Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ học

Tóm tắt Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ học: ... Đôn đốc cấp dưới ở mức độ quyết liệt: từ thường dùng là “yêu cầu”. Ví dụ: Để thực hiện tốt công tác tuyển sinh năm 2009, Bộ yêu cầu các trường thực hiện một số vấn đề sau đây: - Đôn đốc cấp dưới ở mức độ ít quyết liệt hơn hoặc dùng trong văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên, các...c kết luận, nghị quyết của hội nghị, cuộc họp. - Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao, phải ghi rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện và các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện. Kết thúc: - Nhắc lại một số nội dung quan trọng, hoặc những yêu cầu ch...n, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ. Ngoài ra còn lập các hồ sơ khác như hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình ký, hồ sơ hội nghị Các hồ sơ đó cũng được lập theo nguyên tắc trên. 3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu là một trong những yếu tố pháp lí của ...

pdf68 trang | Chia sẻ: havih72 | Ngày: 13/09/2021 | Lượt xem: 9 | Lượt tải: 0download
Nội dung tài liệu Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ học, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
h giá trị tài liệu ( ĐGTTL) là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên 
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài 
liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. 
Trong quá trình hoạt động các cơ quan, tổ chức đã hình thành nên khối lượng tài liệu, 
hồ sơ rất lớn. Nhất là với công nghệ in ấn, sao chụp ngày càng hiện đại thì việc trùng lặp, bao 
hàm về nội dung tài liệu trở nên phổ biến trong hệ thống văn bản, tài liệu đó. Việc xác định giá 
trị của tài liệu là hoạt động cần thiết, thậm chí là công việc bắt buộc ngay từ trong quá trình 
giải quyết công việc cho tới khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Xác định giá trị 
của tài liệu chính xác sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu thực sự có giá trị để lưu trữ 
đồng thời làm giảm áp lực sử dụng diện tích phòng kho lưu trữ, trong điều kiện mặt bằng, diện 
tích công sở hạn hẹp như hiện nay. 
Để thực hiện tốt công tác XĐGTTL, các cán bộ, nhân viên cần phải căn cứ vào các 
nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp cơ bản sau để đảm bảo việc xác định giá trị của tài liệu 
là chính xác: 
Nguyên tắc 
XĐGTTL 
Tiêu chuẩn 
XĐGTTL 
Phương pháp 
(XĐGTTL 
- Chính trị 
- Lịch sử 
- Toàn diện và tổng 
hợp. 
- Nội dung của tài liệu; 
- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân 
hình thành tài liệu; 
- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa 
điểm hình thành tài liệu; 
- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; 
- Hệ thống. 
- Phân tích chức năng. 
- Thông tin. 
- Sử liệu học. 
60 
- Hình thức của tài liệu; 
- Tình trạng vật lí của tài liệu. 
- Nguyên tắc chính trị: việc xác định giá trị của tài liệu trước tiên phải xuất phát từ 
quyền lợi của đất nước, của dân tộc, của giai cấp. 
- Nguyên tắc lịch sử: một tài liệu khi hình thành đều phản ánh đặc điểm của thời kì xã 
hội hình thành nên tài liệu. Đó không chỉ là thông tin được thể hiện trong nội dung mà qua tài 
liệu ta còn biết được những vấn đề của xã hội, trình độ về khoa học kĩ thuật, những biến 
chuyển của nền kinh tế, văn hóa ở thời kì tài liệu được hình thành. Chính vì thế khi xác định 
giá trị của tài liệu phải đặt tài liệu trong bối cảnh xã hội sản sinh ra tài liệu. Điều đó cũng đồng 
nghĩa với việc không được áp đặt ý kiến chủ quan của thời điểm hiện tại để đánh giá, phê phán 
tài liệu của thời kì trước, giai đoạn lịch sử trước. Ví dụ khi xem xét tài liệu của cơ quan từ 
những năm 1990 của thế kỉ trước, tất yếu các yếu tố trên văn bản như các thành phần thể thức, 
hình thức, kĩ thuật trình bày, nội dung của văn bản có nhiều sự khác biệt so với tiêu chuẩn văn 
bản ngày nay. Nhưng không vì thế mà cho rằng văn bản đó không có giá trị và loại bỏ mà cần 
phải hiểu rằng tài liệu đó phản ánh giai đoạn lịch sử đó, và giữ lại các tài liệu có giá trị. 
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: một tài liệu khi hình thành trong quá trình giải 
quyết công việc không chỉ là giải quyết một sự việc mà qua đó nó còn thể hiện trên nhiều vấn 
đề khác nhau như quan điểm của cơ quan, doanh nghiệp trong việc xử lí vụ việc; những quy 
định của pháp luật liên quan; cơ chế quản lí; điều kiện tài chính Do đó, cần phải xem xét 
trên nhiều mặt khi quyết định giá trị của tài liệu. 
Bên cạnh những nguyên tắc, tiêu chuẩn cơ bản thì khi XĐGTTL thì còn phải tuân theo 
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu được quy định trong các Bảng hướng dẫn thời hạn 
bảo quản tài liệu chung do Bộ Nội vụ ban hành tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 
03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong các cơ quan, 
tổ chức. Đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành thì tùy vào nội dung của tài liệu mà căn cứ 
vào bản thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành do các cơ quan nhà nước có thẩm 
quyền ban hành như: Thông tư số 43/2011/TT-NHNN của Ngân hàng nhà nước ngày 
20/12/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng; Thông 
tư số 155/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình 
thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT của Bộ 
Tài nguyên và Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên 
và môi trường 
XĐGTTL là công việc được thực hiện ngay từ giai đoạn văn thư, ngay khi mà các cán 
bộ, nhân viên tiến hành giải quyết công việc và trong giai đoạn chỉnh lí, khi mà tài liệu được 
đưa vào lưu trữ hiện hành. Có thể mô tả khái quát việc xác định giá trị tài liệu ở từng giai 
đoạn như sau: 
Giai 
đoạn 
Nội dung Chi tiết công việc Trách nhiệm 
61 
Văn 
thư 
1. Lập Danh 
mục hồ sơ 
- Xác định được tên hồ sơ. 
- Dự kiến thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ 
Bộ phận 
Văn thư 
2. Lập hồ sơ 
công việc 
- Lựa chọn các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. 
- Loại ra các tài liệu ít/không có giá trị trong hồ 
sơ: 
+ Tài liệu tham khảo. 
+ Tài liệu trùng thừa. 
+ Tài liệu bị bao hàm về nội dung. 
 Tư liệu có tính chất tham khảo 
+ Bản sao (khi đã có bản chính) 
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ. 
Cán bộ, nhân 
viên khi giải 
quyết công 
việc 
Lưu trữ 
1. Thu thập 
tài liệu 
Kết hợp với đơn vị, cá nhân có hồ sơ, tài liệu giao 
nộp lựa chọn các tài liệu là bản gốc, bản chính; 
loại bỏ các tài liệu không có giá trị, sách báo, tư 
liệu tham khảo 
- Bộ phận lưu 
trữ. 
- Đơn vị, cá 
nhân có hồ 
sơ giao nộp 
2. Chỉnh lí 
tài liệu 
- Giai đoạn phân loại tài liệu theo phương án: sẽ 
xuất hiện tài liệu trùng thừa, tài liệu không có giá 
trị, tài liệu khác phông, tài liệu không phản ánh 
chức năng của cơ quan, tổ chức; tài liệu không 
đảm bảo giá trị pháp lí cần phải loại ra. 
Bộ phận lưu 
trữ. 
- Giai đoạn hoàn chỉnh hồ sơ: tiếp tục rà soát và 
loại các tài liệu hết giá trị nếu còn sót lại. 
Việc XĐGTTL trong giai đoạn lưu trữ cần phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài 
liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ 
quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ 
hiện hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ hiện hành để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và 
loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. 
Thành phần của Hội đồng ĐGTTL của một cơ quan, tổ chức gồm: 
- Chủ tịch Hội đồng (Chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng Hành chính). 
- Thư ký Hội đồng (Nhân viên lưu trữ cơ quan, tổ chức) 
- Ủy viên (Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu) 
- Ủy viên (Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị). 
62 
Có thể nói, việc XĐGTTL là một công việc hết sức quan trọng nhằm lựu chọn được các 
tàiliệu có giá trị để lưu giữ, bảo quản phục vụ cho công việc trước mắt cũng như trong tương 
lại của cơ quan, tổ chức. Nó là một quá trình ngay từ khi tài liệu ở giai đoạn văn thư cho tới 
khi tài liệu được đưa vàolưu trữ hiện hành. Quá trình đó cũng liên quan tới nhiều bộ phận, cá 
nhân trong tổ chức như cán bộ, nhân viên khi tiến hành giải quyết công việc, các cấp quản lí 
phòng, đơn vị và bộ phận lưu trữ. Kết quả cuối cùng của XĐGTTL là lựa chọn được các hồ 
sơ; tài liệu có giá trị để bảo quản; xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu; lập danh 
mục các tài liệu hủy; danh mục tài liệu gia hạn bảo quản và thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá 
trị theo quy định. 
4.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 
 Bảo quản tài liệu lưu trữ (BQTLLT) là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kĩ 
thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tùy điều kiện cụ thể ở 
từng cơ quan, tổ chức mà xây dựng, bố trí kho lưu trữ thích hợp với các thiết bị, phương tiện 
cần thiết và thực hiện các biện pháp kĩ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu 
trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ. 
 Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức hình thành nhiều tài liệu lưu trữ với 
chất liệu khác nhau như tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa, thiết bị ghi kĩ thuật số Các tài 
liệu này đều dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như môi trường, sinh vật, quá trình sử dụng 
Chính vì thế việc bố trí phòng/kho lưu trữ được đặt ra với các yêu cầu chặt chẽ về các thông số 
kĩ thuật trong thiết kế, thi công và trang bị các thiết bị kĩ thuật chuyên dụng nhằm bảo quản tài 
liệu được tốt nhất, an toàn nhất. 
4.2.4.1. Yêu cầu về kho lưu trữ 
Theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 26/11/2007 quy định về kho 
lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và kho lưu trữ của ủy ban nhân dân 
xã, phường, thị trấn có những quy định rất chặt chẽ: 
 Đối với các kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác trong xã hội 
- Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản 
an toàn tài liệu lưu trữ; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên 
cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây 
cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài 
liệu. 
- Về diện tích phòng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu. 
- Về môi trường trong phòng kho bảo quản: bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, 
ánh sáng, bụi, khí độc. 
- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn. 
63 
- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ. 
 Đối với kho lưu trữ cấp xã, phường, thị trấn 
- Phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí một phòng độc lập trong trụ sở UBND 
với diện tích tối thiểu 20m2. 
- Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng 
mặt trời. 
- Phòng kho bảo quản phải bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, 
ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng. 
- Môi trường trong phòng kho bảo quản phải bảo đảm sạch sẽ, thoáng mát. 
- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn. 
- Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy. 
4.2.4.2. Nghiệp vụ bảo quản TLLT 
- Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ 
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Các tài liệu trong hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) được 
sắp xếp theo đặc trưng lập hồ sơ, độ dày khoảng 3cm. Với các bản vẽ khổ giấy lớn (A0, A1, 
A2) thì được đặt nằm, phẳng trong tủ chuyên dụng; với bản vẽ khổ giấy rộng, cứng phải được 
treo trên giá; với các bản vẽ khổ giấy nhỏ hơn (A3, A4) thì cuộn tròn, đặt nằm. 
+ Sắp xếp tài liệu lên giá: tùy theo từng loại tài liệu lưu trữ và tài liệu, hồ sơ được để 
riêng hay được để trong cặp, hộp mà có sự sắp xếp khác nhau, nhưng nguyên tắc chung là xếp 
từ trái qua phải, từ trên xuống dưới làm sao dễ thấy, dễ lấy. 
+ Sắp xếp giá trong kho: các giá để tài liệu trong kho cần được sắp xếp theo trật tự 
nhất định, khoảng cách phù hợp cho việc di chuyển và vận chuyển tài liệu; đảm bảo sự thông 
thoáng và thuận lợi cho các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Thông thường giá để tài liệu thường sử 
dụng được bố trí bên ngoài gần cửa ra vào. 
+ Bảng chỉ dẫn tài liệu: với các cơ quan, tổ chức chỉ có một phông tài liệu thì chỉ cần 
có “Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá” nhằm chỉ dẫn chi tiết nơi để từng tài liệu, hồ sơ cụ 
thể. Mẫu của Bảng chỉ dẫn tài liệu theo giá: 
N I ĐỂ TÀI LIỆU 
GIÁ SỐ NGĂN PHÔNG SỐ TÊN PHÔNG MỤC LỤC SỐ HỒ S SỐ 
Từ số: 
Đến số:. 
64 
- Chế độ bảo quản trong kho lưu trữ: để đảm bảo cho tài liệu được an toàn trong kho thì 
công việc thường xuyên phải thực hiện công tác kiểm tra về tình trạng của tài liệu để có biện 
pháp bảo quản tốt nhất, đồng thời cũng kiểm tra tình trạng của các thiết bị kĩ thuật để bảo trì, 
bảo dưỡng đảm bảo cho việc vận hành được liên tục và có hiệu quả. 
- Chế độ sử dụng TLLT: việc sử dụng tài liệu phải được quy định cụ thể trong các định 
như: quy định về khai thác, sử dụng tài liệu, quy định về thẩm quyền khai thác, sử dụng tài 
liệu; quy định về triển lãm TLLT Các quy định này cần được thực hiện nghiêm túc nhằm 
phục vụ tốt nhất việc sử dụng TLLT của cán bộ, nhân viên cho công việc đồng thời giữ gìn tài 
liệu cũng như bảo mật được các thông tin của cơ quan, tổ chức. 
- Trong trường hợp có tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản 
sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt. 
4.2.5. Thống kê TLLT 
 Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để xác 
định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ 
thống trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ. 
 Việc thống kê là công việc thường xuyên, định kì của các cơ quan, tổ chức có tài liệu 
lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm 
đó. Việc thống kê hàng năm sẽ cung cấp các thông tin xác thực về hoạt động lưu trữ, phát hiện 
kịp thời những vướng mắc, những sai lệch qua đó lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều chỉnh các 
quy định, xây dựng các các kế hoạch phù hợp với hiện trạng của công tác lưu trữ và khả năng 
thực tế của đơn vị. Hơn nữa, các số liệu thống kê đó cũng được cung cấp cho các cơ quan quản 
lí nhà nước về lưu trữ để các cơ quan này xây dựng các kế hoạch tổng thể của địa phương, 
ngành và của quốc gia về hoạt động lưu trữ. 
 Việc thống kê trong lưu trữ hiện hành tập trung và ba nội dung chính sau: 
1. Đối tượng thống kê 2. Các đơn vị thống kê 3. Các công cụ để 
thống kê (sổ sách, 
mẫu biểu) 
a. Tài liệu lưu trữ - Danh sách phông 
- Sổ nhập tài liệu. 
- Sổ xuất tài liệu. 
- Mục lục hồ sơ. 
- Sổ đăng ký mục lục 
hồ sơ. 
- Danh mục tài liệu tiêu 
- Đối với tài liệu giấy: 
+ Tài liệu đã chỉnh lí: Phông, hồ sơ (đơn vị bảo quản), 
mét giá, văn bản. 
+ Tài liệu chưa chỉnh lí: Bó, gói, cặp, mét giá... 
+ Tài liệu quý hiếm: Văn bản, trang 
65 
- Đối với tài liệu khác: hủy và Hồ sơ tiêu hủy 
tài liệu. 
- Báo cáo thống kê 
tổng hợp định kì. 
+ Tài liệu khoa học kĩ 
thuật: 
Công trình, sản phẩm, mét giá, hồ 
sơ, đơn vị bảo quản 
+ Tài liệu nghe nhìn: Cuộn phim, giờ chiếu, đĩa, tấm 
hình 
b. Các công cụ tra tìm Mục lục hồ sơ, sổ thống kê, sách 
hướng dẫn trong kho lưu trữ, phần 
mềm, cơ sở dữ liệu 
c. Cơ sở vật chất, phương tiện 
bảo quản tài liệu 
Mét vuông kho, tình trạng kho, 
cặp, hộp, giá, tủ, chiếc, cái 
d. Cán bộ lưu trữ Số lượng, số năm công tác, trình 
độ, khóa bồi dưỡng nghiệp vụ 
e. Tình hình sử dụng tài liệu 
Số lượt phục vụ, tài liệu thường 
phục vụ, nội dung tài liệu, mục 
đích sử dụng, đơn vị sử dụng 
 Việc thống kê tài liệu lưu trữ được tiến hành định kì trên các công cụ thống kê với yêu 
cầu khách quan, chính xác và chân thực. Qua đó sẽ giúp cho việc quản lí hoạt động lưu trữ 
được chặt chẽ, thống nhất, và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, khai thác và sử 
dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả. 
4.2.6. Sử dụng tài liệu lưu trữ 
 Sử dụng tài liệu lưu trữ là việc đưa các thông tin của tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu 
cầu nghiên cứu và giải quyết các công việc chuyên môn của các cán bộ, nhân viên trong quá 
trình công tác hoặc các mục đích hợp pháp khác theo quy định của pháp luật. 
 Tài liệu lưu trữ thực sự có giá trị khi những thông tin của tài liệu được đưa ra phục vụ 
cho các mục đích như phục vụ cho các hoạt động chính trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học và 
các nhu cầu hợp pháp của tổ chức, công dân. Mục đích cuối cùng là góp phần phát triển cơ 
quan, tổ chức, xã hội, quốc gia. Chính vì thế tại lưu trữ của các cơ quan, tổ chức việc đẩy 
mạnh phục vụ tài liệu lưu trữ cần được chú trọng. Thông thường, có các hình thức sử dụng tài 
liệu lưu trữ trong lưu trữ cơ quan, tổ chức: 
- Tổ chức phòng đọc. Trên thực tế, không nhiều cơ quan, tổ chức có điều kiện mặt bằng 
để tổ chức phòng đọc theo quy định, mà phòng đọc có thể bố trí ngay tại bộ phận lưu trữ để dễ 
quản lí và phục vụ. 
- Cho mượn tài liệu lưu trữ: việc cho mượn TLLT cần được người có thẩm quyền phê 
duyệt, trong phạm vi và giới hạn nhất định. 
66 
- Cấp chứng thực lưu trữ, bản sao, trích lục TLLT: căn cứ vào quy định khai thác sử 
dụng TLLT, bộ phận lưu trữ sẽ cung cấp chứng thực lưu trữ (xác nhận về nội dung TLLT), 
hoặc bản sao hay trích lục TLLT cho người có nhu cầu sử dụng. Hoạt động này không được tổ 
chức thường xuyên tại các lưu trữ hiện hành. 
- Công bố TLLT: việc công bố TLLT phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức 
như các hội thi tìm hiểu về lịch sử cơ quan, tổ chức; hoạt động tiếp thị, quảng cáo thương hiệu 
hay các nhu cầu hợp pháp khác. Hoạt động này không được tổ chức thường xuyên tại các lưu 
trữ hiện hành. 
Tổ chức sử dụng TLLT được chặt chẽ cần phải xây dựng được quy chế về việc khai 
thác, sử dụng TLLT. Trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ 
chức; của bộ phận lưu trữ, của lãnh đạo đơn vị có nhu cầu khai thác sử dụng và người trực tiếp 
sử dụng TLLT; mục đích, nội dung công việc được phép sử dụng TLLT; thời gian sử dụng, 
các điều kiện khi sử dụng TLLT Việc xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế 
nghiêm túc sẽ đảm bảo quản lí TLLT được chặt chẽ, nâng cao trách nhiệm của những người có 
liên quan, đồng thời phát huy được giá trị của TLLT cho mục đích phát triển của cơ quan, tổ 
chức. 
 Tóm lại: công tác lưu trữ là nghiệp vụ được quy định rất chặt chẽ trong các văn bản 
quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn 
phòng có trách nhiệm trong việc tổ chức công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nên cần 
bám sát vào các quy định, thực hiện nghiêm túc các quy trình nghiệp vụ và vận dụng linh hoạt 
vào điều kiện thực tiễn, để hoạt động lưu trữ được hiểu quả, phục vụ cho sự phát triển của cơ 
quan, tổ chức. 
----------//---------- 
67 
MỤC LỤC 
Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN 
1.1. Khái niệm về văn bản 2 
1.2. Phân loại văn bản 2 
1.3. Chức năng của văn bản 3 
Chương 2. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
2.1. Yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản hành chính.. 10 
2.1.1. Yêu cầu đối với người soạn thảo. 10 
2.1.2. Phương pháp diễn đạt nội dung văn bản hành chính.. 10 
2.1.3. Phương pháp sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính 12 
2.1.4. Quy định về thể thức văn bản hành chính 18 
2.2. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng 20 
2.2.1. Soạn thảo “Quyết định” 20 
2.2.2. Soạn thảo “Công văn”.. 25 
2.2.3. Soạn thảo “Báo cáo”. 26 
2.3.4. Soạn thảo “Tờ trình”. 30 
2.3.5. Soạn thảo “Thông báo”. 33 
2.3.6. Soạn thảo “Biên bản” 35 
2.3.7. Soạn thảo “Kế hoạch” 38 
Chương 3. NGHIỆP VỤ VĂN THƯ 
3.1. Khái quát chung về công tác văn thư 39 
3.2. Các nghiệp vụ của công tác văn thư. 41 
3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản .. 41 
3.2.2. Lập hồ sơ 46 
3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu.. 38 
Chương 4. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 
4.1. Khái quát chung về nghiệp vụ lưu trữ.. 50 
4.2. Các nghiệp vụ lưu trữ cơ bản 52 
4.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan.. 52 
4.2.2. Chỉnh lí tài liệu.. 57 
4.2.3. Xác định giá trị tài liệu.. 59 
4.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 62 
4.2.5. Thống kê TLLT.. 64 
4.2.6. Sử dụng tài liệu lưu trữ. 65 
68 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. PGS.Vương Đình Quyền, Văn bản và lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia, 2004. 
2. Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (ĐH KHXH&NV Hà Nội), Lý luận và thực tiễn 
công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, 2006. 
3. Các văn bản quy phạm pháp luật: 
- Luật Lưu trữ. 
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số 
điều của Nghị định số 110. 
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng 
con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 
58/2001/NĐ-CP. 
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và 
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ 
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 
- Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 

File đính kèm:

  • pdftai_lieu_hoc_tap_van_ban_va_luu_tru_hoc.pdf