh trªn)
• §èi víi c¸c DN kh¸c cuèi mçi n¨m còng
nªn tiÕn hµnh c«ng t¸c thèng kª trong lưu
trữ trong ®ã chñ yÕu lµ thèng kª TLLT vµ
c¸c ph¬ng tiÖn b¶o qu¶n TLLT ®Ó qu¶n lý
chÆt chÏ tµi liÖu vµ cã kÕ ho¹ch trang bÞ,
®Çu t c¬ së vËt chÊt còng nh bè trÝ nh©n sù
cho phï hîp.
5. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu 
trữ trong DN
• Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện
tra tìm và thông tin tài liệu trong các
LTHH và LTLS.
• Việc xây dựng công cụ tra tìm thường
được thực hiện kết hợp trong quá
trình chỉnh lý tài liệu.
• Hầu hết các DN hiện nay đều sử dụng
cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý
và tra tìm VB. Cơ sở dữ liệu này được
hình thành trong qúa trình lập mục lục
văn bản, MLHS.
• Để xây dựng cơ sở dữ liệu này đòi hỏi
phải đảm bảo chuẩn thông tin đầu vào
hồ sơ.
6. Bảo quản tài liệu lưu trữ
• B¶o qu¶n TLLT lµ sö dông c¸c biÖn ph¸p KHKT ®Ó
kÐo dµi tuæi thä vµ bảo đảm an toµn cho TLLT, nhằm
phôc vô ®îc tèt c¸c yªu cÇu n.cøu, khai th¸c tµi liÖu.
• TLLT trong các DN hiện nay gồm nhiều loại: tài liệu
hành chính, KHKT&CN, tài liệu nghe nhìn, tài liệu
điện tử Các loại tài liệu này cũng bị hư hại hại bởi
các nguyên nhân sau:
• - Do chÊt cÊu thµnh TLLT: tính chất của giấy, mực.
• - Do ®iÒu kiÖn thiªn nhiªn: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,
bụi, nấm mốc, côn trùng
• - Do ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n vµ sö dông tµi liÖu:
• Để bảo quản tài liệu, hạn chế tác hại của các yếu tố trên tại
các DN phải có kho tàng và trang bị các thiết bị cần thiết.
• DN có thể sử dụng một hoặc một số phòng (tuỳ theo khối
lượng và loại hình tài liệu) tại trụ sở chính, tuy nhiên phải
đảm bảo yêu cầu KLT ở tách biệt, hạn chế tối đa việc đi lại
và đảm bảo an toàn. Thông thường người ta bố trí KLT ở
tầng cao nhất của tòa nhà trụ sở. Ví dụ: toà nhà của công ty
bảo hiểm dầu khí (thuộc tập đoàn dầu khí Việt Nam) gồm 8
tầng thì KLT của c.ty được bố trí ở tầng thứ 8. Cũng có
trường hợp KLT được bố trí ở các tầng khác song phải ở nơi
tách biệt, có lối đi riêng, ít người qua lại, chẳng hạn như kho
lưu trữ của công ty liên doanh sản xuất thiết bị viễn thông
ALCATEL được đặt ở tầng hai trong bộ phận, kho này nằm
trong toà nhà tuy nhiên có lối đi riêng và hạn chế tối đa
người qua lại.
• VÒ trang thiÕt bÞ, các DN cần trang bị các loại
sau:
• - Giá: Nếu có điều kiện nên trang bị các gi¸
®ùng tµi liÖu lu tr÷ ®iÒu khiÓn tù ®éng (giá
compact) sẽ giúp tiÕt kiÖm triÖt ®Ó ®îc diÖn
tÝch phßng kho. Tối thiểu cũng phải trang bị
giá kim loại để đựng các cặp, hộp tài liệu.
• - Tñ: cã nhiÒu lo¹i tủ như tủ ®ùng hå s¬, tñ
®ùng b¶n vÏ, tñ ®ùng ¶nh, tñ ®ùng tµi liÖu theo
kÝch thícDo đó, tuỳ thuộc vào loại hình,
kích thước tài liệu mà trang bị các loại tủ
cho phù hợp. Tñ cã thÓ ®ãng b»ng kim lo¹i
hoÆc gç.
• - Hßm, b×a, cÆp, hép.
• + Hßm: ®èi víi níc ta ®ùng tµi liÖu b»ng hßm lµ ph¬ng tiÖn
b¶o qu¶n cÇn thiÕt, vËt liÖu cã thÓ lµm b»ng gç hoÆc kim
lo¹i. Yªu cÇu ph¶i ch¾c ch¾n chÞu ®îc lùc.
• + B×a hå s¬: DN có thể sử dụng bìa theo mẫu tiêu chuẩn
của Côc lu tr÷ hoặc mẫu theo ngành quy định, cũng có thể
thiết kế mẫu bìa riêng phù hợp với thực tế tài liệu tại DN.
• + Hép: sử dụng hộp theo tiêu chuẩn của Cục hoặc mua
những hộp phi Axit do nước ngoài sản xuất.
• Ngoài ra, ở các DN hiện nay đang sử dụng phổ biến các
loại File để bảo quản tài liệu với nhiều độ dày khác nhau
song phải đảm bảo yêu cầu bền, chắc, bảo quản tốt tài
liệu.
• - C¸c trang thiÕt bÞ kh¸c:
• Tïy theo ®iÒu kiÖn kho tµng vµ kh¶ n¨ng
kinh phÝ, cÇn trang bÞ một sè thiÕt bÞ cho
kho lu tr÷ nh: các phương tiện vận
chuyển bao gồm thang m¸y, xe ®Èy ;
trang thiÕt bÞ b¶o vÖ cöa chÝnh, cöa sæ, hÖ
thèng b¸o ®éng; trang thiết bÞ chèng
ch¸y: c¸c b×nh chèng ch¸y, hÖ thèng b¸o
ch¸y tù ®éng; hÖ thèng th«ng giã, chèng
Èm nh qu¹t, m¸y ®iÒu hoµ, c¸c dông cô ®o
nhiÖt độ, các dụng cụ để đo độ ẩm
• Với một số DN hiện nay để bảo quản an toàn
các tài liệu phát minh, sáng chế ngoài việc lưu
trữ thêm một bộ tài liệu bảo hiểm, người ta
còn tiến hành chụp các bản microfilm những
tài liệu đó. Với những tài liệu dạng microfilm
này cần có tủ bảo quản chuyên dụng và phải là
tủ chống cháy, ngoài ra còn phải trang bị máy
đọc microfilm và máy in những tài liệu dạng
này.
• Với một số loại hình tài liệu chuyên môn đặc
thù phải tuân thủ theo các quy định về bảo
quản đối với loại hình tài liệu đó.
• TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo
pháp luật hiện hành của NN về bảo vệ TLLT
và theo quy định của chế độ này. TL kế toán
lưu trữ phải được bảo quản trong KLT của
đơn vị. KLT phải có đủ trang bị, thiết bị bảo
quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn TL
kế toán lưu trữ như: giá, tủ, phương tiện
phòng chống hỏa hoạn; chống ẩm, mốc, chống
lũ lụt, mối xông, chuột cắn
• Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm
trước PL về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp
các TL kế toán của đơn vị đang LT.
• Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn,
TL kế toán bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải thành lập
Hội đồng phục hồi, xử lý TL kế toán do người đứng đầu
đơn vị làm chủ tịch Hội đồng. Kế toán trưởng hoặc
người phụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên
quan phải tham gia. Hội đồng phải thực hiện các công
việc:
• - Bằng mọi biện pháp phục hồi, bảo toàn các TL có thể
phục hồi được.
• - Tiến hành kiểm kê, xác định số TL hiện có, số tài liệu
bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được.
• - Lập biên bản xác định số TL hiện còn, số tài liệu bị
mất theo từng loại tài liệu kế toán. Biên bản phải được
lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với TL bị hư
hỏng, bị mất.
7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
• Các DN hiện nay chủ yếu khai thác TL để
phục vụ cho hoạt động sản xuất, KD. Chẳng
hạn như phục vụ cho việc hợp tác, quan hệ với
đối tác trong và ngoài nước, phục vụ cho việc
quảng cáo, tiếp thị, đấu thầu, khai thác, sử
dụng TLLT bảo vệ những bí mật về sản xuất,
KD và tận dụng được những bí mật của DN
khác để phục vụ cho việc cạnh tranh trong
KD, phục vụ cho việc chứng minh, bảo vệ cho
uy tín của DN trong những trường hợp liên
quan đến tranh chấp pháp luật.
• Tuy nhiên, tại các DN hiện nay do trong
các TLLT chứa đựng nhiều thông tin mà
DN muốn giữ bí mật như thông tin về
phát minh, sáng chế, quy trình công nghệ,
tình hình thu chi tài chính, sản xuất
KDnên các DN hạn chế tối đa việc tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu bao gồm
cả việc hạn chế đối tượng và hình thức tổ
chức sử dụng, thậm chí các đơn vị còn
không muốn giao nộp TL vào LT mà giữ
lại tại đơn vị để bảo quản và sử dụng.
C¸c h×nh thøc tæ chøc sö dông TLLT trong DN
• Đối với các DN do hạn chế đối tượng khai
thác, sử dụng chỉ chủ yếu phục vụ cho nhu cầu
giải quyết công việc của các cán bộ lãnh đạo,
nhân viên trong DN do đó hình thức tổ chức
sử dụng cũng chỉ giới hạn trong một số hình
thức mà theo DN có thể hạn chế tối đa việc dò
rỉ thông tin. Các hình thức đó bao gồm:
• - Tæ chøc sö dông TLLT t¹i phßng ®äc
• - Cấp chứng thực TLLT.
Nội dung ôn tập
• 1.Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng của
TLLT đối với một doanh nghiệp cụ thể?
• 2. Bằng ví dụ cụ thể, nêu các đặc điểm của tài liệu
lưu trữ trong các doanh nghiệp.
• 3.Kể tên các tiêu chuẩn cần được vận dụng trong
xác định giá trị TLLT của doanh nghiệp. Cho ví dụ
minh hoạ.
• 4.Trình bày khái quát thực trạng thu thập, bổ sung
TLLT doanh nghiệp vào các lưu trữ hiện nay và đề
xuất các giải pháp khắc phục.
Nội dung ôn tập
Lớp CĐTC VTLT K1-thành phố HCM
• Ý nghĩa, tác dụng của TLLTDN
• Các tiêu chuẩn được vận dụng trong xác
định giá trị tài liệu lưu trữ của DN
• Các đặc điểm đặc thù của TLLT DN
• Thực trạng công tác thu thập, bổ sung
TLLTDN vào các lưu trữ hiện nay và đề
xuất giải pháp khắc phục.