Tài liệu Kế toán tài sản bằng tiền và các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp

 phát sinh trong kỳ, các khoản phải thu khác tăng trong kỳ
Bên Có: Xử lý tài sản thiếu đã rõ nguyên nhân, các khoản phải thu khác đã thu được trong kỳ.
Số dư bên Nợ : Các khoản phải thu còn phải thu.
Tài khoản 138, cá biệt có thể có số dư bên có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu. 
Tài khoản 138 - Phải thu khác có 2 tài khoản cấp hai:
-	Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
-	Tài khoản 1388 - Phải thu khác.
4.2. Trình tự kế toán:
Khi phát sinh thiếu vật tư hàng hoá hoặc tiền mặt chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý:
Nợ TK 138 - Phải thu khác(1381)
	Có TK 152, 153, 156, 111, ...
Khi phát hiện TSCĐ hữu hình mất chưa rõ nguyên nhân kế toán ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác(giá trị còn lại của TSCĐ)(1381)
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)(2141)
	Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)
Khi có quyết định xử lý tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 632, 1388, 811 
	Có TK 1381 
Khi phát sinh các khoản cho vay, cho mượn tài sản, tiền tạm thời, kế toán ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
	Có TK 111, 112, 156, ...
Các khoản thu về cho thuê tài sản, lãi đầu tư tài chính đến hạn chưa thu, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
	Có TK 515 - Doanh thu HĐ tài chính 
Khi thu hồi được các khoản phải thu khác ghi:
Nợ TK 111, 112
	Có TK 138 - Phải thu khác (1388)
5. Kế toán thanh toán tạm ứng
5.1. Nguyên tắc giao tạm ứng và tài khoản sử dụng:
Tạm ứng là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho CBCNV để mua hàng hoá, trả chi phí, đi công tác v.v...
Kế toán tạm ứng phải thực hiện các nguyên tắc sau:
- 	Người nhận tạm ứng phải là CNV làm việc tại doanh nghiệp và phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng khoản tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được duyệt.
- 	Khi hoàn thành công việc được giao người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ tiền nhận tạm ứng theo chứng từ gốc (theo từng lần, từng khoản). Khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số đã sử dụng phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
- 	Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần, từng khoản.
Kế toán thanh toán tạm ứng sử dụng tài khoản 141 - Tạm ứng. Nội dung ghi chép của tài khoản 141 như sau:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho cán bộ, CNV.
Bên Có: Phản ánh các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi đã được duyệt, số tiền tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương.
Số dư bên Nợ : Số giao tạm ứng chưa thanh toán.
5.2. Trình tự hạch toán:
Khi chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt, hoặc tiền séc ghi:
Nợ TK 141 - Tạm ứng.
	Có TK 111, 112 
Sau khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng thanh toán, kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng đã được duyệt kèm theo các chứng từ gốc để ghi sổ:
Trường hợp số thực chi đã được duyệt nhỏ hơn số tạm ứng, kế toán ghi:
Số thực chi
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156 - Hàng hoá
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng 
	Có TK 141 - Tạm ứng.
Số chi không hết nhập quỹ hoặc khấu trừ vào tiền lương: 
Nợ TK 111 - Tiền mặt. 
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 334 - Phải nợ công nhân viên
	Có TK 141 - Tạm ứng.
Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán ghi:
Số thực chi
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156 - Hàng hoá
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng 
	Có TK 141 - Tạm ứng.
Đồng thời, kế toán lập phiếu chi để chi thêm cho người nhận tạm ứng: 
Nợ TK 141 - Tạm ứng 	 
	Có TK 111 - Tiền mặt
6. Kế toán chi phí trả trước:
6.1. Nội dung chi phí trả trước - Tài khoản sử dụng:
	Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng vì số chi trả tương đối lớn và có liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh nên không thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh mà phải tập hợp lại chờ phân bổ cho nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hoà chi phí để giá thành sản phẩm hoặc chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến. 
Nội dung các khoản chi phí trả trước gồm:
Tiền thuê cửa hàng, kho, văn phòng làm việc... phải trả một hay hai lần trong năm 
Chi phí mua các loại bảo hiểm 
Công cụ dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn. 
Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. 
Chi phí nghiên cứu thí nghiệm, cải tiến kỹ thuật. 
Chi phí trong thời gian ngừng việc ngoài kế hoạch 
Chi phí xây dựng, lắp đặt các công trình tạm thời, ván khuôn, dàn giáo...trong XDCB.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phép kết chuyển vào chi phí trả trước để phân bổ cho kỳ sau, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài như: trong xây lắp, trồng rừng hoặc có lượng hàng tồn kho lớn. 
Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhiều năm
Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục vụ cho kinh doanh nhiều kỳ;
Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính; 
Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động;
Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn;
Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình;
Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật; 
Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, hoặc tổ chức lại doanh nghiệp;
Lợi thế thương mại trong trường hợp mua lại DN, sáp nhập DN có tính chất mua lại;
Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản, ...) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều niên độ kế toán;
Lãi mua hàng trả chậm, trả góp, lãi thuê TSCĐ thuê tài chính;
Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần quá lớn phải phân bổ nhiều năm;
Chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động.
Chi phí trả trước bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn. Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh mà doanh nghiệp dự kiến phân bổ trong 1 niên độ kế toán. Chi phí trả trước dài hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán. Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn được ghi chép phản ánh vào các tài khoản 142 - Chi phí trả trước và TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn. 
	Nội dung, kết cấu của tài khoản 142 - Chi phí trả trước: 
Bên Nợ : 	
Phản ánh chi phí trả trước thực tế phát sinh
Số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển 
Bên Có: 	
Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ 
Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN chờ kết chuyển vào TK 911 
Số dư bên Nợ: 
Phản ánh các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chưa kết chuyển vào TK 911.
	Tài khoản 142 - Chi phí trả trước có 2 tài khoản cấp hai:
-	Tài khoản 1421 - Chi phí trả trước. 
-	Tài khoản 1422 - Chi phí chờ kết chuyển. 
Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các niên độ kế toán sau.
Kết cấu của Tài khoản 242: 
Bên Nợ:
Chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong kỳ 
Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động.
Bên Có:
Các khoản chi phí trả trước dài hạn phân bổ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Phân bổ số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong suốt thời hạn thuê lại tài sản.
Số dư Nợ:
Các khoản chi phí trả trước dài hạn chưa tính vào chi phí hoạt động SXKD của năm tài chính.
6.2. Trình tự kế toán chi phí trả trước ngắn hạn.
Trong kỳ, khi các khoản chi phí trả trước thực tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: 
Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421) 
	Có TK 111, 112, 153, ... 
Định kỳ khi phân bổ chi phí trả trước vào chi phí kinh doanh ghi: 
Nợ TK 627, 641, 642	
	Có TK 142 - Chi phí trả trước (1421)
Đối với DN có chu kỳ KD dài, trong kỳ không có hoặc doanh thu nhỏ, cuối kỳ kết chuyển một phần hoặc toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí QLDN vào chờ phân bổ cho kỳ sau ghi: 
 Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) 
	Có TK 641, 642
Sang kỳ sau căn cứ vào mức doanh thu bán hàng thực hiện, tính toán và kết chuyển: 
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh 
	Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) 
Kế toán chi phí trả trước phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng khoản chi phí: Tổng số phát sinh, đối tượng chịu chi phí, số kỳ phải phân bổ, số đã phân bổ vào đối tượng chịu phí, số còn phải phân bổ.
6.3. Trình tự kế toán chi phí trả trước dài hạn.
Các khoản chi phí thành lập DN, chi phí đào tạo nhân viên, ...giai đoạn trước hoạt động của DN mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm. Nếu chi phí phát sinh lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều năm, khi phát sinh ghi: 
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)	
	Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 338,...
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí SXKD, ghi:
Nợ TK 641, 642
	Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.
Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều năm, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ 
	Có các TK 111,112 ....
Định kỳ tiến hành phân bổ theo tiêu thức phân bổ hợp lý chi phí thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng vào chi phí SXKD, ghi: 
Nợ các TK 635, 642
	Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.
Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn phải phân bổ dần vào chi phí SXKD hoặc chi phí quản lý kinh doanh. Trường hợp phân bổ 2 lần hoặc phân bổ dần:
- 	Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn
	Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
	Đồng thời tiến hành phân bổ dần vào chi phí SXKD hoặc chi phí quản lý, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642
	Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.
Trường hợp giá bán và thuê lại TSCĐ thấp hơn giá trị hợp lý nhưng mức giá thuê thấp hơn giá thuê thị trường thì khoản lỗ này không được ghi nhận ngay mà phải phân bổ dần phù hợp với khoản thanh toán tiền thuê trong thời gian thuê tài sản, ghi: 
-	Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan đến bán TSCĐ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
	Có TK 711 - Thu nhập khác (Giá bán TSCĐ)
	Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
-	Đồng thời, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 811 - Chi phí khác (Tính bằng giá bán của TSCĐ)
Nợ TK 242 - (Chênh lệch giá trị còn lại của TSCĐ lớn hơn giá bán)
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ 
	Có TK 211 - TSCĐ hữu hình.
-	Các kỳ tiếp theo phân bổ số lỗ về giao dịch bán và thuê lại là thuê hoạt động vào chi phí SXKD trong kỳ phù hợp với khoản thanh toán tiền thuê mà tài sản đó dự kiến sử dụng, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642
	Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn.
Trường hợp doanh nghiệp phải trả trước tiền thuê tài sản là thuê hoạt động cho nhiều kỳ.
-	Khi xuất tiền trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (Số trả cho kỳ này)
Nợ TK 142, 242 (Số chi phí trả trước cho các kỳ sau) 
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
	Có TK 111, 112...
-	Định kỳ, phân bổ tiền thuê tài sản là thuê hoạt động đã trả trước vào chi phí , ghi:	
Nợ các TK 623, 627, 641, 642
	Có TK 142, 242
7. Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ
7.1. Nội dung, nguyên tắc hạch toán và tài khoản sử dụng
Trong quá trình hoạt động SXKD để đáp ứng nhu cầu về vốn các doanh nghiệp phải đi vay. Khi vay vốn sẽ phát sinh điều kiện thế chấp, cầm cố trong đó người đi vay phải mang tài sản của mình như: vàng, đá quý, tín phiếu, trái phiếu,TSCĐ... giao cho người cho vay cầm giữ trong thời gian vay vốn. Những tài sản đã mang cầm cố không có quyền sở hữu và có thể không có quyền sử dụng trong thời gian cầm cố. Do vậy cũng không có quyền nhượng bán. Sau khi thanh toán sòng phẳng tiền vay, người đi vay nhận lại những tài sản cầm cố của mình. Khi đến hạn thanh toán nếu không trả được tiền vay, người cho vay có quyền phát mại tài sản cầm cố để thu lại tiền cho vay.
Ký cược là số tiền doanh nghiệp đặt cược khi đi thuê, mượn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê và hoàn trả đúng thời hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định, có thể bằng hoặc lớn hơn giá trị tài sản cho thuê.
Trong quan hệ mua bán, nhận đại lý, nhận thầu công trình XDCB hoặc tham gia đấu thầu để đảm bảo sự tin cậy giữa các bên sẽ phát sinh nghiệp vụ ký quỹ. Số tiền ký quỹ sẽ ràng buộc người ký quỹ thực hiện nghiêm chỉnh các công việc mà mình đã đăng ký khi trúng thầu. Trong trường hợp bên ký quỹ không thực hiện hoặc thực hiện sai theo quy định sẽ bị bên kia phạt trừ vào số tiền đã ký quỹ. Tiền ký quỹ có thể là tiền hoặc những giấy tờ có giá trị như tiền. 
Căn cứ vào thời gian thu hồi người ta phân các khoản cầm cố, ký cược, ký quý thành ngắn hạn, dài hạn. Cầm cố, ký cược, ký quý ngắn hạn có thời gian thu hồi trong vòng một năm. Cầm cố, ký cược, ký quý dài hạn có thời gian thu hồi sau một năm. 
Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quý được phản ánh ở tài khoản :
-	Tài khoản 144 - Cầm cố, ký cược, ký quý ngắn hạn
-	Tài khoản 244 - Cầm cố, ký cươc, ký quý dài hạn.
 Nội dung ghi chép của tài khoản 144, 244 như sau: 
Bên Nợ: 	Giá trị tài sản mang cầm cố, số tiền ký quỹ, ký cược. 
Bên Có: 	Giá trị tài sản mang cầm cố đã nhận về
Số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán. 
Số dư Bên Nợ: Giá trị tài sản hiện còn đang cầm cố, ký quỹ, ký cược 
Tài sản đem cầm cố, ký quỹ, ký cược phản ánh trên tài khoản này theo giá ghi sổ của doanh nghiệp. Khi thu hồi về ghi theo giá lúc xuất đi. Trường hợp cầm cố bằng giấy tờ chứng nhận chuyển quền sở hữu tài sản không phản ánh trên tài khoản này mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết. 
7.2. Trình tự kế toán: 
Khi DN dùng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, trái phiếu, để ký quỹ, ký cược, ghi: 
Nợ TK 144, 244 
	Có TK 111, 112, 121, 221 
Nếu dùng TSCĐ để thế chấp (Những TSCĐ thực sự mang ra khỏi doanh nghiệp) kế toán ghi:
Nợ TK 144, 244 (Giá trị hiện còn) 
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) 
	Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (NGTSCĐ) 
Khi nhận lại tài sản thế chấp là tiền, tín phiếu, trái phiếu ghi: 
Nợ TK 111, 112, 121, 221, ...
	Có TK 144, 244
Khi nhận lại tài sản thế chấp là TSCĐ ghi: 
Nợ TK 211, 212 (NGTSCĐ) 
 Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
	Có TK 144, 244 (Giá trị hiện còn)
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng hợp đồng cam kết, bị phạt trừ vào tiền ký cược, ký quỹ thì số tiền phạt sẽ ghi: 
Nợ TK 811 - Chi phí khác 
	Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 
	Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Nếu doanh nghiệp dùng tiền ký quỹ, ký cược thanh toán tiền hàng cho người bán, khi nhận được thông báo về số tiền ký quỹ đã trừ vào số tiền mua hàng, kế toán ghi: 
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán 
	Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 
	Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Trường hợp doanh nghiệp không có khả năng thanh toán và bị phát mại TSCĐ thế chấp. Số tiền phát mại sẽ dùng trả nợ tiền vay, lãi vay, số còn lại doanh nghiệp sẽ được nhận về :
-	Nếu giá phát mại > giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào thu nhập khác, kế toán ghi :
Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. 
Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính 
Nợ TK 111 - Tiền mặt. 
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng 
Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 
Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Có TK 711 - Thu nhập khác
-	Nếu giá phát mại < giá trị thực tế ghi sổ kế toán của TSCĐ mang đi thế chấp, phần chênh lệch phản ánh vào chi phí khác, kế toán ghi :
Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn. 
Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Nợ TK 111 - Tiền mặt. 
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng 
Nợ TK 811 - Chi phí khác
Có TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 
Có TK 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn
Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược phải mở sổ chi tiết để theo dõi theo từng đối tác cho vay hoặc ký quỹ, ký cược theo từng khoản mục cầm cố, ký quỹ, ký cược và thời hạn thu hồi...
8. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
8.1. Nội dung kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản thu mà con nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng rủi ro hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán, cuối mỗi niên độ, kế toán phải tính toán số nợ phải thu số nợ phải thu khó đòi do con nợ không còn khả năng thanh toán có xảy ra trong năm kế hoạch để tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh. Gọi là lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. 
	 Theo quy định hiện hành việc lập dự phòng được tiến hành vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm và phải có đủ các điều kiện sau: 
-	Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp. 
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi cần lập dự phòng phải có chứng từ gốc hợp lệ ghi rõ tên địa chỉ người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đã thu, số còn nợ chưa trả. 
-	Các khoản nợ phải thu được ghi nhận là nợ khó đòi nếu nợ phải thu đã quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ ghi trong hợp đồng (khế ước vay). Trừ trường hợp đặc biệt trong thời gian quá hạn chưa quá 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như: bỏ trốn, bị bắt giữ... thì cũng được ghi nhận là nợ khó đòi.
-	Doanh nghiệp phải lập hội đồng thẩm định xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành. 
-	Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm. 
8.2. Tài khoản sử dụng
	Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi được phản ánh ở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Nội dung kết cấu của tài khoản 139 như sau: 
 Bên nợ : Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước 
 Bên có : Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ .
 Số dư bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ 
8.3. Trình tự kế toán: 
Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập.
	Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
	Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
	Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay < số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi :
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Trong niên độ tiếp theo khi thu hồi các khoản nợ phải thu của niên độ trước, ghi:
Nợ TK111, 112 
	Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
	Có TK138 - Phải thu khác
Những khoản nợ phải thu của niên độ trước, nay thực sự không thu hồi nợ được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xoá sổ khoản công nợ này, kế toán ghi:
Nợ TK 139 : Dùng dự phòng để xoá nợ 
Nợ TK 642 : Phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xoá sổ > số lập dự phòng
	Có TK131 - Phải thu của khách hàng
	Có TK138 - Phải thu khác
Đồng thời phải theo dõi khoản công nợ đã xử lý: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi được, kế toán ghi: 
Nợ TK111, 112 
	Có TK 711 - Thu nhập khác 
Đồng thời: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu sau 10 đến 15 năm không thu hồi được, ghi:
Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý