Bài giảng Quản lý hệ thống y tế - Giới thiệu về giám sát hỗ trợ nhân viên triển khai các chương trình hoạt động y tế

Giới thiệu vềGIÁM SÁT HỖ TRỢNHÂN VIÊN TRIỂN KHAI CÁC CHƯƠNG TRÌNH/HOẠT ĐỘNG Y TẾTrường Đại học Y tế Công cộngThS. Đỗ Mai Hoa Bộ môn Quản lý Hệ thống Y tếMỤC TIÊU HỌC TẬPSau khi kết thúc, học viên có khả năng:1. Trình bày và phân biệt được các khái niệm giám sát, theo dõi, đánh giá, kiểm tra, thanh tra2. Trình bày được các hình thức, phương pháp và nguyên tắc giám sát 3. Trình bày được qui trình giám sát hỗ trợ từ bên ngoàiKHÁI NIỆM VỀ GIÁM SÁTGiám sát hỗ trợ là quá trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin về việc thực hiện công việc của nhân viên để giúp đỡ và hỗ trợ họ thực hiện công việc tốt hơn PHÂN BIỆT GIÁM SÁTThanh tra- Pháp chế- Qui định - Đề xuất xử lýGiám sát- Hỗ trợ & Đào tạo trực tiếp- Đối tượng là con người Thu thập, phân tích và sử dụng thông tin=> Điều chỉnh & Nâng cao chất lượng công việcTheo dõi- Xem xét tiến độ- Điều chỉnh mục tiêu hoạt động Kiểm tra- Tiến độ công việc- Phê bình, phán xét- Đối tượng là công việcĐánh giá- Hiệu quả, giá trị- Ra quyết địnhCÁC HÌNH THỨC GIÁM SÁTTheo mối quan hệ giữa người giám sát và người được giám sátGiám sát từ bên ngoài Giám sát nội bộ Theo chuyên môn:Giám sát chuyên biệt (chuyên sâu)Giám sát lồng ghép QUI TRÌNH GIÁM SÁT BÊN NGOÀILKH &Chuẩn bị Thực hiện Hỗ trợ sau giám sát 1. LẬP KẾ HOẠCH GIÁM SÁTTên kế hoạch giám sát Địa điểm giám sátThời gian giám sátĐối tượng được giám sátMục tiêu giám sátNội dung giám sátPhương pháp và tiến trình giám sátCông cụ giám sát (cần xây dựng các bảng kiểm phù hợp)Các thành viên và nhiệm vụ trong nhóm giám sátNguồn lực cần thiết khácCác tài liệu cần tham khảo trước khi giám sátChọn người đi giám sát (giám sát viên)Có kỹ năng thành thạo về chuyên môn trong lĩnh vực giám sátCó kiến thức và kỹ năng giám sátSắp xếp được thời gian thích hợp để đi giám sátCó khả năng lãnh đạo để tạo sự tin tưởng, tổ chức tốt cuộc giám sát và ra quyết định đúng sau khi giám sát.2. TRIỂN KHAI GIÁM SÁTGÆp gì ng¾n víi c¸n bé c¬ sëT×m hiÓu t×nh h×nh ho¹t ®éng cÇn gi¸m s¸t & ph¸t hiÖn vÊn ®ÒTh¶o luËn ®Ó t×m ra nguyªn nh©n vµ ®Ò ra c¸c gi¶i ph¸p kh¾c phôcPh¶n håi ngay sau khi gi¸m s¸t: cho c¸c nh©n viªn vµ l·nh ®¹o ®¬n vÞ 3. HỖ TRỢ SAU GIÁM SÁTViÕt b¸o c¸o gi¸m s¸t Ph¶n håi b»ng v¨n b¶nL­u tr÷ & sö dông c¸c tµi liÖu gi¸m s¸tThùc hiÖn theo dâi vµ hç trî sau gi¸m s¸tGIÁM SÁT NỘI BỘ1. Bản mô tả công việc, nhiệm vụ 2. Chuẩn thực hiện công việc 3. Quan sát và phản hồi4. Đánh giá thực hiện công việc 5. Cải thiện thực hiện công việc 1. Bản mô tả công việc Mô tả công việc theo chức năngMục đích cụ thể của vị trí công việc Nhiệm vụ/Công việc chínhBáo cáo cho ai? Ai báo cáoYêu cầu (trình độ, kinh nghiệm và năng lực) 2. Các chuẩn đánh giá thực hiện công việc Dựa trên vị trí công việc, không dựa trên người thực hiện Các chỉ số thành công cụ thể, có thể quan sát đượcCó ý nghĩa, hợp lý và có thể đo được Thể hiện dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian, giá thành hoặc kết quả đầu ra Phải được dùng để trao đổi thông tin 3. Quan sát và phản hồi Dựa trên quan sát và/hoặc các hành vi, hành động, câu nói hoặc kết quả liên quan đến công việc Phản hồi hiệu quả giúp cho nhân viên tiếp tục thực hiện tốt công việc, xây dựng kỹ năng mới và cải thiện thực hiện công việc khi cần4. Đánh giá thực hiện công việc Cần có biện pháp đánh giá thích hợp để xem xét hiệu quả và chất lượng công việc của các nhân viênKhi có kết quả đánh giá:Nên trao đổi với nhân viên về điểm mạnh và yếu của họ liên quan đến công việc mà học thực hiệnCùng trao đổi với họ để tìm nguyên nhân nếu họ chưa hoàn thành nhiệm vụ => Thảo luận để cùng tìm ra giải pháp phù hợpKhen thưởng và động viên kịp thời khi nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ5. Cải thiện thực hiện công việcThông qua Hỗ trợ nhân viên xây dựng và thực hiện các kế hoạch cải thiện thực hiện công việc một cách liên tụcTăng cường các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến công việc hoặc sự nghiệpKhuyến khích học tập liên tục và thăng tiến sự nghiệp CÁC NGUYÊN TẮC GIÁM SÁTGiám sát là quá trình thông tin 2 chiều: quan sát, lắng nghe, giao tiếp chủ động và phản hồi tích cực với tinh thần thân ái, giúp đỡ.Xác định rõ đối tượng, nội dung, và thời gian cụ thể cho hoạt động giám sát hỗ trợ.Hiểu và đáp ứng được nhu cầu của người/đơn vị được giám sát.Cùng tham gia giải quyết với người/đơn vị được giám sát.Lập kế hoạch hoạt động, giải quyết vấn đề rõ ràng (vấn đề gì, ai làm, làm khi nào, khi nào hoàn tất, nơi nào theo dõi) Dùng bảng kiểm phù hợp để giám sát