Bài giảng Giới thiệu về tự động hoá thư viện

GIỚI THIỆU VỀ TỰ ĐỘNG 
HOÁ THƯ VIỆN
Người trình bày: Trần Nhật Linh
Thiết kế dựa trên các tài liệu từ
chương trình tập huấn của UNESCO
Lý do đưa đến chuyên đề này
• Sự thay đổi về phương thức tạo ra và 
phân phối của thông tin.
• Thay đổi về cách thức hoạt động của 
thư viện.
• Sự thích ứng cần thiết của cán bộ thư 
viện.
• Những điều cần quan tâm khi xác lập 
kế hoạch và thực hiện tự động hoá 
thư viện.
Đối tượng bài giảng hướng tới
• Cán bộ thư viện tỉnh, thành phố
• Sinh viên ngành thông tin – thư viện.
* Yêu cầu: 
- Có kiến thức về nghiệp vụ thư viện
- Kiến thức cơ bản về tin học, về mạng máy 
tính.
- Kiến thức tiếng Anh đủ để đọc hiểu một 
số tài liệu ban tổ chức cung cấp
Giới thiệu
Chúng ta cùng làm quen
Những nội dung cần giải quyết
Bài 1: Tìm hiểu Tự động hoá thư 
viện là gì?
Bài 2: Những yếu tố cần được xem 
xét khi lập kế hoạch và thực hiện 
tự động hoá thư viện là gì.
- Mỗi bài sẽ trải nghiệm trong 2 ngày.
Chúng ta sẽ cùng nhau làm gì?
- Trao đổi
- Thảo luận theo nhóm
- Tìm hiểu một số tài liệu giảng viên 
giới thiệu
- Làm bài tập cá nhân và theo nhóm
Bài 1 giới thiệu gì?
 Tự động hóa thư viện
 Hệ thống thư viện tự động/ tích hợp
 Các chuẩn
+ MARC
+ Z39.50
 Mục lục truy cập trực tuyến (OPAC)/WebPAC
 Hệ thống Thư viện Tự được động hóa/ Tích hợp sẳn có 
(ALS/ILS)
 Các lợi ích của tự động hóa thư viện
 Các khó khăn tiềm tàng trong việc thực hiện tự động 
hóa thư viện
Chúng ta thu được gì? 
 Định nghĩa được tự động hóa thư viện
 Xác định rõ một hệ thống thư viện tích 
hợp/ tự động hóa và nhận biết những 
đặc trưng tổng quát của nó
 Có kiến thức về các chuẩn
 Định nghĩa một mục lục truy cập công 
cộng trực tuyến/ mục lục Web
 Có kiến thức về ALS/ILS sẳn có.
 Nhận biết các lợi ích - khó khăn
Bài 2
Lập kế hoạch và thực hiện 
tự động hoá thư viện
Chúng ta tìm hiểu gì trong bài này?
 Các yếu tố nào phải được quan tâm 
đến trong việc lập kế hoạch và thực 
hiện tự động hóa thư viện?
 Các ưu điểm của việc lập kế hoạch ?
 Yêu cầu để lấy đề án là gì?
 Các khó khăn trong việc thực hiện 
một hệ thống thư viện tích hợp là gì?
 Hệ thống nguồn mở - nên hay không 
nên?
 Đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lập 
kế hoạch.
 Nhận biết các yếu tố phải được cân nhắc 
trong việc lập kế hoạch và thực hiện tự 
động hóa thư viện
 Hiểu được tầm quan trọng của một bản yêu 
cầu để lấy đề án (RFP)
 Đánh giá các thuận lợi và bất lợi trong việc 
sử dụng hệ thống nguồn mở.
Chúng ta thu được gì? 
Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu trong 
phần thứ nhất:
- Kiến thức chung về tự động hoá thư 
viện, các chuẩn MARC21, Z39.50
- Các nội dung chính trong tự động hoá 
thư viện là gì.
- Lợi ích cũng như khó khăn khi thực 
hiện tự động hoá thư viện.
Câu hỏi là:
 Liệu chúng ta có thể làm những công 
việc tự động hoá thư viện như đã nói 
ở trên một cách dễ dàng?
 Làm thế nào để khắc phục những khó 
khăn như chúng ta đã biết?
 Rõ ràng có rất nhiều công việc cần phải tiến 
hành khi thực hiện tự động hoá thư viện.
 Sẽ là rất khó khăn khi chúng ta không thiết 
lập ra được một kế hoạch rõ ràng giúp 
chúng ta thực hiện tuần tự các công việc tự 
động hoá.
 Vì vậy chúng ta cần tìm hiểu về việc lập kế 
hoạch cho tự động hoá thư viện.
Trao đổi - Thảo luận
 Những kinh nghiệm (nếu có) khi tham 
gia xây dựng thư viện tự động hoá
Tại sao chúng ta phải lập kế hoạch?
Thư viện phải lập kế hoạch cho việc tự động 
hóa thư viện bởi vì:
 Phải thiết lập thứ tự ưu tiên dựa vào nhu 
cầu
 Phải xác định khả năng ICT và nhu cầu tập 
huấn của nhân viên.
 Phải thực hiện với nguồn kinh phí hạn chế
 Để có thể lựa chọn đúng phần mềm
 Phải chú trọng đến sự phát triển và nhu cầu 
trong tương lai
Các bước căn bản 
trong việc lập kế hoạch? (1)
Giai đoạn phân tích hệ thống
 Chọn lựa số liệu thống kê cơ bản của thư 
viện (nhan đề, bạn đọc, biểu ghi mục lục, 
tài liệu được bổ sung hàng năm, tài liệu 
được lưu thông hàng năm, )
 Tìm hiểu tình trạng của các biểu ghi (tất cả 
ở dạng phích? Một số ở dạng in? có cần 
chuyển dữ liệu đã ở dạng số hay không?)
Các bước cơ bản 
trong lập kế hoạch? (2)
Phân tích các hệ thống (tiếp)
 Tìm hiểu tình trạng của vốn tài liệu. (có 
phải tất cả tài liệu đã biên mục vẫn còn sử 
dụng được và đã sử dụng? Công tác kiểm 
kê có cần thiết không?)
 Tìm hiểu khả năng ICT của nhân viên
 Tìm hiểu các hệ thống đang sử dụng trong 
cơ quan của mình. Có cần tích hợp với hệ 
thống hiện hành)
 Các hạn chế về kinh phí
Các bước căn bản 
trong việc lập kế hoạch? (3)
Giai đoạn thiết kế hệ thống
 Thiết lập thứ tự ưu tiên của dịch vụ (Những 
chức năng nào sẽ phải tự động hóa trước?)
 Xây dựng một kế hoạch phát triển chiến 
lược (không chỉ cho tự động hóa) với sự hỗ 
trợ của nhân viên.
 Phát triển một kế hoạch công nghệ dựa 
trên các mục tiêu tổng thể của thư viện
Các bước cơ bản 
trong việc thực hiện?
 Tạo một tài liệu mẫu các yêu cầu kỹ thuật cho 
các công ty hoặc nhân viên CNTT-TT (nếu hệ 
thống mã nguồn mở được sử dụng)
 Đánh giá đề án của các công ty/ các hệ thống 
mã nguồn mở dựa vào bản RFP (request for 
proposal)
 Chọn lựa/ mua/ phát triển hệ thống
 Cài đặt
 Tạo các CSDL
 Tập huấn nhân viên và người sử dụng
Các cân nhắc về chi phí
 Chi phí tư vấn và lập kế hoạch
 Mua hệ thống
 Chi phí liên lạc viễn thông
 Chuyển đổi
 Chi phí bảo trì và hoạt động
 Nâng cấp hệ thống
 Tuyển dụng và tập huấn nhân viên
Bản yêu cầu cho đề án (RFP)
 Các hướng dẫn cho công ty về đệ trình việc đấu 
thầu
 Thông tin chung về thư viện
 Tiêu chuẩn đánh giá các đề án/ đấu thầu
 Các đặc tính kỹ thuật và chức năng theo yêu cầu
 Mô tả các chức năng yêu cầu
 Các câu hỏi đối với đối tác về các dịch vụ và 
chương trình bảo trì hệ thống, các yêu cầu 
chuẩn bị vị trí, các phương pháp cài đặt và phân 
phối, sự bảo hành hệ thống, tài liệu và tập huấn 
của công ty, và lập kế hoạch về giá và chi phí 
thật chi tiết
Bài tập
 Tìm hiểu một số mẫu bản yêu cầu 
cho một đề án 
(yêu cầu vào các website được giới thiệu 
để tìm hiểu thêm)
Các cân nhắc đối với 
Hệ thống nguồn mở
 Sự sẵn sàng của nhân viên
 Kỹ năng và kiến thức của nhân viên
 Nhóm phát triển 
 Khả năng sẵn sàng truy cập Internet
Tính sẵn sàng của nhân viên/ 
Người sử dụng
 Sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi
 Các nhu cầu tập huấn
 Các chương trình tập huấn
 Sự tham gia vào lập kế hoạch
Trao đổi - Thảo luận
 Nội dung:
 Sự sẵn sàng của nhân viên
 Kỹ năng và kiến thức của nhân viên
 Tính sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi
Tạo Cơ sở dữ liệu (CSDL)
 Kiểm kê và thanh lý
 Đối chiếu tài liệu và các biểu ghi
 Sự chuyển đổi hệ thống bằng tay/ 
điện tử
 Bảo trì mục lục
 Quan tâm các chuẩn cho việc nối 
mạng và trao đổi biểu ghi trong tương 
lai
Chuẩn bị vị trí
 Các yêu cầu về công nghệ
+ Phần cứng
+ Phần mềm
+ Mạng
 Tập huấn người dùng và nhân viên
Tiếp thị và quảng bá
 Đối tượng trọng tâm
 Các chiến lược
+ Các thông báo
+ Định hướng
+ Hội thảo
+ Trình diễn và trình bày.
Các vấn đề quan trọng trong việc 
thực hiện tự động hóa Thư viện
 Thiếu tính sẵn sàng của nhân viên
 Thiếu tính sẵn sàng của người sử dụng
 Chi phí bảo trì và hoạt động
 Chuyển đổi dữ liệu
 Phần cứng không đáp ứng đúng thời 
gian
 Các tiện ích viễn thông viễn thông chưa 
sẵn sàng
Kết luận
 Tự động hóa trong thư viện là khát vọng. 
Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần 
phải lập kế hoạch một cách thận trọng. Việc 
lập kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát 
trong tương lai.
 Tự động hóa là phương tiện để đạt kết quả 
chứ không phải là đoạn kết. Việc lập kế 
hoạch cho tự động hóa phải là một phần kế 
hoạch chiến lược phát triển của thư viện.
 Việc triển khai một hệ thống thư viện tích 
hợp (ILS) chưa phải là quá trình kết thúc. 
Tương lai còn chứa đựng rất nhiều phát triển 
mới cần được quan tâm.
Tìm hiểu thêm
1. Các đặc trưng của Thư viện tích hợp:
- www.itcompany.com/inforetrieves/system.htm
- www.librarysupportstaff.com/4automate.html
2. Tìm hiểu về ILS:
- www.libraryjounal.com/article/CA302408.html
- www.dpi.wi.gov/pld/sharing.html
3. Xem các mẫu kế hoạch:
- 
4. Xem các bản RFPs mẫu:
- www.ilsr.com/search2.cfm
- www.webdevelopersjounal.com/colúmn/writerfp.html
Kết thúc.
Xin cảm ơn đã theo dõi.