Tập tài liệu giảng dạy Nghiệp vụ lưu trữ

khô trong một giờ. Tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp này chú ý đến các điều 
kiện: 
 Nhiệt độ ngoài kho không quá 32oC và nhiệt độ không khí thấp hơn 10oC. 
 Độ ẩm tuyệt đối và độ ẩm tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho. 
 Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ 
hơn nhiệt độ điểm sương trong kho 
Thông gió là một biện pháp đơn giản, rẻ tiền nhưng cũng có nhược điểm là 
khi thông gió thì bụi và côn trùng, khí độc, ánh sáng có điều kiện thâm nhập vào 
kho. 
+ Dùng chất hút ẩm: 
Nếu tài liệu bị ẩm hoặc độ ẩm trong kho cao thì có thể dùng các chất hút 
ẩm như Silicagen, Cloruacanxi (CaCl2), vôi sống (CaO). 
 Silicagen: Đây là chất có thành phần chủ yếu là Ôxit silic(SiO2) có 
nhiều loại khác nhau về hình dạng và màu sắc. Silicagen có đặc điểm 
 58 
hút ẩm rất nhanh và hút được 20-30% thậm chí có loại hút được từ 30-
50% trọng lượng bản thân. Silicagen sau khi hút không chảy nước 
không gây phản ứng hoá học với vật liệu bảo quản. Cách sử dụng 
Silicagen là cho 2 đến 3 gram Silicagen vào các gói, túi vải để vào hộp 
tài liệu mỗi túi một hộp. Sau 3 tháng thì sấy Silicagen ở nhiệt độ 130oC 
trong 6 giờ nếu thấy Silicagen đổi màu thì phải sấy lại và dùng tiếp. 
 Clorua canxi (CaCl2): Đây là chất có đặc điểm hút ẩm rất nhanh và hút 
được nhiều nước, thậm chí có thể hút được đến 150% trọng lượng bản 
thân. Tuy nhiên sau khi hút no nước, Clorua canxi có thể bị chảy nước. 
Vì vậy không để chất này vào trực tiếp tài liệu mà cho vào các túi vải 
rồi để trong các chậu vì nếu chảy nước cũng không làm hỏng tài liệu. 
 Vôi sống (CaO): Vôi sống là loại hoá chất hút ẩm mạnh hơn Silicagen. 
Khả năng hút ẩm trung bình là 30% trọng lượng bản thân. Sau khi hút 
no nước vôi sống biến thành bột mịn và tiếp tục hút thêm hơi nước. 
Cho vôi sống vào 1/3 bao tải hoặc túi chứa vôi sống. Sau 1 đến 2 tuần 
lễ thấy vôi sống nở thành bột thì thay lượt mới. Tuy nhiên cũng cần 
chú ý rằng vôi sống chỉ hút ẩm trong thời gian ngắn nên phải thay đổi 
thường xuyên. Trong quá trình hút ẩm vôi sống toả nhiều nhiệt làm 
tăng nhiệt độ trong phòng, bột vôi cũng có thể tạo thành bụi tác động 
không tốt tới tài liệu lưu trữ. 
+ Bao gói cách ly độ ẩm: 
Có thể dùng một số vật liệu như giấy Dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để 
bao gói tài liệu tránh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu. Trước khi bao gói tài 
liệu phải kiểm tra nếu tài liệu đang bị ẩm thì không được bao gói vì tài liệu sẽ bị 
hấp hơi nước. Tốt nhất là bao gói tài liệu trong điều kiện khô hanh. Bao gói tài 
liệu phải kín để độ ẩm trong kho bao gói luôn được duy trì trời nắng hay mưa 
không được quá 70%. Có thể cho vào bao gói túi Silicagen và chất chống nấm 
mốc là tốt nhất. 
- Biện pháp phòng chống nấm mốc: 
 Nấm mốc là loài thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh, 
cộng sinh hoặc hoại sinh. 
Thực tế cho thấy nấm mốc nảy mầm và phát triển tốt khi độ ẩm của không 
khí đủ cao từ 70% đến 100%; Nếu 60% thì nhiều loài không nảy mầm được; còn 
ở 30 đến 35% thì không loài mốc nào có thể nảy mầm để sinh ra đám mốc mới. 
 Để phòng chống nấm mốc cần thường xuyên làm vệ sinh kho tàng và thiết 
bị bảo quản bằng việc quét, lau bụi, hút bụi để không cho bào tử nấm mốc bám 
vào tài liệu. Nếu không có máy hút bụi có thể dùng vải xô màn, bàn chải mỏng 
mềm dùng để lau nhẹ nhàng từ trái qua phải, từ trên xuống dưới đối với các giá 
tủ và cặp hộp đựng tài liệu. Ngoài ra, việc sử dụng máy điều hòa không khí, máy 
hút ẩm cũng là biện pháp quan trọng chống nấm mốc. 
 Khi tài liệu đã có nấm mốc thì công việc đầu tiên là khống chế nhiệt độ, 
độ ẩm để hạn chế nhanh sự phát triển của nó. Sau đó có thể dùng hóa chất để khử 
 59 
nấm mốc. Có thể sử dụng các hóa chất: Pentaclorua, Phenol, Pentanitro Phenol, 
Phenclat Natri, Thymol vv. Không phun trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài 
liệu. Việc sử dụng hoá chất phải theo sự hướng dẫn của cán bộ có chuyên môn. 
 - Biện pháp phòng chống côn trùng 
 Các loại côn trùng thường gặp trong các kho lưu trữ là các loại mối, mọt, 
nhậy cánh bạc (bọ ba đuôi). 
 Để phòng chống côn trùng phá hoại tài liệu phải luôn luôn kiểm tra kịp 
thời phát hiện tài liệu bị côn trùng phá hoại. Từ đó có biện pháp cách ly, vệ sinh 
và xử lý kịp thời bằng các biện pháp sử dụng hóa chất để khử trùng và tiêu diệt 
côn trùng; cần loại trừ các nguy cơ của các loại côn trùng xâm hại như: hạn chế 
số lượng cửa ra vào, làm các lưới bọc tại cửa sổ, lỗ thông hơi, tạo môi trường 
thông thoáng sạch sẽ, duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định, vệ sinh kho tài liệu sạch 
sẽ. 
 Trong các loại côn trùng phá hoại tài liệu lưu trữ đáng chú ý nhất là phòng 
và tiêu diệt mối. Nước ta có khí hậu nhiệt đới ẩm nên mới phát hiện được 
khoảng 61 loại mối. Chúng phá hoại kho tàng, nhà cửa, phương tiện bảo quản, 
tài liệu rất nhanh và gây những thiệt hại lớn. 
Để phòng chống mối cần thực hiện những biện pháp sau: 
+ Ngăn chặn và phá bỏ đường xâm nhập của mối, khi làm móng nhà kho 
cần phun thuốc diệt mối. 
+ Các hệ thống thoát nước phải thông thoáng, không có nước đọng xung 
quanh kho. 
+ Các giá tủ để tài liệu phải cách mặt đất 20 cm, cách tường 50 cm và cách 
trần 80 cm để mối không có điều kiện bắc cầu tới. 
+ Thường xuyên vệ sinh kho tàng, phương tiện bảo quản, tài liệu và duy 
trì chế độ bảo quản nhiệt độ, độ ẩm phù hợp. 
+ Khi phát hiện mối cần phá tổ mối, làm bẫy hoặc hố nhử mối, hợp đồng 
với các trung tâm dịch vụ diệt mối để diệt mối. 
 - Biện pháp phòng chống chuột 
 Chuột là loài gặm nhấm khá nguy hiểm vì chúng sinh sản nhanh và có đặc 
tính cắn phá tài liệu, làm tổ ở các góc giá, tủ, cặp hộp tài liệu và phóng uế làm 
bẩn tài liệu. 
 Để phòng chống chuột cần có biện pháp che chắn chu đáo như dùng lưới 
bịt kín cửa sổ, lỗ thông hơi, các lỗ thông vào kho; khơi thông dòng chảy, cống 
rãnh. Ngoài ra, có thể dùng bả chuột: Kẽm phốt pho (ZnP) hay Kẽm sunphat 
(ZnS) để tiêu diệt hoặc đặt bẫy chuột, dùng mèo bắt chuột cũng có kết quả đáng 
kể. 
 - Biện pháp phòng chống cháy 
 Trong kho lưu trữ các nguyên nhân gây cháy có thể do nhiều nguyên 
nhân: Không chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc, ngắt điện an toàn 
trước khi ra về hoặc do chập điện hay kẻ gian phá hoại gây nên cháy. 
 60 
 Muốn đề phòng cháy cần có những quy định nghiêm ngặt về phòng cháy 
chữa cháy: 
+ Xây dựng nội quy ra vào kho, nội quy phòng cháy chữa cháy. 
+ Khi xây dựng kho cần thiết kế các đường điện và thiết bị điện phải bảo 
đảm an toàn được đặt ngầm hay bọc kín. 
+ Trang bị đầy đủ các phương tiện chữa cháy như: Hệ thống cứu hỏa bằng 
nước, cát, xẻng, bình cứu hỏa, xe vận chuyển tài liệu. Ngoài ra phải trang bị các 
hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động. 
Cần lưu ý: cháy trong khu vực có tài liệu chỉ dùng loại bình khí C02 hoặc 
loại bình bột Tetraclorua cacbon, không dùng nước vì có thể làm hỏng tài liệu. 
Nước chỉ dùng chữa cháy khu vực ngoài tài liệu. 
 - Các chế độ bảo vệ tài liệu: 
 + Chế độ kiểm tra định kỳ và đột xuất về chất lượng, số lượng của tài liệu 
lưu trữ. 
 + Chế độ vệ sinh 
 + Chế độ phòng cháy, chữa cháy 
 + Chế độ ra vào kho và các chế độ đảm bảo an ninh 
2. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND xã 
2.1. Ý nghĩa tác dụng của việc tổ chức sử dụng tài liệu 
 Trong công tác lưu trữ, nếu như chức năng thứ nhất là bảo vệ an toàn tài 
liệu lưu trữ là một chức năng cơ bản và tạo tiền đề cho chức năng thứ hai thì 
chức năng thứ hai là tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ lại là mục đích 
cuối cùng của công tác lưu trữ. 
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài 
liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu hiện hành 
của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân. 
 Tài liệu lưu trữ được tổ chức sử dụng nhằm phục vụ cho các mục đích 
chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học. Trong đó, việc tổ chức sử dụng tài 
liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ (thông tin hồi tố) trong tài liệu lưu 
trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ các yêu cầu kinh tế, văn hóa, 
khoa học kỹ thuật, quản lý, nghiên cứu lịch sử. Những thông tin đó trở thành 
nguồn lực thông tin của mỗi quốc gia, mỗi địa phương và mỗi cơ quan, đơn vị. 
 Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong 
việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của cho nhà nước và nhân dân. Nói cách 
khác, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ biến giá trị tiềm năng của tài 
liệu lưu trữ thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống văn hóa và tinh 
thần cho nhân dân. 
 Tổ chức sử dụng tài liệu là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân 
dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ. Thông qua các hình thức phong 
phú về sử dụng tài liệu lưu trữ, mọi cơ quan, tổ chức và công dân thấy được vị trí 
và tầm quan trọng của các kho lưu trữ, qua đó mọi cá nhân, tổ chức và cơ quan ý 
 61 
thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc gìn giữ và bảo quản an 
toàn tài liệu lưu trữ. 
 Tổ chức sử dụng tài liệu là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác 
nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Nhu cầu sử dụng tài liệu càng phong phú và đa dạng 
thì bắt buộc các công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập 
công cụ tra cứu cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn và làm tốt hơn. 
 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho 
các kho lưu trữ. Vì thế việc tổ chức sử dụng tài liệu là một trong các tiêu chuẩn 
quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả công tác của các lưu trữ. 
2.2 Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 
 Có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ như tổ chức sử dụng tài 
liệu tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực lưu trữ, 
triển lãm tài liệu lưu trữ; Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho các cơ quan 
thông tấn, báo chí; Công bố tài liệu lưu trữ. 
 Trong các hình thức đó, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại 
phòng đọc là một trong những hình thức có nhiều ưu điểm được các cơ quan áp 
dụng phổ biến. Phòng đọc là nơi có điều kiện phục vụ được đông đảo độc giả, 
giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ để nghiên cứu 
của họ; Tổ chức tốt phòng đọc còn có thể bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tránh 
được sự mất mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật quốc gia. Ngoài ra, 
phòng đọc còn là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả và những ý kiến đóng góp khác 
để cải tiến công tác phục vụ độc giả. 
 a. Địa điểm phòng đọc: 
 Để tổ chức sử dụng tài liệu theo hình thức này cần tổ chức bố trí địa điểm 
phòng đọc ở nơi yên tĩnh, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người 
nghiên cứu làm việc. 
 b. Quy mô phòng đọc: 
 Quy mô phòng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn hay 
nhỏ của kho lưu trữ và đặc điểm của tài liệu lưu trữ. Những lưu trữ có số lượng 
tài liệu nhiều, nội dung quý giá và đông độc giả thì tổ chức quy mô lớn với đầy 
đủ các thiết bị và phương tiện khai thác. Những kho lưu trữ của xã có quy mô 
nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phòng đọc tổ chức đơn giản hơn. 
c. Trang thiết bị phòng đọc : 
Để tạo điều kiện cho độc giả tìm kiếm chính xác và đầy đủ tài liệu theo 
yêu cầu, rút ngắn thời gian nghiên cứu, tăng năng xuất lao động cần bố trí tại 
phòng đọc các thiết bị sau: 
Bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu một cách thoải mái; Đủ 
ánh sáng để đọc tài liệu với ánh sáng tự nhiên và ánh sáng điện; Trang bị điều 
hoà, quạt, giá đựng tai liệu, tủ thẻ và công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu 
thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả. 
 62 
Ngoài những thiết bị trên, các phòng đọc phải có tài liệu tra cứu bổ trợ gồm: 
Các tác phẩm kinh điển của những người sáng lập ra chủ nghĩa Mác Lê nin; Các 
văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước; Công báo nước CHXHCH Việt Nam; 
Các loại từ điển; Báo và tạp chí quan trọng liên quan đến ngành. 
d. Trách nhiệm của người đến đọc: 
 Đối với những độc giả muốn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng 
đọc nếu là cán bộ cơ quan, tổ chức khác phải có giấy giới thiệu của cơ quan 
đang trực tiếp quản lý người đó. Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên đề tài 
nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu. Nếu đối tượng đến khai thác sử 
dụng tài liệu là nhân dân thì phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có chứng nhận 
của chính quyền địa phương người đó. Nếu là cán bộ trong cơ quan đến khai 
thác sử dụng tài liệu thì phải có ý kiến của thủ trưởng đơn vị của người đó. Các 
giấy giới thiệu và đơn xin sử dụng tài liệu được chuyển cho người đứng đầu các 
lưu trữ và chuyển cho cán bộ phòng đọc giải quyết. 
Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, các độc giả phải chấp hành 
nghiêm chỉnh nội quy phòng đọc. Nếu vi phạm sẽ tuỳ mức độ vi phạm để xử lý 
hành chính thích ứng như: bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng, 
mất mát, tước quyền sử dụng tài liệu của độc giả trong một thời gian hoặc vĩnh 
viễn. Nếu độc giả lấy cắp tài liệu hoặc tiết lộ bí mật quốc gia, vi phạm các điều 
trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật 
hoặc bị truy tố trước pháp luật. 
đ. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ UBND xã 
Đối với lưu trữ UBND xã không có cán bộ lưu trữ chuyên trách mà chỉ có 
cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm. Cán bộ này có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ 
công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu 
trữ, giải đáp những yêu cầu của độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của 
phòng đọc v.v... 
Trong đó có nhiệm vụ cụ thể sau: 
- Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu tại phòng đọc, đối với người ngoài 
cơ quan đến xin đọc tài liệu thì cán bộ phụ trách lưu trữ cấp thẻ đọc cho độc giả. 
(Thẻ đọc là giấy ra vào cơ quan và là phương tiện để quản lý độc giả. Thẻ đọc 
chỉ có giá trị trong thời gian nhất định, sau khi độc giả hoàn thành công việc thì 
thẻ đọc hết giá trị). 
Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc đều được lập hồ sơ độc giả bao 
gồm toàn bộ giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc 
như: Giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác. Hồ sơ 
độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên độc giả. 
 - Giải đáp các câu hỏi của độc giả về nội dung, thành phần tài liệu có liên 
quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu. Để làm tốt 
nhiệm vụ này, cán bộ lưu trữ phải nắm vững nội dung, thành phần tài liệu. 
 63 
 - Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị của phòng đọc. Nội 
dung của nhiệm vụ này là giao tài liệu cho độc giả và nhận tài liệu sau khi sử 
dụng xong. Việc giao nhận tài liệu phải đảm bảo các thủ tục. 
 e. Sổ sách dùng trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 
 Bất kỳ tài liệu nào độc giả sử dụng phải vào sổ đăng ký kèm theo chữ ký 
của độc giả. Những tài liệu độc giả sử dụng tại phòng đọc phải đăng ký vào 
"Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ" (Phụ lục). Về nguyên tắc, tài liệu lưu trữ 
không được mượn ra khỏi cơ quan lưu trữ, trừ trường hợp công vụ đặc biệt. Đối 
với những tài liệu độc giả được phép mang ra ngoài kho lưu trữ để nghiên cứu 
thì người đọc phải đăng ký vào "Biên bản cho mượn tài liệu mang ra ngoài kho" 
(Phụ lục). Hai loại giấy này là công cụ quan trọng để quản lý, theo dõi, kiểm tra 
tài liệu lưu trữ, thống kê các kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ và làm căn cứ để 
quy trách nhiệm bảo vệ an toàn tài liệu cho độc giả. Các giấy này được mẫu hoá 
và in sẵn các thành phần cố định. 
2.3 Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ 
Chứng thực lưu trữ là giấy chứng nhận bản sao tài liệu lưu trữ hoặc các 
thông tin từ tài liệu lưu trữ đúng với bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ được bảo 
quản tại kho lưu trữ. 
Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu độc giả có nguyện vọng sao hoặc 
trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn yêu cầu, các đơn này phải do người có 
thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao, trích sao tài liệu lưu trữ. Việc sao 
và trích sao tài liệu lưu trữ đối với cán bộ, cá nhân ngoài cơ quan do phòng đọc 
tổ chức theo hình thức dịch vụ. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra sự chính 
xác của tài liệu đã sao hoặc trích sao và vào Sổ quản lý sử dụng tài liệu tại phòng 
đọc. Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực của cơ quan. 
 KT. BỘ TRƯỞNG 
THỨ TRƯỞNG 
TS. Nguyễn Tiến Dĩnh 
 64 
Phục lục 1: 
KHO LƯU TRỮ:.......... 
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU 
1. Họ và tên độc giả::........................................................................... 
2. Nơi công tác:.................................................................................. 
3. Địa chỉ:...................Số điện thoại................................................... 
4. Số, Ngày tháng công văn, giấy giới thiệu:....................................... 
5. Đề tài nghiên cứu:.......................................................................... 
6. Mục đích nghiên cứu:..................................................................................... 
7. Thời gian nghiên cứu:..................................................................................... 
SỐ TT KÝ HIỆU TRA TÌM TIÊU ĐỀ HỒ SƠ GHI CHÚ 
 , ngày .tháng..năm 
THỦ TRƯỞNG 
(Duyệt) 
ĐỀ NGHỊ CỦA CÁN BỘ VP-TK 
Phục lục 2: 
CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc 
BIÊN BẢN SỐ...... 
Về việc cho mượn tài liệu mang ra ngoài kho lưu trữ 
Căn cứ công văn số ngày.....tháng..........năm............................. 
của... 
Giám đốc lưu trữ..đồng ý cho ông (bà) ... 
mượn những tài liệu lưu trữ sau đây mang ra ngoài kho lưu trữ (Có bản thống kê 
kèm theo). 
Tổng số tài liệu mượn là:..................................................................hồ sơ (đvbq). 
Thời gian cho mượn từ ngày.......tháng...... năm.....đến ngàythángnăm 
Ông (bà)........................................ có trách nhiệm bảo quản an toàn tài 
liệu (Không làm lẫn, không làm rách nát, không gạch dấu, gạch xoá trên tài liệu, 
không làm đảo lộn thứ tự các trang tài liệu) và trả lại đúng kỳ hạn. 
 BÊN GIAO TÀI LIỆU BÊN NHẬN TÀI LIỆU 
(ký tên) 
 (ký tên) 
 65 
Phụ lục 3: 
CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
BIÊN BẢN SỐ.... 
Về việc làm mất tài liệu lưu trữ 
Hôm nay, ngày.....tháng..........năm....................................................................... 
Họ tên người đánh mất tài liệu:............................................................................. 
Số chứng minh thư:............................................................................................... 
Địa chỉ:.................................................................................................................. 
Cơ quan:................................................................................................................ 
Đã làm mất tài liệu sau:........................................................................................ 
STT Ký hiệu tra tìm Tiêu đề hồ sơ, tài liệu Nguyên liệu 
 CÁN BỘ PHỤ TRÁCH PHÒNG ĐỌC NGƯỜI LÀM MẤT TÀI LIỆU 
 (ký tên) (ký tên) 
THỰC HÀNH 
- Viết nội quy phòng đọc tài liệu của cơ quan học viên công tác 
- Thực hiện quy trình hướng dẫn cấp chứng thực cho độc giả. 
 66 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư và 
công tác lưu trữ. Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982. 
2. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 
3. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ quy định 
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 
4. Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng 
dẫn chế độ thu nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liêu lưu trữ. 
5. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Giáo trình Lưu trữ, Nxb Giao thông 
Vận tải, Hà Nội, 2009. 
6. Trường Cao đẳng Văn thư-Lưu trữ TWI(nay là Trường Cao đẳng Nội 
vụ Hà Nội).Tập bài giảng công tác lưu trữ cấp xã. Hà Nội, 2006. 
7. Từ điển thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước xã hội chủ nghĩa, 
Matxơcơva, 1984, Tập I.