Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 3: Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch

Học phần:
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
VĂN PHỊNG 
ThS: Đặng Thanh Nam 
(Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU)
Chương 3
XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ 
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
I. Khái quát chung về kế hoạch làm việc của 
LĐ
1. Kế hoạch làm việc của lãnh đạo
 Là VB thể hiện sự sắp xếp, bố trí các cơng 
việc, các hoạt động cụ thể của LĐ theo trình 
tự thời gian.
2. Vai trị của KH của lãnh 
đạo:
• Giúp hoạt động của LĐ luơn được chủ động, khơng chồng chéo
khi thực hiện các nhiệm vụ.
• Giúp các đơn vị, cá nhân trong DN biết tập trung thực hiện cơng
việc liên quan tới LĐ.
• Giúp LĐ quản lý và kiểm sốt cơng việc của DN.
• Là cơ sở để xây dựng các Kế hoạch khác trong doanh nghiệp.
3. Căn cứ để xây dựng kế hoạch của lãnh đạo
- Sự đăng ký làm việc của các phịng ban, cá nhân,
khách hàng
- Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
- Tình hình thực tế và yêu cầu cơng việc phát sinh
của doanh nghiệp mà LĐ phải trực tiếp giải quyết.
- Điều kiện: thời gian, tài chính, điều kiện khác.
- Chức năng, nhiệm vụ, khối lượng cơng việc của LĐ.
II. NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH
5. Các vấn đề cần chuẩn bị khác How ?
1. Xác định nhiệm vụ cần thực hiện What ?
2. Xác định địa điểm thực hiện Where?
3. Xác định thời gian thực hiện When?
4. Xác định các đơn vị, cá nhân cùng tham gia Who ?
1. Xác định cơng việc. (What ?)
- Ghi rõ các cơng việc mà LĐ cần giải quyết.
- Rà sốt lại những cơng việc mà lãnh đạo chưa thực hiện trong thời gian trước.
- Kiểm tra các Biên bản cuộc họp, các thư mời làm việc, cơng văn yêu cầu làm
việc để lựa chọn cơng việc đưa vào KH của lãnh đạo.
- Sắp xếp các buổi làm việc với LĐ theo đăng ký của các đơn vị, cá nhân.
2. Địa điểm thực hiện (Where ?)
Ghi rõ địa điểm thực hiện các buổi làm việc của lãnh đạo 
trong kế hoạch, kể cả các địa điểm ở bên ngồi doanh 
nghiệp. 
3. Thời gian thực hiện (When?)
Phần này cần ghi rõ thời gian thực hiện cho từng cơng việc
cụ thể của lãnh đạo để các đơn vị biết thực hiện.
4. Xác định các đơn vị, cá nhân
cùng tham gia (Who ?)
Phần này cần ghi rõ các cá nhân, đơn vị cĩ trách nhiệm hoặc
cĩ nghĩa vụ cùng tham gia với các buổi làm việc cùng lãnh
đạo. Chú ý là việc xác định thành phần này cần phải xin ý
kiến của LĐ.
5. Các vấn đề khác cần chuẩn bị How ?
• Phần này cần ghi rõ các yêu cầu về phịng ốc, trang trí, hậu cầu, phương
tiện kỹ thuật, hồ sơ, tài liệu liên quan để đảm bảo cho buổi làm việc
của lãnh đạo được tốt nhất.
III. Xây dựng kế hoạch cơng tác cơng tác tuần 
của lãnh đạo
Lịch cơng tác - Tuần 32
(từ 03/8/2015- 07/8/2015) 
THỨ 
NGÀY 
THỜI 
GIAN 
ĐỊA 
ĐIỂM 
NỘI 
DUNG 
THÀNH 
PHẦN 
CHỦ 
TRÌ 
C/B 
NỘI 
DUNG 
GHI 
CHÚ 
Thứ Hai 
03/9 
8.00-
9.30 
9.00-10 
P. A3 
Cty BOT 
Rạch 
Miễu 
Họp về 
tuyển 
dụng 
năm 2015 
Họp 
chuyển 
giao hệ 
thống 
CNTT 
- P. Nhân 
sự 
- P. HC 
- P.Kế tốn 
- P. Kỹ 
thuật 
- P.CNTT 
Giám 
đốc 
Phĩ GĐ 
phụ 
trách 
Kỹ 
thuật 
P.NS 
P.KT 
P.CNTT 
Xe đón 
7.00 
Thứ Ba 
04/9 
8.00-
16.00 
Hội 
trường 
Họp sơ 
kết công 
tác quý 
I I I /2015 
- Theo 
danh 
sách mời 
Giám 
đốc 
 P.HC 
chuẩn 
bị hội 
trường 
Trọng tâm: Hội nghị sơ kết quý III
Lịch cơng tác của LĐ
LỊCH CƠNG TÁC TUẦN 29 (TỪ 19/8/15-24/8/15)
Thứ 
(ngày)
Sáng Chiều Ghi chú 
Thứ 2 
(19/8)
- 8.00-8.30: Họp giao ban 
(phịng họp số 1)
- 8.45-9.30: Dự Đại hội 
Cơng đồn Phân xưởng I
-13.30-15.00: Kiểm tra 
cơng tác chuẩn bị kỳ thi 
tuyển dụng (Phịng Nhân 
sự)
-15.30: dự Lễ khai trương 
triển lãm Thương hiệu 
mạnh năm 2015 (Trung 
tâm triển lãm Quốc tế) 
Phịng 
KD 
chuẩn bị 
TL
Thứ 3
(20/8)
- 9.30: Họp về chuẩn bị 
Kiểm tốn năm
Làm việc tại cơng ty
Thứ 4
(21/8)
1. Đặc điểm KH làm việc của LĐ :
 Rất chi tiết về: nhân sự, địa điểm, thời gian, cơng 
việc.
 Liên quan tới nhiều đơn vị, cá nhân.
 Cĩ tính chất quan trọng, ảnh hưởng tới hoạt động 
chung của tồn doanh nghiệp
2. Phương pháp xây dựng KH làm việc của lãnh 
đạo
nhu cầu từ các bộ 
phận
Xin ý kiến lãnh đạo về cơng việc, 
thời gian và những yêu cầu khác
Dự thảo KH
Trình LĐ cho ý kiến
Chỉnh sửa kế hoạch, 
trình LĐ duyệt chính 
thức
Chuyển VP phổ biến 
thực hiện
Phản 
hồi
Cân đối về thời gian, 
phịng ốc
Bước 1 : Tập hợp nhu cầu cơng việc
- Xin ý kiến cấp trên về các cơng việc lãnh đạo dự 
kiến giải quyết, các cuộc họp).
- Tiếp nhận đăng ký làm việc với lãnh đạo từ các 
đơn vị, phịng ban, khách hàng
Chú ý khi tập hợp cơng việc:
 Nội dung công việc.
 Thời gian thực thi.
 Các công việc khác có liên quan trong quá trình thực thi công 
việc
Bước 2 : Dự thảo Kế hoạch
- Liệt kê các cơng việc cần thực hiện.
- Sắp xếp thứ tự thời gian các cơng việc cho hợp lý
với thời gian của lãnh đạo.
- Xác định cơng việc trọng tâm trong tuần của lãnh
đạo.
- Trao đổi với các đơn vị, cá nhân để điều chỉnh
trong trường hợp lãnh dạo yêu cầu hoặc trùng lặp
với các bộ phận khác.
*. Cân đối các yêu cầu về thời gian, phịng ốc, nhân sự 
liên quan tới kế hoạch
- Xem xét các điều kiện hiện cĩ về thời gian, phịng ốc, 
nhân sự từ các đơn vị liên quan cần phải làm việc 
và các kế hoạch khác để tránh bị chồng chéo.
- Thơng tin lại với các đơn vị, cá nhân trong trường 
hợp cĩ sự thay đổi để họ biết chuẩn bị.
Bước 3: Trình LĐ cho ý kiến
• Trình bản dự thảo kế hoạch để xin ý kiến của LĐ.
• Giải trình các vấn đề của LĐ đặt ra, chỉnh sửa theo ý 
kiến chỉ đạo theo đúng ý kiến chỉ đạo.
• Trong trường hợp cĩ thay đổi, phải báo ngay cho các 
cá nhân, đơn vị biết để chuẩn bị
Bước 4 : Chỉnh sửa, hồn chỉnh bản kế hoạch 
chính thức
 Chỉnh sửa, hồn chỉnh bản KH theo đúng ý 
kiến chỉ đạo và sự tham gia của các đơn vị.
 In và trình lãnh đạo ký chính thức
Bước 5: Chuyển Văn phịng phổ biến thực hiện KH của 
lãnh đạo
- Chuyển bản KH đã được LĐ ký cho VP để VP triển 
khai thực hiện tới tồn doanh nghiệp.
- Thơng báo, nhắc việc cho lãnh đạo và các đơn vị, cá 
nhân thực hiện đúng kế hoạch.
IV. QUẢN LÝ KẾ HOẠCH CỦA LÃNH ĐẠO
1. Thơng báo cho các đơn vị cĩ liên quan phối hợp
chuẩn bị những buổi làm việc đã xác định trong
KH.
2. Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của LĐ
liên quan tới các nội dung cơng việc theo KH làm
việc của LĐ.
3. Liên hệ và sắp xếp với các đối tác tới làm việc với
LĐ được hợp lý.
4. Thơng báo kịp thời cho LĐ những trường hợp phát
sinh, thay đổi so với KH.
5. Giải quyết những cơng việc phát sinh theo yêu cầu
của LĐ khi thực hiện từng nhiệm vụ trong KH của
LĐ.
3. Sau khi cuộc họp, hội nghị kết thúc
- Thơng báo triển khai các mệnh lệnh của người chủ
trì (hoặc Lãnh đạo) để thực hiện các nội dung đã được
HN, họp thơng qua (dưới nhiều hình thức VB, qua e-
mail, điện thoại)
- Soạn thảo các văn bản cần thiết theo yêu cầu của 
người chủ trì (báo cáo kết quả cuộc họp, hồn thiện biên 
bản, thơng báo về các nội dung chính của cuộc họp)
- Lập hồ sơ hội nghị.
- Tổng kết, họp rút kinh nghiệm tổ chức.
- Làm thủ tục quyết tốn với bộ phận kế tốn.
-----/-----