Tìm hiểu cấu trúc của format MARC

 1
TÌM HIỂU CẤU TRÚC CỦA FORMAT MARC 
(Bài đăng trong Tập san Thư viện, số 2 – 2002) 
 PGS.TS.ĐOÀN PHAN TÂN 
 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI 
Quá trình ứng dụng tin học trong việc lưu trữ và khai thác tài liệu gắn 
liền với quá trình thực hiện tự động hoá công tác biên mục, một khâu quan 
trọng trong dây chuyền xử lý thông tin. 
Thực chất của biên mục tự động là sử dụng một phần mềm tư liệu 
hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập 
các biểu ghi cho một CSDL thư mục và tạo ra các mục lục thích hợp. 
Trong biên mục tự động việc tạo lập biểu ghi thường là xử lý tiền máy 
và nhập dữ liệu, do con người thực hiện. Người ta nhập dữ liệu qua các khổ 
mẫu hiển thị trên màn hình theo kiểu xử lý văn bản. Còn việc tổ chức và sắp 
xếp biểu ghi và biên soạn các mục lục thì do máy tính thực hiện. Máy tính 
có thể in các phiếu mục lục và chế bản cho các ấn phẩm thư mục. Đó là sản 
phẩm đầu ra của CSDL thư mục. 
Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD chưa hoàn toàn 
thích nghi với cách xử lý tin học đối với các mô tả thư mục. Các phương 
pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải được cấu trúc hoá. Để máy tính có thể 
nhận biết được các dữ liệu thư mục, các chỉ dẫn không những phải tuân theo 
những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải được trình bày một cách chính xác theo 
một khổ mẫu thống nhất. Ví dụ như kiểu ký tự sử dụng, độ dài của các 
trường dữ liệu, thứ tự sắp xếp v.v...Các quy tắc và cách trình bày đó tạo 
thành một format. 
Format hay khổ mẫu là hình thức trình bày dữ liệu trên biểu ghi được 
cấu trúc hoá. Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường, 
trường con, kết hợp với các mã số và các ký hiệu chỉ dẫn để điều hành sự 
sắp xếp này sao cho có thể nhận biết, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng 
máy tính. 
Năm 1966 lần đầu tiên Thư viện Quốc hội Mỹ xuất bản tập quy tắc của 
format MARC (Machine Readable Cataloging – Biên mục đọc máy). Format 
MARC là là một mô tả có cấu trúc, dành riêng cho các dữ liệu thư mục được 
đưa vào máy tính điện tử. 
Cấu trúc của format MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu 
thư mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hoá và 
trình bày theo một quy định chặt chẽ. Format MARC sử dụng các chữ số, 
 2
chữ cái, các ký hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu 
và nhận biết các loại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi. 
Mỗi biểu ghi của format MARC bao gồm các trường (fields). Ngoài 
các trường dành cho các yếu tố mô tả thư mục theo AACR2 như : nhan đề, 
thông tin về trách nhiệm, thông tin về xuất bản, tùng thư, đặc trưng số lượng, 
phụ chú, tóm tắt, v.v.... còn có các trường dành cho đề mục chủ đề, ký hiệu 
phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ, ký hiệu phân loại thập tiến Dewey,... 
Các trường này lại có thể chia nhỏ thành các trường con (subfields). Vì tên 
của trường thường khá dài, nên trong biểu ghi MARC mỗi trường được biểu 
diễn bằng một nhãn gồm 3 chữ số. 
Để tiện trình bày, người ta tập hợp các nhãn trường thành từng nhóm. 
Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “1” thuộc nhóm trường “1xx”, đó là các 
trường tiêu đề chính (tên cá nhân, tên tập thể, ...), các trường có nhãn bắt đầu 
bằng số “2” thuộc nhóm trường “2xx”, đó là các trường mô tả (nhan đề và 
thông tin trách nhiệm, thông tin về xuất bản, lần xuất bản,...), v.v... 
Các nhãn trường thường được sử dụng là: 
003 Chỉ số xác định tài liệu 
010 Số kiểm tra của Thư viện Quốc hội Mỹ (LCCN) 
020 Chỉ số sách quốc tế (ISBN) 
022 Chỉ số ấn phẩm định kỳ quốc tế (ISSN) 
082 Chỉ số phân loại thập phân Dewey 
100 Tiêu đề chính, tên cá nhân (tác giả) 
245 Nhan đề và thông tin về trách nhiệm 
250 Thông tin về lần xuất bản 
260 Thông tin về xuất bản, phát hành 
300 Mô tả vật lý (đặc trưng số lượng) 
440 Thông tin về tùng thư 
520 Chú giải hay tóm tắt 
650 Điểm truy nhập chủ đề, đề mục chủ đề 
700 Điểm truy nhập bổ sung, tên cá nhân 
Thí dụ: 
 100 1# $a Pirsig, Robert M. 
 3
Trong đó 100 là nhãn trường tác giả, xác định như một điểm truy nhập 
chính là tên cá nhân. Còn ký hiệu 1# là chỉ thị và $a là mã trường con mà ta 
sẽ đề cập dưới đây. 
Danh sách tất cả các nhãn trường được in trong 2 tập MARC 21 Format 
for Bibliographic Data do Thư viện Quốc hội Mỹ xuất bản. Qua thống kê 
người ta thấy rằng chỉ có khoảng 10% số nhãn được sử dụng thường xuyên 
trong các biểu ghi MARC, 90% còn lại ít khi được sử dụng. 
Ngoài nhãn trường, trong biểu ghi MARC một số trường còn được xác 
định bằng các chỉ thị (indicators). Chỉ thị được mã hoá bằng hai chữ số (từ 0 
đến 9) đi theo sau nhãn trường. Có trường chỉ dùng chữ số thứ nhất hoặc thứ 
hai, có trường dùng cả hai. Ở vị trí chỉ thị không được dùng, người ta quy 
ước thay bằng dấu #. Khi không cần đến chỉ thị người ta dùng ký hiệu ##. 
Ví dụ: 
Trong ví dụ trên, 245 là nhãn trường nhan đề và thông tin về trách 
nhiệm, chỉ thị thứ nhất “1”, có nghĩa là trong phiếu mục lục phải in từ 
“TITLE” vào trước nhan đề. Còn chỉ thị thứ hai “4”, có nghĩa là bỏ qua 4 ký 
tự đầu của nhan đề (T, h, e và dấu trống). Khi đó nhan đề “The emperor’s 
new clothes” sẽ được ghi ra là “emperor’s new clothes”. 
Trong biểu ghi MARC, trường con được nhận biết bởi mã trường con 
(subfield codes), đó là một ký tự bằng chữ in thường, đặt sau dấu ngăn cách 
$ (delimiter). 
Ví dụ: 
Trong đó 300 là nhãn trường mô tả vật lý của cuốn sách, bao gồm các 
trường con $a (Số trang), $b (Thông tin minh hoạ), $c (Khổ, cỡ). Ký hiệu ## 
có nghĩa là chỉ thị không được xác định. 
Ví dụ: 
245 14 $a The emperor’s new clothes / $c adapted 
from Hans Christian Andersen and 
illustrated by Janet Stevens 
300 ## $a 675p. : $b ill. ; $c 24cm 
260 ## $a Newyork : $b Chelsea House, $c 1986 
 4
Trong đó 260 là nhãn trường xuất bản, bao gồm các trường con: $a 
(Nơi xuất bản), $b (Nhà xuất bản), $c (Năm xuất bản). 
Dưới đây là ví dụ về các trường trong khổ mẫu nhập tin của một biểu 
ghi MARC: 
NHÃN 
TRƯỜNG 
 CHỈ THỊ MÃ TRƯỜNG 
CON 
 DỮ LIỆU 
100 
245 
250 
260 
300 
520 
650 
901 
903 
1# 
10 
## 
## 
## 
## 
#1 
## 
## 
$a 
$a 
$c 
$a 
$a 
$b 
$c 
$a 
$b 
$c 
$a 
$a 
$a 
$a 
Amosky, Jim. 
Racoons and ripe com/ 
Jim Amosky. 
1st ed. 
New york : 
Lothrop, Lee & Shepard Books, 
c1987. 
25 p : 
col, ill. ; 
26 cm 
Hungry racoons feast at night 
in a field of ripe corn. 
Racoons 
8009 
$15.00 
Trong đó 901 là nhãn trường mã số vạch, còn 903 là nhãn trường giá, 
được dùng trong phạm vi quốc gia và cục bộ. 
Các nhãn trường, chỉ thị và mã trường con là các dấu hiệu để nhận 
biết và điều khiển cách bố trí các trường và trường con, do các chương trình 
quản trị CSDL quy ước khi xây dựng. Khi một biểu ghi thư mục đã được 
đánh dấu một cách chính xác và được lưu trữ dưới dạng một tệp dữ liệu trên 
máy tính thì chương trình quản trị CSDL sẽ đánh dấu và tạo khuôn dạng cho 
các thông tin này để in ra thành một bản thư mục, một phiếu mục lục hay 
hiển thị trên màn hình. Các chương trình này còn cung cấp công cụ tìm kiếm 
các thông tin thoả mãn yêu cầu đặt ra, dựa trên các điểm truy nhập nằm 
trong các trường của biểu ghi MARC. 
 5
Ngoài các trường dữ liệu thư mục là phần chính của biểu ghi thư mục, 
mỗi biểu ghi MARC còn có các thành phần cố định sau, xuất hiện ở đầu mỗi 
biểu ghi: 
a- Đầu biểu (leader). Đầu biểu gồm 24 ký tự đầu tiên của biểu ghi, 
ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí này được gán cho một ý nghĩa xác định 
và thể hiện bằng một mã (chữ in thường, chữ số, hoặc khoảng 
trống), cho ta biết các thông tin về trạng thái và các thuộc tính của 
biểu ghi như: độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, cấp thư mục, mức độ 
mã hoá, quy tắc mô tả được sử dụng (ISBD, AACR), ... Nhiều thông 
tin trong đầu biểu ghi là để dành cho máy tính sử dụng để nhận dạng 
biểu ghi. 
Ví dụ: Giả sử một biểu ghi MARC có đầu biểu: 
 01401cam 2200265 a 4500 
thì ý nghĩa cơ bản của nó là: 
Vị trí Ký tự Ý nghĩa ký tự của vị trí 
0- 4 01041 Độ dài biểu ghi: 1041 ký tự 
 5 c Trạng thái biểu ghi: đã sửa chữa 
 6 a Dạng tài liệu: văn bản in 
 7 m Cấp thư mục: sách chuyên khảo 
 . . . . 
 18 a Quy tắc mô tả được sử dụng: AACR2 
 . . . . 
b- Danh mục (Directory). Tiếp theo đầu biểu là là một loạt các tiểu dẫn 
(bằng các chữ số) có độ dài xác định gọi là danh mục. Danh mục 
này cho biết các nhãn trường có trong biểu ghi, độ dài của trường và 
vị trí bắt đầu của trường trong biểu ghi. Danh mục được xây dựng 
bởi máy tính từ biểu ghi thư mục, dựa trên các thông tin đã nhập. 
Ví dụ: Đoạn tiểu dẫn sau đây trong danh mục 
 . . . 245003600354250001200390260003700402 . . . 
có nghĩa là: trong biểu ghi có trường với nhãn 245, có độ dài là 36 ký 
tự và bắt đầu từ vị trí thứ 354. Tiếp theo là trường có nhãn 250, có độ 
dài 12 ký tự và bắt đầu ở vị trí thứ 390 (36+354=390). Tiếp theo nữa 
là trường có nhãn 260, có độ dài 12 ký tự, bắt đầu từ vị trí 402 
 6
(402=12+390). Như vậy đoạn tiểu dẫn trên trong danh mục có cấu 
trúc và ý nghĩa như sau: 
 Nhãn Độ dài Bắt đầu từ vị trí 
 . . . . 
 245 0036 00354 
 250 0012 00390 
 260 0037 00402 
 . . . . 
Như vậy mỗi biểu ghi MARC phải bao gồm các thành phần cơ bản 
sau: 
a) Đầu biểu gồm 24 ký tự 
b) Một danh mục các trường dữ liệu mà với mỗi trường dữ liệu phải 
bao gồm một nhãn với 3 chữ số, độ dài của trường dữ liệu và vị trí của ký tự 
đầu tiên. 
c) Các dữ liệu tương ứng với các trường trong danh mục, chứa các dữ 
liệu thư mục cần xử lý với độ dài thay đổi. 
Trong biểu ghi MARC, các trường cách nhau bởi dấu phân cách 
trường. Trong MARC21, dấu phân cách trường ký hiệu là ^. Dấu phân cách 
trường đặt ở cuối mỗi trường. Người ta dùng ký hiệu \ để đánh dấu kết thúc 
mỗi biểu ghi. 
Format MARC do Thư viện Quốc hội Mỹ xây dựng đầu tiên và sử 
dụng nên còn gọi là USMARC. Cấu trúc biểu ghi của format MARC tạo ra 
nhiều khả năng cho việc sắp xếp, chọn lọc, đánh chỉ số, tìm tin, hiệu đính và 
biên soạn, in ấn các ấn phẩm thư mục, các mục lục. 
Sau khi được chỉnh lý vào năm 1968, format MARC là cơ sở cho sự ra 
đời của một loạt các format quốc gia, như: CAN.MARC của Canada, 
UK.MARC của Anh, AUS.MARC của Úc, INTERMARC của Pháp, 
IBERMARC của Tây Ban Nha. Mỗi hệ thống biên mục sử dụng format 
MARC đều có hướng dẫn riêng về hệ thống phân cách và hình thức trình 
bày các biểu ghi của mình. 
Năm 1997 USMARC của Thư viện Quốc hội Mỹ kết hợp với 
CANMARC của Thư viện Quốc gia Canada tạo thành MARC21 và trở 
thành format chuẩn được nhiều phần mềm quản trị thư viện sử dụng. 
* * * 
 7
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1- Understanding MARC Bibliographic: Machine Readable 
Cataloguing/ publihed by the Cataloguing Distribution Service, Library of 
Congres, incollaboration with The Follett Solftware Co. in Betty Furrie, 
2000.- 51p. 
2- Manuel UNIMARC: version francaise/ IFLA, Ed. Saurn, 1991.-
414p.