Quan niệm chuẩn hoá trong xử lý tài liệu và những biện pháp đảm bảo chuẩn hoá trong xử lý tài liệu ở Việt Nam hiện nay

Quan niệm chuẩn hoá trong xử lý tài 
liệu và những biện pháp đảm bảo 
chuẩn hoá trong xử lý tài liệu ở Việt 
Nam hiện nay
Trong những năm gần đây, chuẩn hoá đã được coi như là một yếu tố quan trọng đảm bảo 
chất lượng, hiệu quả của bất cứ một lĩnh vực hoạt động nào. Trong lĩnh vực thư viện-
thông tin, chuẩn hoá cũng đã được nhìn nhận là một yếu tố quan trọng đảm bảo cho các 
thư viện và cơ quan thông tin đẩy mạnh tiến trình hội nhập quốc tế. Ngay từ những thập 
kỷ 80 và 90 của thế kỷ XX, những người có trách nhiệm trong ngành thư viện-thông tin 
của Việt Nam đã nhận thức được sự cần thiết của việc chuẩn hóa nhưng cho đến nay việc 
áp dụng các chuẩn hầu như mới chỉ phụ thuộc vào ý thức của lãnh đạo và cán bộ của từng 
thư viện và cơ quan thông tin cụ thể mà chưa thực sự được coi là một vấn đề thiết yếu 
trên phạm vi quốc gia. 
Trong các nội dung của chuẩn hoá hoạt động thư viện - thông tin, chuẩn hoá trong xử lý 
tài liệu là một nội dung quan trọng. Với mong muốn góp phần đẩy nhanh tiến độ thực 
hiện chuẩn hoá trong xử lý tài liệu ở Việt Nam, chúng tôi thực hiện bài viết này với hai 
nội dung: 
(i) Đưa ra một số quan niệm về chuẩn hoá trong xử lý tài liệu 
(ii) Đề cập tới những biện pháp cần thực hiện việc chuẩn hoá trong xử lý tài liệu ở Việt 
Nam. 
Trên thực tế, không ít người đã quan niệm rằng chuẩn hoá trong xử lý tài liệu là việc áp 
dụng một tiêu chuẩn hoặc một chuẩn nghiệp vụ thống nhất trong toàn ngành. Chẳng hạn, 
khi biên mục mô tả áp dụng một quy tắc mô tả chung, hay phân loại áp dụng một bảng 
phân loại chung 
Một số người khác lại quan niệm rằng: chuẩn hoá thực chất là tiêu chuẩn hoá. Và tiêu 
chuẩn hoá là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại 
đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một 
khung cảnh nhất định. Với quan niệm như vậy chuẩn hoá trong xử lý tài liệu đồng nghĩa 
với việc xây dựng, ban hành và áp dụng tiêu chuẩn trong công tác xử lý tài liệu. Các tiêu 
chuẩn này có thể là tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn ngành. 
Qua trao đổi với một số nhà nghiên cứu và chuyên gia trong ngành, chúng tôi thấy hiện 
nay chúng ta chưa có được một quan niệm thống nhất về chuẩn hoá trong xử lý tài liệu. 
Trước thực tế đó, chúng tôi thấy cần có sự nghiên cứu để đi đến một quan niệm thống 
nhất về chuẩn hoá trong xử lý tài liệu. Chỉ khi cùng chung một quan niệm về chuẩn hoá 
trong xử lý tài liệu mới có thể tìm ra các giải pháp để thực hiện việc chuẩn hoá đó. 
Theo Đại từ điển tiếng Việt: chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực. Trong đó, chuẩn được hiểu 
là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫuhoặc Tiêu chuẩn được định ra: 
chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế. (1.397) 
Từ quan niệm chung nhất này, việc chuẩn hóa thông thường có thể được hiểu là tiến trình 
tạo lập và áp dụng các chuẩn. Trong bài viết Tiêu chuẩn hoá và thư viện (Standardization 
and libraries), Jane Thacker đã đưa ra quan niệm chuẩn hoá là "một sự chuyển tiếp từ ý 
tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự 
hành xử tùy tiện tới sự hành xử theo quy luật" [2]. 
Công cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu 
chuẩn (standard), quy định kỹ thuật (technical specifications), quy phạm thực hành 
(codes of practice), và văn bản pháp quy (regulations) [4]. 
Trong các quy chuẩn đảm bảo thực hiện chuẩn hoá thì tiêu chuẩn là một yếu tố quan 
trọng nhất. Trên bình diện khái quát, Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đã đưa ra 
định nghĩa về tiêu chuẩn như sau: “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả 
thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng 
dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi 
lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định” [5]. 
Trong lĩnh vực thư viện thông tin, theo định nghĩa của Từ điển trực tuyến về thư viện và 
thông tin học (ODLIS): “Tiêu chuẩn là các tiêu chí do các hội nghề nghiệp, các cơ quan 
có thẩm quyền về đánh giá, kiểm định, hoặc các cơ quan chính phủ xây dựng nhằm đo 
lường và đánh giá các dịch vụ thư viện, vốn tài liệu, và các chương trình hoạt động” [6]. 
Trong xử lý tài liệu, bên cạnh các tiêu chuẩn, các quy định kỹ thuật và các quy phạm thực 
hành cũng là những công cụ quan trọng đảm bảo chuẩn hoá. Các quy định cụ thể được 
thể hiện qua các quy tắc biên mục, các khung/ bảng phân loại, các bảng tiêu đề chủ đề, hệ 
thống các thuật ngữ, các quy định về trình tự và thủ tục, khổ mẫu biên mục đọc máy 
(MARC) chính là những công cụ cụ thể giúp cho hoạt động thư viện tuân thủ theo các 
chuẩn nghiệp vụ. Nhờ đó mà việc chia sẻ nguồn lực, tạo sự thân thiện, quen dùng với 
người đọc và người dùng tin có thể được thực hiện. 
Tuy nhiên, chuẩn hoá trong xử lý tài liệu có phải là việc chỉ sử dụng một công cụ chuẩn 
duy nhất hay không thì lại là một vấn đề cần xem xét một cách thận trọng. Thực tiễn xử 
lý tài liệu ở nước ngoài cho thấy: Ngay tại Hoa Kỳ, trong công tác phân loại tài liệu, 
nhiều bảng phân loại đã song hành được sử dụng. Chẳng hạn như: Các thư viện đại học 
có xu hướng dùng Bảng phân loại của Thư viện Quốc hội, các thư viện công cộng phần 
lớn dùng Bảng phân loại thập phân Dewey, Thư viện ngành y dùng Bảng phân loại Y 
học. Trong công tác định chỉ mục, nhiều bộ tiêu đề chủ đề và thesaurus được áp dụng tại 
các loại hình, kích cỡ thư viện khác nhau. Chẳng hạn, tại Hoa Kỳ: các thư viện đại học có 
xu hướng áp dụng Đề mục Chủ đề của Thư viện Quốc hội, các thư viện cỡ vừa và nhỏ áp 
dụng bảng Đề mục Chủ đề Sear, các thư viện ngành Y áp dụng Đề mục Chủ đề Y học 
của Thư viện Y học Quốc gia Hoa kỳ Từ thực tế này, có thể rút ra kết luận: Chuẩn hoá 
trong xử lý tài liệu không nhất thiết là việc áp dụng một chuẩn nghiệp vụ, một công cụ xử 
lý duy nhất mà quan trọng hơn là áp dụng một công cụ chuẩn đảm bảo các tiêu chí đặt ra 
đối với công cụ đó. 
Cùng với các công cụ kể trên, văn bản pháp quy giữ một vai trò quan trọng trong việc 
thực hiện chuẩn hoá. Các văn bản này bao gồm: luật, pháp lệnh, các nghị định của chính 
phủ, các quyết định, thông tư, chỉ thị của các cơ quan quản lý Nhà nước, các văn bản 
hướng dẫn của hội nghề nghiệp có một ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực thi và triển 
khai các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện và cơ quan thông tin. Nó có 
thể thúc đẩy hoặc cản trở việc chuẩn hoá hoạt động thư viện thông tin nói chung và chuẩn 
hoá trong xử lý tài liệu nói riêng. Thực tiễn ở Việt Nam đã có một minh chứng đầy thuyết 
phục: Sau khi Bộ Văn hoá – Thông tin có công văn số 1597/ BVHTT về việc áp dụng 
chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam khuyến cáo các thư viện ở Việt Nam triển 
khai áp dụng AACR2, DDC, MARC21 như là các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục và xử 
lý tài liệu kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2007, các thư viện đặc biệt là hệ thống thư viện công 
cộng đã chuyển sang áp dụng DDC và hầu hết các thư viện có áp dụng biên mục đọc máy 
đã thực hiện theo MARC21 
Từ những phân tích và thực tế trên, có thể rút ra quan niệm: chuẩn hoá trong xử lý tài liệu 
là việc xác lập và áp dụng chuẩn mực nhằm kiểm soát, đánh giá công tác xử lý tài liệu, 
đảm bảo cho công tác xử lý tài liệu có thể tiến hành đạt chất lượng, hiệu quả, thực hiện và 
duy trì các mục tiêu đã đặt ra. Tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành, các 
khung phân loại chuẩn, các quy tắc biên mục, các bộ từ khoá, bảng tiêu đề chủ đề, 
thesaurus và văn bản pháp quy là các công cụ đảm bảo sự chuẩn hoá trong công tác xử 
lý tài liệu. Phổ biến, triển khai áp dụng và có kiểm tra, đánh giá là những biện pháp thực 
hiện chuẩn hoá. 
Với quan niệm như vậy, khi nghiên cứu thực trạng áp dụng việc chuẩn hoá trong xử lý tài 
liệu ở Việt Nam chúng tôi thấy nổi lên một số vấn đề sau: 
Thứ nhất: Với công tác xử lý tài liệu, số lượng các đối tượng cần được tiêu chuẩn hóa rất 
lớn (thuật ngữ, quy trình công nghệ, công cụ, tổ chức...) trong khi số lượng các Tiêu 
chuẩn Việt Nam (TCVN) về xử lý tài liệu còn có rất ít. Tính đến tháng 7/2009, trong số 
12 TCVN lĩnh vực TTTV được ban hành thì rất nhiều TCVN ban hành đã quá lâu mà 
chưa một lần được xem xét chỉnh sửa lại theo quy định, vì thế tồn tại nhiều bất cập. 
Thứ hai: Các thư viện và cơ quan thông tin của Việt Nam chưa quan tâm đến việc áp 
dụng các TCVN về hoạt động thư viện thông tin. Qua nghiên cứu khảo sát tại 100 thư 
viện và cơ quan thông tin, số lượng các thư viện và cơ quan thông tin biết đầy đủ về các 
tiêu chuẩn này chưa đạt tới 10 %. Thêm vào đó, các TCVN này không mang tính bắt 
buộc mà chỉ có ý nghĩa khuyến cáo áp dụng nên có tiêu chuẩn được biết nhưng có thư 
viện vẫn không áp dụng. 
Thứ ba: Các quy phạm kỹ thuật, các quy phạm thực hành chưa được quan tâm xây dựng 
ở Việt Nam. Nhìn chung các hoạt động thư viện thông tin còn được tiến hành một cách 
tuỳ tiện. Các công cụ để xử lý nghiệp vụ còn thiếu và chưa đồng bộ. 
Thứ tư: Nhận thức về ý nghĩa của việc chuẩn hoá và thực hiện chuẩn hoá trong đội ngũ 
cán bộ lãnh đạo và nhân viên thư viện thông tin còn chưa cao. Trình độ của người làm 
công tác thư viện còn hạn chế. Chưa có những tiêu chuẩn cụ thể cho người làm công tác 
quản lý cũng như người đảm nhiệm các khâu công tác chuyên môn cụ thể. 
Thứ năm: Các văn bản pháp quy chưa thực sự phát huy tác dụng. Nhiều quy định đã được 
ban hành, nhưng do thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan chức năng nên chưa có 
điều kiện đi vào thực tế. 
Thứ sáu: Việc phổ biến, thanh tra và kiểm tra việc thực thi các chuẩn/các quy định cũng 
chưa thực sự được quan tâm. Chưa hình thành một chế tài đảm bảo thực thi chuẩn hoá 
hoạt động thư viện thông tin nói chung và trong công tác xử lý tài liệu nói riêng tại Việt 
Nam. 
Thứ bảy: Công tác đào tạo nguồn nhân lực thư viện thông tin, những người trực tiếp thực 
thi việc chuẩn hoá còn mang tính tự phát, chưa có sự kiểm soát về chương trình, chất 
lượng và các điều kiện cần và đủ trong việc tham gia đào tạo. 
1. Tăng cường xây dựng và đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chuẩn 
Để thực hiện được điều này đòi hỏi ngành thư viện thông tin cần phải tiến hành một số 
việc cụ thể như: 
- Rà soát các TCVN về hoạt động thư viện thông tin đã ban hành, đặc biệt là các tiêu 
chuẩn về thuật ngữ và quy trình xử lý thông tin vì đây là các đối tượng tiêu chuẩn hóa rất 
quan trọng trong hoạt động TVTT. 
- Tăng cường sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài làm 
cơ sở xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, nhằm tiết kiệm thời gian, công sức xây dựng tiêu 
chuẩn. 
- Tăng cường việc phổ biến, tuyên truyền áp dụng tiêu chuẩn trong các thư viện và cơ 
quan thông tin. 
- Tăng cường hiệu lực áp dụng của một số tiêu chuẩn chủ yếu trong lĩnh vực thư viện 
thông tin. 
- Đưa môn học về tiêu chuẩn lĩnh vực thư viện thông tin vào chương trình đào tạo chính 
thức bậc đại học và cao học tại các cơ sở đào tạo nghề thư viện thông tin ở Việt Nam. 
2. Hoàn thiện các công cụ xử lý nghiệp vụ và tăng cường công tác biên soạn các văn bản 
pháp quy 
Để thực hiện được giải pháp này đòi hỏi sự quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nước 
về lĩnh vực thư viện thông tin và các cơ quan đứng đầu các hệ thống thư viện trong cả 
nước. 
Các thư viện và cơ quan thông tin lớn cần bắt tay và xây dựng các công cụ xử lý tài liệu 
và chú trọng đến sự tương hợp của các công cụ này. Ví dụ: Khi biên soạn các bộ từ khoá, 
từ điển từ khoá cần tuân thủ các chuẩn chung, thống nhất các quy định về chính tả, cách 
diễn đạt tên người, tên địa danh, thuật ngữ có cách viết tắt thông dụng. 
Khi ra các văn bản pháp quy có sự phối kết hợp giữa các bộ chủ quản. Ví dụ: quy định 
cho thư viện trường đại học cao đẳng, phải có sự phối hợp giữa Bộ Văn hoá, Thể thao và 
Du lịch với Bộ Giáo dục và đào tạo để tăng cường hiệu lực và tính khả thi cho các văn 
bản này 
3. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra 
Để đảm bảo chuẩn hoá không thể bỏ qua công tác thanh tra và kiểm tra việc thực hiện các 
quy định và quy chuẩn nghiệp vụ. Việc thanh tra và kiểm tra này có thể tiến hành đột 
xuất và theo định kỳ. Sau khi kiểm tra phải có sự thông báo rộng rãi và tiến hành rút kinh 
nghiệm. Nếu sự áp dụng chuẩn hoá chỉ là khuyến cáo và không có các ràng buộc cụ thể 
thì rất khó trong việc kiểm soát việc thực hiện chuẩn hoá. 
4. Kiểm soát công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực thư viện thông tin 
Đội ngũ những người làm công tác thư viện thông tin có vai trò quan trọng trọng việc 
thực thi và áp dụng các chuẩn. Vì thế, để hình thành nên nguồn nhân lực có trình độ đòi 
hỏi công tác đào tào và bồi dưỡng ngành nghề này phải đảm bảo chuẩn. Hiện nay công 
tác đào tạo nguồn nhân lực thư viện thông tin còn chưa được thực sự kiểm soát. Cần phải 
sớm thiết lập các tiêu chí để đánh giá chất lượng đào tạo và bồi dưỡng ngành thư viện 
thông tin trên cơ sở xem xét một số yếu tố như: Chương trình đào tạo, tầm nhìn và mục 
tiêu đào tạo, nội dung các môn học, số lượng và trình độ giảng viên, cơ sở vật chất đảm 
bảo đào tạo, yêu cầu về tuyển sinh và chính sách đối với sinh viên, người học, tiêu chí 
đánh giá sinh viên 
5. Thực hiện biên mục tập trung và biên mục trong ấn phẩm: Đây là hai biện pháp không 
chỉ có ý nghĩa đơn thuần về việc chuẩn hoá mà còn giúp cho các thư viện tiết kiệm được 
về mặt ngân sách và rút ngắn thời gian cho việc xử lý. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý: chất 
lượng của việc biên mục sẽ quyết định chất lượng của sự chuẩn hoá trong xử lý tài liệu. 
Chất lượng này sẽ phụ thuộc rất nhiều vào công cụ và quy trình xử lý. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. ISO. Định nghĩa về tiêu chuẩn.  
2. ISO/IEC Guide 2:1996 Standardization and related activities - General vocabulary. 
3. Jane Thacker. Standardization and libraries. Báo cáo khoa học hội thảo “Tiêu chuẩn 
hóa và hoạt động thông tin thư viện”. Hà Nội, tháng 2/2002. 
4. Moen, W. E. No longer under our control: The nature and role of standards in the 21st 
cen- tury library. University of North Texas. - 2003. 
5. Nguyễn Như Ý. Đại từ điển Tiếng Việt. - 1998. 
6. Reitz, J. M. ODLIS - Online dictionary of library and information science. - 
2009.  
_________________ 
Vũ Dương Thuý Ngà 
Phó vụ trưởng Vụ Thư viện 
Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam số 4(24) – 2010 (tr.15-18)